Mapa y Caracterización de Procesos TRABAJOS MARÍTIMOS S.A.

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1 Mapa y Caracterización de Procesos TRABAJOS MARÍTIMOS S.A.

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3 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ENTRADA  Plan estratégico.  Necesidad de elaboración y actualización de documentos del SIG.  Políticas y objetivos del SIG.  Indicadores de gestión.  Procedimiento y mecánica de comunicación.  Informes de riesgos ambientales y de Seguridad y Salud.  Acciones Correctivas/ Preventivas y de Mejora.  Informes de Auditorias Internas.  Necesidades de la empresa, normas técnicas.  Evaluación de indicadores y metas del proceso.  Inducción SIG. OBJETIVO: Establecer, implementar y mantener el Sistema Integrado de Gestión en la organización; ser una herramienta de apoyo para el logro de los objetivos organizacionales y el mejoramiento del SIG. RESPONSABLE: Jefatura del SIG SALIDA  Documentación controlada y aprobada.  Cumplimiento de metas e indicadores.  Información y difusión de comunicación interna y externa.  Verificar el entendimiento y control de las matrices ISO 28000 y SGCS BASC.  Verificar entendimiento y control de las matrices AAS e IPERC.  Seguimiento y control del cumplimiento legal.  Planes de mejoramiento implementado.  Personal sensibilizado con el SIG. REQUISITOS A CUMPLIRDOCUMENTOSINDICADOR Cumplimiento al Sistema Integrado de Gestión. Norma ISO 9001:2008: 4.1, 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4, 5.4.1, 5.4.2, 5.5.2, 5.5.3, 5.6, 8.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.4, 8.5. Norma ISO 14001:2004: 4.1, 4.2, 4.3.3, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 4.5, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.4, 4.5.5, 4.6 Norma OHSAS 18001:2007: 4.1; 4.2, 4.3.1, 4.3.2; 4.3.3, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5,4.4.6; 4.4.7, 4.5.1,4.5.2; 4.5.3.1;4.5.3.2;4.5.4;4.5.5;, 4.6 Manual del SIG. Procedimiento de Control Documentos. Procedimiento de Control Registros. Procedimiento Auditoria Interna. Procedimiento Acciones Correctivas / Preventivas. Procedimiento Comunicaciones Internas y Externas.. Procedimiento de Revisión por la Gerencia. Procedimiento Medición, Análisis y Mejora. ACTIVIDADES Realización charlas de capacitación y sensibilización del SIG. Coordinar la implementación de las acciones propuestas. Gestión de la documentación del SIG. Controlar los registros del SIG. Generar y distribuir copias controladas. Proponer planes de acción. Verificar la adecuación de Políticas y Objetivos del SIG. Actualizar los Listados Maestros. Verificar si existen hallazgos. Validar el cierre de hallazgos detectados en auditorias. Supervisar el cumplimiento de los controles operacionales del SIG. Realizar seguimiento al SIG y a la verificación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora establecidas. Coordinar con el área legal la actualización de requisitos legales aplicables y la difusión de la normativa legal vigente. Tratamiento de acciones correctivas o preventivas. Análisis y medición de los indicadores.

4 CARACTERIZACION DEL PROCESO COMERCIAL ENTRADA  Necesidad y expectativa de los clientes.  Información de los Clientes.  Evaluación de la solicitud del servicio.  Documentación legal o informativa del Cliente.  Lineamientos para la negociación de la propuesta integral.  Evaluación y Medición de los servicios prestados.  Indicadores de gestión comercial.  Reclamos del servicio.  Servicio No Conforme.  Documentar acciones correctivas y preventivas tendientes a mejorar el desempeño comercial.  Comunicación con el Cliente..  Servicios brindados por la empresa.  Evaluación de indicadores y metas del proceso.. OBJETIVO: Canalizar los requerimientos de los clientes con información precisa que permita la atención inmediata; mediante la adecuada identificación de necesidades, negociación y entrega, buscando la satisfacción del Cliente en Calidad, Servicio y Seguridad. RESPONSABLE: Gerencia de División de Flota / Gerencia de División Logística / Sub Gerencia de Planeamiento Estratégico y Desarrollo de Negocios. SALIDA  Portafolio actualizado con la Información de nuestros servicios vía página web de la empresa.  Base de datos de clientes.  Aprobación del servicio.  Encuesta de Satisfacción del Cliente.  Cotización para el cliente.  Contrato.  Documentación del Cliente evaluada y actualizada.  Comunicación del resultado del reclamo.  Encuestas procesadas y analizadas.  Planes de mejoramiento implementado. REQUISITOS A CUMPLIRDOCUMENTOSINDICADOR Norma ISO 9001:2008: 4.1, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.2; 5.3, 5.4, 5.4.1, 5.4.2, 5.5.1;, 5.5.3, 7.2.1; 7.2.3; 8.2,1, 8.2.3, 8.3, 8.4, 8.5. Norma ISO 14001:2004: 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5; 4.5.2, 4.5.3;4.5.4. Norma OHSAS 18001:2007: 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.3, 4.4.4, 4.5.2,4.5.3; 4.5.4. Procedimiento de Negociación. Procedimiento de Comunicación y Medición de la Satisfacción del Cliente. Procedimiento Aplicación de Tarifas y Concesiones Comerciales. Procedimiento de Evaluación de los Clientes. Procedimiento de Servicio No Conforme. Procedimiento de Manejo de Licitaciones Publicas y Privadas. Instructivo Reclamos y Sugerencias de los Clientes. ACTIVIDADES Dirigir la promoción y ventas de los servicios del portafolio, asesora el diseño de nuevos servicios. Definir la estrategia comercial de acuerdo al servicio. Diseñar una catálogo con el servicio de la empresa. Identificar Clientes. Relación con el Cliente. Consultar con el área legal los requisitos legales aplicables. Visitas al Cliente. Despliegue de objetivos estratégicos y comerciales. Tratamiento de acciones correctivas o preventivas. Análisis y medición de los indicadores. Preparación y entrega de propuesta integral/ seguimiento de propuesta enviada/ entrega por servicio. Puntaje promedio de la satisfacción del cliente.

