Aplicación del Sistema de Gestión de Contratos. Objetivos del Curso Conocer a cabalidad el funcionamiento de la Aplicación de Gestión de Contratos. Comprender.

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1 Aplicación del Sistema de Gestión de Contratos

2 Objetivos del Curso Conocer a cabalidad el funcionamiento de la Aplicación de Gestión de Contratos. Comprender la importancia de la Gestión de Contratos en los procesos de compra pública. Aprender a utilizar la aplicación en su parte online y parte offline.

3 Definiciones y Características

4 Índice del Curso –Definiciones de contrato y gestión de contratos –¿Por qué y para qué gestionar contratos? –Nueva Aplicación de Gestión de Contratos –Características y Funcionamiento –Ventajas y Beneficios de la Gestión de Contratos

5 ¿Qué es un contrato? Es un acuerdo de voluntades a través del cual una parte se obliga con otra a cumplir con una determinada prestación. Esto implica que surgen, entre las partes, derechos y obligaciones que deben ser cumplidos en los términos que señala el contrato.

6 ¿Qué es gestionar un contrato? Definir bien las “reglas del juego” entre un organismo comprador y los proveedores – minimizando los riesgos del proceso – y manejando eficaz y eficientemente su cumplimiento

7 ¿Para qué gestionar los contratos? Registro detallado y actualizado Seguimiento y control Administrar adecuadamente una compra

8 Principales Elementos Levantados en Diagnóstico año 2010 Deficiente Gestión de Contratos en el Mercado Público Inexistencia de modelo general de contratos para el sector público. Roles para gestión de contratos no están claramente definidos No se cuenta con alarmas ni definiciones para monitoreo Evaluación de proveedores limitada y no difundida No hay gestión del conocimiento Existencia de diversos sistemas o formas de registro asociados a la Gestión de Contratos

9 Deficiente gestión de contratos en el abastecimiento de bienes y servicios por parte de los SSPP. Incapacidad de contar con información actualizada de la cartera de contratos Inadecuado control de condiciones de entrega de bienes / servicio Incapacidad para controlar garantías y aplicar sanciones. Extensiones y ampliaciones de contratos sin control. Compromiso de recursos fiscales Riesgo para el Estado Procesos manuales para generar algún nivel de información No hay registro ni incentivos para el buen desempeño del proveedor. Transparencia afectada Ineficiencia en la gestión ¿Qué sucede si no hacemos gestión de contratos?

10 Nueva Aplicación de Gestión de Contratos

11 Origen del Proyecto Aplicación de Gestión de Contratos Completar el ciclo de compras públicas soportado en la plataforma de Mercado Público, incorporando la Gestión de Contratos.

12 Art. Nº 57 del Reglamento de Compras: Las Entidades deberán publicar y realizar en el Sistema de Información los siguientes actos y su correspondiente documentación: –Convenios Marco –Licitación Pública –Licitación Privada –Trato o Contratación Directa –Plan Anual de Compras Información a ser publicada en www.mercadopublico.cl ¡Incluyendo los respectivos contratos!

13 Objetivo de la Nueva Aplicación de Gestión de Contratos Proveer a los organismos públicos, a los proveedores y la ciudadanía en general de una herramienta para gestionar y controlar los contratos en línea, fortaleciendo la transparencia y favoreciendo el ahorro

14 Características de la Aplicación de Gestión de Contratos Generación de una Ficha de Contrato, que tendrá toda la información asociada al contrato. Contar con un sistema que le enviará alertas para recordar plazos de contratos vencidos, realizar renovaciones de éstos, entre otras. Llevar un registro organizado de las garantías entregadas por cada uno de sus proveedores. Saber oportunamente si es necesario imponer sanciones o término anticipado a un contrato.

15 Aplicación de Gestión de Contratos Información Repositorio único de información Acceso simple a información de contratos Trazabilidad completa de adquisiciones Gestión Registro de cumplimiento de hitos y pagos Registro de Modificaciones al contrato Monitoreo Alertas tempranas de hitos de cumplimiento Ayuda a la toma de decisiones para próximos contratos

16 Ventajas de la Gestión de Contratos Verificar las fechas de cumplimiento de sus proveedores. Verificar si las condiciones del contrato se cumplen cabalmente. Consultar aspectos específicos de cada uno de los contratos que se encuentra gestionando. Pagar oportunamente a sus proveedores.

17 Beneficios y Beneficiarios Estado y SSPP Garantizar cumplimiento de condiciones pactadas Mejorar visibilidad y costo de información Mayor eficiencia Asegura transparencia y reduce riesgo UsuariosProveedores Definición de alarmas (pagos, garantías y vencimiento de contrato) Visibilidad del proceso (estado del contrato) Reducción de riesgo Ciudadanía Transparencia Acceso a información Control ciudadano Mejora acceso a información. Reduce su riesgo y responsabilidad. Permite centrarse en la gestión y no en actividades de bajo valor

18 En suma… Eficiencia en el uso de tiempo y recursos Eficacia en la gestión Transparencia en los procesos de compra Confianza en el funcionamiento del sistema Gestionar contratos permite que haya más:

