Secretaría de Administración y Finanzas

Presentación del tema: "Secretaría de Administración y Finanzas"— Transcripción de la presentación:

1 Secretaría de Administración y Finanzas
Proyecto de Simplificación Administrativa Reporte del Estado del Proyecto

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1. Desempeño del Proyecto Fecha de Reporte Miércoles 04 de Enero 2012 Periodo Reportado Noviembre-Diciembre 2011 Porcentaje de Avance del Proyecto Proceso 40 trámites 20 trámites prioritarios Informe al: 30/04 30/05 17/08 21/09 21/10 04/12 Administración de Recursos Humanos (10 Trámites) 10 40.5 57 62.2 69.5 74.6 20 42 48 51 67.8 Administración de Recursos Financieros (24 Trámites) 19.3 50.4 54.5 58.0 75 76.2 23.6 60 65 70 Administración de Bienes y Servicios (6 Trámites) 57.7 68.3 82.5 85.4 86.3 86.7 66.3 70.7 78.8% 82.1 84.5 Total 29.2 53.1 64.7 68.5 77 79.2 36.6 57.6 63.9 66.0 74.1

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1. Desempeño del Proyecto Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos Trámites prioritarios Fase 1 Situación Actual (Diagnóstico) Fase 2 Propuesta de Mejora Fase 3 Desarrollo Fase 4 Implementación Diagrama Flujo Requisitos Proyecto Programa Trabajo Desarrollo USIIU-DSIA Pruebas Capacitación Implantación -Revisión cargas académicas y Movimientos de personal académico Solicitud de constancias Pago de sueldos y prestaciones Préstamo personal Autorización de condonación Solicitud tarjeta “Pagomático” Entrega de la nomina para pago 60% 80% 80% 80% 80% 100% 90%

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1. Desempeño del Proyecto Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros Trámites prioritarios Fase 1 Situación Actual (Diagnóstico) Fase 2 Propuesta de Mejora Fase 3 Desarrollo Fase 4 Implementación Diagrama Flujo Requisitos Proyecto Programa Trabajo Desarrollo USIIU-DSIA Pruebas Capacitación Implantación Fondo rotatorio, Viáticos y Vale (Solicitud) Fondo rotatorio y Viáticos (Reposición) (Comprobación ) Pago directo a proveedores Reintegros en efectivo Transferencias y reprogramación presupuestal 70% 70% 70% 70% 70% 90%

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1. Desempeño del Proyecto Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros Trámites prioritarios Fase 1 Situación Actual (Diagnóstico) Fase 2 Propuesta de Mejora Fase 3 Desarrollo Fase 4 Implementación Diagrama Flujo Requisitos Proyecto Programa Trabajo Desarrollo USIIU-DSIA Pruebas Capacitación Implantación -Autorización de cuotas para eventos autofinanciables -Patronatos y Fideicomisos Cobro de cuotas y aranceles Expedición de recibos oficiales Constancia de sueldos y salarios Recepción de la nómina firmada con cheques cancelados definitivos 60% 98% 88% 55% 100%

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1. Desempeño del Proyecto Avances del Procesos: Administración de Bienes y Servicios Trámites prioritarios Fase 1 Situación Actual (Diagnóstico) Fase 2 Propuesta de Mejora Fase 3 Desarrollo Fase 4 Implementación Diagrama Flujo Requisitos Proyecto Programa Trabajo Desarrollo USIIU-DSIA Pruebas Capacitación Implantación Requisiciones Registro de Bienes Muebles Levantamiento Físico del Inventario Transferencias de bienes muebles Retiro de bienes en desuso Mantenimiento de vehículos Renta de vehículos y autobuses Control y pago de servicios básicos 85% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90%

