1.Sistema para la elección de Dignatarios Comunales Será hecha por los órganos de la misma o directamente por los afiliados, según lo determinen los estatutos.

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2 1.Sistema para la elección de Dignatarios Comunales Será hecha por los órganos de la misma o directamente por los afiliados, según lo determinen los estatutos y conforme al procedimiento que éstos establezcan, bien sea por asamblea de los afiliados o de delegados. (Art. 31 Ley 743 de 2002) Los Delegados son nombrados por los afiliados, según lo determinen en los estatutos del organismo comunal Para garantizar el carácter democrático de la estructura interna y el funcionamiento de los organismos de acción comunal, la postulación a cargos será por el sistema de planchas o listas y la asignación por cuociente electoral. (parágrafo 2 del artículo 18 de la Ley 743 de 2002) La candidatización será por planchas o por listas. Al momento de la presentación de planchas o listas ante el responsable autorizado, deberá verificar su validez observando lo dispuesto en la Ley, reglamentos y estatutos, a fin de brindar las garantías y derechos de sus afiliados que no tengan inhabilidades a sanciones, que ningún candidato esté inscripto en más de una plancha o lista. En caso de presentarse novedades a la hora de la inscripción, debe ser notificada por escrito a los afiliados que presentaron la plancha o lista para que estos hagan los ajustes dentro del plazo límite de presentación.

3 1.1 Candidatización por Planchas Su postulación se hace a un cargo determinado y no podrá aparecer en más de una plancha y debe contener la siguiente información más lo que determinen los estatutos: Cargos, nombres, documento de identidad y firma de aceptación de cargos. Nombre, documento de identidad y firma de quienes presentan la plancha.(como se establezca en los estatutos) Fecha y hora de presentación de la plancha

4 1.2 Candidatización por listas Se entiende como la postulación de nombres para ser elegidos, pero no para un cargo determinado y su asignación deberá hacerse por vía democrática y debe contener la siguiente información más lo que determinen los estatutos: Nombre de los candidatos (de acuerdo con los cargos que existan en cada bloque). Numero de orden de postulación Documento de identidad y firma de postulación de cada candidato. Fecha y hora de presentación de la lista

5 2. Procedimiento para la Elección Verificación del Libro de afiliados Convocatoria Nombramiento de los Miembros del Tribunal de Garantías Determinar la logística para la elecciones La Inscripción de planchas o listas Cumplimiento de los requisitos para elegir dignatarios

6 2.1 Verificación del Libro de afiliados Es importante que la Directiva de la organización comunal, revise el libro de afiliados, se haga claridad sobre el radio de acción, la residencia de los afiliados, la depuración del libro y vigencia de sanciones a afiliados. Con ello se da lugar al cierre del libro, recomendando que para el cierre se haga ocho (8) días antes de la elección de dignatarios. El manejo del libro de afiliados debe llevarse exclusivamente por el secretario de la organización.

7 2.2 Actualización o depuración del libro de afiliados Este contiene las siguientes columnas: orden, fecha de afiliación, nombres y apellidos completos, fecha de nacimiento, identificación y expedición, genero, edad, Dirección, celular y email, profesión u oficio, Comisión de trabajo, observación y firma del afiliado. Para actualizar y depurar el libro de registro de afiliados, existe el proceso de la revisión secretarial, proceso declarativo y proceso disciplinario.

8 a) Revisión Secretarial Corresponde al Secretario de la organización comunal mantener actualizado el libro de registro de afiliados, por lo que debe adelantar las siguientes tareas. Revisar que los afiliados a la organización se encuentren registrados en el libro solo una vez, en caso que encuentre más de un registro de la misma persona deberá anular los registros repetidos y dejar como único registro el más antiguo o el que tenga los datos más actualizados. Verificar que los registros contengan todos los datos requeridos y actualizados. En caso de encontrar registros incompletos procurar su consecución. Revisar que cada registro esté debidamente firmado o que haya puesto la huella (caso de afiliados que no saben escribir) Verificar la existencia de cartas de renuncias en la cual el afiliado expresa su voluntad de renuncia y/o retiro de la organización. De encontrarse tales documentos se deberá cancelar dichos registros. Revisar que la numeración (número de orden) de los registros no presenten inconsistencias, a fin de determinar el número total de afiliados al libro. De hallar inconsistencias se debe hacer las correcciones y dejar constancia en el libro debidamente firmada por el Secretario y Fiscal de la organización.

