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1 Nuevo modelo de operación Banco de proyectos departamental GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA 2014 Correo: Contraseña: Bancodeproyectos.

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1 1 Nuevo modelo de operación Banco de proyectos departamental GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA 2014 Correo: Contraseña: Bancodeproyectos Encuentre el manual en:

2 2 Nuevo proceso de operación Integración: MGA-SAP Generación # solicitud Carga de la formulación Validaciones y aprobaciones Generación del Certificado Ayuda durante el proceso Generación de reportes Re-formulaciones de proyectos: MGA

3 3 Nuevo modelo de operación: Banco de Proyectos Nuevo proceso de operación Integración: MGA-SAP Generación # solicitud Carga de la formulación Validaciones y aprobaciones Generación del Certificado Ayuda durante el procesoGeneración de reportes Formulaciones de proyectos: MGA

4 4 FORMULADOR DE PROYECTOS ENLACE DE PRESUPUESTOORDENADOR DEL GASTOBANCO DE PROYECTOS Revisar y aprobar el proyecto Aprobado? FIN SI NO SI NO SSEPISSEPI SAP MGA Matrícula del proyecto en el SSEPI Aprobado? INICIO Creación automática del proyecto en SAP SI NO Cargado? Nuevo proceso de operación Generar el número de solicitud Pedir el número de solicitud Formular el proyecto a registrar o actualizar Cargar la formulación y anexos en SAP

5 5 Nuevo modelo de operación: Banco de Proyectos Nuevo proceso de operación Integración: MGA-SAP Generación # solicitud Carga de la formulación Validaciones y aprobaciones Generación del Certificado Ayuda durante el proceso Generación de reportes Formulaciones de proyectos: MGA

6 6 FORMULADOR DE PROYECTOS ENLACE DE PRESUPUESTOORDENADOR DEL GASTOBANCO DE PROYECTOS Aprobado? FIN SI NO SI NO SSEPISSEPI SAP MGA Matrícula del proyecto en el SSEPI Aprobado? INICIO Creación automática del proyecto en SAP SI NO Cargado? Integración MGA - SAP Pedir el número de solicitud Formular el proyecto a registrar o actualizar Generar el número de solicitud Cargar la formulación y anexos en SAP Revisar y aprobar el proyecto TX SAP: ZPSFOR01 TX SAP: ZPSFOR02 TX SAP: ZPSFOR03

7 Integración MGA – SAP TX. ZPSFOR01. Generación del número de solicitud Usuarios: Enlaces de presupuesto para cada Entidad del Departamento. Entidades descentralizadas: Funcionario del Banco de proyectos. Se selecciona la Entidad y se ingresa un correo electrónico para envío por Mail del número de solicitud.

8 Integración MGA – SAP Formulación del proyecto El Formulador finaliza la formulación del proyecto en el aplicativo MGA. (Ver manual, Formulación de proyecto) Exporta del aplicativo MGA los siguientes archivos: -Excel solo datos: Contiene la información de la formulación del proyecto. -.PDF: Contiene la Ficha EBI del proyecto. -.MGA: Archivo utilizado para la actualización del SSEPI. Diligencia el Anexo: Contiene información adicional de la solicitud. Ver :

9 Integración MGA – SAP TX. ZPSFOR02. Carga de formulación de proyectos Usuarios: Enlaces de presupuesto para cada Entidad del Departamento. Entidades descentralizadas: Funcionario del Banco de proyectos. Se buscan localmente los 4 archivos enviados por los formuladores: 1. Formulación (Excel solo datos) Generados 2..MGA desde la MGA3..PDF 4. Anexo a la formulación

10 Integración MGA – SAP TX. ZPSFOR02. Carga de formulación de proyectos VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN Durante la carga, el sistema valida que la información del proyecto esté correcta. Se realizan las siguientes validaciones: 1.Se debe contar con los 4 archivos. 2. Debe tener: Número de solicitud (válida), Entidad y datos del formulador. 3. Actualización debe tener: BPID/BPIN, Cód de proy SAP y descrip. de modif. 4. La relación con el Plan de desarrollo debe ser con el vigente. 5. Población afectada > = Población objetivo.

11 Integración MGA – SAP TX. ZPSFOR02. Carga de formulación de proyectos VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN Durante la carga, el sistema valida que la información del proyecto esté correcta. Se realizan las siguientes validaciones: 6. Suma de Hombres y mujeres debe ser IGUAL a la Población objetivo. 7. Actividades: Fecha in, duración, cantidad, unidad e ind de prod (pertenecer al proyecto). 8. Programación de las actividades no debe exceder el año. 9. Valor de las actividades no debe exceder: VPN financiero y económico mayor que cero.

