Microsoft® Office Excel® 2007

Presentación del tema: "Microsoft® Office Excel® 2007"— Transcripción de la presentación:

1 Microsoft® Office Excel® 2007
[Nota para el instructor: en la última diapositiva encontrará ayuda más detallada sobre cómo personalizar esta plantilla. También puede consultar texto adicional sobre las lecciones en el panel de notas de algunas diapositivas.] Crear un gráfico

2 Información general: Los gráficos son una representación visual de los datos
Un gráfico transmite rápidamente los mensajes. Con un gráfico, se pueden transformar los datos de hoja de cálculo para mostrar comparaciones, patrones y tendencias. Por tanto, en lugar de tener que analizar columnas de valores de hoja de cálculo, puede interpretar el significado de los datos de un solo vistazo. Este curso presenta los conceptos básicos de la creación de gráficos en Excel 2007. Crear un gráfico

3 Crear un gráfico básico
Después de crear un gráfico, puede agregarle nuevos elementos como títulos o un nuevo diseño fácilmente. En esta lección descubrirá cómo crear un gráfico básico y aprenderá la forma en la que el texto y los números se convierten en el contenido de un gráfico. Así como algunas otras curiosidades. Crear un gráfico

4 Crear un gráfico Se muestra una hoja de cálculo que indica el número de cajas de té Northwind Traders que vendió cada uno de los tres vendedores en tres meses. Desea crear un gráfico que muestre la comparación del rendimiento entre los vendedores mensualmente durante el primer trimestre del año. Crear un gráfico

5 Crear un gráfico La imagen muestra los pasos del proceso de creación del gráfico. Seleccione los datos que desee representar, incluidos los títulos de las columnas (Enero, Febrero, Marzo) y las etiquetas de las filas (los nombres de los vendedores). Haga clic en la ficha Insertar y, en el grupo Gráficos, haga clic en el botón Columna.  En el paso 2, puede seleccionar otro tipo de gráfico además de un gráfico de columnas. Sin embargo, los gráficos de columnas se suele usar para comparar elementos. Por lo tanto, este tipo de gráfico es una buena opción para obtener la información deseada. Crear un gráfico

6 Crear un gráfico La imagen muestra los pasos del proceso de creación del gráfico. Verá muchos tipos de gráficos entre los que elegir. Haga clic en Columna agrupada, el primer gráfico de columnas de la lista Columna en 2D. Sugerencia: cuando coloque el puntero sobre cada tipo de gráfico, la información en pantalla muestra el nombre del tipo de gráfico. Asimismo, proporciona una descripción del tipo de gráfico e información sobre cuándo se usa cada uno de ellos. Eso es. Ha creado un gráfico en 10 segundos aproximadamente. Crear un gráfico

7 Crear un gráfico Si desea cambiar de tipo de gráfico después de haberlo creado, haga clic en su interior. En la ficha Diseño en Herramientas de gráficos, en el grupo Tipo , haga clic en Cambiar tipo de gráfico. Después seleccione el tipo de gráfico que desee. Crear un gráfico

8 Aspecto de los datos de la hoja de cálculo en el gráfico
Aquí está el aspecto del nuevo gráfico de columnas. Enseguida se ve que Gil (representado por la columna central de cada mes) vendió más té en enero y febrero, pero Bermejo le superó en marzo. Crear un gráfico

9 Aspecto de los datos de la hoja de cálculo en el gráfico
Los datos de cada vendedor aparecen en tres columnas independientes, una por cada mes. El alto de cada gráfico es proporcional al valor de la celda que representa. Por tanto, el gráfico muestra inmediatamente la comparación de todos los vendedores, mes a mes. Crear un gráfico

10 Aspecto de los datos de la hoja de cálculo en el gráfico
En el gráfico, las filas de datos de cada vendedor tienen un color distinto. La leyenda del gráfico, creada a partir de los títulos de las filas de la hoja de cálculo (los nombres de los vendedores), indica con qué color se representan los datos de cada vendedor. Por ejemplo, los datos de Bermejo son los de color azul más oscuro y ocupan la primera columna de la izquierda para cada mes. Crear un gráfico

11 Aspecto de los datos de la hoja de cálculo en el gráfico
Ahora, los títulos de las columnas de la hoja de cálculo (Enero, Febrero y Marzo) están en la parte inferior del gráfico. A la izquierda, Excel ha creado una escala de números que permite interpretar el alto de las columnas más fácilmente. Sugerencia: los cambios que realice en los datos de la hoja de cálculo después de crear el gráfico se reflejarán inmediatamente en él. Crear un gráfico

