Oficina de Planeación Sistema de Información para Autoevaluación SIA Pereira Junio de 2009.

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1 Oficina de Planeación Sistema de Información para Autoevaluación SIA Pereira Junio de 2009

2 Oficina de Planeación Sistema de Información para Autoevaluación SIA Que es el SIA? Es un sistema de información que soporta los procesos de autoevaluación Institucional y de los programas académicos, el cual integra en sus diferentes módulos los siguientes elementos: 1.Consulta de guías actualizadas del CNA 2.Bases de datos con información actualizada de expertos, estudiantes y administrativos 3.Soporte a los indicadores de las guías: respuesta a los indicadores, soportes y enlaces web. 4.Instrumentos de apreciación en línea 5.Ponderación y Calificación en línea, consulta en tiempo real y sistema semáforo de consensos 6.Emisión de juicios resultantes, identificación de fortalezas y debilidades en todos los eslabones de la estructura del modelo.

3 Oficina de Planeación Sistema de Información para Autoevaluación SIA Información de Guías del Consejo Nacional de Acreditación actualizadas. Disponibilidad de información soporte para los indicadores a evaluar en el proceso de autoevaluación de programas, actualizada por cada una de las fuentes. Agilidad en la consulta de información institucional, común a todos los programas que inician procesos de autoevaluación. Información de los resultados del proceso en tiempo real (ponderación y calificación). Aplicación de encuestas en línea Disminución de los tiempos de los procesos dejando más espacios para la discusión académica y concertación. Ventajas del Aplicativo

4 Oficina de Planeación Sistema de Información para Autoevaluación SIA El sistema de información para autoevaluación implementado presenta una gran mejora con respecto al antiguo sistema de indicadores utilizado en la Universidad, ya que éste último era únicamente de consulta y de contenido estático administrado únicamente por la Oficina de Planeación.

5 Oficina de Planeación Sistema de Información para Autoevaluación SIA El nuevo sistema de información permite la interacción de los estamentos de la comunidad universitaria involucrados en los procesos de autoevaluación, buscando así una participación más activa, el trabajo en equipo, la transparencia y confiabilidad de proceso. El sistema de información se encuentra disponible en línea para que la comunidad universitaria conozca y participe activamente en los procesos de acreditación institucional y de programas

6 Oficina de Planeación Sistema de Información para Autoevaluación SIA INTERACCIÓN CON EL SISTEMA

7 Oficina de Planeación Sistema de Información para Autoevaluación SIA El sistema permite validar el tipo de usuario participante y su rol en los procesos de acreditación

8 Oficina de Planeación Sistema de Información para Autoevaluación SIA Solo el director encargado puede crear, modificar o eliminar un proceso de autoevaluación, además de ser el responsable de la creación de los grupos de trabajo y sus miembros para la fase de ponderación

9 Oficina de Planeación Sistema de Información para Autoevaluación SIA Dependiendo del rol del usuario, el sistema despliega un menú con los vínculos a los diversos módulos a los que éste tiene acceso ROLES DE PARTICIPACIÓN Y ACCESO Así, el usuario solo tiene acceso a los módulos de su interés y puede únicamente modificar información en los que tenga permisos. ROLES DE PARTICIPACIÓN Y ACCESO Administración: modificación y ajustes al sistema Fuente de Información: Administrar, actualizar y gestionar información soporte a los indicadores del proceso de autoevaluación Director de Proceso: Docente encargado de administrar el proceso, los tiempos, los participantes, los expertos, las escalas de valoración y los informes de resultados en tiempo real entre otros. Expertos: Docentes, administrativos o estudiantes de los programas académicos que son consultados en los procesos de ponderación, calificación, emisión de juicios en el proceso de autoevaluación. Estamentos: Docentes, estudiantes, administrativos, directivos, empresarios, egresados que son consultados mediante la aplicación de instrumentos de consulta (encuestas) para recibir sus apreciaciones sobre la calidad de el programa evaluado ROLES DE PARTICIPACIÓN Y ACCESO Administración: modificación y ajustes al sistema Fuente de Información: Administrar, actualizar y gestionar información soporte a los indicadores del proceso de autoevaluación Director de Proceso: Docente encargado de administrar el proceso, los tiempos, los participantes, los expertos, las escalas de valoración y los informes de resultados en tiempo real entre otros. Expertos: Docentes, administrativos o estudiantes de los programas académicos que son consultados en los procesos de ponderación, calificación, emisión de juicios en el proceso de autoevaluación. Estamentos: Docentes, estudiantes, administrativos, directivos, empresarios, egresados que son consultados mediante la aplicación de instrumentos de consulta (encuestas) para recibir sus apreciaciones sobre la calidad de el programa evaluado