19 Características de la Nueva Gestión de Contratos La generación y publicación de la Ficha de Contrato se realiza en el sitio web www.mercadopublico.cl La gestión de la Ficha de Contrato se realiza en el computador del usuario. Trabajo Online Trabajo Offline

20 Características de la Nueva Gestión de Contratos: Roles Se definen dos Nuevos roles: Crea la ficha de contrato Gestiona la información contenida en la Ficha de Contrato. 1. Administrador de Contrato Valida las modificaciones realizadas por el administrador de contrato Publica la ficha de contrato actualizada en Mercado Público. 2. Supervisor de Contrato

21 Ciclo de la Aplicación de Gestión de Contratos (Creación de Ficha) 1. Crear Ficha de Contrato en Mercado Público (Administrador) 2. Descargar Ficha en Computador (Administrador) 3. Completar Información en Computador (Administrador) 4. Subir Ficha a Mercado Público (Administrador) 5. Validar Información (Supervisor) 6. Publicar Ficha en Mercado Público (Supervisor)

22 Ciclo de la Aplicación de Gestión de Contratos (Actualización de Ficha) 1. Buscar Ficha de Contrato en Mercado Público (Administrador) 2. Descargar Ficha en Computador (Administrador) 3. Actualizar Información en Computador (Administrador) 4. Subir Ficha a Mercado Público (Administrador) 5. Validar Información (Supervisor) 6. Publicar Ficha en Mercado Público (Supervisor)

23 ¿Cómo funciona la Aplicación de Gestión de Contratos? La Aplicación de gestión de contratos sólo permite la gestión de contratos generados a través de la plataforma www.mercadopublico.cl, incluidos los de compra urgente o convenio marco, donde se emite una orden de compra. La numeración correlativa de la ficha de contrato asignada a través de la Aplicación, se generará una vez adjudicada la licitación o aceptada la orden de compra por parte del proveedor. Esta codificación está relacionada con el área a cargo de la administración del contrato. Para esto último debe descargar una aplicación que dispone ChileCompra, en la ubicación que se especifica más adelante.

24 ¿Cómo funciona la Aplicación de Gestión de Contratos? Cuando se descarga (o baja) una ficha de contrato al computador del usuario, ésta queda sin poder usarse desde www.mercadopublico.cl, hasta que es cargada (o subida) nuevamente Mercado Público. Esto para evitar que 2 personas trabajen sobre una misma ficha al mismo tiempo. La ficha que se descarga al computador del usuario, arrastra la configuración que se realizó en la web, tales como: posibilidad de renovación, término anticipado, garantías, cantidad de pagos, etc. Una vez descargada la ficha y trabajada en el computador del usuario, se debe subir la ficha a www.mercadopublico.cl, y el usuario que posea el perfil de Supervisor podrá, luego de revisar la información, y publicarla.

25 Consideraciones previas La ficha de contrato se elabora una vez que la licitación se ha adjudicado y se ha firmado el respectivo contrato, NO ANTES. Sólo la información que aparece en el contrato deberá ser subida y actualizada por el Administrador. El usuario deberá tener asignado el rol de Administrador o Supervisor de Contratos para poder utilizar la aplicación. En caso de que haya más de una oferta adjudicada en una licitación, se generarán tantas fichas de contratos como contratos se hayan firmado asociados a esta licitación (por lo general, un contrato por proveedor).

26 Simbología Estos íconos de Alarmas indican si el contrato se encuentra vigente (verde), por vencer (amarillo) o vencido (rojo), según su fecha de finalización. La configuración de estas alarmas se realiza en la opción Contratos/Configuración de Alerta de Contratos del menú superior de su escritorio. Este ícono permite Generar la ficha de contrato. Este ícono permite Buscar la ficha de contrato, para luego, descargar, subir o publicar. Este ícono permite realizar la Descarga de la ficha de contrato en su computador personal. Si el cursor está activo respecto de este ícono, ello significa que podrá ser descargado a su computador personal. Si el cursor está inactivo, ello indica que la ficha está siendo utilizada por otro usuario y por lo tanto no podrá realizar ninguna acción al respecto.

27 Simbología Este icono permite Subir a www.mercadopublico.cl la ficha trabajada desde el computador personal. Este icono permite Ver la ficha de un contrato y su gestión. Permite generar el Contrato Conexo asociado a un contrato. Permite ver los estados Históricos de una ficha de contrato

28 Simbología (Supervisor) Publicar es la acción que permite que la ficha del contrato y todos los adjuntos sean visibles desde www.mercadopublico.cl para cualquier interesado. El ícono sólo es visible para el usuario que cuente con tal rol. Una misma persona puede tener el rol de administrador y de supervisor de contratos. Liberar es la acción que permite al Supervisor recuperar una ficha que fue descargada a la computadora de un usuario y que por algún motivo no se ha vuelto a subir a www.mercadopublico.cl. Abrir/Editar es la acción que permite abrir y editar una ficha que está publicada y que por algún motivo (error, omisión, corrección, otro) necesita editarse. Con este paso se habilita el ícono de Edición ( ) en su escritorio.

