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Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 1 2.2.- TÓPICOS DE EXCEL.

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1 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A TÓPICOS DE EXCEL

2 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 2 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. EN ESTA UNIDAD NOS CENTRAREMOS A CONOCER Y APLICAR DETERMINADAS HERRAMIENTAS QUE DISPONE EXCEL. NOS ORIENTAREMOS A TÓPICOS PARTICULARES DIRIGIDOS A ESTUDIANTES DE INGENIERÍA. ALGUNOS EJEMPLOS Y EJERCICIOS A DESARROLLAR EN ESTE CAPÍTULO, SE BASARÁN PRINCIPALMENTE EN LOS DATOS PROVENIENTES DE LA SIGUIENTE FUENTE DE INFORMACIÓN: NOTAS PROMEDIO DE PRIMERO A CUARTO MEDIO ASIGNATURAS CASTELLANO, MATEMÁTICAS, BIOLOGÍA PROMOCIONES 2001, 2002, 2003 COLEGIO SAN MOISÉS 15 ALUMNOS POR CURSO

3 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 3 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. COMO EJEMPLO, PRESENTAMOS LAS NOTAS DE LA PROMOCIÓN 2001 :

4 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 4 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. FUNCIONES ESTADÍSTICAS. PROMEDIOS Se abre Insertar, En Insertar se abre Funciones, aparece un cuadro de diálogo ofreciendo funciones, Se abre Funciones Estadísticas, En Funciones Estadísticas se busca y abre Promedio, entonces aparece el cuadro de diálogo que se muestra abajo, el cuadro de diálogo ofrece el promedio de E8 E22, En la celda donde esta el cursor aparece el promedio de E8 a E22.

5 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 5 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. FUNCIONES ESTADÍSTICAS. DESVIACIÓN ESTÁNDAR Se abre Insertar, En Insertar se abre Funciones, aparece un cuadro de diálogo ofreciendo funciones, Se abre Funciones Estadísticas, En Funciones Estadísticas se busca y abre Desvesta, entonces aparece el cuadro de diálogo que se muestra abajo, el cuadro de diálogo ofrece el promedio de E8 E22, En la celda donde esta el cursor aparece la desv. estándar de E8 a E22.

6 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 6 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. FUNCIONES ESTADÍSTICAS. OTRAS FUNCIONES De igual manera se procede para obtener: Máximo, Mínimo, Moda, Contar, Contar.SI. NO EXISTEN VALORES REPETIDOS En el caso de Contar.Si, se consideró si el valor analizado en el rango es > que el promedio.

7 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 7 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. FUNCIONES MATEM. Y TRIGONOM.

8 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 8 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. MANEJO DE HOJAS. Aplicación: A partir de la información general del Colegio San Moisés existente en la hoja Resul (mostrada en imagen adjunta), crearemos en la misma planilla tres hojas adicionales, cada una de ella con los resultados de cada promoción.

9 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 9 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. MANEJO DE HOJAS. Procedimiento: En hoja Resul, con el cursor sobre este nombre, botón derecho: Insertar, y aparece pantalla mostrada. Luego elegir Hoja de Cálculo y se creará una nueva hoja. Lugo botón derecho en nombre de nueva hoja y hacer Cambiar Nombre, que para el caso de la promoción 2001 poner Prom 2001.

10 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 10 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. MANEJO DE HOJAS. Procedimiento: Luego copiar la información desde la hoja Resul desde la fila 1 a la 20 a la hoja Prom 2001, quedando de la forma indicada. Repetir el mismo procedimiento para las demás promociones, quedando como se presentan en las siguientes diapositivas.

11 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 11 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. MANEJO DE HOJAS. Hoja 2: Promoción 2002

12 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 12 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. MANEJO DE HOJAS. Hoja 3: Promoción 2003

13 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 13 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. OPERACIÓN CON DATOS. Actividad a realizar: 1.- Agregar en cada hoja el promedio por alumno. 2.- Aplicar las mismas funciones para el promedio. 3.- Por cada promoción (en cada hoja por separado), obtener que alumnos obtuvieron la mejor nota en Castellano, Matemáticas y Biología, y además y obtener al mejor alumno de la promoción. 4.- Cree una hoja adicional que contenga un resumen general de los resultados de las tres promociones, indicando: Mejor promoción Mejores alumnos por promoción Mejores alumnos por asignatura, indicando su promoción Obtener los valores de las funciones aplicadas a cada promoción pero a nivel general. PRIMERO LO RESOLVEREMOS DE MANERA TRADICIONAL, PARA LUEGO UTILIZAR FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y TABLAS DINÁMICAS.

