COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA TEMA IV. La comunicación en la empresa Tomar conciencia de su importancia tanto a nivel interno como externo CHESTER BARNARD.

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1 COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA TEMA IV

2 La comunicación en la empresa Tomar conciencia de su importancia tanto a nivel interno como externo CHESTER BARNARD (1886 – 1926): la misión del directivo consiste en: INTERNA CON LOS CLIENTES INTERNOS Establecer y administrar un sistema de comunicaciones Motivar a los empleados hacia los objetivos Formular esos objetivos de forma clara

3 La comunicación en la empresa EXTERNA CLIENTES PROVEEDORES PUBLICIDAD IMAGEN CORPORATVA INTERNA Y EXTERNA ADMINISTRACIÓN Ante situaciones críticas

4 REQUISITOS DE LA COMUNCACIÓN INTERNA QUE SE DIFUNDA A TODA LA ORGANIZACIÓN EXISTA UN PROCEDIMIENTO DE RETROALIMANTACIÓN EXISTA UNA VERSIÓN OFICIAL DE LOS ASUNTOS IMPORTANTES EVITANDO BULOS QUE SEA EFECTIVA, EVITANDO DUPLICIDADES EVITAR LA MANIPULACIÓN DE LOS MENSAJES EXISTA EL HÁBITO DE COMUNICACIÓN EN TODOS LOS NIVELES, NO A LA COMUNICACIÓN “INTERRUPTUS”

5 COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA INFORMAL SURGE ESPONTÁNEAMENTE, NO SE SOMETE A LOS CANALES ESTABLECIDOS POR LA EMPRESA NO ESTÁ RELACIONADA CON EL ORGANIGRAMA FORMAL OFICIALMENTE ESTABLECIDA POR LA EMPRESA LA INFORMACIÓN HA DE SER REGULAR, ESTABLE Y PREVISIBLE Documento 3, pág. 10

6 COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA FORMAL VERTICAL DESCENDENTE VERTICAL ASCENDENTE HORIZONTAL Informa sobre objetivos Motiva Forma Informa sobre objetivos Motiva Forma Detecta necesidades Ayuda en la toma de decisiones Mejora la calidadcalidad Detecta necesidades Ayuda en la toma de decisiones Mejora la calidadcalidad Fomenta el compañerismo Facilita la coordinación Enriquece la formación y experiencia Fomenta el compañerismo Facilita la coordinación Enriquece la formación y experiencia

7 MAYORES POSIBILIDADES MAS POBRE MAS CENTRALIZADA

8 REDES DE COMUNICACIÓN INFORMAL

9 A comienzo de los 90 aparece benceno en el agua Se tuvieron que retirar 160 millones de botellas En el R.U. se siguieron las pautas adecuadas y las pérdidas fueron mucho menores La responsable en el R.U. había aprendido de la crisis del Tylenol de Jonson & Jonson, en el año 1985, cuando unas capsulas de análgésico fueron deliberadamente rociadas con cianuro COMUNICACIÓN ANTE SITUACIONES CRITICAS

10 ESTRATEGIA ANTES: PLAN DE PREVISIÓN DETECTAR PUNTOS DE RIESGO DURANTE: ORGANIZAR EL GABINETE DE CRISIS NOMBRAR UN PORTAVOZ DECIR LA VERDAD Y DECIRLA ¡DEPRISA! DESPUÉS: TRANSPARENCIA HACIA EL CLIENTE SACAR PROVECHO DE LA SITUACIÓN

11 Comunicación oral ETAPAS - ANALIZAR LA SITUACIÓN ¿CUÁL ES EL OBJETIVO? ¿POR QUÉ ESTE TIPO DE COMUNICACIÓN? ¿QUIÉNES SON LOS DESTINATARIOS ¿CUÁNDO ? ¿DÓNDE?

12 Comunicación oral PREPARAR EL MENSAJE QUE SEAN DE INTERÉS PARA EL RECEPTOR. RECOPILAR LAS IDEAS QUE SE DEBAN TRANSMITIR ORDEN CRONOLÓGICO O TEMÁTICO UTILIZAR UN LENGUAJE ADECUADO AL RECEPTOR PREVER SI HACEN FALTA OTROS SOPORTES DE APOYO CRONOMETRAR EL MENSAJE. Se puede arruinar una exposición por no gestionar bien el tiempo, hay que ceñirse al tiempo establecido.

13 Comunicación oral FORMULAR EL MENSAJE ANUNCIAR LOS OBJETIVOS DE LA EXPOSICIÓN Y DURACIÓN APROXIMADA. CREAR UNA ATMÓSFERA DE CREDIBILIDAD CLARIDAD Y SEGURIDAD EN LA EXPOSICIÓN PRECISIÓN EN LAS IDEAS TRANSMITIDAS (TIMBRE), ENTONACIÓN, PRONUNCIACIÓN Y VOLUMEN ADECUADOS MIRAR A TODO EL AUDITORIO DAR OPCIÓN A PREGUNTAS, HACER PARTICIPAR AL AUDITORIO

14 Comunicación oral TRUCOS REGLA DEL SANDWICH CONTAR ALGUNA ANÉCDOTA, VIVENCIA PERSONAL, SIN ABUSAR COMODÍN DESPEDIDA ENVOLVENTE ¡TODOS LOS ESTILOS SON BUENOS MENOS EL ESTILO ABURRIDO! CALZADOR

15 Juan López Ruiz, mayor de edad, con DNI 3, en calidad de …………, con domicilio, a efectos de notificación, en la c/ ……… nº…. Piso… 28012 Madrid. EXPONE: Que reúne los requisitos de la convocatoria publicada en el BOP de Madrid, nº 192, de 23.11. 04, referente a dos plazas para cubrir vacantes existentes en la escala auxiliar de administración. Que ha satisfecho los derechos de examen, según indica el resguardo adjunto (nº 24.317), por ello SOLICITA: Ser admitido para poder concursar, con arreglo a las bases de la convocatoria. En Madrid, a 7 de enero de 2008 EXCMO. SR. ALCALDE DEL AYUNTAMIENTO DE PINTO Cuerpo Petición Pie Destinatario Encabezamiento

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17 COMUNICACIÓN NO VERBAL (CNV) COMUNICACIÓN CANCIÓN LETRA MÚSICA C. VERBAL CNV LA COMUNICACIÓN ORAL DEPENDE 55% MENSAJE FACIAL GESTOS Y POSTURAS SEGÚN ALBERT MEHRABIAN LA CREDIBILIDAD DE 38 % ENTONACIÓN (PARALENGUAJE) 7% PALABRAS

18 CODIGO VERBAL ORAL GESTUAL GESTOS POSTURAS VESTIMENTA MIRADA GESTOS POSTURAS VESTIMENTA MIRADA ACÚSTICO TONO VOLUMEN PAUSAS VOCALIZACIÓN TONO VOLUMEN PAUSAS VOCALIZACIÓN VISUAL TIPOLOGÍA TAMAÑO COLOR ESPACIOS TIPOLOGÍA TAMAÑO COLOR ESPACIOS PARALENGUAJE ESCRITO