DIPLOMADO EN EL DESARROLLO DE HABILIDADES GERENCIALES ………………… Un Enfoque Directivo hacia la Excelencia en la Gestión del Capital Humano INSTRUCTOR: Ing.

Presentación del tema: "DIPLOMADO EN EL DESARROLLO DE HABILIDADES GERENCIALES ………………… Un Enfoque Directivo hacia la Excelencia en la Gestión del Capital Humano INSTRUCTOR: Ing."— Transcripción de la presentación:

1 DIPLOMADO EN EL DESARROLLO DE HABILIDADES GERENCIALES ………………… Un Enfoque Directivo hacia la Excelencia en la Gestión del Capital Humano INSTRUCTOR: Ing. Juan De Dios Flores A. Reg. STPS: FLAJD541114 – RM8 – 0025 FECHA: 7 y 8 de Junio de 2013

2 ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO DIRIGIDA AL INCREMENTO DE LA PRODUCTIVIDAD Diseñado para: 7 y 8 de Junio de 2013 PRESENTA: ING. AUGUSTO HERNÁNDEZ FRANCO STPS REGISTRO No.: HEFA440115 – 005 Los hombres se lamentan del mal uso que han hecho del tiempo ya vivido, sin emplear mejor el que les resta. La Bruyere.

3  Cada semana, todos contamos con 168 horas. Pero depende de cada quien aprovecharlas al máximo. Tanto en el trabajo, como en el hogar, todos podemos beneficiarnos de hacer uso del tiempo, el recurso más preciado, en forma eficiente.  La administración del tiempo se refiere a analizar nuestro uso de este recurso en forma regular, para comprender la forma más adecuada de usarlo en forma efectiva.  Manejar tu tiempo te obligará a ser explícito en cuanto al valor que le das a tu vida personal y profesional, y te permitirá dirigir tus esfuerzos en concordancia. Controlar tu tiempo te ayudará a mantener el equilibrio entre las múltiples presiones bajo las cuales estás sometido, facilitándote entonces el logro de tus objetivos, y evitando el estrés y el cansancio.

4 I.OBJETIVO GENERAL. II.OBJETIVOS ESPECÍFICOS. III.INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO Conceptos Básicos de Administración del Tiempo Análisis del Impacto del Pensamiento Desarrollo de la Visión Desarrollo del Poder del Pensamiento Planeación IV.DESARROLLO DEL PLAN PERSONAL DE VIDA Identificación de las Áreas de la Vida Desarrollo de Valores Metas a Largo Plazo

5 Metas a Mediano Plazo Metas a Corto Plazo Desperdiciadores del Tiempo Sistemas de Planeación y Organización del Tiempo V.MANEJO DE AGENDA Diario Semanal Mensual Anual VI.CONTROL DE TAREAS Aplicación entre lo Vital y lo Urgente Desarrollo de Prioridades

6 VII.DESARROLLO Y CONTROL DE IDEAS Y PROYECTOS Administración y Organización de Ideas Control de Seguimientos Manejo de Contactos y Bases de Datos VIII.CONTROL MAESTRO DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO Desarrollo del Panel de Control Maestro Desarrollo de Controles Diarios, Semanales y Mensuales Estrategias para Mejorar el Uso del Tiempo

7  Los participantes obtienen los elementos para planear y desarrollar estrategias que les permitan organizar y distribuir el trabajo de manera más efectiva, lo que les permite coordinar y programar mejor sus actividades, con el objeto de evitar interferencias y retrasos, y en consecuencia, aumentar la productividad en las diferentes áreas.

8  Conocer las técnicas de mayor impacto en la administración de actividades que nos permitan tener ahorro del tiempo.  Identificar actividades y situaciones que gastan demasiado tiempo y establecer acciones que corrijan desviaciones y pérdidas de tiempos.  Reaccionar conscientemente en situaciones frecuentes que implican riesgo de mal uso del tiempo.  Identificar con precisión las causas particulares de desperdicio del recurso.  Elaborar listas “inteligentes” de prioridades de acción.  Distinguir efectivamente, y no sólo en teoría, la diferencia entre acciones importantes y acciones urgentes.  Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas necesarias.

9 INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN EFECTIVA DEL TIEMPO El valor del tiempo depende de la utilidad que le damos como un recurso para satisfacer nuestras necesidades o lograr nuestras metas.

10 INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO ¿QUE ES EL TIEMPO?  Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades.  Como el tiempo no existe en sí, la administración del tiempo es la administración de sí mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.  El tiempo es una paradoja. Nos parece que no tenemos suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo que hay. No importa cuanto hagamos, siempre hay alternativas interminables para invertir el tiempo. La solución a esta paradoja, entonces, es enfocarse primero en las cosas más importantes, en la seguridad de que siempre habrá tiempo suficiente para las cosas que realmente es necesario hacer.

