proyecto ipas HONDURAS

Presentación del tema: "proyecto ipas HONDURAS"— Transcripción de la presentación:

1 proyecto ipas HONDURAS
El Sistema IPAS ha sido una aspiración de la DIGEPIH en busca de la mejora administrativa y la incorporación de soluciones tecnológicamente más actualizadas. La necesidad de mantener en condiciones aplicativas la tecnología instalada, desarrollar capacidad de servicio para los clientes con la rapidez requerida. Disponer de información calificada a través de los Sistemas de Información Gerencial (SIG) sustentados con Tecnologías de Información adecuadas a su tendencia y adaptadas a su gestión operativa. La preocupación de los empleados por un desempeño con dominio en el manejo de las Tecnologías de Información (TI), ya sea por los rápidos cambios o los crecientes requerimientos de servicios. _________________________________________________________________ ANTECEDENTES El 4 de Nov. 2011, la DIGEPIH solicito apoyo a la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI), la cual envió una misión de trabajo en las fechas comprendidas del 16 al 20 de Enero del año 2012. Se efectuó las actividades siguientes: Análisis, verificación, enmiendas en las Bases de Datos; revisión, verificación y documentación de los Manuales de Procesos y la identificación relación de los mismos y la operatividad de los sistemas de gestión operativa. Mediante un marco teórico se procedió a planificar el desarrollo de un plan interno para un Diagnostico Situacional o Evaluación del Sistema de Información Gerencial de la DIGEPIH. DIRECCIÓN GENERAL DE PROPIEDAD INTELECTUAL

2

3 CONSIDERACIONES TÉCNICAS
Aplicabilidad y Flexibilidad Arquitectura del Sistema; Información y requerimientos para la funcionalidad; Tiempo para la Implementación del Sistema Formación, Asistencia Técnica y Mejoras; Conformidad con las Normas Nacionales e Internacionales; Compatibilidad con otros Sistemas Instalados.

4 SITUACIÓN DEL SISTEMA Diagnóstico para verificar los aspectos siguientes: Cobertura Soporte y resultados Aplicaciones Involucramiento de los usuarios Transferencia Automatización Requerimientos de cambio Identificación de Productos Capacitación-Entrenamiento-Desarrollo Se instrumentó como mecanismo auxiliar la aplicación de cuestionarios relativos a los aspectos siguientes: Visión de los Usuarios sobre el Sistema y su Servicio; Situación de Normas, Políticas, Procesos y Procedimientos; y Administración del Sistema Informático Instalado. _____________________________________________________________________ Bajo una metodología sencilla y clara se requirió la información siguiente: Identificar las condiciones actuales de la operatividad de la gestión contra la condición y situación del sistema informático actual, Capacidad de obtener y presentar datos o resultados, Relaciones hombre/máquina (desempeño), Utilidad actual para posibilitar la gestión y Mejora del actual sistema o la posibilidad de obtener e implementar nuevos Sistemas de Gestión.

5 GESTIÓN PROYECTO IPAS/HON
Oficio DIGEPIH , del 21 de marzo del 2013. Remisión del “Diagnóstico del Sistema de Información Gerencial de la DIGEPIH”. “Requerimiento de una nueva Misión” para la preparación del proyecto. El 16 de abril 2013, se recibió misiva del Sr. Yo Takagi, Subdirector General de la OMPI, confirmando la disposición de implementación del Sistema IPAS. La DIGEPIH, elaboró un Plan Proyecto Institucional (Instrumento Administrativo/Operativo del Proyecto) para la implementación del Sistema IPAS/HON. Del 26 al 30 de Agosto 2013, en visita estructurada y conjuntamente con la Experta asignada se planificó y programó los acuerdos, objetivos, actividades y responsabilidades para el desarrollo del proyecto. Elaboración del cronograma del proyecto, definiendo su desarrollo, iniciando activamente el 02/09/2013 con el Área de Patentes.

6 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO
Atención de necesidades de cumplimiento de las funciones administrativas; Atención de servicios relativos a la protección de la propiedad intelectual; Mejora en la prestación de los servicios; Cambio de tecnología para la información; Convertir a la DIGEPIH en un ente competitivo; Procurar una nueva estructura organizacional; Generar oportunidades de información para la mejora continua y el fortalecimiento gerencial. Se fundamenta especialmente en la expectativa de responsabilidad de quienes dirigimos la DIGEPIH de actualizar la operatividad, los servicios y productos que conforme a ley estamos obligados a proporcionar a nuestros clientes. En la importancia y trascendencia de la gestión técnico-administrativa de la Dirección de Propiedad Intelectual, la cual está soportada en la automatización de los procesos, los procedimientos, las actividades asociadas y sobre todo los registros y las herramientas de trabajo como soporte técnico. Mantener los niveles de eficiencia y efectividad mediante la aplicación de políticas, normas y procedimientos basado en estándares de calidad

7 ENFOQUE PARA EL CAMBIO OBJETIVOS GENERALES
Actualizar la administración mediante la construcción de un sistema de gestión, que sea eficiente, eficaz y con capacidad de mantener registros actualizados; Mejorar la automatización de las funciones administrativas de la DIGEPIH, y específicamente los registros de PI; Mantener la información, la seguridad administrativa y legal; la capacidad de gestión para los clientes (Agentes, Apoderados Legales y usuarios de los servicios de Propiedad Intelectual en Honduras) y sus pedidos; Gestionar los pedidos de los clientes y además lograr analizar los datos incorporados para convertirlos en información estadística, con el fin de apoyar la toma de decisiones de manera eficiente y oportuna pudiendo controlar y predecir sucesos e incrementar el valor de la gestión administrativa.

