DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

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1 DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

2 DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS FECHA DE ACTUALIZACION: SEPTIEMBRE 2007 DATOS GENERALES UNIDAD ADMINISTRATIVA DE DEPENDENCIA: SECRETARIA GENERAL DE VINCULACION Y ADMINISTRACION. PUESTO INMEDIATO SUPERIOR: SECRETARIO GENERAL DE VINCULACION Y ADMINISTRACION. UNIDADES ADMINISTRATIVAS BAJO SU COORDINACION: DIRECCION DE FINANZAS, DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS Y LA DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. COORDINACION HORIZONTAL: DIRECCION GENERAL DE VINCULACION, DIRECCION GENERAL ACADEMICA, DIRECCION GENERAL REGIONAL NORESTE, DIRECCION GENERAL REGIONAL NOROESTE. . ORGANIGRAMA NIVEL JERARQUICO SECRETARIA GENERAL DE VINCULACION Y ADMINISTRACION. II DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS. III IV DIRECCION DE FINANZAS DIR. DE RECURSOS HUMANOS DIR. RECURSOS. MATERIALES OBJETIVOS DE LA DIRECCION GENERAL ADMINISTRACION Y FINANZAS ADMINISTRAR EFICIENTEMENTE LOS RECURSOS HUMANOS, MATERIALES Y FINANCIEROS; EL SERVICIO DE PAGO DE REMUNERACIONES Y EL ESTABLECIMIENTO DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y AUTOMATIZADOS REQUERIDOS PARA LA OPERACION DEL ORGANISMO, A EFECTO DE GARANTIZAR EL OPTIMO ABASTECIMIENTO DE LOS RECURSOS A LA INSTITUCION, COADYUVANDO AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS Y PROGRAMAS DE EL COLEF. VIGILAR LA CORRECTA Y OPORTUNA OPERACION DEL SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL DE LAS OPERACIONES CONTABLES, A FIN DE GENERAR UNA AGIL, ADECUADA Y OPORTUNA EMISION DE INFORMACION PARA LA ELABORACION Y PRESENTACION DE LOS INFORMES Y ESTADOS FINANCIEROS DE EL COLEF.

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DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS SUPERVISAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS COMPROMISOS FINANCIEROS EN FORMA OPORTUNA. CREAR Y SUPERVISAR LOS MECANISMOS DE COMPRAS, CONTRATACION DE SERVICIOS GENERALES Y DE MANTENIMIENTO, QUE SE APEGUEN A LA NORMATIVIDAD ESTABLECIDA Y CON LAS AUTORIZACIONES CORRESPONDIENTES. CREAR Y SUPERVISAR LOS MECANISMOS DE SELECCION, CONTRATACION, REMUNERACION DEL PERSONAL DE EL COLEF, PARA GARANTIZAR LA ADECUADA ATENCION DE SOLICITUDES DEL PERSONAL DE LAS DISTINTAS AREAS. GARANTIZAR QUE EL COLEF CUENTE CON LAS HERRAMIENTAS FINANCIERAS NECESARIAS PARA FINES DE INFORMACION Y TOMA DE DESICIONES.

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DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS FUNCIONES DE LA DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS EMITIR, AUTORIZAR, DIFUNDIR Y VIGILAR LAS POLITICAS, NORMAS, SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION Y PRESTACION DE LOS RECURSOS HUMANOS, MATERIALES Y FINANCIEROS A LAS AREAS DE EL COLEF. INSTRUMENTAR POLITICAS Y NORMAS QUE GUIEN EL DESARROLLO DEL PROCESO DE PROGRAMACION PRESUPUESTAL DE EL COLEF, ASI COMO VIGILAR SU CABAL CUMPLIMIENTO POR PARTE DE LOS RESPONSABLES DE LAS DIRECCIONES A SU CARGO. VIGILAR E INFORMAR SOBRE EL EJERCICIO DEL PRESUPUESTO EN TODAS LAS AREAS DE EL COLEF. ATENDER Y SOLICITAR APROBACION DE LAS PROPUESTAS EN RELACION A LAS MODIFICACIONES PROGRAMATICAS Y PRESUPUESTALES QUE SE PRESENTEN. PRESENTAR LOS INFORMES, DICTAMENES Y REPORTES CORRESPONDIENTES EN MATERIA FINANCIERA Y PRESUPUESTAL. VIGILAR QUE LOS ESTADOS FINANCIEROS, INFORMES DEL EJERCICIO PRESUPUESTAL Y ELABORACION DE PRESUPUESTOS SE EMITAN EN LOS TIEMPOS ESTABLECIDOS. SUPERVISAR Y AUTORIZAR LA CORRECTA APLICACION DE LOS LINEAMIENTOS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL, ASI COMO CONTROLAR, CONSOLIDAR, ANALIZAR E INTERPRETAR LOS ESTADOS FINANCIEROS QUE RESULTEN DEL SISTEMAS. INSTAURAR, CONTROLAR Y EVALUAR LOS SISTEMAS Y PROCESOS PARA REALIZAR EL RECLUTAMIENTO Y SELECCION DE PERSONAL ADMINISTRATIVO A INCORPORAR A LA INSTITUCION. VIGILAR QUE SE APLIQUEN CORRECTAMENTE LOS METODOS Y SISTEMAS DE INDUCCION DE PERSONAL, QUE COADYVEN A LA INTEGRACION DE LOS SERVIDORES PUBLICOS DE NUEVO INGRESO A LAS ACTIVIDADES DE EL COLEF DE LA FRONTERA NORTE. AUTORIZAR LAS ADECUACIONES PRESUPUESTALES.

