SUBPROYECTO GESTIÓN DOCUMENTAL Avances Octubre 07 de 2009.

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1 SUBPROYECTO GESTIÓN DOCUMENTAL Avances Octubre 07 de 2009

2 OBJETIVOS Objetivo General Avanzar en la primera etapa del mejoramiento del Proceso de Gestión Documental de la Universidad de acuerdo con el enfoque de la gestión bada en procesos y la incorporación de nuevas tecnologías de la información y comunicación, en el marco del Sistema de Mejor Gestión UN SIMEGE.

3 OBJETIVOS Objetivos específicos 1.Elaborar la propuesta de mejoramiento de la gestión y administración de las Comunicaciones Oficiales Internas y Externas ("Correspondencia"), de acuerdo con los enfoques de la gestión basada en procesos y de la gestión documental electrónica, en el marco de la gestión documental de la Universidad Nacional. 2.Elaborar la propuesta de ajuste a la Tabla de Retención Documental correspondiente a los subprocesos: 1) Selección de proveedores y formalización de la adquisición, 2) Seguimiento a la ejecución contractual y 3) Liquidación del contrato, del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de la División Nacional de Servicios Administrativos de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, aplicando la metodología elaborada por la Unidad Nacional de Archivo, que integra los enfoques de gestión basada en procesos y la incorporación de nuevas tecnologías de la información y comunicación.

4 AVANCES GENERALES a.Realización de 8 Reuniones con el Equipo de Trabajo para coordinar y presentar avances. (Secretaría General-Unidad Nacional de Archivo, Coordinación General de UN SIMEGE, DNIC, Secretaría de Sede, División de Archivo y Correspondencia y Facultad de Artes Sede Bogotá). b.Elaboración de modificaciones al Plan y Cronograma de Trabajo a partir de las observaciones del Grupo, con el fin de dar mayor precisión a las etapas, objetivos específicos, alcance y período de ejecución. c.A la fecha, el subproyecto cuenta con un porcentaje de avance del 40%.

5 AVANCES POR OBJETIVO No. 1

6 AVANCES POR OBJETIVO Objetivo 1 Actividades de junio 16 a septiembre 30 de 2009

7 CRONOGRAMA POR EJECUTAR

8 AVANCES POR OBJETIVO No. 1 Se buscó identificar la operación actual del servicio de Correspondencia en las Sedes de la Universidad, con el fin de mejorar la gestión y administración de las comunicaciones oficiales internas y externas, bajo el enfoque de la gestión documental electrónica y por procesos. Encuesta: INSTRUMENTO SOBRE LA ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES Unidades de Correspondencia Dependencias que manejan servicio alterno de Correspondencia

9 AVANCES POR OBJETIVO No. 1 COBERTURA Formato 001 (F1) 7 encuestas Formato 002 (F2) 70 encuestas Totales 77 encuestas

10 AVANCES POR OBJETIVO No. 1 MODULOS Operación del servicio: Identificar el procedimiento general del Servicio de correspondencia en las diferentes Sedes de la Universidad. Recepción y radicación: determinar cómo se radican los envíos, quienes lo realizan y si todas las comunicaciones oficiales son en efecto radicadas. Distribución y control de envíos: Identificar el procedimiento de distribución de los envíos y los instrumentos para su control. Seguimiento: determinar los tiempos de entrega de los envíos e identificar los riesgos potenciales en esta etapa de la distribución. Recursos: establecer con que recursos físicos y presupuesto se cuenta para realizar la operación del servicio de correspondencia en cada una de las Sedes. Cobertura: Identificar el impacto del servicio de correspondencia dentro de la comunidad y la cobertura que este tiene. Soporte Técnico existente. Determinar el tipo de soporte técnico con que cuenta cada una de las sedes. Evaluación y mejoramiento de la gestión

11 AVANCES POR OBJETIVO No. 1 Modulo operación del servicio, Radicación y recepción Unidades de correspondencia Sedes Unidades alternas (N.Nacional) Unidades alternas (Bogotá)

12 AVANCES POR OBJETIVO No. 1 Modulo Control y seguimiento Unidades de correspondencia Sedes Unidades alternas (N.Nacional) Unidades alternas (Bogotá)

13 AVANCES POR OBJETIVO No. 1 Modulo Recursos y cobertura Unidades de correspondencia Sedes Unidades alternas (N.Nacional) Unidades alternas (Bogotá) PERSONAL QUE CUMPLE FUNCIONES DE CORRESPONDENCIA

14 AVANCES POR OBJETIVO No. 1 Modulo Recursos y cobertura Unidades de correspondencia Sedes Unidades alternas (N.Nacional) Unidades alternas (Bogotá)

15 AVANCES OBJETIVO 2

16

17 Se elaboró listado de proveedores y productos de software para la Gestión Documental Electrónica así como un formato preliminar de requerimientos para la evaluación de productos en el estudio de mercado a realizar. AVANCES OBJETIVO 2 DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTOS PRELIMINARES Y BÚSQUEDA DEL SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL (actividades 2.5 y 2.6 del cronograma).

18 LOGROS 1.Se tiene el 100% de la caracterización documental de los procedimientos objeto del piloto de aplicación de la metodología de ajuste de TRD. 2.Se simplificó la metodología de ajuste de TRD y se redujo el número de formatos usados de siete (7) previstos al inicio de las actividades a cuatro (4). Se puso en conocimiento de las Unidades de Gestión Documental de las Sedes el enfoque y metodología. 3.Se fortaleció el enfoque y la metodología usados incorporando los análisis de las normas GP 1000, MECI 1000 e ISO 15489 en torno a la administración documental y a través de la articulación entre las categorías de la gestión documental (serie, subserie documental) y las de procesos (Macroproceso, Proceso, Subproceso, Procedimiento).

19 PERSPECTIVAS 1.Mejorar el control, circulación y trazabilidad de las Comunicaciones Oficiales que se gestionan a través del Servicio de Correspondencia, mediante la implementación de estrategias y de un Sistema de Información de Gestión Documental en todas las sedes. 2.Entre 2010 y 212 adquirir el Sistema de Información de Gestión Documental de alcance nacional, implementarlo en los documentos producidos por las dependencias, en la correspondencia y en los procedimientos de archivo, incorporando los enfoques de la Gestión Documental Electrónica y de la Gestión basada en Procesos del UN SIMEGE, con recursos del Nivel Nacional y de las Sedes. 3.Disminuir los altos volúmenes de documentos físicos, generando mayor eficiencia en el acceso a la información, en el uso de los espacios, y en la adquisición de insumos, lo que permite avanzar hacia una Universidad respetuosa por el ambiente, y garantizando la conservación de los documentos electrónicos cumpliendo los requisitos técnicos y legales.

20 SUBPROYECTO GESTIÓN DOCUMENTAL Gracias uninarchivo_nal@unal.edu.coninarchivo_nal@unal.edu.co Ext. 10988, 10989

21 SUBPROYECTO GESTIÓN DOCUMENTAL Gracias uninarchivo_nal@unal.edu.coninarchivo_nal@unal.edu.co rmagarciapi@unal.edu.co Ext. 10988, 10989 17755, 17758