9 b) Proceso Declarativo Se lleva a cabo para excluir a aquellos afiliados de la Organización, que a pesar de no haber violado las normas, no puede seguir perteneciendo a la organización, por fallecimiento y/o cambio de residencia por fuera del territorio de la Organización. Este proceso lo deberá adelantar el Comité de Conciliación y Convivencia de la Organización y se desarrolla de la siguiente manera: El Secretario de la Organización elabora una lista de los afiliados que presuntamente han fallecido y de aquellos que ya no residen en el territorio de la Organización. Se entrega el listado a la Comisión de Convivencia y Conciliación de la Junta, para que la misma de manera inmediata inicie el debido proceso que garantice los principios de publicidad, celeridad, imparcialidad, así como el derecho de defensa. Una vez en firme el fallo la comisión de Convivencia y Conciliación de la Junta, lo remitirá al Secretario de la Organización, para que proceda con las respectivas exclusiones y deje las anotaciones correspondientes en el libro. Después de adelantar el proceso el Secretario de la organización presentara a la Institución de Inspección, Control y Vigilancia el nuevo listado de afiliados con las novedades del proceso a la actualización del registro.

10 c) Proceso Disciplinario Este proceso lo adelanta la Comisión de Conciliación y Convivencia del organismos comunal, para desafiliar mediante sanción, a quienes han violado las normas o han incumplido deberes como miembro de la organización comunal, el cual contempla los siguientes pasos: El Secretario de la JAC relaciona las personas que presuntamente han violado las normas o han incumplido deberes como miembros de la organización, como es el caso de aquellos afiliados que no asisten o no atienden las citaciones a tres asambleas consecutivas del órgano del cual hacen parte. El Secretario de la organización remite a las Comisión de Conciliación y Convivencia de la JAC, el listado con las pruebas existentes para que este inicie el proceso disciplinario para lo cual deben adelantar el proceso conforme a lo previsto en los estatutos. Una vez firme el fallo, la Comisión de Convivencia y Conciliación de la JAC, lo remitirá al Secretario de la JAC para que proceda con las respectivas exclusiones y anotaciones en el libro de los respectivos sancionados.

11 3 Reemplazo del libro de afiliados l reemplazo del libros se debe hacer con oficio y podrá reemplazarse y registrarse por las siguientes causas debidamente comprobadas: Por utilización total: Se aportar el libro utilizado y agotado. Por extravió o hurto: con el nuevo libro debe adjuntarse copia del denuncio respectivo Por deterioro: con el nuevo libro deben aparecer insertados los datos ciertos, refrendados con la firma del fiscal Por retención: debe anexarse copia del fallo de la comisión de Conciliación y Convivencia en el cual conste la sanción al afiliado retenedor del libro Por exceso de enmendaduras o inexactitudes: se debe presentar evidencia que soporta el estado del libro. En el evento del reemplazo del libro de registro de afiliados, cualquiera que fuese su razón, el secretario procederá a transcribir los afiliados hábiles del libro reemplazado al nuevo.

12 4. Afiliación o inscripción de nuevas personas La afiliación al organismo comunal se materializa con la solicitud por escrito, el registro efectuado por el secretario (a) de la junta y la firma en el libro de afiliados. Excepcionalmente procederá la inscripción mediante solicitud escrita y radicada con la firma de recibido por el secretario de la organización o el organismo interno que los estatutos determinen o en su defecto ante la personería local o la entidad pública que ejerce control y vigilancia. Es obligación del dignatario, ante quien se solicita la inscripción, o quien haga sus veces, inscribir al peticionario, a menos que, según los estatutos, exista justa causa para no hacerlo, situación que deberá resolver el comité conciliador dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. Si dentro de este término no hay pronunciamiento alguno, se inscribirá automáticamente al peticionario

13 5. Cierre de inscripción de afiliados. El cierre de inscripción de afiliados, deberá ser adoptado por la asamblea general en reunión previa en la cual se pactarán las reglas relacionadas con la elección. Se recomienda que el libro de registro de afiliados se mantenga abierto hasta ocho (8) días antes de la fecha fijada para la elección. Así ocho (8) días antes de la elección el Secretario con el Fiscal del organismo comunal procederán a cerrar la inscripción de afiliados, mediante una anotación al final de la última inscripción en la cual dejan constancia del total de afiliados aptos para votar y fecha y hora del cierre, acreditándolo con su firma. Recuerde presentar los libros con la solicitud para el registro de dignatarios elegidos.

14 6. Afiliación a una Junta de acción Comunal De acuerdo al artículo 5 del Decreto 2350 de 2003, Para afiliarse a una Junta de Acción Comunal se requiere: a) Ser persona natural; b) Residir en el territorio de la Junta; c) Tener más de 14 años; d) No estar incurso en ninguna causal de impedimento de las contempladas en el artículo 25 de la Ley 743 de 2002; e) Poseer documento de identificación. Se entiende por residencia por residencia el lugar donde esté ubicada la vivienda permanente de la persona que solicita la afiliación o desarrolle actividad económica permanente en calidad de propietario de un establecimiento de comercio ubicado en el territorio de la Junta de Acción Comunal. No deben estar afiliados a otra junta de acción comunal, excepto cuando se trate de una junta de vivienda comunitaria o quienes hayan sido desafiliados o suspendidos de cualquier organismo de acción comunal, mientras la sanción subsista.