29 Gestión de Contratos: Etapa Online

30 Índice del Curso Elaboración Online –Generación de una Ficha de Contrato –Búsqueda de ítems adjudicados –Creación de una Ficha de Contrato –Gestión de Fichas de Contratos –Configuración de Alertas de Contratos –Subida de Fichas de Contratos –Publicación de Fichas de Contratos

31 Etapa Online: Acceder a la plataforma Ingrese al sitio web www.mercadopublico.cl con su nombre de usuario y contraseña.

32 Elaboración Online: Acceder a la plataforma Una vez ingresado, podrá ver la nueva opción “Contratos” en el menú superior.

33 Elaboración Online: Generación de una Ficha de Contrato La Ficha de Contrato puede provenir ya sea desde el ID (identificador) de una licitación o desde el ID (identificador) de una Orden de Compra. Si proviene desde una licitación, se debe hacer ingreso del ID de la licitación. Luego se debe presionar el botón Buscar el cual nos redirigirá a una nueva página, en donde se deben seleccionar el o los ítems adjudicados por proveedor para la generación de la Ficha de Contrato.

34 Elaboración Online: Generación de una Ficha de Contrato Una vez encontrada la licitación requerida, se selecciona y se presiona la opción Generar Contrato

35 Elaboración Online: Generación de una Ficha de Contrato Si el contrato proviene desde una orden de compra, se debe usar la opción Buscar Ficha de Contratos y luego en la Búsqueda Avanzada ingresar el identificador de la orden de compra:

36 Elaboración Online: Generación de una Ficha de Contrato Cuando una ficha de contrato se genera a partir de una orden de compra hay que presionar el ícono Editar para acceder a la página que permite completar los datos básicos. El resultado de la búsqueda se refleja en una tabla de la siguiente manera: Editar

37 Elaboración Online: Búsqueda de Ítems Adjudicados En caso de existir varios proveedores e ítems adjudicados, se debe seleccionar el o los ítems de la licitación adjudicada correspondiente al proveedor respecto del cual se desea generar una ficha de contrato. A continuación se muestra un ejemplo:

38 Elaboración Online: Búsqueda de Ítems Adjudicados En caso de ser varios los ítems adjudicados y que se seleccionen algunos, al presionar el botón “Generar Contrato” la aplicación mostrará el siguiente mensaje:

39 Elaboración Online: Creación de una Ficha de Contrato A continuación se procede a subir la información básica necesaria para crear la Ficha del Contrato usando el siguiente formulario:

40 Elaboración Online: Creación de una Ficha de Contrato Paso 1: Generación del encabezado de la Ficha de Contrato Nota: Las “Cláusulas” se deben seleccionar en esta pantalla en base al contrato que se está gestionando, pues esas características se heredarán como funcionalidades en la ficha que se descargue al computador personal del administrador del contrato. Por ejemplo, si se selecciona la cláusula “Tiene Cláusula de Renovación”, se podrá realizar esta operación; de lo contrario aparecerá bloqueada dicha opción en el Editor off line. Similar situación sucederá con el Término Anticipado y con la Modificación de Contrato. 527838-4-CL11 ID de Ficha de Contrato se genera automáticamente

41 Elaboración Online: Creación de una Ficha de Contrato Paso 2: Adjuntar Anexos En esta etapa se facilita adjuntar archivos anexos que respaldan la creación del contrato Recuerde ingresar la copia escaneada del Contrato firmado y su resolución

42 Elaboración Online: Creación de una ficha de contrato Paso 3: Resumen de una Ficha de Contrato Presionando el botón “Guardar y Descargar” la aplicación posibilita la descarga de la Ficha de Contrato creada al computador del usuario que la está gestionando.

43 Elaboración Online: Configuración de Alertas de Contratos El usuario puede configurar el umbral de los vencimientos de las garantías, vencimientos de contratos e hitos de pago. Estas alarmas son generales para todos los contratos del organismo público, por tanto, no son configurables en forma diferenciada por cada ficha de contrato distinta.

44 Gestión de Contratos: Etapa Offline

45 Índice del Curso Trabajo Offline –Descarga e Instalación de la Aplicación –Uso de la Aplicación –Información Precargada del Contrato –Adjuntar Archivos –Información General

46 Trabajo Offline: Descarga de Aplicación En el sitio de ChileCompra (http://www.chilecompra.cl/gestiondecontratos.html) se descarga la aplicación Editor de Ficha de Gestión de Contratos.

47 Requerimientos técnicos del sistema (aplicación offline) Sistema Operativo Microsoft Windows XP, Vista y 7, con los últimos services pack instalados. Microsoft Framework.NET 2.0 con los últimos services pack instalados. Espacio en disco: 100 MB al menos. Memoria RAM: 512 MB o superior. Microsoft Internet Explorer 5.0.1 o superior.