14 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 14 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. FUNCIONES DE BÚSQUEDA. FUNCIÓN BUSCARV: BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado) Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.matriz Matriz_buscar_en es la tabla de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista. Indicador_columnas es el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #¡REF! Ordenado es un valor lógico que especifica si BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolverá una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARV encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error # N/A.

15 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 15 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. FUNCIONES DE BÚSQUEDA. FUNCIÓN BUSCARV: Aplicación para el caso de los cursos según promoción: 1.- Buscaremos el mejor alumno de Castellano de la promoción La mayor nota se obtuvo vía función MAXIMO 3.-A partir de ella debemos hacer un barrido de todos los alumnos en una matriz adecuada para ello debemos hacer lo siguiente:

16 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 16 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. FUNCIONES DE BÚSQUEDA. - Duplicar en las columnas I y J el No. de matricula y el nombre. de esta forma la matriz solicitada en la formula corresponde al área D5-J20. - Luego aplicamos la fórmula según: En donde el valor buscado es 7,0 (nota más alta), la matriz es D5:J20, y el indicador de columna No. 6, que es el número que corresponde contando de la primera (la D), y falso para que si no encuentra el valor mande un #NA.

17 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 17 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. FUNCIONES DE BÚSQUEDA. De esta manera llegamos a obtener los demás resultados solicitados: teniendo cuidado que la matriz para el caso de Matemáticas va de E5-J20, y el No. columnas para la matrícula = 5, y para el nombre = 6

18 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 18 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. FUNCIONES DE BÚSQUEDA. Para el caso del mejor alumno de la promoción tendremos (No. Matricula y Nombre):

19 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 19 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. FUNCIONES DE BÚSQUEDA. A partir de la función BUSCARV, hemos obtenido para la promoción 2001, el mejor alumno en cada asignatura analizada, y también el mejor alumno de ella. De la misma manera procedida anteriormente, obtenga Ud. la información faltante: Para las promociones 2002 y Los mejores alumnos por cada asignatura de las tres promociones. El mejor alumno de las tres promociones.

20 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 20 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. TABLAS DINÁMICAS. Otra herramienta para el manejo de datos son las Tablas Dinámicas, que nos permite mostrar y analizar fácilmente información resumida sobre datos ya creados en Excel o en otro tipo de base de datos. Una de sus características principales es que permite realizar varias acciones sobre los datos seleccionados: -Ordenamiento por algún campo específico. - Operaciones matemáticas por grupos de registros o por datos de resultados del tipo SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN, etc. - Filtros específicos según los campos a utilizar. - Creación de gráficos a partir de los datos de la tabla dinámica, de forma que, a medida que se cambian los detalles o la presentación de la tabla dinámica, el gráfico cambie automáticamente.

21 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 21 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. TABLAS DINÁMICAS. Para empezar a utilizar el concepto de tabla dinámica, vamos a centrarnos en la información de los resultados de notas de alumnos de las promociones , para ello vamos a tomar la hoja Resul y crearemos una nueva, más estructurada tipo base de datos, y a partir de esta, realizar las operaciones vía tabla dinámica. La nueva estructura de los datos es la siguiente: Promoción No. MatriculaTANota En donde TA corresponde a un código que asocia una nota: 1: Castellano 2: Matemáticas 3: Biología La relación No. Matricula, Nombre, la definiremos en otra hoja.

