Pontificia Universidad Javeriana Centro de Consultoría y Educación Continua Gestión Administrativa Informe 2012.

Presentación del tema: "Pontificia Universidad Javeriana Centro de Consultoría y Educación Continua Gestión Administrativa Informe 2012."— Transcripción de la presentación:

1 Pontificia Universidad Javeriana Centro de Consultoría y Educación Continua Gestión Administrativa Informe 2012

2 Comparativo Facturación 2011 -2012 ↑42% ↑2% ↑15%

3 Comparativo Educación Continua 2011 -2012 62%

4 Comparativo Educación Continua Abierto 2011 -2012 ↑57% ↑28% ↑90%↑37%

5 Comparativo Educación Continua Cerrado 2011 -2012 ↓-12% 214%

6 Comparativo Anulación de facturas 2011 -2012 AñoValorCantidad 2011 $ 1.139.387.952,00139 2012 $ 558.593.505,0099 ↓51%

7 Comparativo Devoluciones de Dinero 2011 -2012 ↑26% 20112012 $ 271.959.050 $ 342.582.358 Ciudades Número de devoluciones 2012 Cali153 Barranquilla36 Bucaramanga24 Pasto27

8 Comparativo Ingresos 2008 -2012 ↑17% ↑50% ↑16%

9 Comparativo Gastos 2011 – 2012 2011: $6.234 millones 2012: $6.094 millones ↑1% ↓16% ↓22% ↑46% ↓20% ↓6%

10 Comparativo Gastos Consultoría 2011 – 2012

11 Comparativo Gastos Educación Continua Cali 2011 – 2012

12 Comparativo Gastos Educación Continua Barranquilla 2011 – 2012

13 Comparativo Gastos Educación Continua Bucaramanga 2011 – 2012

14 Comparativo Gastos Oficinas Javeriana Colombia 2011 – 2012

15 Comparativo Gastos Oficina Cali 2011 – 2012

16 Varios AñoCantidad 201146 201289 ↑93% Contrataciones de personal AñoCantidad 2011191 2012302 ↑58% Apertura y administración de Centros de costos AñoCantidad 2010$ 123.546.564 2011 $ 135.727.842 2012 $ 96.163.399 Compras de inversión en activos fijos

17 Estado de Resultados (7 de diciembre 2012) CaliIngresosGastosExcedente Educación Continua $ (3.773.172.174) $ 1.744.954.506 $ (2.028.217.668) Consultoría $ (1.882.139.708) $ 995.265.000 $ (886.874.708) $ (5.655.311.882) $ 2.740.219.506 $ (2.915.092.376)52% Puj ColombiaIngresosGastosExcedente Educación Continua Of Puj Colombia $ (1.088.310.490) $ 626.049.112 $ (462.261.378) Costos Fijos - Of Barranquilla $ 133.454.063 Costos Fijos - Of Bucaramanga $ 127.030.148 Costos Fijos - Of Pasto $ 100.383.212 $ (1.088.310.490) $ 986.916.535 $ (101.393.955)9% CEIIngresosGastosExcedente Proyectos CEI $ (2.003.561.032) $ 1.414.781.000 $ (588.780.032) Costos Fijos - Of CEI $ 197.746.000 $ (2.003.561.032) $ 1.612.527.000 $ (391.034.032)20% Costos fijos - Of Cali $ 1.532.785.158 ANULACION FACTURAS 2011 $ (113.044.486) $ 209.873.972 TOTAL CCEC 7 DICIEMBRE $ (8.860.227.890) $ 7.082.322.171 $ (1.777.905.719)20%

18 Comparativo y Proyecciones 2012 /2013 2010201120122013 Ingresos $ 6.830.349.079 $ 8.142.978.398 $ 9.432.183.254 $ 10.000.000.000 Gastos $ 4.617.842.700 $ 7.016.890.762 $ 7.900.000.000 $ 8.400.000.000 Excedente $ 2.212.506.379 $ 1.126.087.636 $ 1.532.183.264 $ 1.600.000.000 Margen32%14%16%

19 Logros Focalización en los procesos administrativos. Reestructuración de puestos de trabajo. Oficina del Norte y CEI: Proceso de pagos Disminución en cantidad y valor de anulaciones de facturas Disminución en tiempos de devoluciones de dinero, reduciendo significativamente el número de quejas por este concepto Alineación de los procesos administrativos – comerciales, de manera que se eviten reprocesos y retrasos. Establecimiento de directriz para devoluciones de dinero. Control y seguimiento semanal a la facturación y a los pagos. Estandarización y documentación de los procesos administrativos con base en directrices de la Vicerrectoria Acuerdos de servicio con las oficinas de Puj Colombia, mejorando los procesos administrativos: Facturación y pagos. Planes de Financiación para Oficinas Javeriana Colombia. Compromiso, autonomía y empoderamiento de las personas que conforman el equipo.

20 Retos para el 2013 Alineación de los procesos administrativos del Centro con las nuevas políticas y directrices de la Vicerrectoría Administrativa para el 2013: Nuevo manual de contratación Elaboración de cuentas de cobro y documentos soporte para pago, por parte de docentes Documentos soporte para facturación (carta o contrato / descuentos) Identificación y conciliación de pagos por inscripciones: Generación del pre-recibo Manejo y generación de reportes en CRM (a nivel administrativo)

21 Logros – Avances Clima Organizacional 2012 Resocialización de los procesos del CCEC establecimiento del procedimiento para el manejo de programas cerrados Realización de reuniones con Vicerrectoria Administrativa Comunicación a través de los medios internos de la Universidad de la actividad y políticas del CCEC Recopilación de no conformidades y análisis de problemas -Plan de acción para mejoramiento de procesos. Participación de Subdirección Comercial empresarial, en la reunión de planeación semanal, para informar novedades, acuerdos y posibles contrataciones de programas empresariales. Al momento del pago del 50% final de la Coordinación de diplomados, se está implementando revisar en conjunto con el coordinador el cumplimiento de sus funciones. Este espacio ha servido de "reinducción" Correo informativo con actividades del CCEC, que sale de la reunión de planeación semanal. Aprovechamiento de los sistemas de información (uso y manejo del sharepoint). Capacitación para fortalecer capacidades comunicativas, de trabajo en equipo y servicio

22 Por alcanzar Clima Organizacional 2012 Sistema de información que permita evaluar y hacer seguimiento al desempeño de los coordinadores Entrega oficial de las cartas descriptivas a cada colaborador del Centro (con competencias) El Boletín de actividades del Centro Campaña de sensibilización sobre el buen uso de los recursos

23 Desarrollo de Competencias – Proyecto Estratégico Actividades realizadasInversión Definición de mapa funcional: Macroprocesos – procesos – subprocesos$1.536.000 Análisis del pan estratégico del centro y del mapa funcional $2.880.000 Definición y validación de competencias Catalogo de comportamientos asociados a las dimensiones con niveles de desarrollo$2.880.000 Evaluación de competencias $4.400.000 Análisis de evaluaciones y tabulación de resultados– identificación de brechas (en proceso) $11.696.000 Por alcanzar Formulación de planes de desarrollo para cada competencia Desarrollo de competencias