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SISTEMA DE ABASTECIMIENTO. PROCESOS EN LA ENTIDAD PÚBLICA.

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Presentación del tema: "SISTEMA DE ABASTECIMIENTO. PROCESOS EN LA ENTIDAD PÚBLICA."— Transcripción de la presentación:

1 SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

2 PROCESOS EN LA ENTIDAD PÚBLICA

3 Conjuntos de principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos que regulan la utilización y promueven la eficiencia en el uso de los recursos en las entidades de la administración pública. Son sistemas de gestión que actúan como normas de calidad. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

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5 SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO

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7 REGISTRO DE PROVEEDORES Poseer información sobre los proveedores de las entidades públicas a fin de clasificarlos de acuerdo al giro de sus negocios. Actualmente se cuenta con el Registro Nacional de Proveedores (Art. 9º de la Ley de Contrataciones del Estado)

8 CATALOGACIÓN Y PROGRAMACIÓN

9 LA ADQUISICIÓN

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11 Plan Estratégico Instit. Plan Operativo Instit. Determinación de necesidades Presupuesto Institucional Plan Anual de Contrataciones Expediente de contratación Designación del Comité Especial Elaboración de las Bases. Plan Estratégico Instit. Plan Operativo Instit. Determinación de necesidades Presupuesto Institucional Plan Anual de Contrataciones Expediente de contratación Designación del Comité Especial Elaboración de las Bases. Convocatoria. Registro de participantes Consultas Observaciones Presentación de propuestas Evaluación y calificación Otorgamiento de la Buena Pro Formalización del Contrato - Suscripción Convocatoria. Registro de participantes Consultas Observaciones Presentación de propuestas Evaluación y calificación Otorgamiento de la Buena Pro Formalización del Contrato - Suscripción Garantías Adelantos Adicionales y reducciones Ampliaciones y prórrogas Subcontratación Intervención Económica de Obra Resolución Penalidades Recepción y conformidad Liquidación Garantías Adelantos Adicionales y reducciones Ampliaciones y prórrogas Subcontratación Intervención Económica de Obra Resolución Penalidades Recepción y conformidad Liquidación Actos Preparatorios Selección Ejecución Contractual PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

12 DISTRIBUCIÓN, REGISTRO Y CONTROL

13 MANTENIMIENTO Y RECUPERACIÓN DE BIENES

14 DISPOSICIÓN FINAL

15 ALMACENAMIENTO Esta referido a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado con fines de custodia, como vía para trasladarlos físicamente (temporal y definitivo) a quienes lo necesitan.

16 DISTRIBUCIÓN

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18 Actividades de Programación Ejecución de procesos de selección Administración de contratos Registro y Control de Almacenes Registro y control de bienes patrimoniales Seguridad integral Servicios Generales FUNCIONES DEL ÓRGANO DE ABASTECIMIENTO

19 ÁREA DE PROGRAMACIÓN Implicancias Función- Dependencias involucradas Funciones Generales Proyección PAC seguimiento y modificaciones Evaluación de Requerimientos generación de expedientes Seguimiento de la Ejecución de Calendarios de Compromisos Elaboración del POA En base a los cuadros de necesidades, se realiza la revisión, identificación de procesos y consolidación. Se coordina con la oficina usuaria, Unidad de Presupuesto y Unidad de Programación. Lo ideal es que en todos los casos los requerimientos se presenten con anticipación (sin presiones) a la convocatoria, a fin de proceder a la revisión de especificaciones y a las evaluaciones presupuestarias. Se encamina el requerimiento para que la aprobación del Expediente de Contratación. Se realiza el seguimiento a través de cuadros a través de programas informáticos, en los cuales se registra el avance de la ejecución del calendario. En base a las actividades identificadas en coordinación con la Administración y el Órgano de Abastecimiento; y en coordinación con la Unidad de Programación. Normas relacionadas Directiva PAC OSCE Ley de presupuesto para el Año Fiscal Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Directiva para la Ejecución del Proceso Presupuestario para el Año Fiscal. Instructivo para la formulación de Actividades para el Año Fiscal

20 ÁREA DE PROCESOS DE SELECCIÓN Implicancias de la función – Dependencias involucradas Función General Asistencia a Comités Especiales. en procesos de Adjudicación Directa, Concurso y Licitación Pública. También exoneraciones Norma relacionada Proyección de Contratos La función implica la preparación del proyecto de Resoluciones de designación de Comités Especiales. La proyección de las Bases, actas del Comité Especial, cuadros de evaluación, cartas de Buena pro, informes del Comité Especial y demás documentos relacionados al proceso de selección. Las Dependencias involucradas son las Oficinas usuarias, el Área de Programación, Oficina de Asesoría Jurídica, Oficina de Administración, Alta Dirección y postores. Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento Coordinación con los postores ganadores de la buena pro de los procesos de selección para la presentación oportuna de los documentos necesarios para la suscripción del contrato Las Dependencias involucradas son la Oficina de Asesoría Jurídica, Oficina de Administración, Alta Dirección y postores ganadores de la Buena pro.