22 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 22 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. TABLAS DINÁMICAS. La nueva hoja BD, con la estructura tipo base de datos queda como se muestra en la tabla adjunta ( y en particular algunos datos que la componen):

23 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 23 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. (MACROS) Para llevar de Result a BD utilice una macro, para ello, en líneas generales realice lo siguiente: 1.- Opción Herramientas, Macro, Grabar nueva macro (dar nombre a la macro y botón de inicio). 2.- Realice todos movimientos respectivos para dejar el formato de BD solicitado (Pág. anterior). 3.- Para finalizar, ídem al paso 1, pero elegir Detener Grabación

24 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 24 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. TABLAS DINÁMICAS. Una vez estructurada la hoja BD, nuestra misión será crear una tabla dinámica que nos entregue el siguiente resultado mostrado, en donde entre otros, se tiene el promedio general por promoción y por asignatura, y el total. Los pasos a seguir se detallan a continuación.

25 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 25 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. TABLAS DINÁMICAS. Opción: Datos-Informe Tablas y Gráficos Dinámicos, donde aparecerá pantalla 1: P2: Que corresponde al rango de datos de BD P3: Donde dejar la tabla resultante. Acá es de vital importancia la opción Diseño.

26 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 26 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. TABLAS DINÁMICAS. En diseño, se pide construir la tabla, para ello debemos seleccionar los campos necesarios del lado derecho (Promoción, No. Matricula, TA, Nota), y definirlos ya sea para ser presentados en filas o en columnas. Para este caso, se nos pide campos de filas Promoción y No.Matricula, y campos columnas TA (asignaturas). (Se arrastran los campos a la posición requerida). Pero el dato que finalmente será el representativo es Nota, que se arrastra a DATOS, dándole el atributo de cálculo de promedio y formateado a 1 decimal.

27 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 27 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. TABLAS DINÁMICAS. Finalmente, se tendrá la información en el formato indicado en la diapositiva 24. Cabe destacar algunos comentarios. -Si se modifica algún valor de los datos de BD, basta ejecutar la opción Actualizar la tabla, para que se recalcule toda la planilla y genere con el mismo formato los nuevos resultados. -Tiene la posibilidad de modificar el diseño, para ello, clic en diseño, y se puede crear una nueva presentación, por ejemplo sólo los promedios generales de cada una de las asignaturas, de todas las promociones.

28 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 28 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. OPERACIONES CON DATOS. Las principales operaciones a realizar con los datos indicados son: Ordenar Filtros Agrupación

29 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 29 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. ORDENAR. 1.- Seleccionar grupo de datos a operar, luego: Opción Datos, Ordenar. Para el ejemplo se ordena en forma ascendente por campo Nota.

30 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 30 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. ORDENAR. 2.- Se puede ordenar por más de 1 criterio, ver ejemplo: Campo Nota en forma ascendente y luego campo Promoción en forma descendente:

31 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 31 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. FILTROS. 1.- Seleccionar grupo de datos a operar, luego: Opción Datos, Filtros. Para el ejemplo se listarán sólo los alumnos con nota 4,9 (independiente de la promoc. y asignatura) En flecha al lado de Nota (queda destacada en azul), se elige el valor 4,9 y se filtran sólo estos valores de la lista.

32 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 32 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. FILTROS. 2.- Ahora, si queremos sólo los alumnos de la promoción 2003, con nota 4,9 : En este caso las flechas de Promoción y Notas se destacan en azul, significa que se uso un filtro determinado. En caso de Promoción se eligió 2003 y en Nota se eligió 4,9. Se pueden hacer todas las combinaciones que queramos. Para volver a la lista original con filtro se hace: Opción Datos, Filtros, Mostar todo. Para volver a la lista original sin filtro se hace: Opción Datos, Filtros, Autofiltro.

33 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 33 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. AGRUPACIÓN. 1.- Seleccionar grupo de datos a operar considerando dejar el primero que quedará como cabecera, para el ejemplo será el campo Años, luego: Opción Datos, Agrupar y esquemas, Agrupar.

34 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 34 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. AGRUPACIÓN. 2.- Luego hacemos lo mismo con los otros años 2002 y 2003 quedando finalmente: Si queremos abrir los datos asociados al año 2001, clic en signo + asociado al año, y para volver a agrupar, signo - asociado al año en cuestión. Para desagrupar todo y volver a la planilla original, seleccione toda la planilla, luego Opción Datos, Agrupar y esquemas, Desagrupar. Las mismas operaciones se pueden realizar pero ahora a nivel de columnas.