48 Instalación de la Aplicación El software del EditorFichaContrato.zip se descargará en la siguiente carpeta de su computador: C:\MercadoPublico\Software de Fichas de Contrato En la siguiente carpeta se almacenarán por defecto las carpetas con los documentos asociados a cada contrato que usted bajará de Mercado Público: C:\MercadoPublico\Software de Fichas de Contrato\Fichas de Contrato El usuario descargará las fichas desde Mercado Público y éstas se almacenarán en su computador en la siguiente carpeta: C:\MercadoPublico\Software de Fichas de Contrato\Repositorio de Fichas De esta manera se instalará en su computador la aplicación Off Line y la estructura de carpetas que permitirá la gestión de las fichas de contratos de manera local.

49 Trabajo Offline: Uso de la Aplicación Para comenzar, abra la Aplicación de Gestión de Contratos instalada en el Escritorio de su Computador, haciendo doble clic en el ícono de la aplicación, tal como muestra la imagen:

50 Trabajo Offline: Uso de la Aplicación Una vez abierta la aplicación, para Abrir una ficha de contrato existen dos opciones Opción 1: Desde carpeta «Abrir» 1.Haga clic en el ícono de Abrir contratos como se muestra en la siguiente imagen:

51 Trabajo Offline: Uso de la Aplicación Opción 2: Desde el Menú de Contrato 1.En el Menú de Contrato haga clic en la opción “Abrir” tal como se muestra en la siguiente imagen:

52 Trabajo Offline: Uso de la Aplicación 1.Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo solicitando seleccionar la ficha que desea abrir, como se muestra en la siguiente imagen: 2.Se selecciona el archivo y se presiona “Abrir”. Con esto se cargarán las distintas secciones de la Ficha del Contrato.

53 Trabajo Offline: Uso de la Aplicación Importante: Las fichas están en archivos con formato XML. Se recomienda NO abrir los archivos desde fuera de la aplicación, ya que cualquier alteración generará que la plataforma desconozca el archivo y no se pueda subir posteriormente la ficha a www.mercadopublico.cl.

54 Trabajo Offline: Visualización de información precargada en la Ficha Es importante destacar que esta información viene cargada desde la web. Por defecto la primera página que muestra la aplicación, es de la información precargada como se muestra a continuación:

55 Reglas sobre la información precargada del Contrato No se puede modificar off line la información ingresada en la ficha por el usuario en www.mercadopublico.cl. Los archivos adjuntos desde la aplicación web, asociados a la creación del contrato, sólo son visibles en esta pantalla anterior y en la tabla de archivos como muestra a continuación la siguiente imagen:

56 Reglas de negocio sobre la información a registrar en la Ficha de Contrato Los campos marcados con * son de carácter obligatorio. El resto de la información solicitada en la ficha es complementaria. Recuerde que mientras más completa y actualizada sea la información que registre respecto de sus contratos, mejor gestión se podrá hacer sobre ellos y se aportará mayor transparencia ante la ciudadanía.

57 Trabajo Offline: Adjuntar Archivos La aplicación del editor de Ficha de Contratos permite adjuntar archivos en su computador personal de la siguiente manera: 1) Seleccione el tipo de documento, esto último depende de la carpeta que tiene seleccionada (por ejemplo Sanciones).

58 Trabajo Offline: Adjuntar Archivos 2) Presionar el ícono de la lupa y buscar el archivo que desea adjuntar en su computador.

59 Trabajo Offline: Adjuntar Archivos 3) Seleccionar la carpeta, el archivo y presionar Abrir.

60 Trabajo Offline: Adjuntar Archivos 4) Una vez cargado el archivo, presionar Aceptar. Luego el documento será cargado en la tabla de documentos adjuntos. 5) Si desea Modificar la información ingresada, presione el ícono Verde de Modificar, si desea eliminar el documento, presione el ícono Rojo con una cruz.

61 Trabajo Offline: Información General Para navegar sobre las secciones del contrato, haga clic sobre cada una de las secciones del árbol, las que se exhibirán del lado izquierdo de la pantalla, como se muestra en la siguiente imagen:

62 Trabajo Offline: Información General O bien puede presionar los botones “Siguiente” y “Atrás” que se encuentran en la parte inferior de las secciones, como se muestra en la siguiente imagen, para navegar por las distintas secciones:

63 Trabajo Offline: Visualización de la Información General El contenido de esta sección es generado desde la aplicación web (en ambiente MercadoPublico.cl) y bajada al computador del usuario a través de la descarga de la ficha. 1) Para visualizar la información haga clic sobre el título Información General del árbol de navegación. 2) Se mostrará la siguiente pantalla:

64 Reglas de Negocio sobre la Información General del Contrato No se puede modificar offline la información ingresada en la ficha por el usuario en www.mercadopublico.cl, excepto el campo contacto, en el cual se pueden agregar o actualizar los datos de contacto del proveedor.

65 Índice del Curso Trabajo Offline –Información Contable y Unidad Requirente –Vigencia de Contratos –Término de Contrato –Pagos –Garantías –Sanciones

66 Trabajo Offline: Información Contable y Unidad Requirente Este panel está compuesto de 2 secciones, una que es modificable por parte del usuario y otra que es completada por la aplicación web al momento de realizar la descarga de la ficha. A continuación se muestra una imagen de este panel:

67 Reglas sobre Información Contable y Unidad Requirente Se pueden agregar “n” cantidad de registros contables, siempre y cuando no excedan el monto total del contrato, ya que la aplicación valida las cantidades. Los registros contables una vez que son almacenados en la web, y aprobados por el Supervisor de contratos, no son modificables. La información de unidad(es) Requirente(s) es sólo para visualizar y no se pueden realizar modificaciones sobre ella desde la aplicación en el computador del usuario. La información de administrador del contrato es sólo para visualizar y no se pueden realizar modificaciones sobre ellos desde la aplicación en el computador del usuario.