12 Herramientas de gráficos: aparecen y desaparecen
Antes de seguir trabajando con el gráfico, debe conocer las Herramientas de gráficos. Después de insertar el gráfico en la hoja de cálculo, aparecen las Herramientas de gráficos en la cinta de opciones con tres fichas: Diseño, Distribución y Formato. En estas fichas encontrará los comandos necesarios para trabajar con gráficos. Crear un gráfico

13 Herramientas de gráficos: aparecen y desaparecen
Cuando termine de trabajar con el gráfico, haga clic fuera de él. Las Herramientas de gráficos desaparecen. Para recuperarlos, haga clic dentro del gráfico y vuelven a aparecer las fichas. Por lo tanto, no se preocupe si no ve todos los comandos necesarios siempre. Empiece por insertar un gráfico (mediante el grupo Gráficos de la ficha Insertar) o hacer clic en un gráfico existente. Dispondrá de los comandos necesarios. Crear un gráfico

14 Cambiar la vista del gráfico
Con los datos puede hacer algo más que crear un gráfico. Puede hacer que el gráfico compare los datos de otra forma haciendo clic en un botón para cambiar de vista. La imagen muestra dos vistas distintas de los mismos datos de la hoja de cálculo. Crear un gráfico

15 Cambiar la vista del gráfico
El gráfico de la izquierda es el que creó primero y que compara los vendedores. Excel agrupó los datos según las columnas de la hoja de cálculo y comparó las filas de la hoja de cálculo para mostrar las diferencias entre los distintos vendedores. Crear un gráfico

16 Cambiar la vista del gráfico
Sin embargo, otra forma de ver los datos es comparar las ventas de cada vendedor, mes a mes. Para crear esta vista del gráfico, haga clic en la opción Cambiar entre filas y columnas del grupo Datos de la ficha Diseño. En el gráfico de la derecha, los datos están agrupados por filas y se comparan las columnas de la hoja de cálculo. Por tanto, ahora el gráfico indica algo diferente: muestra los resultados obtenidos por vendedor, mes a mes. Sugerencias: Para recuperar la vista original del gráfico, vuelva a hacer clic en Cambiar entre filas y columnas. Para mantener las dos vistas de los datos, seleccione la segunda vista del gráfico, cópiela y, a continuación, péguela en la hoja de cálculo. Después vuelva a la vista original del gráfico haciendo clic en el gráfico original y en Cambiar entre filas y columnas. Crear un gráfico

17 Agregar títulos a los gráficos
Se recomienda agregar títulos descriptivos para que los usuarios no tengan que adivinar de qué trata el gráfico. Puede asignar un título al gráfico y también a sus ejes, que miden y describen los datos del gráfico. Este gráfico tiene dos ejes. A la izquierda está el eje vertical, que es la escala de números mediante la cual puede interpretar el alto de las columnas. En la parte inferior, los meses del año están en el eje horizontal. Los ejes vertical y horizontal también se denominan valor o eje y y categoría o eje x, respectivamente. Crear un gráfico

18 Agregar títulos a los gráficos
Para agregar títulos al gráfico rápidamente, haga clic en el gráfico para seleccionarlo y, después, vaya al grupo Diseños de gráficode la ficha Diseño. Haga clic en el botón Más   para ver todos los diseños. Cada opción muestra los distintos diseños que cambian la disposición de los elementos del gráfico. Crear un gráfico

19 Agregar títulos a los gráficos
La imagen muestra el diseño 9, que agrega marcadores de posición para el título de un gráfico y los títulos de los ejes. Los títulos se escriben directamente en el gráfico. El título de este gráfico es Té Northwind Traders, el nombre del producto. El título del eje vertical de la izquierda es Cajas vendidas. El título del eje horizontal de la parte inferior es Ventas del primer trimestre. Sugerencia: otra forma de escribir los títulos es en el grupo Etiquetas de la ficha Diseño, donde puede agregar títulos si hace clic en Títulos de los gráficos y Títulos de los ejes. Crear un gráfico