5 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTIÓN DE LA MEJORA CONTINUA ENTRADA  Direccionamiento estratégico y revisión por la Dirección.  Recursos.  Planes de acción para implementar acciones correctivas preventivas y /o de mejora.  Informes de auditorias anteriores del SIG.  Informes de quejas y reclamos de los Clientes.  Evaluación de indicadores y metas del proceso. OBJETIVO: Asegurar el mantenimiento y la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión, a través del seguimiento, medición y control de los procesos. RESPONSABLE: Gerente General / Jefe del SIG / Jefes de Procesos. SALIDA  Acta de Revisión por la dirección.  Aprobación de recursos.  Retroalimientación de acciones implementadas.  Aprobación de acciones correctivas y preventivas de las auditorias.  Planes de mejoramiento implementado REQUISITOS A CUMPLIRDOCUMENTOSINDICADOR Norma ISO 9001:2008: 4.1, 5.1, 5.3; 5.4, 5.4.1, 5.4.2, 5.5,5.6, 6.1, 6.3, 6.4, 7.2.3, 8, 8.4, 8,5, 8.5.2, 8.5.3 Norma ISO 14001:2004: 4.1,4.2,4.3,4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.3, 4.5, 4.5.2,4.5.3, 4.5.5, 4.6 Norma OHSAS 18001:2007: 4.1,4.2,4.3,4.3.1, 4.3.2,4.3.3, 4.4.1, 4.4.3, 4.5, 4.5.2, 4.5.3.2,4.5.5, 4.6 Manual del SIG. Procedimiento Revisión por la Gerencia. Procedimiento Medición, Análisis y Mejora. ACTIVIDADES Verificar el cumplimiento de los requisitos del SIG implementado a través de las reuniones con el Representante de la Dirección conforme se establece en el Cronograma de Revisión por la Gerencia. Implementar y mantener el sistema. Verificar la eficacia de las AC/AP. Conocimiento del estado de cierre de los hallazgos y enfoque de mejoramiento. Tomar nuevas acciones, redefinir metas y controles en cada proceso. Verificación de la satisfacción del Cliente y la resolución de quejas y reclamos. Tratamiento de acciones correctivas o preventivas. Análisis y medición de los indicadores.. Reforzar el sistema de seguridad a través de acciones de mejor a

6 CARACTERIZACION DEL SUB PROCESO OPERACIONES DE EMBARQUE (PROCESO OPERACIÓN DE TERMINALES PRIVADOS) ENTRADA  Requisitos para autorización de ingreso de la nave al terminal  Programación de la nave.  Pruebas del sistema.  Atraque de la nave.  Recepción y Transferencia de la carga.  Embarque de la carga (estiba y trimado).  Desatraque de la nave.  Almacén  Aspectos Ambientales Significativos  Requerimientos administrativos y logísticos.  Reclamos y sugerencias.  Satisfacción cliente.  Evaluación de indicadores y metas del proceso. OBJETIVO: Planificar y ejecutar las operaciones del terminal y operaciones de embarque en OTP. RESPONSABLE: Gerencia de Operaciones/Superintendente de Operaciones/Cargo Master/Supervisor de Operaciones/ Jefe de Mantenimiento / Supervisores de Mantenimiento/ Supervisores de Seguridad y de Medio Ambiente. SALIDA  Documentación controlada y aprobada.  Autorización de la nave.  Equipo operativo en buen funcionamiento.  Nave lista para operación dentro del tiempo establecido en el contrato de concesión..  Entrega de carga de minerales a la nave.  Inventario de almacén.  Aspectos ambientales controlados  Abastecimiento de recursos y requerimientos administrativas y logísticas.  Resolución de reclamo.  Encuesta de satisfacción.  Planes de mejoramiento implementado. REQUISITOS A CUMPLIR INDICADOR Norma ISO 9001:2008: 4.1, 4.2,.5.3, 5.4., 5.5.3; 7.1, 7.2., 7.5.1, 7.5.3;7.5.4;7.5.5, 8.1; 8.2.1; 8.3, 8.2.3,8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 Norma ISO 14001:2004: 4.1, 4.2, 4.3, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4, 4.4.1, 4.4.3, 4.4.4,,4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.5.4 Norma OHSAS 18001:2007: 4,.1,4.2, 4.3, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4, 4.4.1, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.5.4 ACTIVIDADES Realización charlas de capacitación y sensibilización del SIG. Coordinar la implementación de las acciones propuestas. evaluación de nave para operar en terminal. Evaluación de la documentación para la operación Recepción y procesamiento de documentación de naves y carga/ Programación de atención de naves (junta) Pruebas en vacío del sistema/ Pruebas de comunicaciones con almacén. Atraque, embarque y desatraque de la nave. Elaboración de reportes. Gestión Amiental Trabajos de supervisión durante las operaciones. Gestión administrativa y logística con la sede central. Gestión de atención al cliente. Administrar y gestionar el almacén. Tratamiento de acciones correctivas o preventivas. Análisis y medición de los indicadores. Satisfacción Interna. Elaboración y difusión TCSA de reportes mensuales al área de operaciones. Encuestas de calidad de servicio al cliente (TCSA y nave). Tiempo espera de la nave. Tiempo de inicio de embarque de mercancía. Ratio de embarque (Productividad). Tiempos muertos por eventos en almacén. Cumplimiento con los ejercicios dispuestos en el Código PBIP. Cumplimiento con las prácticas dispuestas en el Código PBIP. Porcentaje de Reporte de Accidentes e Incidentes Ambientales Cumplimiento vigilancia ambiental Cumplimiento de Capacitaciones OTP

