DOCUMENTACIÓN DE LA AUDITORÍA Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR Alina Torres.

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1 DOCUMENTACIÓN DE LA AUDITORÍA Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR Alina Torres Contralor Auxiliar

2 Contraloría a sus órdenes …Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 2 Gobernanza Procesos por los cuales (la organización) se: –Dirige –Controla –Hace responsable Principios - gobernanza pública –Rendición de cuentas (accountability) – sujeción al escrutinio (revisión) –Transparencia – apertura, divulgación –Probidad – honestidad, integridad –Equidad – justicia

3 Contraloría a sus órdenes …Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 3 Cont. Gobernanza Auditor [Independiente/ Objetivo] Agente (gobierno) Principal (pueblo) Informa Verifica/valida Informe de logros Autoridad-recursos

4 Contraloría a sus órdenes …Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 4 Cont. Gobernanza – Auditor Interno Evalúa –Efectividad y eficiencia –Logro de resultados esperados Colabora –Rendición de cuentas –Integridad y mejoramiento de los procesos Fortalece la estructura de control interno –Componente de Monitoría (COSO) Imparcial Objetivo

5 Contraloría a sus órdenes …Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 5 Cont. Gobernanza – Auditor Interno Elementos indispensables –Independencia organizacional –Mandato formal –Acceso irrestricto –Recursos adecuados –Liderato competente –Equipo de trabajo competente –Apoyo de sus clientes –Estándares profesionales (adopción y uso) Documentación

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7 Contraloría a sus órdenes …Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 7 Definición Evidencia que sustenta el trabajo del auditor y sus conclusiones –Recopilación –Organización –Almacenamiento (archivo) –Préstamo –Disposición

8 Contraloría a sus órdenes …Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 8 Propósito - según etapa: Inicio Planificación Evaluación de CI Pruebas sustantivas Conclusión Por tipo: Permanente Corriente Clasificación

9 Contraloría a sus órdenes …Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 9 Estándares Organizaciones que las emiten –IAI (Instituto de Auditores Internos) –AICPA (Instituto de Contadores Públicos Autorizados) –GAO (US Government Accountability Office) –PCAOB (Junta creada por Ley SOX) –IFAC (Federación Internacional de Contadores)

10 Contraloría a sus órdenes …Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 10 Organización Estándard SAS 93 – 2002 SAS 103 - dic. 2005 (Statement of Auditing Standard) AS 03 – ago. 2004 (Auditing Standard) ISA 230 – ene. 2006 (International Standard on Auditing) Yellow Book – ene. 2007 Trasfondo

11 Contraloría a sus órdenes …Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 11 ¿Qué dicen estas organizaciones? AICPA - SAS 103 – dic. 05 (efectivo dic. 06) Un auditor con experiencia pueda tener un entendimiento claro del trabajo realizado, la obtención de la evidencia y las conclusiones Explicación oral - no es aceptada Normas sobre : –Indicar quién y cuándo realizó y revisó –Período de retención –Acceso

12 Contraloría a sus órdenes …Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 12 Cont. ¿Qué dicen estas organizaciones? PCAOB - AS 03 – Ago. 04 (efectivo nov. 04) Objetivos –Para documentar las conclusiones –Facilitar la planificación y desarrollo –Es base para revisiones de calidad Requisitos –Un auditor experimentado sin contacto pueda tener entendimiento –Organizada adecuadamente –Demostrar cumplimiento con normas –Explicación oral - no es evidencia

13 Contraloría a sus órdenes …Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 13 Cont. ¿Qué dicen estas organizaciones? Cont. PCAOB - AS 03 De asuntos específicos – confirmaciones, inspecciones –Identificar los items y la fuente Retención y cambios subsiguientes –Por 7 años –Terminar todo - 45 días posterior al informe –Prohíbe destruir o descartar posterior a terminado

14 Contraloría a sus órdenes …Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 14 Cont. ¿Qué dicen estas organizaciones? IFAC - ISA 230 - ene. 06 (efectivo jun. 06) Material preparado por y para el auditor, obtenido y retenido por el auditor relacionado con el trabajo de auditoría Ayuda a: –Planificación –Supervisión y desarrollo del trabajo –Sustentar la opinión (conclusión)

15 Contraloría a sus órdenes …Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 15 Cont. ¿Qué dicen estas organizaciones? Cont. IFAC - ISA 230 Forma y contenido –Suficiente, completa y detallada –Registrar los procesos de planificación, trabajo de campo, naturaleza, momento y extención de los trabajos; los resultados y las conclusiones –Que un auditor experimentado no relacionado con la auditoria pueda tener entendimiento Confidencialidad, archivo, retención –Adoptar normas