12 Integración MGA – SAP TX. ZPSFOR02. Carga de formulación de proyectos VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN Durante la carga, el sistema valida que la información del proyecto esté correcta. Se realizan las siguientes validaciones: 11. TIR financiera y económica, mayor que la Tasa de oportunidad. 12. Valor total de las actividades debe ser igual al valor total de las fuentes del proyecto. 13. Si el proyecto no está financiado de con recursos del SGR, no puede utilizar los fondos del SGR: Asignaciones Directas, Fondo de compensación regional, Fondo de desarrollo regional o Fondo de ciencia, tecnología e innovación

13 Integración MGA – SAP TX. ZPSFOR02. Carga de formulación de proyectos Una vez se valida la información cargada, si está correcta, se genera el mensaje: Formulación carga con éxito. Si tiene errores, se genera un archivo en formato PDF con los errores encontrados para ser corregidos. Si la formulación es correcta, se envía automáticamente un correo electrónico al Ordenador del gasto de la respectiva Entidad informando que tiene un proyecto pendiente por revisión.

14 Integración MGA – SAP TX. ZPSFOR03. Aprobaciones de los proyectos Viabilidad técnica, socioeconómica y ambiental Usuarios: Ordenadores del gasto cada Entidad del Departamento. Entidades descentralizadas: Directora del Banco de proyectos, previa recepción del oficio de aprobación por parte del responsable Se ingresa a la transacción, se hace revisión de la información relevante y se aprueba o rechaza el proyecto. El sistema envía automáticamente un correo electrónico al formulador indicando si su proyecto tiene o no viabilidad técnica, socioeconómica y ambiental.

15 Integración MGA – SAP TX. ZPSFOR03. Aprobaciones de los proyectos Viabilidad Institucional Usuarios: Responsable del Banco de proyectos. Se ingresa a la transacción, se hace revisión de la información relevante y se aprueba o rechaza el proyecto. El sistema envía automáticamente un correo electrónico al formulador indicando si su proyecto tiene o no viabilidad institucional. Si la formulación del proyecto es aprobada por el responsable del Banco de proyectos, ya se puede generar el certificado.

16 16 Nuevo modelo de operación: Banco de Proyectos Nuevo proceso de operación Integración: MGA-SAP Generación # solicitud Carga de la formulación Validaciones y aprobaciones Generación del Certificado Ayuda durante el proceso Generación de reportes Formulaciones de proyectos: MGA

17 Generación del Certificado TX. ZPSFOR03. Visualización del proyecto y generación del certificado Usuarios: Enlaces de presupuesto para cada Entidad del Departamento. Entidades descentralizadas: Funcionario del Banco de proyectos. El Certificado del proyecto se genera automáticamente, sólo si los recursos que le han asignado al proyecto en presupuesto NO son mayores que los que tiene en la formulación del proyecto. Si es así, se genera un error y se deben revisar los recursos que se han asignado. Si son mayores a la última formulación, el proyecto debe ser actualizado.

18 18 Nuevo modelo de operación: Banco de Proyectos Nuevo proceso de operación Integración: MGA-SAP Generación # solicitud Carga de la formulación Validaciones y aprobaciones Generación del Certificado Ayuda durante el proceso Generación de reportes Formulaciones de proyectos: MGA

19 Ayuda durante el proceso Usuarios: Funcionario del Banco de proyectos. Beatriz Mazo. Se cuenta con un Log de auditoría, para hacer seguimiento al estado de una solicitud.

20 20 Nuevo modelo de operación: Banco de Proyectos Nuevo proceso de operación Integración: MGA-SAP Generación # solicitud Carga de la formulación Validaciones y aprobaciones Generación del Certificado Ayuda durante el proceso Generación de reportes Formulaciones de proyectos: MGA

21 Generación de reportes TX. ZPSFOR04. Informe de proyectos de inversión Usuarios: Enlaces de presupuesto de cada Entidad y Funcionarios del Banco de proyectos Se van a poder generar reportes de la información de los proyectos de inversión matriculados en el Banco de cada Entidad.

22 22 Nuevo modelo de operación: Banco de Proyectos Nuevo proceso de operación Integración: MGA-SAP Generación # solicitud Carga de la formulación Validaciones y aprobaciones Generación del Certificado Ayuda durante el proceso Generación de reportes Re-formulaciones de proyectos: MGA

23 Re-formulación de proyectos A B C D E F SI NO

24 24 ¡Muchas gracias! Queremos seguir contando con ustedes y seguir construyendo juntos la Antioquia que queremos.


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