7 DOCUMENTOS Procedimiento Operaciones de Embarque Instructivo Solicitud de ingreso a la instalación portuaria Instructivo Uso de las movilidades para personal de OTP. Instructivo Calendario de atención de requerimientos Instructivo Criterios para autorización de operación de naves en OTP Instructivo de elaboración, trámite y archivo de la Autorización de Embarque Instructivo Elaboración de documentación de las naves previo al embarque Instructivo Criterios para la asignación de naves en OTP Instructivo Autorización de solicitud de atraque de naves en OTP Instructivo Pruebas de operación y arranque del sistema de fajas Instructivo Alistamiento de personal y equipos para maniobras de atraque y desatraque de naves Instructivo Maniobra de atraque y desatraque de naves en OTP Instructivo Ejecución de key meeting previo al inicio de operaciones Instructivo de inspección de bodegas previo embarque Instructivo Alistamiento de personal y equipo de estiba previo al embarque Instructivo Operación del Shiploader Instructivo Alistamiento del sistema de fajas previo al inicio de embarque Instructivo Protocolo de comunicaciones OTP – Almacén Instructivo Procedimiento de estiba de la carga Instructivo Registro de fallas en bitácora del Operador de Scada Instructivo Limpieza de chutes del sistema de fajas OTP Instructivo Vigías durante el embarque de mineral CARACTERIZACION DEL SUB PROCESO OPERACIONES DE EMBARQUE (PROCESO OPERACIÓN DE TERMINALES PRIVADOS) Instructivo Reporte de inspección de sistema de fajas Instructivo Procedimiento de trimado de bodegas con máquinas trimadoras Instructivo Protocolo de comunicaciones OTP – agencia marítima Instructivo Estructura de informes de inicio y fin de guardia Instructivo Elaboración de informes/check list de las operaciones en OTP Instructivo Instructivo de paradas de emergencia Instructivo Parada secuencial de fajas Instructivo Operación con el vaccum truck Instructivo instructivo de relevo de guardia Instructivo Operación con el tracto portuario Instructivo Limpieza del muelle de OTP. Instructivo Operaciones del almacen de OTP Instructivo Manejo de fumigacion Instructivo Operación con el camion grua Instructivo de comunicaciones de CCTV y agentes de protección con el terminal de OTP Instructivo Limpieza del edificio de transferencia Instructivo Limpieza del Open Access Instructivo Limpieza del sistema de fajas de OTP Instructivo Flash Report

8 ENTRADA  Necesidad de elaboración y Poca seguridad y cultura de prevención para realizar las actividades de mantenimiento.  Riesgos en las instalaciones físicas, personas y operaciones.  Inspección de maquinarias y equipos.  Hoja de vida del equipo.  Programa de mantenimiento.  Personal contratista para realizar servicios de mantenimiento.  Calibraciones  Evaluación de indicadores y metas del proceso OBJETIVO: Identificar, planificar, programar, ejecutar, controlar los procesos de mantenimiento: preventivo, predictivos, correctivo, correctivo programado, tercerizado, mejoras y servicios requeridos con respecto a los equipos e instalaciones de OTP RESPONSABLE: Gerencia de Operaciones/ Jefe de Mantenimiento / Supervisor de Mantenimiento/ Supervisores de Seguridad y de Medio Ambiente. SALIDA  Documentación controlada y aprobada.  Cumplimiento de metas e indicadores.  Medidas de control de seguridad y prevención para realizar las actividades durante el mantenimiento.  Procedimiento para la identificación de peligros y riesgos.  Metodología para evaluar riesgos.  Máquinas operativas y en buen estado.  Programa de mantenimiento.  Reporte del proceso de mantenimiento.  Personal capacitado y sensibilizado (personal interno y subcontratista).  Equipo calibrado.  Planes de mejoramiento implementado. REQUISITOS A CUMPLIRINDICADOR Norma ISO 9001:2008:.4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4, 5.5.3, 7.1, 7.2.1, 7.2.2,7.2.3, 7.4.3, 7.5.1, 7.5.3; 7.5.4;7.5.5; 7.6, 8.2.3, 8.2.4, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 Norma ISO 14001:2004:4.1, 4.2, 4.3, 4.4.3; 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5, 4.5.1, 4.5.2,4.5.3,4.5.4 Norma OHSAS 18001:2007: 4.1, 4.2, 4.3, 4.3., 4.4.3; 4.4.4; 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5. ACTIVIDADES Planear el programa de mantenimiento. Efectuar el mantenimiento correctivo de forma inmediata. Dar seguimiento al cumplimiento del programa establecido. Verificar el mantenimiento a los equipos u otros según Plan de Mantenimiento.. Ejecución del Mantenimiento preventivo, predictivos, correctivo, correctivo programado, tercerizado, mejoras y servicios. Inspecciones visuales y físicas. Verificación de cumplimiento de registro de calibración por parte del cliente (TCSA). Verificación de cumplimiento en la evaluación de proveedores de equipos del cliente (TCSA) Limpieza. Tratamiento de acciones correctivas o preventivas. Análisis y medición de los indicadores. Disponibilidad mecánica MTBF (Tiempo medio entre fallas) MTTR (Tiempo medio para reparar) Costos de Mantenimiento vs tonelaje. CARACTERIZACION DEL SUB PROCESO MANTENIMIENTO (PROCESO OPERACIÓN DE TERMINALES PRIVADOS)