21 ÁREA DE ADQUISICIONES Determinación de Valore Referencial Asistencia a Comités Especiales en Procesos de Menor Cuantía Emisión de Ord. Compra y Servicio Ejecución Contractual y Administración de Contratos Compras Directas y Adquisiciones por Caja Chica Implicancias de la función – Dependencias involucradas Funciones Generales Implica estudio de posibilidades que ofrece el mercado Solicitud de disponibilidad presupuestal y proyecta aprobación Del Expediente de contratación. Interrelación: OFICINAS USUARIAS Apoyo a los Comités Especiales en elaboración de bases, registro en el SEACE, elaboración de actas y cuadros de evaluación. Interrelación: OFICINAS USUARIAS, Área de Programación y Presupuesto Emite O/C y O/S r de procesos de selección, servicios básicos. Compromisos y devengados de O/C y O/S, Interrelación: OFICINAS USUARIAS y la Unidad de Fiscalización Adendas, ampliación de plazo, reducciones adicionales, contratación complementaria Administración y liquidación de contratos, administra cartas fianza. Interrelación: OFICINAS USUARIAS, Oficina de Administración y Of. de Economía y Finanzas Efectúa la atención de bienes y servicios por la modalidad de compra directa y caja chica. Interrelación: OFICINAS USUARIAS y Oficina de Administración. Norma relacionada Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento Directiva de Tesorería Manual de Pago a Proveedores

22 ÁREA DE ALMACÉN Implicancias de la función – Dependencias involucradas Función General Recepción, Registro y Almacenamiento de bienes y materiales Área de Programación Área de Adquisiciones Área de Control Patrimonial Oficinas Usuarias Norma relacionada Sistema de Abastecimiento Decreto Ley Nº INAP /DNA -Normas Generales de Abastecimientos Despacho y Distribución Oficinas Usuarias Resolución Jefatural Nº INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes Resolución de Contraloria Normas de Control Interno en el Sector Publico. Emisión de Documentos Fuentes NEA, Pecosas, Kárdex, Oficinas Usuarias Resolución Jefatural Nº INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes Normas de Control Interno en el Sector Público. Información Contable Oficina de Administración Financiera Área de Contabilidad Resolución Nº /SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado

23 ÁREA DE CONTROL PATRIMONIAL Implicancias de la Función- Dependencias involucradas Funciones Generales ADMINISTRACIÓN Y DISPOSICIÓN DE BIENES DE LA ENTIDAD INVENTARIO, REGISTRO Y CONTROL DE BIENES PATRIMONIALES SEGUROS Administra los bienes patrimoniales asignados en uso a los usuarios, ejecución de altas y bajas y su disposición final Registro y control de bienes, conciliación contable en coordinación con la Oficina de Finanzas (ajustar y depreciar activos fijos) Seguro de los bienes muebles, inmuebles y valores - Pólizas de Seguros Multiriesgo, Deshonestidad y de vehículos Normas relacionadas Decreto Supremo Nº VIVIENDA- Rgto. de la Ley de Ley General Del Sistema Nacional de Bienes Estatales. Resolución N° /SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado. Resolución Nº CG- Normas de control interno.

24 1. Sistema de Flujo de Bienes y Servicios: La habilidad de planificar la contrataciòn de Bienes y Servicios, para que estén disponibles. 2. Gestión de Bienes y Servicios: Adquisición y almacenaje de Bienes y gestión de servicios para uso posterior. 3. Distribución Física: Administración de la entrega ELEMENTOS DE LA LOGÍSTICA

25 Visión de Gobierno: Hacer más transparente el mercado de las compras públicas Minimizar o reducir asimetrías del mercado Facilitar la planificación comercial de los proveedores Tener un mercado más competitivo Fortalecer procesos de selección y modalidades de selección como fuente principal de suministro para las necesidades del sector público Transparencia Eficiencia - Descuentos por volumen - Menores costos de proceso Control PLAN DE COMPRAS

26 Planificar las compras permite a la Entidad: Generar contratos de suministro Obtener descuentos por volumen Reducir el requerimiento sin perder poder de negociación Reducir los costos de administración Reducir el fraccionamiento de las compras Generar estrategias de mejoramiento del abastecimiento Mejorar la programación de actividades Mejorar la planificación financiera GESTIÓN INTERNA DE LA ENTIDAD

27 Programación de las compras (PAC) Fortalecer competencias del equipo Administrar la distribución de trabajo Generar nuevas estrategias de suministro Verificar la necesidad del usuario Atención oportuna al usuario VENTAJAS PARA LA UNIDAD DE COMPRAS

28 Demora o imprecisión de los usuarios en la entrega de información Falta de información /elaboración Deficiencias en la planificación de los procesos que generan la demanda Falta de análisis de oportunidades Falta de mecanismos de programación de actividades Falta de mecanismos de seguimiento y evaluación PROBLEMAS COMUNES EN LA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS

29 Definir lo siguiente: –Qué se comprará –Cuándo se necesitará –Qué cantidad se comprará Se debe definir e identificar además: Periodicidad de la compra Tiempos de respuesta de proveedores Restricciones legales Normas reglamentarias Planificar las compras significa…


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