68 Trabajo Offline: Agregar nuevos registros contables 1.Para agregar nuevos registros contables, presione el botón “Agregar Registro” como se muestra en la siguiente imagen:

69 Trabajo Offline: Agregar nuevos registros contables Una vez realizado eso se mostrará la siguiente ventana: Complete la información solicitada considerando que: Número de Cuenta es el Número de Cuenta Contable, alfanumérico, el cual al menos, debe contener 5 caracteres. Centro de costo puede ser sólo número o alfanumérico. La aplicación permite distribuir en diferentes centros de costo el monto de la imputación. Imputación Presupuestaria es el Número de Cuenta Presupuestaria, alfanumérico. Monto debe registrar sólo números con. (punto) o, (coma). Unidad de moneda, en la cual está expresado el monto del contrato a informar.

70 Trabajo Offline: Agregar nuevos registros contables 2.Luego presione «Grabar»; si se graba con éxito, aparecerá el siguiente mensaje: 3.Presione «Aceptar».

71 Trabajo Offline: Agregar nuevos registros contables 4.La ventana actual se cerrará y la tabla será refrescada con la nueva información, como se muestra en la siguiente imagen:

72 Trabajo Offline: Modificar registros contables 1.Para modificar un registro contable presione «Modificar» (en el icono del lápiz), como se muestra en la siguiente imagen:

73 Trabajo Offline: Modificar registros contables 2.Se abrirá la siguiente ventana con la información del registro a modificar, como se muestra en la siguiente imagen: Nota: Se mantiene la fecha de ingreso del registro.

74 Trabajo Offline: Modificar registros contables 3.Realice los cambios que estime convenientes y presione “Grabar”. 4.Aparecerá el siguiente mensaje como resultado. Presione «Aceptar».

75 Trabajo Offline: Modificar registros contables La ventana actual se cerrará y la grilla será refrescada con la nueva información, como se muestra en la siguiente imagen:

76 Trabajo Offline: Eliminar registros contables 1) Para eliminar un registro contable, haga clic en el icono de papelera que se muestra en la tabla, como se muestra en la siguiente imagen:

77 Trabajo Offline: Eliminar registros contables 2.Se mostrará un mensaje de alerta indicando si está seguro de eliminar el registro contable, si es así, presione “Sí”:

78 Trabajo Offline: Eliminar registros contables 3.El registro será eliminado de la tabla como se muestra en la siguiente imagen:

79 Trabajo Offline: Vigencia La vigencia de un contrato está representada por la duración inicial del contrato, más todas las renovaciones asociadas que tuviera este contrato. Al panel de vigencia se accede realizando clic sobre el árbol de navegación, sección Vigencia, como se muestra en la imagen:

80 Trabajo Offline: Vigencia El panel de vigencia se presenta de la siguiente manera con información que el usuario no puede modificar directamente en la aplicación, salvo que exista una renovación.

81 Reglas de Negocio sobre Renovaciones Sólo podrán ser renovados aquellos contratos que en la aplicación web (en www.mercadopublico.cl), fueron creados activando la cláusula de renovación. La renovación de un contrato sólo podrá realizarse en el plazo de tiempo definido en las alarmas de la aplicación, dado el umbral de tiempo (alarmas), que configuró el usuario. La Aplicación asume que la fecha de renovación siempre será la fecha de término de un contrato más 1 día. La fecha de término de un contrato no podrá ser menor a la fecha de inicio de la renovación. La unidad de moneda de la renovación de contrato es la misma que la moneda del monto total del contrato. Una renovación debe incorporar a lo menos un archivo adjunto. Las vigencias, una vez que son almacenadas en la web y aprobadas por el Supervisor de contratos, no son modificables. Una vigencia está compuesta por 1 o varios archivos adjuntos.

82 Trabajo Offline: Renovación de Contrato 1.Para agregar una renovación, el contrato debe estar vencido o bien con el umbral de tolerancia ya definido. Si lo anterior se cumple, presione el botón “Renovar”:

83 Trabajo Offline: Renovación de Contrato 2.Se mostrará la siguiente ventana: 3.Ingrese la información que desee considerando las reglas de negocio definidas en esta sección.