9 DOCUMENTOS Procedimiento de Mantenimiento Instructivo Mantenimiento Preventivo de Subestaciones Eléctricas.​ Instructivo Mantenimiento Preventivo de Celdas de media tension Instructivo Mantenimiento Preventivo de Transformadores Secos en Baja Tensión. Instructivo Mantenimiento Preventivo de Transformadores Secos en Media Tensión.​ Instructivo Mantenimiento Preventivo de Transformadores en Aceite Media Tensión.​ Instructivo Mantenimiento Preventivo de Variadores SIEMENS. Instructivo Mantenimiento Preventivo de Tableros de Baja Tensión Instructivo Mantenimiento Preventivo de Grupos Electrógenos. Instructivo Mantenimiento Preventivo de Aire Acondicionado de las Subestaciones. Instructivo Mantenimiento Preventivo del Cargador de Baterías. Instructivo Mantenimiento Preventivo de Pozos a Tierra. Instructivo Mantenimiento Preventivo de Sistema Contra incendios. Instructivo Mantenimiento Preventivo de Luminarias de la Faja Tubular. Instructivo Mantenimiento Preventivo de Luces de Emergencia.​ Instructivo Mantenimiento Preventivo del Aspirador de Polvos. Instructivo Mantenimiento Preventivo de Colector de Polvos. Instructivo Mantenimiento Preventivo de Compresor. Instructivo Mantenimiento Preventivo de Detector de Metales. Instructivo Mantenimiento Preventivo de Lubricación. Instructivo Mantenimiento Preventivo de Reductores Instructivo Mantenimiento Preventivo del Carro Tensor. Instructivo Mantenimiento Preventivo de Coberturas. Instructivo Mantenimiento Preventivo cables de acero.​ Instructivo Mantenimiento Preventivo del Carro Tripper. Instructivo Mantenimiento Preventivo de Polipastos. Instructivo Mantenimiento Preventivo de conector rotativo de fibra óptica CARACTERIZACION DEL SUB PROCESO MANTENIMIENTO (PROCESO OPERACIÓN DE TERMINALES PRIVADOS) Instructivo Mantenimiento Preventivo de enrollador de cable Instructivo Mantenimiento Preventivo Cambio de Pastillas de Freno de Disco Instructivo Mantenimiento Preventivo: Cambio de Electrovávulas de Aspirador de Polvo - Faja Tripper Instructivo Inspección Visual de Chutes Instructivo Inspección Visual de Polines. Instructivo Inspección Visual de Bastidores.​ Instructivo Inspección Visual de Poleas.​ Instructivo Inspección Visual de Chapa de Mamparo.​ Instructivo Limpieza de filtros de Colector de polvo SCHEUCH Instructivo Inspección de Cable del winche - Shiploader Instructivo Lubricación de Rodamientos de Motores Eléctricos WEG Instructivo Energización Automática de Celdas de 10kv de Subestación n°1 Instructivo Energización Manual de Celdas de 10kv de Subestación n°1 Instructivo Puesta en Marcha de Grupos Electrógenos Instructivo Encendido de Luminarias de Edificio de Transferencia. Instructivo Seteo de sensibilidad de detector de metales Instructivo Izaje de Carga Manual de mantenimiento. Procedimiento IPERC. Plan Anual de Mantenimiento Programa Mensual de Mantenimiento Inventario de Equipos, Herramientas y EPPS. Listado de Proveedores. Listado de Equipos de Medición Equipos por ubicación técnica. Permiso de trabajo de alto riesgo. Control de los equipos de monitoreo y medición Plan de conservación.

10 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN ENTRADA  Comunicación siniestro.  Control documentarios.  Gastos de Movilidad.  Selección de concesionario.  Control de unidades móviles  Infraestructura.  Servicios y de seguridad física o de personas.  Selección de aseguradoras de bienes.  Evaluación de requerimiento de bienes y servicios.  Requerimiento de mobiliario.  Evaluación de indicadores y metas del proceso.  Control de activos de la empresa. OBJETIVO: Administrar de manera eficaz los recursos físicos y servicios generales requeridos por los diferentes proceso de la organizaciónón. RESPONSABLE: Sub Gerencia de Administración. SALIDA  Activación de póliza..  Póliza de seguro  Documentación entregada  Planilla gasto de movilidad  Concesionario evaluado  Asignación de unidades  Necesidades administrativas identificadas.  Planificación de actividades del proceso  Servicios generales suministrados.  compañía de seguros identificadas.  Recursos Físicos y bienes mueble.  Planes de mejoramiento implementado  Activos controlados e inventariados. REQUISITOS A CUMPLIRDOCUMENTOSINDICADOR Norma ISO 9001:2008: 4.1; 4.2.3; 4.2.4 5.3; 5.3, 5.4;;5.5.3; 6.1; 6.3; 6.4; 7.2.1;7.2.3, 7.4 ;8.1; 8.2.3, 8.4 ;8.5.1;8.5.2;8.5.3. Norma ISO 14001:2004: 4.1, 4.2, 4.3; 4.3.2; 4.3.3; 4.4.1; 4.4.3, 4.4.5,4.5.1,4.5.2,;4.5.3; 4.5.4. Norma OHSAS 18001:2007: 4.1, 4.2. 4.3; 4.3.1; 4.3.2; 4.3.3; 4.4.3.1; 4.4.1, 4.4.3, 4.4.5, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3.2, ;4.5.4. Manual del SIG. Instructivo Política de Mantenimiento de Móviles Instructivo Control de Unidades Móviles Instructivo Control de Contratos Instructivo Uso de Telefonía Fija Instructivo Garantía de la Póliza de Deshonestidad Instructivo Control de Multas ACTIVIDADES Comunicación con la aseguradora, evaluar siniestro, gestión de recupero del daño o pérdida. Canalizar la información con los seguros Recolectar evidencia para documentar los siniestros Entrega y recepción de documentos Liquidación de los gastos de movilidad Identificar las necesidades administrativas Establecer la planificación del proceso. Gestionar los servicios generales. Realizar la gestión administrativa para el pago de servicios públicos. Análisis, evaluación y contratación de seguros. Tratamiento de acciones correctivas o preventivas. Monitoreo del cumplimiento de los objetivos e indicadores del proceso. Manejo para el control de activos. Instructivo Almacenamiento y Depuración de Documentos Instructivo Evaluación de Concesionarios Instructivo Política de Gastos de Movilidad Procedimiento Acciones en caso de siniestros. Procedimiento Recepción y Entrega de Siniestros. Control patrimonial. Procedimiento toma de inventarios de activos fijos.