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12 Oficina de Planeación Sistema de Información para Autoevaluación SIA En la siguiente etapa, el director del proceso de autoevaluación ingresa al sistema y selecciona el programa que dirige y crea sus grupos de trabajo para las actividades de ponderación y calificación

13 Oficina de Planeación Sistema de Información para Autoevaluación SIA CONSULTA DE GUÍAS DE AUTOEVALUACIÓN

14 Oficina de Planeación Sistema de Información para Autoevaluación SIA El usuario administrador (Of. de Planeación) es el encargado de ingresar al sistema las guías o lineamientos para la acreditación, que contienen los factores señalados por el CNA para evaluar la calidad de un programa En esta etapa de proceso, se crean los modelos y los componentes que los conforman (factores, características, aspectos e indicadores). Otra gran ventaja del SIA es que permite reutilizar componentes ya creados que sean similares para varios modelos, evitando así información redundante.

15 Oficina de Planeación Sistema de Información para Autoevaluación SIA Administración y consulta de información soporte

16 Oficina de Planeación Sistema de Información para Autoevaluación SIA Después de crear los modelos, sus componentes y de relacionarlos, se ingresa al sistema información adicional de los indicadores como su descripción, tipo, periodicidad y fuente.

17 Oficina de Planeación Sistema de Información para Autoevaluación SIA El sistema permite, a las fuentes de información, agregar archivos (doc, xls, pdf), enlaces a otros sitios Web, y resultados de encuesta, que sirven como soporte a los indicadores DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACIÓN Toda esta información que se adiciona al sistema (documentos, enlaces, etc.) puede ser consultada en línea en cualquier momento por los usuarios usando la opción del menú Información general y descargada a su computador si así lo requiere. Información del indicador Enlaces a documentos o sitios web

18 Oficina de Planeación Sistema de Información para Autoevaluación SIA Link para descarga de archivos Última fecha de actualización del archivo

19 Oficina de Planeación Sistema de Información para Autoevaluación SIA Procesos de Ponderación y Calificación

20 Oficina de Planeación Sistema de Información para Autoevaluación SIA Una vez creados los grupos, sus integrantes deben reunirse para definir cual será la escala de ponderación y realizar el proceso en el aplicativo PONDERACIÓN La ponderación es entendida como proceso en el que se determina la importancia relativa de cada una de las características y, por supuesto, de los factores señalados por el CNA para evaluar la calidad de un programa, implica la construcción de un deber ser para la Institución y para el Programa.

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22 Oficina de Planeación Sistema de Información para Autoevaluación SIA Si una vez ponderados los componentes por todos los grupos no cumplen con el coeficiente máximo de variación el sistema muestra el resultado en rojo y no permite continuar con la siguiente etapa. En este caso los grupo de evaluación deben reunirse para llegar a un consenso

23 Oficina de Planeación Sistema de Información para Autoevaluación SIA La siguiente etapa del proceso es la de calificación. Aquí los mismos grupos de trabajo que definieron el deber ser del programa en la etapa de ponderación, expresan ahora el ser del programa CALIFICACIÓN la calificación del grado de cumplimiento y la emisión de juicios resultantes, deben ser procesos Fundamentalmente académicos que, en el caso de la autoevaluación, estarán a cargo de las respectivas comunidades institucionales y, en el caso de la evaluación externa, a cargo de los pares académicos.

24 Oficina de Planeación Sistema de Información para Autoevaluación SIA Créditos Propuesta del software Ing. Viviana Barney – Oficina de Planeación Ing. María Helena Bernal- Fac. Ingeniería Industrial Desarrollo del aplicativo Ing. Juan Carlos Díaz- División de Sistemas Administración de la información Ing. John Edwin Trujillo – Oficina de Planeación Ing. David Vargas – Oficina de Planeación Acompañamiento a los programas Adm. Janeth Garcia– Oficina de Planeación Ing. Alexander Hernández Ing. Lina Isabel Velázquez– Vicerrectoría Académica Equipo de Trabajo

25 Oficina de Planeación Sistema de Información para Autoevaluación SIA GRACIAS……… UTP: AQUÍ TODOS TRABAJAMOS POR LA EXCELENCA