35 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 35 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. FUNCIONES FINANCIERAS. FUNCIÓN PAGO: Calcular la cuota o dividendo de pago de un préstamo basado en plazo y tasa de interés constantes. Ejemplo : Calcular la cuota mensual de pago de un préstamo a 24 meses por la suma de $ a un interés mensual del 1,45%.

36 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 36 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. FUNCIONES FINANCIERAS. FUNCIÓN TASA: Devuelve la tasa de interés por período de un préstamo o una anualidad. Ejemplo Calcular la tasa de interés asociada a un préstamo de $ , con cuota mensuales de $, pagadas en 24 meses.

37 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 37 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. FUNCIONES FINANCIERAS. FUNCIÓN PERIODOS: Devuelve el número de pagos de una inversión, basado en pagos constantes y periódicos y una tasa de interés constante. Ejemplo : Calcular el no. de meses que requeridos para pagar préstamo de $ , interés mensual del 1,45% y cuota mensual de $.

38 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 38 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. FUNCIONES FINANCIERAS. FUNCIÓN VALOR ACTUAL: Devuelve el valor presente de una inversión : la suma total del valor actual de una serie de pagos futuros. Ejemplo : Calcular el valor presente de una inversión con pagos mensuales de $ a una tasa de interés del 1,45% durante 24 meses.

39 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 39 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. FUNCIONES FINANCIERAS. EJERCICIO: Efectuar la descomposición de la función pago. Cada cuota del dividendo, se compone de amortización más interés. La amortización es la devolución de capital que efectúa mensualmente el cliente y el interés es la utilidad del Banco. Se trata de abrir cada cuota entre amortización e interés.

40 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 40 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. GRÁFICOS. Se considerará la siguiente información para la creación de gráficos. La idea es generar un gráfico de barras que nos muestre las cantidades de alumnos egresados (eje Y) por años (eje X), abierto por carrera.

41 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 41 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. GRÁFICOS. Primero seleccionamos los datos en el rango A5-D26, luego opción Insertar y se da un clic en Gráfico, aparece el siguiente cuadro de diálogo: aceptamos el gráfico de columnas y damos un clic en el botón siguiente, entonces aparece otro cuadro de diálogo :

42 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 42 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. GRÁFICOS. Aquí Excel muestra un primer intento de gráfico, pero se puede observar que muestra como variables del eje de las Y las siguientes : Años, Ingenieros Comerciales, Abogados y Médicos, Sin embargo, la variable Años pertenece al eje de las X, esto se soluciona de la forma siguiente : se da un clic en la lengüeta Serie y aparece el siguiente cuadro de diálogo : Para esto se coloca el cursor en donde dice Rótulos del eje de categorías (X) : y se da un clic en el año 1981, después se colocan 2 puntos (:) y se da un clic en el año 2001,

43 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 43 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. GRÁFICOS. Hoja1!$A$6:$A$26 significa que el eje de las X cubre desde la celda A6 hasta la A26, es decir, desde el año 1981 hasta el año 2001, luego clic en siguiente y aparece el siguiente cuadro de diálogo : Ahora se procede a colocarle Título al Gráfico en donde se indica, colocar que es el eje de la X y que son las variables del eje de la Y, entonces el cuadro de diálogo quedará así :

44 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 44 PAQUETES COMPUTACIONALES TÓPICOS DE EXCEL. GRÁFICOS. Al dar un clic en el botón siguiente aparece un nuevo cuadro de diálogo : Si se da un clic en terminar el gráfico aparece en el misma hoja, es decir, hoja 1 : Finalmente obtenemos el gráfico solicitado:

45 Unidad 2 Universidad Arturo Prat. "Computación". Prof. Miguel Carrasco A. 45 BIBLIOGRAFÍA EXCEL APUNTES DE CLASES. Prof. Carlos Labbé O. COMPUTACIÓN I APUNTES DE CLASES. Prof. Miguel Carrasco A.


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