11 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN ( ADQUISICIONES ) ENTRADA  Necesidad de aprovisionamiento del bien o servicio.  Generación de solicitud del pedido para caso de bienes generados por el área usuaria.  Generación de solicitud del servicio para caso de servicios generados por el área usuaria.  Generación de reservas en el caso de materiales que se encuentren en stock. OBJETIVO: Realizar el aprovisionamiento de manera oportuna y tener un adecuado control de stocks en los almacenes para brindar un alto nivel de servicio al usuario interno. RESPONSABLE: Jefe de Adquisiciones. SALIDA  Solicitud atendida del usuario.  Necesidades administrativas identificadas.  Planificación de actividades del proceso.  Servicios generales suministrados.  Recursos Fisicos y bienes mueble.  Proveedor evaluado.  Entrega de producto o servicio conforme a pedido.  Planes de mejoramiento implementado.  Garantias por los bienes y servicios adquiridos. REQUISITOS A CUMPLIRDOCUMENTOSINDICADOR Norma ISO 9001:2008: 4.1; 4.2.1, 4.2.3; 4.2.4 5.3; 5.4; 5.4.1;5.5.3;6.1; 6.3;6.4;7.2.1;7.2.2, 7.2.3, 7.4; 8.1;8.2.3,; 8.4;8.5.1;8.5.2;8.5.3. Norma ISO 14001:2004: 4.2, 4.3; 4.3.2; 4.3.3; 4.4.3; 4.4.4; 4.5.3; 4.5.4. Norma OHSAS 18001:2007: 4.2. 4.3; 4.3.1; 4.3.2; 4.3.3; 4.4.3.1; 4.4.4, 4.5.1, 4.5.2;4.5.4. Manual del SIG. Procedimiento Adquisiciones. Procedimiento Evaluación de Proveedores Críticos. ACTIVIDADES identificar al proveedor adecuado. Definir el bien o servicio que va satisfacer el requerimiento del usuario. Seguimiento a la actividad del pedido. Entrega del producto al usuario. Medición de tiempo de cada actividad. Evaluación de proveedores. Tiempo promedio desde la aprobación de la solicitud hasta la primera aprobación de la orden de servicio (días). Tiempo promedio desde la aprobación de la solicitud hasta la primera aprobación de la orden de compra (días). Tiempo promedio desde la aprobación de la solicitud hasta la primera aprobación de la orden de compra por regularizaciones (BS Y SV) (días). Nro. Proveedores Visitados / Cantidad de proveedores críticos. Reclamos a proveedores.

12 ENTRADA  Incidente o requerimiento reportado en el portal de mesa de ayuda.  Bases datos de usuarios.  Información de usuarios.  Solicitud de servicio por parte de usuario.  Instrucciones para el manejo de los equipos de computo.  Administración y gestión de Software y licencias.  Equipos y dispositivos de sistemas informáticos.  Solicitud de actualización y publicaciones en la paginas web.  Evaluación de indicadores y metas del proceso.  Asignación de Telefonía Fija y celular.  Renovación tecnológica.  Especificación de requerimiento de usuario ERU. OBJETIVO: Brindar apoyo técnico de manera oportuna y eficaz a la infraestructura tecnológica e informática de la organización para garantizar su disponibilidad. RESPONSABLE: Jefe de Sistemas. SALIDA  Protección de la información de la organización.  Red en buen funcionamiento.  Cuenta de correo TRAMARSA.  Hardware y software en buen funcionamiento.  Reporte de cumplimiento de instrucciones establecidas.  Disminución de virus y ataques informáticos.  Inventario actualizados de equipos y sistemas informáticos.  Pagina web actualizada.  Planes de mejoramiento implementado.  Reporte de llamadas.  Equipos renovados.  Incidentes y requerimientos atendidos, proyectos implementados. REQUISITOS A CUMPLIRDOCUMENTOSINDICADOR Norma ISO 9001:2008: 4.1, 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4,5.5.3,6.1,6.3(b), 7.2.3, 7.4.3, 7.6,, 8.2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3. Norma ISO 14001:2004: 4.1, 4.2, 4.3, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7,, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3.; 4.5.4. Norma OHSAS 18001:2007: 4.1, 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.4.1, 4.4.4, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3.2, 4.5.4. Política de seguridad de la Información. Política Gestión de usuario y equipo de computo Política de uso de correo electrónico. Instructivo Gestión de Eliminación de Usuarios y Baja de Equipo de Cómputo. ACTIVIDADES Recibir y registrar todas las actividades de los usuarios. Gestión de la red de datos y seguridad. Aprobación de altas y bajas de credenciales (correos o, aplicaciones de negocios, etc) Gestionar la vida útil de hardware. Supervisar el cumplimiento del proceso de respaldo de información. Gestión de compras de equipos y sistemas informáticos. Administración de la página web. Tratamiento de acciones correctivas o preventivas. Análisis y medición de los indicadores. Identificación de llamadas, control de llamadas Gestión del cronograma de proyectos de TI. Control de cronogramas de pagos. CARACTERIZACION DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN ( TI ) Llamadas Atendidas. Tiempo Máximo de atención telefónica Llamadas resueltas en 1er Nivel Tiempo de creación /modificación / eliminación de cuentas Cumplimiento de desbloqueo de cuentas Publicación de Reportes mensuales. Porcentaje de encuesta de satisfacción por evento Porcentaje de encuesta de satisfacción anual