84 Trabajo Offline: Renovación de Contrato Al ingresar la duración de la renovación y la unidad de tiempo, la fecha de término del contrato será calculada automáticamente. La moneda del contrato será heredada y no podrá ser modificada. Debe incluir al menos un archivo adjunto. Una vez que se han completado los datos, presione grabar y se mostrará la siguiente información:

85 Trabajo Offline: Renovación de Contrato 4.Presione aceptar, los cambios se verán reflejados en la grilla como se muestra en la siguiente imagen:

86 Trabajo Offline: Renovación de Contrato 5.Nótese que el grupo de vigencia en la parte superior actualiza la fecha de finalización del contrato y la duración en días como se muestra en la imagen:

87 Trabajo Offline: Modificar Vigencia 1.Para modificar la vigencia presione «Modificar» (con el ícono del lápiz) como se muestra en la siguiente imagen:

88 Trabajo Offline: Modificar Vigencia 2.Luego se mostrará una ventana con un formulario, como se muestra en la siguiente imagen:

89 Trabajo Offline: Modificar Vigencia 3.Modifique la información que estime conveniente y presione “Grabar”. 4.Se desplegará el siguiente mensaje, y presione “Aceptar”. 5.Se actualizarán los datos en la tabla y si modificó datos en las fechas de la Vigencia, se verán reflejadas en la parte superior de ésta.

90 Trabajo Offline: Eliminar Vigencia 1.Para eliminar una vigencia, haga clic en el icono de cruz que aparece en la tabla, como se muestra en la siguiente imagen:

91 Trabajo Offline: Eliminar Vigencia 2.Se mostrará un mensaje de alerta indicando si está seguro de eliminar la vigencia. Si es así, presione “Sí”:

92 Trabajo Offline: Eliminar Vigencia 3.El registro será eliminado de la grilla como se muestra en la siguiente imagen: Al eliminar la vigencia, el grupo de vigencia con las fechas es actualizado.

93 Trabajo Offline: Término Anticipado de Contrato El término anticipado de un contrato está representado por el anticipo de fecha de finalización de un contrato. El panel de término anticipado se accede realizando clic sobre el árbol de navegación, sección Término Anticipado, como se muestra en la imagen. Se muestra una caja de verificación que indica si tiene término anticipado, y de ser así, se activa el botón de término anticipado.

94 Reglas de negocio sobre Término Anticipado de Contrato Sólo podrán ser terminados anticipadamente aquellos contratos que en la aplicación web, fueron creados con cláusula de término anticipado activa. Se puede terminar anticipadamente un contrato en cualquier momento, dependiendo de las condiciones asumidas en el contrato. Podrá generarse sólo un término anticipado. La fecha de término anticipado, no puede ser menor a la fecha de inicio del contrato. Un contrato terminado anticipadamente y publicado en MercadoPublico.cl como terminado, no puede ser modificado. El término anticipado una vez que es almacenado en la web y aprobado por el Supervisor de contrato, no es modificable.

95 Trabajo Offline: Agregar Término Anticipado de Contrato 1.Para registrar un término anticipado de contrato, éste se puede realizar en cualquier momento. El contrato debe cumplir con la cláusula que habilita que se pueda terminar en forma anticipada. Presione el botón “Terminar Contrato”:

96 Trabajo Offline: Agregar Término Anticipado de Contrato 2.Se mostrará el siguiente formulario:

97 Trabajo Offline: Agregar Término Anticipado de Contrato 3.Complete la información según reglas de negocio. 4.Presione “Grabar”, y se mostrará el siguiente mensaje:

98 Trabajo Offline: Agregar Término Anticipado de Contrato 5.Presione «Aceptar». Se cerrará la ventana y se actualizará la grilla, como se muestra en la siguiente imagen:

99 Trabajo Offline: Modificar Término Anticipado de Contrato 1.Para editar un término anticipado presione «Modificar», presionando el icono del lápiz como se muestra en la siguiente imagen:

100 Trabajo Offline: Modificar Término Anticipado de Contrato 2.Se mostrará el formulario desde donde podrá realizar las modificaciones que estime convenientes:

101 Trabajo Offline: Modificar Término Anticipado de Contrato 3.Realice los cambios que estime convenientes y presione “Grabar”. 4.Aparecerá el siguiente mensaje como resultado: 5.Se cerrará la ventana actual y se mostrará la información actualizada.

102 Trabajo Offline: Eliminar Término Anticipado de Contrato Recuerde que sólo podrá ser eliminado aquel término anticipado no publicado en MercadoPublico.cl. 1.Para eliminar un término anticipado, haga clic en el ícono de papelera que aparece en la tabla, como se muestra en la imagen. 2.Se mostrará un mensaje de alerta indicando si está seguro de eliminar el término anticipado de contrato, si es así presione “Sí”. 3.El registro será eliminado de la tabla.

103 Trabajo Offline: Pagos Los pagos están representados según la cantidad de cuotas pactadas con el proveedor y establecidas en el contrato, para el pago del monto total neto del contrato (una o varias cuotas). Se accede al panel de pagos a través del árbol de navegación, seleccionando Pagos como se muestra en la imagen:

104 Reglas de Negocio sobre Pagos Al momento de ser creada una ficha de contrato en la aplicación web se definen la cantidad de cuotas asociadas al contrato. El número de cuotas que se informen posteriormente a través de la aplicación offline no podrá exceder el número definido en la ficha creada en www.mercadopublico.cl. La sumatoria de las cuotas no puede ser mayor al monto total neto del contrato. Las fechas de pagos no pueden ser menores a las fechas de inicio del contrato.

