SISTEMA DE REGISTRO DE BAJAS TEMPORALES

SISTEMA DE REGISTRO DE BAJAS TEMPORALES
Unidad de Gestión de Personal del SEP

Proceso de registro de un trámite de una baja temporal mediante sistema
Maestra ó maestro solicita una baja temporal el cual presenta a su Dirección Distrital Técnico de Distrito verifica el caso y realiza el registro de la designación de un suplente casos observados son devueltos Técnico de la Dirección Departamental realiza una verificación por distrito y remite el tramite al Ministerio de Educación

http://ugpsep.minedu.gob.bo Ingresar al portal web UGPSEP
Por el siguiente enlace puede ingresar al portal web de la UGPSEP para registrar la baja temporal

Obtener una cuenta de usuario
Todos los usuarios (docentes y técnicos) deberán obtener una cuenta para realizar el registro de una baja temporal, para ello deben acceder a la opción “Mi Cuenta”

Al presionar sobre la opción “Mi Cuenta” aparecerá el siguiente panel, en el cual deben ingresar el número de carnet y el número de RDA

Al presionar sobre el botón “Mi Cuenta” se mostrará el nombre de usuario y la contraseña

Acceder al portal web Una vez que ya tiene su nombre de usuario y contraseña, debe presionar en el enlace que dice “Acceder” que esta ubicado en la parte superior derecha

Acceder al portal web Al presionar sobre enlace “Acceder” se mostrará el siguiente panel en el cual debe introducir su nombre de usuario y contraseña, finalmente presionar en el botón. Si todo esta correcto, podrá visualizar su nombre en la parte superior de la página web.

Acceder a las opciones de registro Baja Temporal
Para ingresar a las opciones de registro de baja temporal debe ingresar al sitio de web de la UGPSEP, luego ir al menú “Planillas” y debe elegir “Bajas Temporales”, para lo cual se desplegará la siguiente figura. El docente tiene acceso a la opción que dice “Registro Solicitud de B.T.” para realizar su solicitud, las demás opciones son habilitadas para los técnicos de distrito y las direcciones departamentales.

Maestra ó maestro registra solicitud de baja
El docente realiza su registro de baja temporal en el siguiente panel. En este panel se visualizará Número de la solicitud Datos del beneficiario Opciones de registro de la baja En la parte inferior se listarán las solicitudes ya realizadas anteriormente 1 2 3 4

Para realizar una solicitud debe presionar el botón “Nueva Solicitud”. Para el registro de la baja se debe introducir el número de teléfono, correo electrónico (si tiene), seleccionar el tipo de baja (Prenatal, Postnatal, Accidente, Enfermedad), además, se debe tener cuidado en registrar la fecha de inicio y la fecha final de la baja de acuerdo al formulario AVC. También, en la parte final debe seleccionar las materias definidas en el plan de estudios. Para confirmar y guardar la solicitud, debe presionar en el botón “Registro”

Al presionar sobre el botón “Registro”, aparecerá un mensaje de confirmación si todo ha sido registrado correctamente. Luego, en la parte inferior se listará el registro de solicitud. De esta lista debe seleccionar una solicitud (haciendo un click ), el cual se cargará en la parte superior, luego, se puede imprimir la solicitud presionando sobre el botón “Imprimir”

Al presionar sobre el botón “Imprimir” se desplegará una ventana donde se mostrará el reporte el cual puede guardar e imprimir y será entregado a la Dirección Distrital

Al presionar sobre el botón “Imprimir” se desplegará una ventana donde se mostrará el reporte el cual puede guardar e imprimir y será entregado a la Dirección Distrital correspondiente

Técnico de la Dirección Distrital registra Designación
Los Técnicos de Distrito tienen las opciones para registrar designaciones, ver el listado de solicitudes de su distrito y el listado de las designaciones

Para registrar una designación de un suplente, se debe ir al panel Solicitudes, en la cual se debe cargar la lista de casos de acuerdo a la gestión y mes. Luego, haciendo doble click en un caso, se seleccionará la misma para registrar la correspondiente designación.

Una vez seleccionado un caso, la misma se cargará en el panel designación. En este panel se mostrará los datos del docente que realiza la solicitud (parte 1), y en la parte inferior se mostrará las opciones para registrar los datos del suplente. 1 2

Para registrar un suplente, primeramente debe introducir el carnet del mismo, luego presionar sobre el botón “Buscar”; si el carnet fue introducido correctamente, los datos se mostrarán. Las fechas de la designación deben estar dentro del rango de la fecha de baja del titular, finalmente presionar en el botón “Registrar Designación” para guardar la información.

Una vez registrada la designación, puede generar el reporte correspondiente presionando sobre el botón “Imprimir Memo”

Para ver las designaciones del mes, puede elegir la opción “Listar Designaciones” del menú. Aparecerá un panel con el listado de las designaciones de acuerdo a la gestión y mes seleccionados, además en este listado se muestra el estado del caso como Designado u Observado

Editar una designación: El técnico de distrito tiene la opción de modificar una designación, para lo cual debe ir al menú “Lista de designaciones” y de la misma elegir un caso haciendo doble click. Del paso anterior se cargará el siguiente panel, en ella se debe presionar el botón “Editar Designación”, con lo cual podrá editar los datos del suplente; para guardar los cambios se presionará en el botón “Registrar Designación”.

Registrar una conclusión anticipada: En el caso de existir una diferencia en la fecha de finalización de una baja, la misma podrá ser registrada ingresando en la opción “Conclusión anticipada”, seguidamente elegir un caso de lista, para el mismo debe registrar: la fecha, seleccionar un motivo y poner la observación. Para guardar se presionará en el botón “Registrar Conclusión”

Visualizar las observaciones que realizó la Dirección Departamental a un caso Cuando la Dirección Departamental realiza una observación a un caso, la misma puede ser visualizada en la opción “Cambio Estado” y seleccionar el caso del listado para ver las observaciones.

Reportes El técnico de distrito tiene la opción de generar reportes de las Designaciones, Observados, Eliminados, Conclusiones anticipadas y ver un reporte de Seguimiento; los cuales se encuentran en la opción “Reportes”, éstos reportes se generarán de acuerdo a la gestión y mes seleccionados.

Técnico de la Dirección Departamental
Los técnicos de las direcciones departamentales, verificarán los trámites de designaciones de suplentes y si existiese alguna observación deberán ingresar en el menú “Listado de designaciones” e ir a la opción “Cambio Estado”. De acuerdo al periodo seleccionado se listarán los casos y de la misma deberá elegir el caso a observar (haciendo un click en el caso) luego debe registrar el estado (designado, observado, eliminado), poner una descripción. Para guardar presionar en el botón “Registrar Cambio de Estado”.

Técnico de la Dirección Departamental
Los técnicos de las direcciones departamentales tienen la opción de generar los reportes: Designaciones, Observados, Eliminados, Conclusiones anticipadas y ver un reporte de Seguimiento; los cuales se encuentran en la opción “Reportes”. Para ello el técnico debe elegir el distrito y el periodo como se muestra en la siguiente figura.

Para información sobre algún detalle en el proceso de registro de bajas temporales puede comunicarse con la UGPSEP-Sistemas Teléfono (591 -2)

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