3 de agosto de 2006 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR CRITERIOS PARA OTORGAR RECONOCIMIENTOS A LAS UNIDADES DE LA UNIVERSIDAD.

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1 3 de agosto de 2006 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR CRITERIOS PARA OTORGAR RECONOCIMIENTOS A LAS UNIDADES DE LA UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO

2 Contraloría a sus órdenes... INCUMPLIMIENTO CON LOS REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN No asistencia del funcionario principal a la orientación (-5 puntos)

3 Contraloría a sus órdenes... Cont. INCUMPLIMIENTO CON LOS REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN No envío o envío tarde de la Certificación (Anejo 2 de la Carta Circular OC-06-31 del 30 de junio de 2006) (-2 puntos)

4 Contraloría a sus órdenes... SISTEMA DE CONTABILIDAD La contabilidad de las cuentas y de los fondos de la entidad esté al día (4 puntos) Práctica a considerar: Ley Núm. 1 del 20 de enero de 1966, según enmendada, Ley de la Universidad de Puerto Rico Reglamento de Finanzas aprobado el 28 de diciembre de 1984

5 Contraloría a sus órdenes... CONCILIACIONES BANCARIAS Las conciliaciones de las cuentas bancarias están al 31 de diciembre (4 puntos) Las conciliaciones bancarias están correctas aritméticamente (3 puntos) Las cuentas bancarias no reflejan sobregiros bancarios (3 puntos) Se detallan las diferencias encontradas en las conciliaciones bancarias con información suficiente que permita verificar el origen de las mismas (2 puntos)

6 Contraloría a sus órdenes... Cont. CONCILIACIONES BANCARIAS Prácticas a considerar: Ley Núm. 1 del 20 de enero de 1966, según enmendada, Ley de la Universidad de Puerto Rico Reglamento de Pagadores aprobado el 13 de abril de 2000

7 Contraloría a sus órdenes... DEUDAS CON AGENCIAS GUBERNAMENTALES La unidad no tiene deudas con las siguientes entidades gubernamentales o, de tenerlas, tiene un plan de pagos aprobado y cumple con los términos del mismo:

8 Contraloría a sus órdenes... Cont. DEUDAS CON AGENCIAS GUBERNAMENTALES  AAA (2 puntos)  DTRH (2 puntos)  Administración de los Sistemas de Retiro de los Empleados de la UPR (2 puntos)  Departamento de Hacienda (2 puntos)  AEE (2 puntos)  Seguro Social Federal (2 puntos)  Corporación del Fondo del Seguro del Estado (2 puntos)

9 Contraloría a sus órdenes... Cont. DEUDAS CON AGENCIAS GUBERNAMENTALES  Prácticas a considerar: Ley Núm. 1 del 20 de enero de 1966, según enmendada, Ley de la Universidad de Puerto Rico Ley Núm. 120 del 31 de octubre de 1994, según enmendada, Código de Rentas Internas

10 Contraloría a sus órdenes... PLAN ESTRATÉGICO La unidad tiene preparado un Plan Estratégico que incluya: (2 puntos) calendario de actividades nombre y puesto del funcionario responsable de cada estrategia a desarrollar Se preparó un informe de evaluación sobre el nivel de cumplimiento con el Plan Estratégico (1 punto)

11 Contraloría a sus órdenes... Cont. PLAN ESTRATÉGICO Práctica a considerar: Carta Circular OC-98-09 del 14 de abril de 1998, Diez Principios para lograr una Administraçión Pública de Excelencia, emitida por la OCPR

12 Contraloría a sus órdenes... LEY NÚM. 96 y REGLAMENTO NÚM. 41 Al 30 de junio de 2007 el ejecutivo principal designó por escrito a: un funcionario o empleado con el deber de efectuar las notificaciones de los casos sobre irregularidades relacionados con fondos o bienes públicos (2 puntos)

13 Contraloría a sus órdenes... Cont. LEY NÚM. 96 y REGLAMENTO NÚM. 41 El funcionario principal sometió a la OCPR al cierre del año fiscal, no más tarde del 30 de agosto, una certificación (OC-FSA-169) de que: (3 puntos) Han cumplido con las disposiciones del Reglamento Núm. 41 Han notificado las irregularidades en la administración de la propiedad y los fondos públicos durante el año fiscal objeto de cierre, según las disposiciones de la Ley Núm. 96

14 Contraloría a sus órdenes... LEY NÚM. 18 y REGLAMENTO NÚM. 33 El ejecutivo principal: (2 puntos) designó por escrito a un funcionario o empleado la responsabilidad de mantener el registro de contratos y el cual tomó el adiestramiento ofrecido por la OCPR para el uso del programa del registro de contratos (Carta Circular Núm. OC-06-15 del 20 de diciembre de 2005)

15 Contraloría a sus órdenes... LEY NÚM. 18 y REGLAMENTO NÚM. 33 El funcionario principal sometió a la OCPR, no más tarde del 31 de agosto, una certificación (OC-FSA-168) de que: (3 puntos) Han cumplido con las disposiciones del Reglamento Núm. 33 Han sometido copia de los contratos otorgados en el año fiscal objeto de cierre

