Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Introducción a la Gestión de Proyectos con Microsoft Project Justo.

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1 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Introducción a la Gestión de Proyectos con Microsoft Project Justo N. Hidalgo (Presentación creada totalmente a partir de documentación de Microsoft)

2 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Índice Qué es la administración de proyectos Triángulo del proyecto Estrategia del proyecto Planificación del proyecto Seguimiento del proyecto Comunicación del plan Colaboración

3 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) ¿Qué es la administración de proyectos? Se denomina administración de proyectos al proceso de planeación, organización y administración de tareas y recursos para cumplir un objetivo definido, normalmente con unas limitaciones de tiempo, recursos o costo.tareasrecursos objetivolimitaciones Un plan de proyecto puede ser: Sencillo: una lista de tareas y sus fechas de comienzo y de fin escritas en un bloc de notas. Complejo: miles de tareas y de recursos interdependientes con un presupuesto de un millón de dólares. Tres fases principales: Crear el plan Administrar y realizar un seguimiento del proyecto Cerrar el proyecto

4 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Triángulo del proyecto (I) Tiempo: El tiempo para completar el proyecto tal y como aparece reflejado en la programación del proyecto.programación Dinero: El presupuesto del proyecto, basado en el costo de los recursos,es decir, el personal, el equipamiento y los materiales necesarios para realizar las tareas.presupuestorecursos Ámbito: los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo necesario para realizarlos.trabajo

5 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Triángulo del proyecto (y II) Este trío de tiempo, dinero y ámbito forman el triángulo del proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendrá más influencia en el proyecto. La relación entre estos elementos difiere de un proyecto a otro y determina la clase de problemas que encontrará y las soluciones que puede poner en práctica. Si sabe dónde se encuentran las limitaciones y dónde la flexibilidad le resultará más fácil planear y administrar el proyecto.

6 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) La estrategia del proyecto (I) Antes de considerar las tareas del proyecto o los recursos que va a necesitar, debe preparar la estrategia. La estrategia del proyecto le ayuda a crear el panorama general del proyecto, de manera que tanto usted como otros participantes sepan claramente la dirección que va a tomar.participantes

7 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) La estrategia del proyecto (y II) Se necesitan los siguientes datos: Objetivos. Los objetivos y resultados del proyecto deben entenderse claramente. Objetivos. Suposiciones. Si realiza alguna suposición que apoye los objetivos y el resultado con éxito del proyecto, necesita especificar estas suposiciones por adelantado. Suposiciones. Limitaciones. Los factores restrictivos o limitaciones del proyecto deben estar muy claros. La identificación de las limitaciones y restricciones puede ayudarle a planear las contingencias para posibles problemas. Limitaciones. Ámbito. El ámbito define las tareas y los resultados del proyecto. Ámbito. Sirven para: entender el proyecto responder a los cambios que podrían ocurrir una vez comenzado el proyecto.

8 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) ¿En qué ayuda Microsoft Project? El jefe del proyecto ha de estar al corriente de numerosos detalles a la vez que no pierde de vista el objetivo final del proyecto. Microsoft Project: almacena los detalles del proyecto en la base de datos.base de datos utiliza esta información para calcular y mantener la programación y los costos, creando así el plan de proyecto.programación costos coloca la información que se define y la que calcula en campos que contienen tipos de información específicos, como nombres o duraciones de tareas.campos como si se tratara de una hoja de cálculo, Project muestra los resultados de los cálculos inmediatamente. Cuando haya especificado toda la información de las tareas, podrá averiguar las fechas tope de comienzo y de fin de las tareas, los requisitos de recursos y la fecha de finalización del proyecto.

9 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Planear el proyecto (I) A medida que va creando el plan del proyecto, Microsoft Project calcula y crea una programación de trabajo basada en la información que se proporciona sobre las tareas se han de realizar, las personas que trabajan en ellas, el equipamiento y suministros utilizados para llevarlos a cabo y los costos ocasionados.

10 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Planear el proyecto (y II) Cuando se crea un plan del proyecto, se definen los siguientes tipos de información: Tareas Duración Dependencias entre tareas Recursos Costos Con esta información, Microsoft Project puede calcular la programación, los costos y la carga de trabajo de los recursos.

11 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Tareas Actividad con un comienzo y un fin. Los proyectos se componen de tareas.

12 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Duración Período total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y del recurso. La Duración transcurrida es la cantidad de tiempo que necesita una tarea para finalizar, contando 24 horas diarias, 7 días por semana, incluídos los días no laborables y festivos. En la duración transcurrida se pueden especificar minutos, horas, días y semanas.

13 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Dependencias entre tareas (I) Naturaleza de la relación entre dos tareas vinculadas. Las tareas se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Por ejemplo, la tarea Contactar servicios de restauración debe finalizar antes de que comience la tarea Determinar menús.

14 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Dependencias entre tareas (y II) Tipos de Dependencia entre tareas Fin a comienzo (FC) La tarea B no puede comenzar hasta que la tarea A finalice. Comienzo a comienzo (CC) La tarea B no puede comenzar hasta que la tarea A comience. Fin a fin (FF) La tarea B no puede finalizar hasta que la tarea A finalice. Comienzo a fin (CF) La tarea B no puede finalizar hasta que la tarea A comience.