105 Trabajo Offline: Agregar Pagos 1.Se puede agregar un pago en cualquier momento, presionando el botón “Agregar pago”.

106 Trabajo Offline: Agregar Pagos 2.Se mostrará la siguiente ventana:

107 Trabajo Offline: Agregar Pagos Este formulario se divide en 2 partes: a)La que se encuentra en la parte superior que define información estimada del pago:

108 Trabajo Offline: Agregar Pagos b)La que se encuentra en la parte inferior que define información de la ejecución del pago:

109 Trabajo Offline: Agregar Pagos Ambas informaciones pueden ser llenadas de inmediato o con desfases de tiempo. Pero al agregar un pago, sólo se controla la información de la definición de la cuota como datos obligatorios. En el caso de las órdenes de compra deben estar aceptadas, si no es así, la orden de compra no aparecerá en la grilla que se despliega al presionar “Buscar OC”.

110 Trabajo Offline: Agregar Pagos 3.Complete la información necesaria y presione Grabar. Se mostrará el siguiente mensaje de éxito. Presione Aceptar.

111 Trabajo Offline: Modificar y Eliminar Pagos La modificación y eliminación de pagos funciona igual que las eliminaciones y modificaciones de las secciones anteriores.

112 Trabajo Offline: Ejecutar Pagos La ejecución de pago hace que se registre la información efectiva del pago, por lo tanto, se validarán los datos obligatorios para que se pueda ingresar el pago. 1.Desde la grilla de pagos existe una funcionalidad que es la ejecución del pago, haga clic sobre él.

113 Trabajo Offline: Ejecutar Pagos 2.Se mostrará el siguiente formulario de ingreso: 3.Complete los datos que se requieren.

114 Trabajo Offline: Ejecutar Pagos 4.Una vez completado, presione Grabar. Se mostrará el siguiente mensaje: 5.Los cambios anteriores se reflejarán en la tabla.

115 Trabajo Offline: Garantías Las garantías de un contrato son aquellos documentos que permiten respaldar la ejecución del mismo. Al panel de Garantías se accede haciendo clic sobre el árbol de navegación sección Garantías. Se muestra la siguiente imagen:

116 Reglas de negocio sobre Garantías Al momento de ser creada una Ficha de Contrato en la aplicación web se define la cantidad de garantías asociadas al contrato. El número de garantías registradas offline no podrá exceder la cantidad ya definida. La fecha de vencimiento de la garantía no puede ser menor a la fecha de inicio del contrato. La fecha de vencimiento no podrá ser menor a la duración del contrato. Una garantía no puede ser retirada si se encuentra cobrada. Una garantía asociada a una sanción no puede ser eliminada ni retirada.

117 Trabajo Offline: Agregar Garantía 1.Para agregar una garantía a la ficha de contrato, se puede realizar en cualquier momento, presionando el botón “Agregar Garantía”.

118 Trabajo Offline: Agregar Garantía 2.Se mostrará la siguiente ventana donde solicitará información de ingreso de la garantía: 3.Complete la información solicitada.

119 Trabajo Offline: Agregar Garantía 4.Presione “Grabar”. Se mostrará el mensaje que aparece al costado de la diapositiva y presione “Aceptar”. 5.Se actualizará la tabla de garantías.

120 Trabajo Offline: Modificar y Eliminar Garantías La modificación y eliminación de garantías funciona igual que las eliminaciones y modificaciones de las secciones anteriores.

121 Trabajo Offline: Retirar Garantías Para hacer devolución de garantías al proveedor, se debe utilizar la opción «Retirar» y hacer clic en este botón en la línea que corresponda a la garantía que se requiera devolver (en caso de que haya más de una garantía asociada al contrato).

122 Trabajo Offline: Retirar Garantías 2.Se mostrará la ventana de retiro de garantías: 3.Complete la información correspondiente y presione «Grabar». 4.Los cambios se verán reflejados en la tabla de garantías.

123 Trabajo Offline: Sanciones Las sanciones son multas, cobros de garantías y otros, que el organismo aplique sobre un contrato por no cumplimientos o faltas en los plazos de entrega. Al panel de sanciones se accede haciendo clic sobre el árbol de navegación sección Sanciones como se muestra en la siguiente imagen:

124 Reglas de Negocio sobre Sanciones Se pueden aplicar todas las sanciones, según se haya especificado en el contrato. La fecha de la sanción no puede ser menor a la fecha de inicio del contrato. Las sanciones que aplican sobre cobro de boletas de garantías, deben quedar reflejados actualizando la fecha de cobro de la garantía. Las sanciones que aplican sobre el cobro de boletas de garantías, equivalen al monto y moneda estipulados en la garantía.

125 Trabajo Offline: Agregar Sanciones 1.Para agregar una sanción a la ficha de contrato se puede realizar en cualquier momento, ingresando a la sección Sanciones y presionando el botón «Agregar».