15 7. Afiliación a una Junta de Vivienda Comunitaria Para afiliarse a una Junta de Vivienda Comunitaria se requiere que ningún miembro del núcleo familiar sea propietario de vivienda. Al interior de la Junta de Vivienda Comunitaria cada familia designará un representante de entre sus miembros, con derecho a voz y voto.

16 8.Afiliación a un organismo de segundo, tercer o cuarto grado Para afiliarse a un organismo de segundo, tercer o cuarto grado se requiere: a) Ser organismo de acción comunal del grado inmediatamente inferior del cual se desea afiliar y tener personería jurídica otorgada por la entidad que ejerce la inspección, control y vigilancia correspondiente; b) Que el organismo interesado desarrolle su actividad dentro del territorio de la organización a la cual se desea afiliar; c) Que la solicitud de afiliación se haya aprobado en Asamblea General del organismo interesado.

17 9. Convocatoria La convocatoria deberá efectuarse con una antelación no inferior a ocho (8) días, ni superior a quince (15), de la fecha de la reunión de elección de los Miembros del Tribunal de Garantías.

18 10 Elección de los Miembros del Tribunal de Garantías De acuerdo con lo dispuesto en el parágrafo 1° del artículo 31 de la Ley 743 de 2002, Los tres Miembros del Tribunal de Garantías deben ser elegidos 15 días hábiles antes de la elección de dignatarios afiliados a los organismos comunales, quienes ni deben aspirar ni ser dignatarios. En esta asamblea determinaran todo lo relacionado con la elección de dignatarios La acta de elección de los Miembros del Tribunal de Garantías debe ser Original o copia certificada por el Secretario del organismo de acción comunal registrado en la Secretaria de Gobierno, con listado de asistencia (nombres, apellidos, identificación y firma).

19 11. Funciones de los Miembros del Tribunal de Garantías Le corresponde velar por la transparencia antes y durante la elección, verificar el cumplimiento de la Ley (inscripciones, convocatoria, presentación de planchas o listas, quorum de las elecciones, votación, escrutinios, firmar las actas, establecer la armonía entre los candidatos y demás aspectos que aseguren las garantías para el proceso de elección. El Tribunal de Garantías debe adoptar medidas complementarias que aseguren a sus elecciones su participación en el proceso, para lo cual deben considerar: número de urnas, jurados, diseño de papeletas, o tarjetones electorales, número de mesa si es del caso, lugar o lugares de votación, horarios de votación, la forma de dirimir los empates, la publicación de listados de afiliados o delegados aptos para participar y votar en las elecciones, así como de las planchas o listas, verificar el cumplimiento de términos de convocatoria, determinados por la Ley y estatutos, condiciones y plazos para inscripción de planchas o listas. Velar por el cumplimiento del Derecho de afiliación de las personas interesadas en pertenecer al organismos comunal Velar por la organización para la realización de las elecciones Velar por la divulgación de la convocatoria Velar por las garantías electorales durante el proceso de elección de dignatarios Velar por el pleno ejercicio de los derechos de todos los afiliados y la transparencia en el proceso eleccionario Adelantar el proceso de escrutinio y firmar las actas del proceso de elección Dar testimonio sobre el proceso de la elección y sus resultados Verificar el cumplimiento de la presentación de planchas y su aceptación previo cumplimiento de formalidades.

20 12. Determinar la Logística para las elecciones Es responsabilidad de la Junta Directiva y el Tribunal de Garantías asegurar la preparación de todos los aspectos y mecanismos necesarios para que el proceso de elección sea exitoso, como por ejemplo tener presente: Sitio de elección (local, mesas, urnas, sillas, sonido, carteleras y avisos de orientación, composición de planchas o listas, orden del día, listados ordenados de afiliados habilitados para el proceso, identificación de mesas, formatos para registro de resultados, lapiceros, cintas, marcadores, papel, paleógrafo, tijeras, personal de apoyo. De otra parte, es importante determinar ante quien se presenta o inscriben las planchas o listas, quienes serán responsables de asignar los números para cada plancha o lista de acuerdo al orden en que se entregaron con la respectiva fecha y hora, y velar por el cumplimiento de los plazos establecidos en los estatutos u órgano de la organización y que generalmente vece el día anterior a la elección.