16 Contraloría a sus órdenes …Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 16 Cont. ¿Qué dicen estas organizaciones? GAO – Yellow Book (Sec. 4.19) Norma de trabajo de campo Preparar y mantener aquella relacionada con: la planificación, desarrollo y emisión del informe Suficiente que un auditor experimentado no relacionado con la auditoría pueda concluir sobre el trabajo realizado

17 Contraloría a sus órdenes …Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 17 Cont. ¿Qué dicen estas organizaciones? Cont. GAO – Yellow Book Propósito –Sustentar el trabajo y el informe –Ayudar al desarrollo y la supervisión Contenido Responsabilidad de emitir normas –Custodia y retención –Uso, acceso y préstamo

18 Pronunciamientos del Instituto de Auditores Internos

19 Contraloría a sus órdenes …Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 19 Pronunciamientos Prácticas (Estándares) 1000.Atributos 2000.Ejecución – describen la naturaleza de la actividad de auditoría interna y establecen los criterios de evaluación de ésta Consejo para la práctica (sugerencia, interpretación)

20 Contraloría a sus órdenes …Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 20 Práctica 2300 2300 – Desempeño del trabajo Los auditores deben identificar, analizar, evaluar y registrar suficiente información de manera que les permita cumplir con los objetivos del trabajo. Consejo para la práctica Uso de información personal – conocer las leyes / asesoramiento legal

21 Contraloría a sus órdenes …Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 21 Práctica 2310 2310 – Identificación de información Los auditores deben identificar información suficiente, confiable, relevante y útil de manera tal que les permita los objetivos del trabajo. Consejo para la práctica Utilización de procedimientos analíticos Para proporcionar una base sólida

22 Contraloría a sus órdenes …Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 22 Práctica 2320 2320 – Análisis y evaluación Los auditores deben basar sus conclusiones y los resultados del trabajo en análisis y evaluaciones adecuados. Consejo para la práctica Procedimientos analíticos Cuándo utilizarlos Ejemplos

23 Contraloría a sus órdenes …Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 23 Práctica 2330 2330 – Registro de la información Los auditores deben registrar información relevante que les permita sustentar las conclusiones y los resultados del trabajo. Consejo para la práctica Preparación y revisión (registrar) Organización, diseño y contenido de las hojas de trabajo Normas

24 Contraloría a sus órdenes …Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 24 Cont. Práctica 2330 Hojas de trabajo –Revisados por el Director o un nivel supervisor –Proporcionan el soporte principal de conclusiones –Ayudan a planificación, ejecución y revisión de los trabajos –Documentan el logro de objetivos –Suministran una base para evaluar el programa de calidad de la actividad de auditoria interna –Demuestran el cumplimiento con normas de la profesión

25 Contraloría a sus órdenes …Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 25 Cont. Práctica 2330 – Hojas de trabajo Ejemplos Documentos de la entidad - planificación y durante la auditoría Cuestionarios, diagramas de flujo, checklists Notas Copias de contratos Cartas de confirmación y de representación Resultados de procedimientos analíticos Cartas a la gerencia Tipos Papel Medios magnéticos Películas

26 Contraloría a sus órdenes …Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 26 Cont. Práctica 2330 – Hojas de trabajo Emitir normas: Preparación Contenido Organización Retención/acceso/préstamo Identificar el propósito Firmadas y fechadas por el que realizó el trabajo Firmadas y fechadas por el revisor Contener un índice o número de referencia Símbolos y marcas de verificación explicadas Identificar las fuentes

27 Contraloría a sus órdenes …Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 27 La función de auditoría es la piedra angular para una gobernanza pública efectiva. La documentación en la auditoría es la piedra angular de una actividad de auditoría efectiva.

28 Contraloría a sus órdenes …Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 28 Referencias The Role of Auditing in Public Sector Governance, The Institute of Internal Auditors, November 2006 Estándares del IAI Yellow Book, Governmental Accountability Office, 2007 Advancing the Audit Documentation Standard, Journal of Accountancy, June 2006 AICPA Professional Standards, AU Section 339, Audit Documentation SAS 103 Audit Documentation: It’s a Whole New World, The CPA Journal, June 2005 PCAOB, Standards and related rules, Auditing Standard No.3: Audit Documentation International Federation of Accountants, International Standard on Auditing 230, Documentation

29 Contraloría a sus órdenes …Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 29 CONTAMOS CON SU COOPERACIÓN PARA MEJORAR LA FISCALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA PROPIEDAD Y DE LOS FONDOS PÚBLICOS

30 Contraloría a sus órdenes …Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno-2007 30