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DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS FUNCIONES DE LA DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS VIGILAR EL CORRECTO DESARROLLO Y APLICACION DE LOS PLANES GENERALES DE CAPACITACION, ADIESTRAMIENTO Y DESARROLLO DEL PERSONAL A LOS SERVIDORES PUBLICOS DE EL COLEF. GESTIONAR ANTE LAS INSTANCIAS CORRESPONDIENTES DE LA CREACION O ELIMINACION DE PLAZAS DE TAL FORMA QUE LA ESTRUCTURA ORGANICO-FUNCIONAL CORRESPONDA A LA ESTRUCTURA ORGANIZADA. VIGILAR, COORDINAR Y CONTROLAR QUE LOS MOVIMIENTOS DE ALTAS, BAJAS, CAMBIOS, SANCIONES, PLAZAS, MODIFICACIONES DE SUELDOS Y PROMOCIONES SE REALICEN DE CONFORMIDAD A LAS AUTORIDADES OBTENIDAS Y AL PRESUPUESTO AUTORIZADO PARA EL COLEF, ASI COMO CONTROLAR LAS LICENCIAS, PERMISOS, ECONOMICOS E INCIDENCIAS QUE SE OTORGAN AL PERSONAL DE LA INSTITUCION. VIGILAR QUE EXISTA Y ESTE VIGENTE EL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO. COORDINAR LA DIFUSION DEL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO VIGILANDO SU CUMPLIMIENTO POR PARTE DEL PERSONAL DE LA INSTITUCION. VIGILAR QUE LA PROGRAMACION Y EJECUCION DE LAS OBRAS Y LAS ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO, DE REMODELACION Y ACONDICIONAMIENTO DE LAS INSTALACIONES, MAQUINARIA Y EQUIPO PERTENECIENTE A EL COLEF, SE REALICE DE ACUERDO A LOS PLANES APROBADOS. VIGILAR EN FORMA PERMANENTE QUE LOS BIENES PERTENECIENTES A EL COLEF SE ENCUENTREN DEBIDAMENTE RESPALDADOS POR POLIZAS DE SEGUROS. VIGILAR QUE TODOS LOS PAGOS DE SEREVICIOS SE REALICEN DE MANERA OPORTUNA.

6 DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS FUNCIONES DE LA DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS VIGILAR QUE SE INTEGRE EL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DE EL COLEF, PARA ASEGURAR LA ADQUISICION Y ABASTECIMIENTO DE RECURSOS REQUERIDOS PARA EL DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS DE LAS AREAS ADMINISTRATIVAS DE EL COLEF; INFORMAR LOS PRESUPUESTOS CORRESPONDIENTES. PRESIDIR EL COMITE DE ADQUISICIONES, ENAJENACIONES Y SERVICIOS DE EL COLEF. VIGILAR LA CORRECTA ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES GENERALES DE EL COLEF ASI COMO VERIFICAR QUE EL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES, INMUEBLES Y EQUIPO PERTENECIENTE A EL COLEF, QUE RESPONDA A LAS NECESIDADES INTERNAS Y CUMPLA CON LA NORMATIVIDAD ESTABLECIDA. NORMAR Y VIGILAR PERMANENTEMENTE LOS CRITERIOS DE ASIGNACION DE TRANSPORTE Y SU CORRECTO USO. APROBAR, COORDINAR Y VERIFICAR LOS PLANES ANUALES Y LA EJECUCION DE LOS MISMOS EN MATERIA DE AUDITORIA INTERNA INSTITUCIONAL. APROBAR LOS INFORMES FISCALES ASI COMO VIGILAR EL PAGO OPORTUNO DE LOS IMPUESTOS CORRESPONDIENTES. IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE COSTEO DE LOS PROYECTOS QUE DESARROLLA EL COLEF. ATENDER DE MANERA INTEGRA E INMEDIATA TODA OBSERVACION COMPETENTE A SU AREA QUE LA SECRETARIA DE LA CONTRALORIA Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO O CUALQUIER OTRA INSTANCIA FISCALIZADORA QUE REALICE A TRAVES DE SUS AUDITORIAS Y REVISIONES PERIODICAS, ASI COMO DARLE SEGUIMIENTO A CUALQUIER REQUERIMIENTO. EVALUAR EL FUNCIONAMIENTO DE LA DIRECCION A SU CARGO, Y EN SU CASO PROPONER LA CREACION, MODIFICACION, ORGANIZACION, FUSION O DESAPARICION DE LOS ORGANOS DE SU ADSCRIPCION.