20 Sugerencias para la práctica
Crear un gráfico. Buscar los datos del gráfico de distintas formas. Actualizar los datos del gráfico. Agregar títulos. Cambiar los diseños del gráfico. Cambiar el tipo de gráfico. [Nota para el instructor: con Excel 2007 instalado en su equipo, puede hacer clic en el vínculo de la diapositiva para tener acceso a una práctica en línea. Las tareas de dicha práctica se llevan a cabo en Excel, siguiendo una serie de instrucciones que le servirán de guía. Importante: si no dispone de Excel 2007, no podrá tener acceso a las instrucciones de la práctica.] Práctica en línea (requiere Excel 2007) Crear un gráfico

21 Prueba 1, pregunta 1 Ha creado un gráfico. Ahora, necesita comparar los datos de otra forma. Para ello, debe crear un segundo gráfico. (Elija una respuesta.) Verdadero. Falso. Crear un gráfico

22 Prueba 1, pregunta 1: Respuesta
Falso. Puede obtener rápidamente otra vista de los datos de la hoja de cálculo mediante el botón Cambiar entre filas y columnas de la ficha Diseño. Crear un gráfico

23 Prueba 1, pregunta 2 Crea un gráfico y, poco después, ya no ve las Herramientas de gráficos. ¿Qué hace para recuperarlas? (Elija una respuesta.) Crear otro gráfico. Hacer clic en la ficha Insertar. Hacer clic dentro del gráfico. Crear un gráfico

24 Prueba 1, pregunta 2: Respuesta
Haga clic dentro del gráfico. Las Herramientas de gráficos estarán disponibles con tres fichas: Diseño, Distribución y Formato. Crear un gráfico

25 Prueba 1, pregunta 3 No se puede cambiar el tipo del gráfico después de haber creado uno. (Elija una respuesta.) Verdadero. Falso. Crear un gráfico

26 Prueba 1, pregunta 3: Respuesta
Falso. Siempre puede cambiar el tipo del gráfico después de haberlo creado. Haga clic dentro del gráfico. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo, haga clic en Cambiar tipo de gráfico y, a continuación, seleccione otro tipo de gráfico. Crear un gráfico

27 Personalizar el gráfico
Lección 2 Personalizar el gráfico

28 Personalizar el gráfico
Después de crear un gráfico, puede personalizarlo para darle un diseño más profesional. Por ejemplo, puede aplicar al gráfico un conjunto distinto completo de colores seleccionando un nuevo estilo de gráfico. También puede aplicar formato a los títulos del gráfico para que pasen de normales a decorativos. Asimismo, existen varias opciones de formato que se pueden aplicar a columnas individuales para que destaquen. Al final de esta lección, aprenderá a agregar un gráfico a una presentación con diapositivas de Microsoft Office PowerPoint® 2007 para poder mostrarlo a todo el mundo. Crear un gráfico

29 Cambiar la apariencia del gráfico
Al principio, cuando cree el gráfico, éste aparece en color estándar. Mediante el uso de un estilo de gráfico, puede aplicar distintos colores a un gráfico en cuestión de segundos. En primer lugar, haga clic en el gráfico. Después, en la ficha Diseño en el grupo Estilos de diseño, haga clic en el botón Más   para ver todas las opciones. Después haga clic en el estilo que desee. Crear un gráfico

30 Cambiar la apariencia del gráfico
Al principio, cuando cree el gráfico, éste aparece en color estándar. Mediante el uso de un estilo de gráfico, puede aplicar distintos colores a un gráfico en cuestión de segundos. Algunos de los estilos sólo cambian el color de las columnas. Otros cambian el color y agregan un borde alrededor de las columnas, mientras que algunos estilos agregan color al área de trazado (el área limitada por los ejes del gráfico) y otros agregan color al área del gráfico (todo el gráfico). Crear un gráfico

31 Cambiar la apariencia del gráfico
Si no ve lo que desea en el grupo Estilos de diseño , puede obtener otras opciones de color seleccionando un tema distinto. Haga clic en la ficha Diseño de página y, a continuación, en Colores en el grupo Temas. Al colocar el puntero sobre una combinación de colores, los colores se muestran en una vista previa temporal del gráfico. Haga clic en la que desee aplicar al gráfico. La vista previa temporal es una diferencia entre usar un tema o un estilo de gráfico. Vea el aspecto de los colores del gráfico antes de aplicar el tema. De esta forma, se evita la acción de deshacer el paso si no le gusta el resultado. Crear un gráfico

32 Cambiar la apariencia del gráfico
Importante A diferencia de los estilos de gráfico, los colores de un tema se aplican al resto de los elementos que pueda agregar a la hoja de cálculo. Por ejemplo, una tabla o un estilo de celda, como un encabezado, adoptará los colores del tema aplicado al gráfico. Crear un gráfico