13 ENTRADA  Evaluación e identificación de amenazas identificadas:  Necesidades de Seguridad Física  Identificación de Actividades u Operaciones Sospechosas.  Identificación de Riesgos.  Inspecciones de Seguridad (perimetral, dispositivos de seguridad, casilleros, llaves, vehicular, accesos, etc.).  Control de CCTV.  Ejercicios y prácticas.  Evaluación de indicadores y metas del proceso. OBJETIVO: Garantizar las condiciones de seguridad en las actividades a realizarse durante el desarrollo de las operaciones de la organización a través de medidas de protección que permitan minimizar el riesgo. RESPONSABLE: Oficial de Protección de Instalaciones Portuarias (OPIP) SALIDA  Evaluación de Protección de la Instalación Portuaria (EPIP).  Seguridad de las Operaciones e Instalaciones Físicas.  Reporte de Ocurrencias o Actividad sospechosa.  Riesgos Controlados.  Personal entrenado en protección.  Planes de mejoramiento implementado. REQUISITOS A CUMPLIR DOCUMENTOSINDICADOR Cumplimiento de medidas de protección, tanto físicas como de sensibilización, que eviten la materialización de actividades ilícitas Norma ISO 9001:2008: 4.1, 4.2.1,4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 8.5, 5.4, 6.2.2, 5.5.3, 5.6.3, 7.2.3, 8.1, 8.2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 Norma ISO 14001:2004: 4.1, 4.2, 4.3, 4.3.3, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 4.5.. Norma OHSAS 18001:2007: 4.1, 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.3.1, 4.4.3.2, 4.4.4, 4.4.5, 4.5. ACTIVIDADES Identificación positiva. Control de capacitaciones para el ingreso del personal. Revisión física antes de ingreso a la instalación. Verificación de Cumplimiento de Política y Objetivos de Seguridad. Control de Llaves. Control de Instalaciones Físicas. Aplicación de Planes de Contingencia y ROAS. Gestión de Riesgos Identificados. Tratamiento de acciones correctivas o preventivas. Análisis y medición de los indicadores. CARACTERIZACION DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN ( PROTECCIÓN ) Instructivo Política de Control sobre Consumo de Drogas y Alcohol Instructivo Control de Accesos Instructivo Funciones de los Oficiales de Protección Instructivo Instrucciones de Seguridad para el Control de Oficinas y Áreas Operacionales Procedimiento Alianzas Estratégicas Procedimiento Plan de Contingencias en Protección Procedimiento Protección de la Documentación e Informaciones de las Operaciones Procedimiento Plan de Incentivos de Seguridad y Protección Procedimiento Áreas Restringidas Procedimiento Plan de Comunicaciones Relacionadas a Protección Procedimiento Gestión del Riesgo de Protección Evaluación de Protección de la Instalación Portuaria (EPIP) Plan de Protección de la Instalación Portuaria (PPIP) Manual de Procedimientos de Protección Portuaria

14 DOCUMENTOS Instructivo Política de Control sobre Consumo de Drogas y Alcohol Instructivo Control de Accesos Instructivo Funciones de los Oficiales de Protección Instructivo Instrucciones de Seguridad para el Control de Oficinas y Áreas Operacionales Procedimiento Alianzas Estratégicas Procedimiento Plan de Contingencias en Protección Procedimiento Protección de la Documentación e Informaciones de las Operaciones Procedimiento Plan de Incentivos de Seguridad y Protección Procedimiento Áreas Restringidas Procedimiento Plan de Comunicaciones Relacionadas a Protección Procedimiento Gestión del Riesgo de Protección Evaluación de Protección de la Instalación Portuaria (EPIP) Plan de Protección de la Instalación Portuaria (PPIP) Manual de Procedimientos de Protección Portuaria CARACTERIZACION DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN ( PROTECCIÓN )

15 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE FINANZAS ENTRADA  Calendario Tributario.  Facturas aprobadas.  Base de datos de operaciones contables.  Listado de movimiento contables.  Proyecto de presupuesto de ingresos y gastos de la organización.  Plan de compras.  Solicitud de disponibilidad presupuestal.  Solicitud de pagos de impuestos.  Proyecto de inversiones.  Evaluación de indicadores y metas del proceso.  Solicitud de capital para adquisición de activos o proyectos.  Informe de relación de cartera vencida o en mora. OBJETIVO: Planificar, organizar y controlar eficientemente la utilización de los recursos financieros a fin de apoyar el correcto desarrollo de los procesos de la Organización y maximizar el valor de la compañía para el accionista RESPONSABLE: Gerente de Finanzas. SALIDA  Declaratorias.  Estados Financieros.  Informes.  Presupuesto de ingreso y gastos aprobados.  Asignación de disponibilidad.  Control interno de pago.  Proyectos de inversiones.  Generación de cheques o transferencias.  Relación de inversiones.  Planes de mejoramiento implementado.  Estructura optima de capital/ deuda.  Informe sobre el estado de cobranzas. REQUISITOS A CUMPLIR DOCUMENTOSINDICADOR Norma ISO 9001:2008: 4.1;4.2.1;4.2.3,4.2.4 5.3; 5.4; 5.4., 5.5.3; 6.1; ; 7.2.1;7.2.2; 7.2.3, 7.4; 8.1; 8.2.3.; 8.4; 8.5. Norma ISO 14001:2004: 4.1,4.2,4.3;4.3.2; 4.3.3; 4.4.1; 4.4.3; 4.4.4; 4.4.5,4..4.6,4.5.1;4.5.2; 4.5.3; 4.5.4. Norma OHSAS 18001:2007: 4.1, 4.2; 4.3.1; 4.3.2; 4.3.3; 4.4.1; 4.4.3.1; 4.4.4, 4.4.5,4.5.1, 4.5.2; 4.5.3.2,4.5.4.4.5.4. ACTIVIDADES Elaborar el proyecto presupuestal. Realizar los pagos de impuestos. Prepara el programa de pagos. Generación de cheques y transferencias. Controlar la ejecución presupuestal. Realizar operaciones contables. Realizar el tramite para el pago de cuentas y obligaciones a proveedores, acreedores y nominas. Elaboración de informes financieros. Tratamiento de acciones correctivas o preventivas. Análisis y medición de los indicadores. Búsqueda de deuda. Llamada a clientes, gestionar el cobro. Calidad en la Gestión Financiera Procedimiento Solicitud / Renovación / Devolución de Cartas Fianza. Procedimiento Solicitud y Envío de Documentos Valorados Procedimiento Política de Ingresos por Devengar