11  Es el “espacio” en el que ocurren todos los sucesos de su vida.  El periodo en el que toma todas las decisiones; las que lo acercan a su autorrealización o le generan frustración existencial.  Es vida biológica insustituible… no renovable ni recuperable; que camina sin detenerse jamás.

12 Representa nuestra visión, nuestros valores, nuestros principios, nuestra misión, nuestra orientación: todo lo que es importante y el modo como dirigimos nuestra vida. BRÚJULA Representa los compromisos, las citas, los horarios, las metas, las actividades, lo que hacemos con el tiempo y cómo lo administramos. RELOJ

13 A menudo hay una brecha entre el modo en que decidimos y lo que consideramos importante en nuestra vida, lo que nos llena de vacío y frustración. CUESTIÓN DE DECISIÓN Nos autorrealizamos y vivimos menor frustración existencial en la medida que vivimos en armonía con nuestros principios y con las necesidades y capacidades humanas fundamentales. CUESTIÓN DE PRINCIPIOS

14 ¿Que hay en tu brújula? Piensa que es lo que te dirige como persona en los siguientes aspectos. Si no lo tienes claro, es un buen tiempo para que lo reflexiones: tu visión personal, tu misión personal y tus principales valores. ¿Qué hay en tu brújula?

15 Los Hábitos » Los hábitos son pautas coherentes de comportamiento, a menudo inconscientes, que expresan de manera constante nuestro carácter, produciendo nuestra efectividad... e inefectividad. » El hábito es la intersección de tres aspectos: conocimiento, habilidad y deseo. » El conocimiento es el paradigma teórico, el "qué hacer" y "por qué". La habilidad es el "cómo hacer". El deseo es la motivación; "el querer hacer".

16 ¿QUÉ SIGNIFICA SABER ADMINISTRAR EL TIEMPO?  TENER UN CONTROL DE LOS EVENTOS DE NUESTRA VIDA. ¿PORQUÉ ES IMPORTANTE REALIZAR UN ADECUADO MANEJO DEL TIEMPO?. 1.PARA OBTENER MAYOR PRODUCTIVIDAD. 2.PARA LOGRAR PAZ CON UNO MISMO.

17 Construir Descubrir Planificar Actuar LA PIRÁMIDE DE LA PRODUCTIVIDAD

18 ¿QUÉ DEBO DESCUBRIR / CONSTRUIR? Mis Valores Mis Roles Mi Misión Personal Mi Visión Personal

19 Son mis más Altas Prioridades. MIS VALORES Identificarlos Priorizarlos Clarificarlos

20 Constituyen los “lugares” que ocupo en función de mis relaciones claves y las responsabilidades inherentes a las mismas. Identificarlos es el paso previo a saber cómo voy a emplear mi tiempo. Para cada rol establezco objetivos que estarán en función de mis valores. MIS ROLES

21 MI MISIÓN PERSONAL Es un enunciado que expresa mi sentido de propósito en la vida. Rige la elección de mis conductas y evalúa mis decisiones. Se asienta en mis valores. Contribuye a que podamos liderar nuestra propia vida.

22 MI VISIÓN PERSONAL La vida es como un viaje y todo viaje tiene un destino. Su visión personal es el destino al que quiere llegar. Usted no crea su visión, esta ya existe dentro de usted. La clave para iniciar con el fin en mente es redactar su visión personal. Haga una lista de las cosas que no desea en su vida. Elabore otra lista, escribiendo las cosas que si quiere en su vida.

23 MITOS  El mito de la actividad: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte.  El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.  El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.  El mito del indispensable: “Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, así que yo trabajo 15 hrs. diarias”. Se centra el interés en trabajar más, en vez de trabajar mejor.

24 MITOS  El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenando a repetir lo que salió mal.  El mito de trabajar contra el tiempo: “El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima”. El más precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones.  Desperdiciador de Tiempo (DDT): Es cualquier cosa que impida que una persona alcance sus objetivos de la manera más efectiva posible.  Desperdiciadores de Tiempo Externos vs. Internos. Los DDT se dividen en externos, si son provocados por otras personas, o internos si son provocados por nosotros mismos.

25 ANÁLISIS DEL IMPACTO DEL PENSAMIENTO  La mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar el tiempo están orientados por una lógica de corto plazo. Estos enfoques generan hábitos de comportamiento cortoplacistas, influenciados por la vigencia que estos paradigmas tienen en nuestras culturas familiares, escolares, empresariales y comunitarias. Sus métodos terminan provocando los males y desequilibrios que pretendemos evitar. Veamos algunas de sus principales premisas y limitaciones:  EFICIENCIA: La eficiencia consiste en "hacer más en menos tiempo". Pero el supuesto subyacente es que la "cantidad" y la "velocidad" son lo mejor.  CONTROL: Propone la idea de que planificar y programar es indispensable para controlar las acciones de los demás.  CHRONOS: La administración tradicional del tiempo se ocupa del tiempo chronos, vocablo griego que define al tiempo cronológico, lineal y secuencial.