8 OBJETIVOS ESPECIFICOS
ENFOQUE PARA EL CAMBIO OBJETIVOS ESPECIFICOS METAS Establecer mecanismos eficientes y efectivos en la Atención al Cliente (Agentes, Apoderados Legales y usuarios de los servicios de Propiedad Intelectual en Honduras) y sus pedidos; incorporando nuevas formas de servicio. Fortalecer las competencias de trabajo en las diferentes áreas, a efecto de incrementar la producción (otorgamiento de los servicios y el valor agregado) y la productividad (relación producto-recursos como insumo). Mantener información disponible mediante registros actualizados; a efectos de analizar los datos incorporados para convertirlos en información estadística. Fortalecer la Seguridad administrativa y Legal, mediante la implementación de controles en el sistema de gestión administrativa. Documentar los procesos informáticos para mantener y mejorar continuamente; Identificar los aspectos de impacto en la atención al cliente; Identificar , acceder e incorporar requisitos legales, así como otros exigibles; Establecer, implantar y mantener procedimientos para evaluar el cumplimiento de los servicios; Mantener registros de los resultados de las evaluaciones para la toma de decisiones; Determinar la aplicación de mecanismos de seguridad e identificar la relación con la administración del sistema.

9

10 PRIORIDADES Establecer una nueva Filosofía de Trabajo;
Conformar equipos de trabajo especializados; Desarrollar comunicación confiable; Establecer un Plan de Trabajo; Establecer indicadores; Identificar nuestros clientes y beneficiarios; Servicio y destinatarios finales, y La contraparte y su vinculación tecnológica.

11 CONFORMACIÓN DEL EQUIPO
Coordinador del Proyecto (1) Administrador del Sistema (1) Administrador de Redes (1) Analista de Sistemas/Líderes de desarrollo (2) Analista de Calidad de Procesos (1) Usuarios Clave (11) El equipo de trabajo ha sido constituido, para procurar la facilitación acometer las tareas de implementar con éxito el proyecto de cambio (IPAS)

12 EL EQUIPO-LA MISIÓN Tiene la Misión de desarrollar soluciones estratégicas contenidas en el IPAS y consensuadas por la DIGEPIH, para modernizar y fortalecer los procesos , y establecer condiciones de mejora continua en el servicio a través de medios tecnológicamente adaptables a la normativa de país. Coordinación Gerencial Camilo Z. Bendeck/Rafael Escobar Asistencia Técnica OMPI (Consultoría Especializada) Kirna Quintanilla Machado Coordinación del Proyecto Dennis A. Orellana F. Administración del Sistema Marvin Y. Silva A. Administración de Redes Ángel R. Perdomo C. Analistas de Sistemas G. David Meza F./Erick Amador Analista de Calidad César A. Aguilar

13 RESPONSABILIDADES ATENCIÓN AL CLIENTE
Rigoberto Torres/Michelle Sanabria RESPONSABILIDADES De forma colegiada y mediante análisis laboral se incorporó personal por áreas de especialización del trabajo que integran los Equipos del Proyecto IPAS . PROPIEDAD INDUSTRIAL REGISTRO Suyapa Zelaya Lesbia E. Alvarado SIGNOS DISTINTIVOS Marcela Hernández Moisés David Cruz ACTUACIONES DERIVADAS Daisy Lanza Quan Jorge Fidel Miranda ASESORÍA LEGAL Manuel Rodríguez Dennis Turcios PATENTES Ivette Cruz M. Ana Cristina Cárcamo ASISTENCIA TÉCNICA OMPI Kyrna Quintanilla M.

14 CRONOGRAMA

15

16 SITUACIÓN ACTUAL El proyecto avanza mediante los actividades siguientes: Verificación de la CALIDAD DE LOS DATOS existentes (es variable, se ha evaluado hasta 70 tipos de inconsistencias, y se ha evacuado aproximadamente un 80% de las identificadas) Recopilaciòn de la INFORMACIÓN NECESARIA para la configuración del IPA/HON: 70% de los listados de servicios 30% listado de anexos (udocs) 100% de identificación de los Tipos y Subtipos de Patentes 100% de identificación de las Plantillas a ser utilizadas (Se redujo un 30% por similitud y uso) Se ha identificado y documentado el 100% de la normativa aplicable (Nacionales e internacionales) Se ha elaborado 103 listados de opciones para ser utilizadas en la generación de movimientos agrupadas en 15 tipos diferentes. Revisión de los Proceso-Procedimientos: Se tiene un avance aproximado del 80% de las descripciones literales y diseño de la flujogramación (aproximadamente 25 procedimientos). Se ha iniciado y encuentran en proceso de Revisión y Validación por parte de las Autoridades Superioes de la DIGEPIH, antes de proceder al diseño de los mismos en el Sistema.

17 ACTIVIDADES Conforme a Objetivos Institucionales se ha desarrollado actividades extraordinarias no contenidas en el Cronograma de Trabajo y que supone la incorporación de expectativas e inquietudes laborales y de servicio o nuevas condiciones normativas de país. Identificación de las prioridades institucionales y la filosofía de trabajo. Identificación del equipo de trabajo y definición de los roles de trabajo dentro del proyecto. Vinculación tecnológica y adquisición de equipo complementario (Hardware/Software). Socialización del Sistema a Nivel Ejecutivo Gerencial para la proyección y el apoyo institucional . Presentación del IPAS-Java , su finalidad, estructura y funcionalidad a todos los empleados de la Dirección General de Propiedad Intelectual de Honduras. Socialización con los bufetes, instituciones y personas interesadas en las innovaciones y la implementación del proyecto de Modernización de la DIGEPIH, los beneficios que aportará a los mismos y a la institución.