16 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS ENTRADA  Estructura organizacional y competencias del recurso humano.  Requerimientos de personal y sus perfiles.  Necesidades de Formación.  Documentos actualizados del SIG.  Indicadores y metas del proceso.  Requisitos legales aplicables.  Bienestar del trabajador.  Estudio salarial.  Comunicaciones. OBJETIVO: Reclutar y seleccionar personal competente y confiable para todos los procesos de la Organización, garantizar que reciban la formación necesaria para el ejercicio de sus funciones y evaluar su desempeño para de esta forma cumplir los objetivos de la organización. RESPONSABLE: Gerente y Sub Gerente de Recursos Humanos. SALIDA  Organigrama  Personal contratado de acuerdo a los perfiles definidos.  Personal capacitado.  Registros actualizados del personal.  Plan de clima laboral.  Plan de mejora del desempeño.  Cumplimiento de normativa legal vigente.  Programa anual de bienestar.  Personal remunerado de acorde al mercado.  Personal informado. REQUISITOS A CUMPLIRDOCUMENTOSINDICADOR Norma ISO 9001:2008: 4.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 53, 5.4, ;5.5.3, 6., ;8.1; 8.2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3. Norma ISO 14001:2004: 4.1, 4.2, 4.3,4.4;1 4.4.2, 4.4.3, 4.4.5 ; 4.4.6, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3.2;4.5.4. Norma OHSAS 18001:2007: 4.1, 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.1;4.4.2; 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5,4.4.6, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3.4.5.4. ACTIVIDADES Proyectar la necesidad de personal interno y/o externo. Definir los requisitos de calificación. Realiza el proceso de selección. Supervisar el cumplimiento de actualización de files de personal critico y no critico. Supervisar la gestión de nominas. Desvincular personal. Definir el programa anual de capacitaciones, sensibilización y concientización. Evaluar la eficacia de la capacitación. Evaluar el desempeño del personal. Evaluar clima laboral y bienestar. Tratamiento de acciones correctivas o preventivas. Análisis y medición de los indicadores. Asesoramiento con el área legal. Análisis de puestos y salarios. Gestión de la comunicación interna. Errores de planilla/Trabajadores afectados. Tiempo de reclutamiento y selección. % de Cumplimiento del Plan de Capacitaciones. Horas de capacitación por trabajador. Instructivo Evaluación del Desempeño Instructivo Política de Asignación de Combustible Instructivo Solicitud de Vacaciones y/o Permisos Instructivo Política de Bienestar Instructivo Pago y Recupero de Subsidios Instructivo Acciones en caso de accidentes Procedimiento Competencia, Toma de Conciencia y Formación Procedimiento Reclutamiento, Selección e Ingreso de Personal Procedimiento Proceso de Administración de Nóminas Procedimiento Proceso de Ingreso y Mantenimiento del Maestro del Personal - SAP Procedimiento Proceso de Impuestos Procedimiento Proceso de Administración de Nómina Estiba Procedimiento Planificación de Servicios

17 ENTRADA  Identificación de peligros y riesgos.  Accidentes e incidentes de Trabajo.  Investigación de accidentes e incidentes.  Personal sensibilizado SST.  Vigilancia de la salud.  Exámenes Médicos Ocupacionales  Simulacros.  Evaluación de indicadores y metas del proceso.  Control Horas hombre.  Inspecciones de seguridad.  Elecciones de Comité SST.  Controles SST de proveedores. OBJETIVO: Elaborar, implantar y aplicar un plan de prevención de riesgos laborales a fin de prevenir los accidentes, enfermedades ocupacionales a fin de minimizar los eventos no deseados y fomentar la cultura de prevención de riesgos. RESPONSABLE: Jefatura de Prevención de Riesgos. SALIDA  Matriz actualizada de IPER.  Gestión de los accidentes e incidentes de trabajo.  Control de la accidentabilidad.  Informe de Investigación de accidentes e incidentes.  Informe anual de vigilancia de la salud  Resultados de Inspecciones de Seguridad.  Personal entrenado.  Programa Anual de SST.  Planes de mejoramiento implementado.  Reporte estadístico.  Informe de las inspecciones de seguridad.  Informe anual de la salud  Instalación de Comité.  Proveedores evaluados. REQUISITOS A CUMPLIRINDICADOR Norma ISO 9001:2008: 4.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4, 5.5.3, 6.2.2, 6.4; 8.2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 Norma ISO 14001:2004:4.1, 4.2, 4.3, 4.4; 4.5, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3.2;4.5.4. Norma OHSAS 18001:2007: 4.1, 4.2, 4.3, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4; 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7,4.5, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3;4.5.3.1, 4.5.3.2;4.5.4.. ACTIVIDADES Análisis de riesgos y ponderación. Establecimiento de controles. Tratamiento y control de accidentes. Coordinaciones para la investigación. Administración de inducciones en SST. Definir programa de seguridad y salud. Evaluar cumplimiento del programa de SS. Ejecutar programas de sensibilización de SST. Evaluar cumplimiento del plan anual de salud. Capacitaciones e inspecciones de salud. Monitoreo y seguimiento de los agentes de riesgos. Monitoreos y seguimiento a los resultados de los examenes ocupacionales. Realiza las inspecciones de seguridad. Coordinación de realización de simulacros. Tratamiento de acciones correctivas o preventivas. Análisis y medición de los indicadores. Coordinaciones para las elecciones del Comité SST. Seguimiento y control a las reuniones del Comité SST, Actas de Comité SST Gestión y tratamiento a proveedores. Consulta con el área legal de los requisitos legales aplicables. Actualizacion matriz de requisitos legales aplicables. Gestión de las comunicaciones de riesgos. Reconocimiento al trabajador con incentivo. Definición de sanciones. Dar soporte a las investigaciones de accidentes y acompañamiento ante autoridades. Indicador de Frecuencia. Indicador de Gravedad. Nro de incidentes reportados. Promedio de % capacitados con 1 capacitación mínima de seguridad cada trimestre) a nivel nacional. Nro de Actividades ejecutadas/ Nro de actividades programadas x100. Ejecución de Programa de Capacitacion MAPFRE. Realización de auditorias internas programadas / Auditorias realizadas x 100. Ejecución de programa monitoreos MAPFRE. Realización de campañas de seguridad. CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS ( PREVENCIÓN DE RIESGOS )