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DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS MANUAL INTEGRAL DE ORGANIZACION Y PROCEDIMIENTOS DESCRIPCION DEL PUESTO DE LA DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS DATOS GENERALES ESCOLARIDAD EXPERIENCIA HABILIDADES DENOMINACION DEL PUESTO: DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS. NIVEL JERARQUICO: III. LICENCIATURA EN: AREA ECONOMICO-ADMINISTRATIVA. ESPECIALIDAD EN: ADMINISTRACION, PROGRAMACION Y PRESUPUESTO Y/O FINANZAS. HABER DESEMPEÑADO UN PUESTO SIMILAR O AFIN MINIMO DE 3 A 5 AÑOS EN AREAS DE ADMINISTRACION. EXPERIENCIA EN NORMATIVIDAD GUBERNAMENTAL Y EN ASPECTOS FISCALES. MANEJO DE COMUNICACION ORAL Y ESCRITA. HABILIDAD PARA LA TOMA DE DECISIONES. HABILIDAD PARA COORDINAR GRUPOS. CONOCIMIENTOS TECNICOS EN EL AREA ADMINISTRATIVA. MOTIVACION AL PERSONAL. VISION INSTITUCIONAL. RESPONSABILIDAD REQUISITOS ASEGURAR QUE LOS RECURSOS FINANCIEROS, MATERIALES Y EL PERSONAL SE ADMINISTRE DE MANERA ADECUADA Y CONTRIBUYAN AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DEL AREA ACADEMICA Y DE EL COLEF EN SU CONJUNTO. GARANTIZAR EL CONTROL DE LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO APROBADO. GARANTIZAR QUE LA INFORMACION FINANCIERA SE EMITA OPORTUNAMENTE Y SEA UN FIEL REFLEJO DE LA OPERATIVIDAD DE EL COLEF. GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DEL APEGO A LA NORMATIVIDAD EN MATERIA DE LA COMPRAS Y CONTRATACIONDE SERVICIOS. GARANTIZAR LA OPORTUNA ATENCION A A COMPROMISOS FISCALES. GARANTIZAR QUE EL COLEF CUENTE CON UN SISTEMAS DE COSTOS QUE SE ADECUE A LAS NECESIDADES Y CUMPLA CON LA NORMATIVIDAD QUE EN MATERIA DICTE LA S.H.C.P. IMPLEMENTAR LOS PLANES DE AUDITORIA INSTITUCIONAL ANUAL. TITULO PROFESIONAL. DOCUMENTOS PARA EXPEDIENTE. DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR. DISPONIBILIDAD DE TIEMPO COMPLETO.

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DESCRIPCION ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS REGLAMENTO INTERNO. PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES. SOLVENTACION DE OBSERVACIONES. POLITICAS DE: CONTRATACION DE PERSONAL E INFORMES DE GESTION. INFORMES DE ASAMBLEA DE ASOCIADOS. PLAN DE TRABAJO ANUAL. MEMORIA DE LABORES. REPORTE ANUAL DE MOVIMIENTO DE PERSONAL. INFORME ANUAL DEL ESTADO DE LOS SEGUROS. REPORTE DE SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES. REPORTE SOBRE EL COSTEO DE PRODUCTOS, EVENTOS Y PROYECTOS. INFORME MENSUAL SOBRE EL AVANCE DE ASPECTOS ORGANIZACIONALES DEL AREA ADMINISTRATIVA. ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO. INFORMES, DICTAMENES Y REPORTES DEL EJERCICIO DEL PRESUPUESTO. ESTADOS FINANCIEROS. DECLARACIONES DE IMPUESTOS. DOCUMENTOS A GENERAR DOCUMENTOS A APROBAR