33 Aplicar formato a los títulos
También es fácil hacer que resalten más los títulos del gráfico o de los ejes. En la ficha Formato en el grupo Estilos de WordArt, existen muchas formas de trabajar con los títulos. La imagen muestra que se ha agregado una de las opciones del grupo, un relleno de texto, para cambiar el color. Crear un gráfico

34 Aplicar formato a los títulos
Para usar un relleno de texto, primero haga clic en el área de un título con el fin de seleccionarla. Después haga clic en la flecha del cuadro Relleno de texto en el grupo Estilos de WordArt . Coloque el puntero sobre cualquiera de los colores para ver los cambios en el título. Cuando vea el color que desee, selecciónelo. Otras opciones del grupo Estilos de WordArt son: Contorno de texto y Efectos de texto, que incluye los efectos Sombra, Reflexión y Resplandor. El cuadro Relleno de texto también incluye opciones para aplicar un degradado o una textura a un título. Crear un gráfico

35 Aplicar formato a los títulos
Para efectuar cambios en las fuentes, como ampliarlas, reducirlas o cambiar su tipo, haga clic en Inicio y, a continuación, vaya al grupo Fuente. O bien, puede efectuar los mismos cambios de formato mediante la Minibarra de herramientas. La barra de herramientas aparece de forma atenuada después de seleccionar el texto del título. Sitúe el puntero sobre ella y dejará de estar atenuada. Después puede seleccionar una opción de formato. Crear un gráfico

36 Aplicar formato a columnas individuales
Aún puede hacer más cosas con el formato de las columnas del gráfico. En la imagen se ha agregado un efecto de sombra a cada una de las columnas (detrás de cada columna hay una sombra con desplazamiento diagonal). Crear un gráfico

37 Aplicar formato a columnas individuales
En esta imagen se muestra cómo agregar un efecto de sombra a las columnas. Haga clic en una de las columnas de Bermejo. De esta forma se seleccionan sus tres columnas (lo que se denomina serie). En la ficha Formato en el grupo Estilos de forma, haga clic en la flecha de Efectos de formas. Crear un gráfico

38 Aplicar formato a columnas individuales
En esta imagen se muestra cómo agregar un efecto de sombra a las columnas. Sitúe el puntero sobre Sombra y, a continuación, sobre los distintos estilos de sombra de la lista. Después de aplicar formato a las columnas de Bermejo, puede seguir con las de los demás. Haga clic en una de las columnas de Gil para seleccionar sus tres columnas y siga los mismos pasos. Y, a continuación, haga lo mismo con Navarro. Todo esto se hace en un abrir y cerrar de ojos. A medida que coloque el puntero sobre cada estilo, obtendrá una vista previa de las sombras. Cuando vea una que le guste, selecciónela. Crear un gráfico

39 Aplicar formato a columnas individuales
El grupo Estilos de forma proporciona muchas otras opciones increíbles de formato entre las que elegir. Por ejemplo, Efectos de formas proporciona algo más que simples sombras. Puede aplicar efectos de biselado y bordes suaves a las columnas, e incluso hacer que resplandezcan. También puede hacer clic en Relleno de forma para agregar un degradado o una textura a las columnas, O bien, haga clic en Contorno de forma con el fin de agregar un contorno a las columnas. Sugerencia: también puede aplicar efectos a otras áreas del gráfico, como el área de trazado (el área limitada por los ejes). Crear un gráfico

40 Agregar el gráfico a una presentación de PowerPoint
Cuando el gráfico tenga el aspecto que desee y esté listo para su presentación, puede agregarlo fácilmente a una presentación de Microsoft Office PowerPoint®.  Así es como funciona. Copie el gráfico en Excel. Abra PowerPoint 2007. En la diapositiva en la que desee que se abra el gráfico, péguelo. Crear un gráfico

41 Agregar el gráfico a una presentación de PowerPoint
Cuando el gráfico tenga el aspecto que desee y esté listo para su presentación, puede agregarlo fácilmente a una presentación de Microsoft Office PowerPoint®.  Así es como funciona. En la esquina inferior derecha del gráfico, aparece el botón Opciones de pegado  . Haga clic en él. En el paso 4, verá que se selecciona Gráfico (vinculado a datos de Excel). De esta forma, se asegura de que los cambios que se efectúen en el gráfico en Excel, se realizarán automáticamente en el de PowerPoint. Es decir, no tiene que preocuparse si se modifican los datos del gráfico después de agregarlo a PowerPoint. Ahora ya está preparado para presentar el gráfico. Crear un gráfico