18 DOCUMENTOS Instructivo Política de Uso de Uniformes y Equipos de Protección Personal Instructivo Programa de Prevención de Enfermedades Ocupacionales y Comunes Instructivo Requisitos de Seguridad y Salud en el Trabajo para Contratistas, Subcontratistas, Trabajadores Independientes y Visitantes en Áreas de Alto Riesgo Instructivo Charla de los 5 minutos Instructivo Reporte de Incidentes Instructivo Instrucciones de Almacenamiento, Inspección y Mantenimiento de Arneses y Líneas de Vida Instructivo Plan de Incentivos - OHSAS Instructivo Constitución y Funcionamiento del Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo Instructivo Inspecciones de Seguridad y Salud en el Trabajo Instructivo Instrucciones sobre Planes de Contingencia Instructivo Evaluación del Puesto de Trabajo en la Organización Instructivo Conservación y Mantenimiento de Cabos de Maniobra Instructivo Instrucciones de Seguridad para Abordar una Embarcación Instructivo Inspección de Equipos de Protección Personal Instructivo Instrucciones sobre Investigación de Accidentes e Incidentes Peligrosos CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS ( PREVENCIÓN DE RIESGOS ) Instructivo Medidas de Protección contra la Radiación Solar Instructivo Seguridad para Maniobras de Izaje Instructivo Análisis de Trabajo Seguro (ATS) Instructivo Uso e inspección de escaleras, plataformas y andamios Procedimiento Identificación de Peligros, Evaluación y Control de Riesgos Procedimiento Permiso de Trabajo de Alto Riesgo Procedimiento Bloqueo y Etiquetado Procedimiento Orden y Limpieza Procedimiento Uso de Herramientas Manuales Procedimiento Gases Comprimidos Procedimiento Consideraciones de Almacenamiento de Productos Peligrosos y Otros Productos Procedimiento Plan de Contingencia para Emergencias en Caso de Incendio, Terremoto y Tsunami Procedimiento Plan de Contingencia para Carga, Descarga, Transporte y Almacenamiento de Materiales Peligrosos Procedimiento Manejo de Químicos, Lubricantes e Hidrocarburos Procedimiento Responsabilidades de Seguridad y Salud en el Trabajo en las Operaciones Procedimiento Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos - IPER Procedimiento Estándar de Seguridad para Trabajo en Espacios Confinados

19 CARACTERIZACION DEL PROCESO LEGAL ENTRADA  Solicitud de asesoría legal.  Solicitud de documentos legales.  Actualizaciones de la normativa legal.  Solicitudes de contratos o convenios.  Evaluación de indicadores y metas del proceso. OBJETIVO: Asesorar jurídicamente a la organización en sus procesos internos y externos, garantizando el cumplimiento de la normativa legal vigente aplicable a sus operaciones. RESPONSABLE: Sub Gerente Legal. SALIDA  Asesorías.  Contratos.  Licitaciones.  Respuesta jurídica a las autoridades o entes de control.  Comunicaciónón con contenido legal.  Protección de datos.  Planes de mejoramiento implementado. REQUISITOS A CUMPLIRDOCUMENTOSINDICADOR Norma ISO 9001:2008: 4.1,4.2,5.2, 5.3, 5.4, 5.5.3, ;7.2.1;7.2.3,7.5.1, 7.5.4,.8.2.3.8.5 Norma ISO 14001:2004: 4.1,4.2, 4.3, 4.4.1, 4.4.3, 4.4.4,,4. 4..5, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3,4.5.4. Norma OHSAS 18001:2007: 4.1,4.2, 4.3,4.4.1, 4.4.3, 4.4.4,4.4.5,4.5.1, 4.5.2, 4.5.3.. Procedimiento Trámite Documentario y Procedimiento Legal ACTIVIDADES Asesoría y gestión jurídica. Actualización de lista de requisitos legales aplicables. Comunicación y difusión diaria de normas legales. Elaboración y revisión de contratos. Tratamiento de acciones correctivas o preventivas. Análisis y medición de los indicadores. Vigilancia de protección de datos. Porcentaje de cumplimiento de auditorias internas y externas. Cumplimiento de actualización de la normativa legal vigente aplicable a la organización Mejorar el indicador de productividad de los costos legales Implementar un sistema de gestión de contratos (clientes y proveedores)