21 13. Número mínimo para subsistir. Ningún organismo de acción comunal de primer grado al tenor del literal a) del artículo 8° de la Ley 743 de 2002, podrá subsistir con un número plural de afiliados o familias afiliadas inferior del cincuenta por ciento (50%) del requerido para su constitución. Respecto de los organismos de segundo, tercer y cuarto grado, estos no podrán subsistir con un número plural inferior del sesenta por ciento (60%) de las organizaciones afiliadas requerido para su constitución. En el evento en que la organización comunal no cuente con el número mínimo para subsistir, se entenderá suspendida su personería jurídica. El representante legal está obligado a informar el hecho a la entidad de inspección, control y vigilancia correspondiente dentro de los tres (3) meses siguientes a su ocurrencia, sin perjuicio de que pueda hacerlo cualquiera de los dignatarios del organismo comunal. Una vez se produzca el hecho generador de la suspensión, quienes obren en representación del organismo comunal, responderán individual y patrimonialmente por las obligaciones contraídas y los perjuicios que se llegaren a causar.

22 14. Elección de Dignatarios JAC. Para las Juntas de Acción Comunal y Juntas de Vivienda Comunitaria, se realizara a Nivel Nacional, el próximo Domingo 24 de Abril de 2016, en cumplimiento de la Ley 743 de 2002, Artículo 32 y Norma Estatutaria, salvo casos excepcionales donde existirá justa causa, fuerza mayor ocaso fortuito que se deberá probar ante la Institución que ejerce inspección, control y vigilancia.

23 15 15. Requisitos para inscripción de dignatarios de JAC 1, Oficio J.A.C. solicitando el registro de los dignatarios elegidos firmado por el Presidente y Secretario electo, igualmente por el presidente saliente y Miembros del Tribunal de Garantías. Dirigido a la Oficina de Desarrollo Comunitario Departamental. En este oficio debe quedar constancia que no hay parentesco entre Directivos, el Fiscal o la Comisión de Conciliación y Convivencia. Si hay parentesco en las organizaciones rurales deben anexar la autorización de la ASOJUNTAS del respectivo municipio 2.Convocatoria 3. Original o copia del acta de asamblea general de elección de los Miembros del Tribunal de Garantías con listado de asistencia (nombres, apellidos, identificación y firma). 4. Original o copia del acta de Asamblea General de elección de dignatarios, firmada suscrita por el Presidente y Secretario de la Asamblea, así como por los miembros del Tribunal de Garantías con listado de asistencia (nombres y apellidos, identificación y firma), en el acta los dignatarios elegidos deben firmar la aceptación del cargo. Si es copia del acta debe ser certificada por el Secretario del organismo comunal 5. Planchas o listas presentadas. 6. Relación de afiliados a la J.A.C. con las siguientes columnas: orden, fecha de afiliación, nombres y apellidos completos, identificación y expedición, genero, edad, Dirección, celular y email, Comisión de trabajo, observación y firma del afiliado. 7. El cumplimiento de los requisitos mínimos para la validez de la Asamblea General, tales como el quórum, participación del tribunal de garantías, entre otros. 8. Libro de actas y de afiliados

24 16. Requisitos para inscripción de dignatarios de JVC 1Oficio J.A.C. solicitando el registro de los dignatarios elegidos firmado por el Administrador y Secretario electo, igualmente por el administrador saliente y Miembros del Tribunal de Garantías. dirigido a la Oficina de Desarrollo Comunitario Departamental. En este oficio debe quedar constancia que no hay parentesco entre Directivos, el Fiscal o la Comisión de Conciliación y Convivencia. 2 Convocatoria 3 Acta de inscripción de nuevas familias e informe de cuantas familias se han retirado de la J.V.C. 4 Original o copia del acta de asamblea general de elección de los Miembros del Tribunal de Garantías con listado de asistencia (nombres, apellidos, identificación y firma). 5 Original o copia del acta de Asamblea General de elección de dignatarios, firmada suscrita por el Presidente y Secretario de la Asamblea, así como por los miembros del Tribunal de Garantías con listado de asistencia (Representante Legal de la Familia, identificación y firma), en el acta los dignatarios elegidos deben firmar la aceptación del cargo. Es es copia del acta debe ser certificada por el Secretario del organismo comunal 6 Planchas o listas presentadas. 7 Relación de familias afiliadas a la JVC con las siguientes columnas: orden, fecha de afiliación, familias afiliadas e integrantes del núcleo familiar, identificación y expedición, edad de los integrantes del grupo familiar, Representante Legal de la familia e identificación, Dirección, celular y email del representante legal de la familia, Comisión de trabajo, observación y firma del representante legal de la familia. 8 El cumplimiento de los requisitos mínimos para la validez de la Asamblea General, tales como el quórum, participación del tribunal de garantías, entre otros 9 Libro de actas y familias afiliadas