42 Sugerencias para la práctica
Cambiar el aspecto del gráfico. Probar una combinación de colores mediante un tema. Aplicar formato al título del gráfico. Aplicar formato a una columna. Aplicar formato a otras áreas del gráfico. Agregar el gráfico a una presentación de PowerPoint. Ejercicios adicionales: dibuje un gráfico circular y guárdelo como plantilla. [Nota para el instructor: con Excel 2007 instalado en su equipo, puede hacer clic en el vínculo de la diapositiva para tener acceso a una práctica en línea. Las tareas de dicha práctica se llevan a cabo en Excel, siguiendo una serie de instrucciones que le servirán de guía. Importante: si no dispone de Excel 2007, no podrá tener acceso a las instrucciones de la práctica.] Práctica en línea (requiere Excel 2007) Crear un gráfico

43 Prueba 2, pregunta 1 Si no ve todas las opciones de color que desea para el gráfico en el grupo Estilos de diseño de la ficha Diseño, existe otra manera de obtener más colores. (Elija una respuesta.) Verdadero. Falso. Crear un gráfico

44 Prueba 2, pregunta 1: Respuesta
Verdadero. Puede elegir otros colores si selecciona un tema. Haga clic en la ficha Diseño de página y, a continuación, en la opción Colores del grupo Temas. Recuerde que los colores de los temas se aplicarán a otros elementos de la hoja de cálculo, como los estilos de una tabla o celda. Crear un gráfico

45 Prueba 2, pregunta 2 ¿Qué se hace en primer lugar para agregar un gráfico de Excel a una presentación de PowerPoint 2007? (Elija una respuesta.) Hacer clic en la ficha Datos. Hacer clic en la ficha Insertar. Copiar el gráfico. Crear un gráfico

46 Prueba 2, pregunta 2: Respuesta
Copiar el gráfico. Después, se abre PowerPoint 2007, se pega y ya está. Crear un gráfico

47 Tarjeta de referencia rápida
Para obtener un resumen de las tareas incluidas en este curso, vea la Tarjeta de referencia rápida. Crear un gráfico

48 Uso de esta plantilla Esta plantilla de Microsoft Office PowerPoint incluye contenido de formación sobre cómo crear un gráfico en Excel Ha sido diseñada para realizar presentaciones ante grupos y para que la personalice según sus necesidades. El contenido de esta plantilla es una adaptación del curso de formación de Microsoft Office Online “Gráficos I: cómo crear un gráfico en Excel 2007”. Características de la plantilla Diapositiva de título: en la primera diapositiva hay un marcador de posición en el que debe escribir el nombre de su compañía. También puede borrar todo el cuadro de texto si no desea incluir esa información. Animaciones: los efectos de animación personalizados se aplican a toda la presentación. Incluyen Desplegar, Estirar, Disolver y Cuadros bicolores. Todos estos efectos se reproducirán en versiones anteriores hasta Microsoft PowerPoint Para modificar los efectos de animación, vaya al menú Presentación con diapositivas, haga clic en Animación personalizada y trabaje con las opciones que se muestran. Si esta presentación contiene una animación de Macromedia Flash: para reproducir el archivo Flash, debe registrar un control Microsoft ActiveX® control, denominado Shockwave Flash Object, en el equipo. Para ello, descargue la versión más reciente del reproductor de Macromedia Flash del sitio Web de Macromedia. Transiciones de diapositiva: la transición Revelar hacia abajo se aplica a toda la presentación. Si desea utilizar una transición diferente, vaya al menú Presentación, haga clic en Transición de diapositiva y trabaje con las opciones que se muestran. Hipervínculo al curso en línea: la plantilla contiene vínculos a la versión en línea de este curso de formación. Dichos vínculos le llevarán a la sesión de práctica de cada lección y a la Tarjeta de referencia rápida publicada para este curso. Tenga en cuenta lo siguiente: debe tener Excel 2007 instalado para ver las sesiones de prácticas. Si no dispone de Excel 2007 no podrá tener acceso a las instrucciones de la práctica. Encabezados y pies de página: la plantilla contiene un pie de página con el título del curso. Puede modificar o eliminar los pies de página en el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página (que se abre desde el menú Ver). USO DE ESTA PLANTILLA Vea el panel de notas o la página de notas completa (ficha Vista) para obtener ayuda sobre esta plantilla.