15 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Recursos Personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.

16 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Costos Costo total programado de una tarea, recurso o asignación, o de todo el proyecto. En ocasiones se denomina costo actual. En Microsoft Project, los costos previstos se denominan normalmente "presupuesto".

17 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Realizar el seguimiento del proyecto (I) Después de crear un plan del proyecto, hay que administrar y realizar el seguimiento del mismo. Mediante la revisión periódica del progreso del proyecto, puede realizar los cambios necesarios para mantener el proyecto dentro de la programación y del presupuesto.

18 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Realizar el seguimiento del proyecto (y II) Cuando administra un proyecto, puede utilizar funciones como: Campos personalizados para identificar información específica. Vistas y tablas para mostrar la información exacta que desee revisar. Filtros y grupos para centrarse en la información que requiere su atención. Puede escribir el progreso real de las tareas, comparar la información real con el plan original y ver cómo está distribuida la carga de trabajo de los recursos. Así podrá evitar posibles problemas de manera eficiente.

19 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Comunicar el plan Después de crear el plan del proyecto y durante la fase de administración, es posible que necesite comunicar información del proyecto a otras personas, por ejemplo, a los participantes o a las personas a las que haya asignado que realicen el trabajo. Para comunicarse, puede utilizar funciones como: Impresión y generación de informes para presentar información del proyecto en papel a otras personas. Publicar en HTML o guardar un plan de proyecto en un servidor Web para que otros puedan tener acceso a la información del proyecto en un sitio Web. Microsoft Project Server o un sistema de correo electrónico para comunicar información del proyecto a otras personas.

20 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Colaborar con el equipo (I) Puede coordinar y automatizar los esfuerzos de seguimiento y de comunicación con los recursos del proyecto mediante la colaboración del equipo en línea que puede utilizar para conectarse y comunicarse electrónicamente con los recursos. También puede incorporar la información actualizada al proyecto, lo que facilita mantener el plan al día. Hay dos métodos de colaboración en línea para Microsoft Project.

21 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Colaborar con el equipo (II) Microsoft Project Server: Microsoft Project Server y el componente Web, Microsoft Project Web Access, son productos complementarios de Microsoft Project que puede utilizar para una colaboración en línea más completa entre los integrantes del equipo, los jefes de proyecto y otros participantes.Microsoft Project Serverparticipantes Con Microsoft Project Server y Microsoft Project Web Access, los integrantes del equipo pueden ver su propia lista de tareas e el proyecto en su totalidad. Pueden crear tareas nuevas para el plan del proyecto y delegar tareas en otras personas. Como jefe del proyecto, podrá recibir actualizaciones de las tareas e informes de estado en formato de texto. Los participantes pueden obtener acceso a la información del proyecto y revisar el panorama general.

22 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Colaborar con el equipo (y III) Correo electrónico: Si los requisitos para la colaboración de equipo son sencillos, puede utilizar el sistema existente de correo electrónico de 32 bits compatible con MAPI para intercambiar información básica sobre las tareas y el estado con los integrantes del equipo. Una vez conectados electrónicamente, usted y su equipo pueden utilizar mensajes de correo electrónico especiales que genera Microsoft Project para asignar tareas, enviar actualizaciones de tareas y enviar informes de estado en formato de texto.compatible con MAPI

23 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Ver la información necesaria Vistas, que presentan un subconjunto de información del proyecto en un formato fácil de interpretar. Por ejemplo, el Diagrama de Gantt muestra información básica de tareas en columnas y un gráfico de barras. Vistas Tablas, que definen las columnas mostradas. Tablas Filtros, que permiten centrarse en tareas o recursos específicos. Filtros También puede agrupar y ordenar la información para ver la información del proyecto clasificada u ordenada de una manera determinada.agruparordenar

24 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Crear un plan de proyecto Tras definir los objetivos del proyecto y sus fases principales, puede comenzar a crear el plan. empiece un plan de proyecto nuevo y luego escriba y organice la lista de tareas que deben completarse, junto con la duración de cada tarea y cualquier dependencia entre tareas.duracióndependencia entre tareas A continuación, agregue las personas, el equipamiento y, los materiales y sus costos al plan y, a continuación, asigne estos recursos a las tareas. Con esta información de recursos y de tareas, Microsoft Project crea una programación. Puede verificar y ajustar la programación según sea necesario. recursos

25 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Diagramas de secuenciamiento de actividades Diagramas de precedencia (Precedence Diagramming Method ó Activity-on-node) Se representan las actividades como cajas conectadas entre sí, representando las dependencias. Tipos de precedencias: Final a comienzo Final a final Comienzo a comienzo Comienzo a final Start A B C D End

26 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Diagramas de Desarrollo de Planificación Diagramas de Gantt Muestran las fechas de comienzo y final de actividad, al igual que las duraciones esperadas, y dependencias. Muy fáciles de utilizar, muy utilizados.

27 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Anexo Pantallazos de diferentes vistas

28 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Calendar View

29 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Gantt Chart

30 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Network Diagram View

31 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Task Usage View

32 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Gantt View Tracking

33 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Resource Graph View

34 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Resource Sheet View

35 Escuela Politécnica Superior de Ingeniería Departamento de Ingeniería Informática (DII) Resource Usage View