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2. Resumen del Proyecto Prioridad trámite Resumen 1 Registro de Bienes Muebles Se adquirieron las terminales portátiles y las impresoras de código de barras, quedan pendientes las computadoras. Habrá una capacitación interna, referente al manejo de las terminales portátiles e impresoras de código de barras, que será impartida por el proveedor de los mismos. Participará personal del Depto. de Control de Inventarios, del SIIU y de la DSIA, el día 30 de abril del presente año. Pendiente capacitación hacia las regiones. Se cuenta con el manual de capacitación solo falta establecer las fechas de la misma, para determinar la implementación. Transferencias de bienes muebles Retiro de bienes en desuso Levantamiento Físico del Inventario 2 Requisición (Gestores y Beneficiarios) La DRM y la USII llevan a cabo pruebas de la 1era versión del sistema para la captura de requisición web, antes de realizar la 1era prueba piloto con las dependencias. 3 Transferencias y Reprogramaciones Presupuestales Proyecto concluido, pendiente liberación Cómo vamos Qué se está trabajando a la fecha

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2. Resumen del Proyecto Prioridad trámite Resumen 4 Fondo Rotatorio (Solicitud, Comprobación y Reposición) Las pruebas en DVLP para reposición de fondo rotatorio y viáticos no respondió a las necesidades. Se creará nueva forma. El SIIU realiza pruebas para elaborar forma de solicitud de cualquier tipo de trámite de pago directo y se analiza su seguridad para que no afecte Base de Datos del SIIU. Vale (Solicitud y Reposición) Viáticos (Solicitud, Comprobación y Reposición) Pago directo a proveedores (Gestores y Beneficiarios) 5 Retiro de personal En desarrollo los módulos: Retiro y SAR Hoja de servicios Se desarrollaron 2 pantallas de captura y dos reportes y 5 pantallas para captura de catálogo auxiliares, las dos pantallas de captura están en producción y se están definiendo dos reportes mas. 6 Pago de Sueldos y Prestaciones Económicas de Personal Desarrollo de pantallas de captura de la nomina de suplencias desde el departamento de control de personal administrativo Así mismo se están desarrollando mejoras al sistema de la nómina referentes a Nomina express, Aguinaldo, Cancelación del impuesto, Pagos en exceso, Retención a terceros (Elaboración de estados de cuenta), Consulta de información de nominas, Historial de la nómina. 7 Préstamo Personal (Gestores y Beneficiarios) Para las solicitudes en línea, Las formas están en desarrollo. Ya se implemento formato nuevo y ya no se solicita copia del talón de cheque Cómo vamos Qué se está trabajando a la fecha

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2. Resumen del Proyecto Prioridad trámite Resumen 8 Autorización de Condonación Para este tramite únicamente se modificó el formato de solicitud y se eliminaron algunos requisitos. 9 Autorización de Cuotas de Eventos Autofinanciables Solicitudes en línea, mediante correo electrónico, en proceso propuesta al SIIU y DGTI 10 Movimientos de personal académico (vía SISPER) Parte de la planificación del proceso de docencia y programación académica. Se realizan reuniones de trabajo para presentar propuestas de actualización de acuerdo a las normas de ingreso y permanencia 11 Revisión de Cargas Académicas 12 Patronatos y Fideicomisos 13 Solicitud de Constancias (Gestores y Beneficiarios) En desarrollo las pantallas para la captura, impresión de solicitudes y elaboración de constancias. 14 Cobro de cuotas y aranceles (Gestores y Beneficiarios) Están incorporados todos los centros de cobro 15 Expedición de recibos oficiales Beneficiario) Actualmente las Entidades Académicas o Dependencias solicitan el documento por medio de correo electrónico a la Dirección de Egresos. Se realizan pruebas para que la emisión la haga cada Región a través de la Vicerrectoría. Cómo vamos Qué se está trabajando a la fecha