16 Contraloría a sus órdenes... PLAN DE ACCIÓN CORRECTIVA (PAC) La unidad está al día con la radicación de informes del PAC de la OCPR (2 puntos) La unidad está al día con la radicación de informes del PAC de la Oficina de Auditoría Interna (2 puntos)

17 Contraloría a sus órdenes... Cont. PAC Prácticas a Considerar: Boletín Administrativo OE-1998-16 del 13 de junio de 1998, emitido por el Gobernador Reglamento Núm. 26 del 1 de julio de 1998, emitido por la OCPR Carta Circular Núm. OC-99-01 del 1 de julio de 1998, emitida por la OCPR Carta Circular Núm. OC-05-12 del 20 de enero de 2005, emitida por la OCPR

18 Contraloría a sus órdenes... SISTEMA DE ARCHIVO y CONTROL DE DOCUMENTOS Al 30 de junio de 2007 el ejecutivo principal: Nombró a un funcionario o empleado con las funciones de Administrador de Documentos autorizado por el Administrador de la ASG (2 puntos) Estableció un programa de documentos que provee controles efectivos en la creación, organización, ordenación, mantenimiento, seguridad, uso y disposición de los documentos activos e inactivos (2 puntos)

19 Contraloría a sus órdenes... Cont. SISTEMA DE ARCHIVO y CONTROL DE DOCUMENTOS Prácticas a considerar: Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada Reglamento Núm. 23 del 15 de agosto de 1988, Reglamento para la Conservación de Documentos, según enmendado emitido por el Departamento de Hacienda Reglamento Núm. 15 del 21 de julio de 1979, Reglamento de Administradores de Documentos, según enmendado emitido por la ASG

20 Contraloría a sus órdenes... TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Se promulgaron normas y procedimientos escritos para reglamentar el uso del equipo computarizado (2 puntos) Se mantienen al día los datos, de manera que los archivos maestros cumplen con los requisitos de integridad (1 punto) Se grabaron en las microcomputadoras pantallas con advertencias sobre el uso correcto de las mismas y las sanciones que conlleva su uso impropio (1 punto)

21 Contraloría a sus órdenes... Cont. TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN La computadora principal se encuentra en un salón con acceso controlado, con acondicionador de aire, equipo apropiado para detectar y extinguir incendios y libre de posibles inundaciones (1 punto) Las contraseñas de acceso son individuales y confidenciales (1 punto) Las copias de reserva (backups) son producidas al menos diariamente (1 punto)

22 Contraloría a sus órdenes... Cont. TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Las copias de reserva son mantenidas en lugares seguros fuera de los predios del edificio donde está la computadora (1 punto) Se aprobó un Plan de Respuesta de Emergencias y de Recuperación (1 punto)

23 Contraloría a sus órdenes... Prácticas a considerar: Carta Circular Núm. OC-98-11 del 18 de mayo de 1998 emitida por la OCPR Carta Circular Núm. 77-05 del 8 de diciembre de 2004 emitida por la OGP Folleto titulado “Las Mejores Prácticas para la Adquisición, Desarrollo, Utilización y Control de la Tecnología de Información” Carta Circular Núm. OC-06-13 del 28 de noviembre de 2005 emitida por la OCPR Cont. TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN

24 Contraloría a sus órdenes... DEMANDAS CIVILES Se mantienen expedientes completos y actualizados de todas las demandas radicadas en contra de la unidad o incoadas por ésta (2 puntos) Se mantiene un registro de todas las demandas radicadas en contra de la unidad durante el año fiscal, en el que se incluya el tribunal en que se radicó, el número de caso, el nombre del demandante, el tipo de demanda, la cuantía, la fecha de la demanda y de la sentencia y cuantía de la sentencia (2 puntos)

25 Contraloría a sus órdenes... REGISTROS DE SUBASTAS, COTIZACIONES Y OBRAS Y MEJORAS PERMANENTES Se mantiene un registro de las subastas formales celebradas durante el año fiscal, en el que se incluya la descripción de la subasta, el número de la subasta, licitaciones, ofertas, y licitador y oferta favorecida (2 puntos) Se mantiene un registro de las compras de bienes y servicios y obras de construcción o mejoras permanentes mediante la obtención de cotizaciones, durante el año fiscal, en el que se incluya los licitadores y las ofertas presentadas y las adjudicadas (2 puntos)

26 Contraloría a sus órdenes... Cont. REGISTROS DE SUBASTAS, COTIZACIONES Y OBRAS Y MEJORAS PERMANENTES Se mantiene un registro de las obras de construcción o mejoras permanentes durante el año fiscal, en el que se incluya el nombre del contratista, la descripción del proyecto, el importe, las órdenes de cambio, la procedencia de los fondos, la fecha de comienzo y de terminación del proyecto (2 puntos)

27 Contraloría a sus órdenes... Contacto con la OCPR José R. Hernández Vargas Gerente de Auditorías, División de CP Tel. (787) 777-6080 ext. 295 Brunilda Sánchez Centeno Gerente de Auditorías, División de CP Tel. (787) 777-6080 ext. 296 PO Box 366069 San Juan, PR 00936-6069

28 Contacto con la OCPR Contraloría a sus órdenes... E-mail ocpr@ocpr.gov.pr INTERNET http://www.ocpr.gov.pr

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