126 Trabajo Offline: Agregar Sanciones 2.Se mostrará la siguiente ventana donde solicitará información de ingreso de la sanción:

127 Trabajo Offline: Agregar Sanciones 3.Seleccione el tipo de sanción. En caso de que seleccione cobro de Boleta de Garantía, se modificará el actual formulario al que se muestra a continuación:

128 Trabajo Offline: Agregar Sanciones 4.Presione Grabar. Se mostrará un mensaje de éxito y se actualizará la tabla.

129 Trabajo Offline: Agregar Sanciones 5.Se actualizará la tabla de garantías.

130 Trabajo Offline: Modificar o Eliminar Sanciones La modificación y eliminación de garantías se realiza de la misma manera que las eliminaciones y modificaciones de las secciones anteriores.

131 Índice del Curso Elaboración Online –Gestión de Fichas de Contrato –Subida de Fichas de Contrato a Mercado Público (Supervisor) –Publicación de Fichas de Contrato

132 Elaboración Online: Gestión en fichas de contratos Búsqueda de ficha de contrato: Desde el buscador de su escritorio en www.mercadopublico.cl, podrá buscar la ficha de los contratos generados por su institución o publicados en www.mercadopublico.cl.

133 Elaboración Online: Gestión en Fichas de Contratos Visualización de la ficha de contrato: La información básica extraída de la adjudicación, más la información completada por el usuario y la información periódica de la gestión se muestran en la ficha siguiente:

134 Elaboración Online: Subida de Ficha de Contrato 1.Para subir una Ficha de Contrato que ya se ha actualizado usando la aplicación offline, primero se debe buscar la ficha correspondiente en su escritorio en www.mercadopublico.cl, a través del ID de la Ficha de Contrato requerida:

135 Elaboración Online: Subida de Ficha de Contrato 2.Luego presione la opción «Subir»:

136 Elaboración Online: Subida de Ficha de Contrato 2.Luego seleccione la ficha que desea subir desde su computador usando la opción «Examinar» y una vez seleccionada, presione la opción «Subir Ficha de Contrato»:

137 Elaboración Online: Pantalla de subida de Ficha de contratos 3.Cuando la ficha es subida exitosamente, la aplicación devuelve este mensaje:

138 Elaboración Online: Publicación de Ficha de Contratos El usuario con perfil “Supervisor” puede realizar la publicación de una Ficha de Contratos. En tal caso, la Ficha de Contratos debe estar en estado “por publicar”.

139 Elaboración Online: Publicación de Ficha de Contratos Las acciones a realizar son las siguientes: ingresar a opción de menú Contrato, Publicar Ficha de Contrato. Se selecciona una búsqueda rápida, ingresando el ID de Contrato o por el buscador avanzado ingresando el ID Licitación, ID Orden de Compra, por RUT del proveedor o por rango de fechas de vigencia del contrato.

140 Elaboración Online: Publicación de Ficha de Contratos El usuario Supervisor puede verificar si los cambios son correctos antes de publicar, revisando la Ficha de Contratos. Si está de acuerdo, debe seleccionar la Ficha de Contrato y luego presionar «Publicar».

141 Elaboración Online: Publicación de Ficha de Contratos Luego de esto, la Ficha de Contrato queda en estado «Publicado» y queda accesible para cualquier interesado desde la búsqueda pública en www.mercadopublico.cl.

142 Búsqueda Pública de Fichas de Contratos Una vez publicada la Ficha de Contrato, cualquier interesado puede acceder a ella: Desde la página principal e www.mercadopublico.cl, presionar opción «Ir a Buscar Contratos» Luego seleccionar Búsqueda por: Organismo Comprador, Proveedor o Fechas de Vigencia del Contrato

143 Búsqueda Pública de Ficha de Contrato Y luego se accede a Ficha Completa de Contrato requerido. Se selecciona Ficha de Contrato

144 En resumen: Etapas de la Gestión de Contratos 1. Buscar Ficha de Contrato en Mercado Público (Administrador) 2. Descargar Ficha en Computador (Administrador) 3. Actualizar Información en Computador (Administrador) 4. Subir Ficha a Mercado Público (Administrador) 5. Validar Información (Supervisor) 6. Publicar Ficha en Mercado Público (Supervisor)

145 Recomendaciones Finales La información a completar en la Ficha DEBE ser fidedigna con respecto al contrato original en papel. Cada vez que requiera actualizar la información de la Ficha del Contrato, baje la ficha de contrato desde Mercado Público, complete la información mediante el Editor de Gestión de Contratos, y suba ESA ficha a Mercado Público. Para ingresar la ficha a www.mercadopublico.cl, debe realizarlo mediante la opción “Subir” Es conveniente esperar unos minutos para realizar el acto de publicar por parte de un usuario supervisor. De esta manera se asegura que el proceso sea el correcto y que la información actualizada pueda visualizarse

146 Recomendaciones Finales Si al descargar la Ficha de Contrato, presionó cancelar, no bajará a su computador ningún archivo (Ficha de Contrato), pero la ficha quedará en estado “Descargado” de esta manera no se podrá volver a bajar. Para resolver esta situación, el usuario Supervisor DEBE buscar la ficha en el buscador rápido o en el avanzado y presionar la acción “Liberar”. Haga un solo clic cuando haga una operación, de lo contrario puede tener problemas al cargar la plataforma online u offline.

147 ¿PREGUNTAS?

148 ¡Gracias!