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2. Resumen del Proyecto Prioridad Trámite Resumen 16 Solicitud de Trámite de Tarjetas “Pagomático” para Pago de Nómina El documento informativo para este trámite se encuentra para consulta en la página de la UV. 17 Entrega de la Nómina para Pago Incluye devolución de nómina firmada, consulta de la nómina y cancelación de cheques por sistema; reposición de cheques; desconcentración de pagos a Vicerrectorías. En etapa de prueba en vicerrectorías y algunas dependencias de la región Xalapa. 18 Constancia de Sueldos y Salarios (Gestores y Beneficiarios) En proceso (Se esta analizando la propuesta por parte de Contabilidad y DGTI) 19 Recepción de la Nómina Firmada con Cheques Cancelados Definitivos Forman parte de la prioridad 17 (Entrega de la nomina) 20 Reposición Cheques (Gestores y Beneficiarios) 21 Entrega de cheques en caja 22 Mantenimiento de Vehículos Procesos terminados en fase 3 preparados para la fase de capacitación e implementación hacia las vicerrectorías en el desarrollo de proceso de Descentralización . Se trabaja en un proyecto de calendarización probable de visitas a las Regiones. Para el fortalecimiento de nuestros procesos, se están elaborando políticas sobre los servicios que atiende el Departamento de Servicios Generales. 23 Renta de Vehículos 24 Renta de Autobuses 25 Control y pago de Servicios Básicos Proceso terminados en fase 3 preparados para la fase de capacitación e implementación hacia las vicerrectorías en el desarrollo de proceso de Descentralización Cómo vamos Qué se está trabajando a la fecha

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2. Resumen del Proyecto Otras simplificaciones adicionales de los procesos de ARH y ARF Prioridad Trámite Resumen 17 Nomina express Pendiente la descentralización a las Vicerrectorías Aguinaldo Ya opera en el sistema de nomina Cancelación del impuesto Pagos en exceso El módulo de control de pagos en exceso del sistema de la nómina se encuentra en propuesta del proyecto Retención a terceros (Elaboración de estados de cuenta) En etapa de definición Consulta de información de nominas 4 Reintegros en efectivo Integrada en la prioridad 4 (propuesta de Fondo Rotatorio, Viáticos, Vales y Pago a proveedores) Cómo vamos Qué se está trabajando a la fecha

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3. Problemas Hallados Problemas SAF Efectuar un análisis a los procesos para detectar otras necesidades de simplificación. Recordar que la descentralización es transferir a las Vicerrectorías los procesos y procedimientos SIIU Proyectos no contemplados en el Proyecto de Simplificación Administrativa, pero necesarios, impactan en el desarrollo su automatización La ampliación de mejoras no contempladas inicialmente en la propuesta de automatización, se reflejan en la ampliación del tiempo de respuesta

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4. Tareas planeadas para el siguiente periodo Seguimiento Enero En proceso Continuar presentando propuestas de simplificación Avanzar con la USIIU y la DSIA, en el desarrollo de las requisiciones en línea Seguir adelante con los desarrollos en nóminas Dar seguimiento a las propuestas de los trámites que se encuentran en etapa de revisión y planeación del desarrollo por parte de la USIIU y DSIA Continuar con los trámites que aún no han presentado su propuesta de simplificación Continuar el desarrollo de formas par el área de Egresos

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5. Trámites presentados para su automatización a la USIIU y DSIA Trámites del Proyecto de Simplificación 40 100% Propuestas de simplificación en poder de la USIIU y DSIA 35 88% Propuestas de simplificación que no requieren automatización 1 2% Propuestas de simplificación por presentar 4 10% Mejoras adicionales al Proyecto de Simplificación 12 100% Propuestas de simplificación en poder de la USIIU y DSIA 5 42% Propuestas de simplificación que no requieren automatización 3 25% Propuestas de simplificación por presentar 4 33% Total de propuestas de simplificación 52 100% Propuestas en poder de la USIIU y DSIA 40 77% Propuestas que no requieren automatización 4 8% Propuestas pendientes de presentar a la USIIU y DSIA 8 15%

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Fin