26 ANÁLISIS DEL IMPACTO DEL PENSAMIENTO  VALORES: Valorar significa atribuirle a algo un valor relativo mayor que a otras cosas que también nos rodean.  ADMINISTRACIÓN: El modelo tradicional se ocupa de la administración, no del liderazgo. La administración es útil cuando no debemos salirnos del camino trazado. Pero muchas veces los problemas no son de administración, sino de liderazgo y no es suficiente con mantener firme el rumbo.  MÉTODOS: El modelo habitual de manejar el tiempo, nos provee métodos. Nos dice como hacer "bien" las cosas. "Muchas veces en vez de tener paradigmas, los paradigmas nos tienen a nosotros". A esto último, lo llamamos el “Efecto Paradigma". Sobretodo si se trata de un paradigma exitoso, es probable que nos enamoremos de la solución que nos proporcionó.

27 DINÁMICA: EL ESTADO DE CUENTA DE MIS RETIROS Y DEPÓSITOS

28 DESARROLLO DEL PODER DEL PENSAMIENTO ESTRATÉGICO La estrategia es lo que hace que una empresa logre su objetivo, se basa en ignorar a la competencia hasta hacerla irrelevante. Obsesionarse con sus competidores sólo lleva a una estrategia de imitación, que generalmente desemboca en el error de permitir que sea otro quien establezca las reglas. Quien pone las reglas gana, y el que imita pierde.  La imitación no es la respuesta, sino la INNOVACIÓN  ¿CÓMO LA ENTIENDEN Y LA APLICAN EN SU EMPRESA?.  Es necesario cambiar las reglas del juego.  Toda organización debe conocer:  CUÁL ES SU FUERZA MOTORA.  Toda organización debe enfocarse en desarrollar sus áreas de excelencia (HAY QUE HACER QUE LA COMPETENCIA SE VUELVA IRRELEVANTE).

29 ¿QUÉ ES?  Es predeterminar el curso de los eventos.  Decidir con anticipación las acciones y sus circunstancias. ¿PARA QUÉ SIRVE?  Hace más Eficiente el Proceso.  Corrobora su Viabilidad. PLANEACIÓN

30 TRES MOMENTOS: ¿CÓMO PLANIFICAR? Priorizar Capturar Monitorear

31  Anticipa y reduce el impacto de una crisis.  Genera la Emergencia de Alternativas y Planes de Contingencia.  Ahorra Recursos.  Hace que lo imprevisto no lo sea tanto.  Alivia Tensiones.  Invertir en Planificación es Ahorrar en Ejecución. OTROS BENEFICIOS DE LA PLANIFICACIÓN:

32 El Principio de Pareto “ Los elementos críticos de cualquier conjunto constituyen una minoría” La regla del 80/20 20% 80% Tiempo Resultados Una expresión común de la regla 80/20 es que “El 80% de nuestro negocio proviene del 20% de nuestros clientes”.

33 DINÁMICA: COMO PODRÍA SER DIFERENTE MI VIDA

34 EFECTO DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO: LOS 7 HÁBITOS DE LA GENTE ÁLTAMENTE EFECTIVA

35 1.Ser Proactivo » Una persona proactiva es consciente de que sus decisiones lo han llevado a donde está, no culpa a los demás por lo que le está pasando. » Tiene el poder para decir "estoy aquí por las decisiones que tomé, pero mañana quiero estar allá".

36 1.Ser Proactivo a. La proactividad se basa en guiarnos por nuestros valores, en b. No entregar a otros el control sobre nuestras decisiones y en c. Trabajar continuamente en nuestro desarrollo buscando influenciar a quienes se encuentran en nuestro entorno cercano.

37 Círculo de influencia Círculo de preocupación FOCO PROACTIVO La energía positiva amplía el círculo de influencia Círculo de influencia Círculo de preocupación FOCO REACTIVO La energía negativa reduce el círculo de influencia 1.Sé Proactivo Círculo de Preocupación y Círculo de Influencia

38 2.Empezar con un Fin en Mente 1.Para desarrollar este hábito una herramienta fundamental es la misión personal, que es una declaración basada en nuestros principio y valores, de manera que nos permita tomar decisiones derivadas de ellos. 2.Antes de determinar nuestra misión personal debemos encontrar nuestro centro, el cual está dado por la forma en que miramos el mundo.

39 2.Empezar con un Fin en Mente 3.Nuestro centro es nuestra fuente de mayor seguridad y es una guía para nuestras decisiones. 4.Para desarrollar el segundo debemos encontrar el centro más adecuado, aquel basado en principios que no cambian con el tiempo ni bajo otras circunstancias.

40 3.Poner Primero lo Primero 1.Casi toda la gente está en la búsqueda de organizar el tiempo, pero casi nadie se preocupa por organizar sus prioridades, lo cual resulta siempre más efectivo. 2.La cuestión es que para ser realmente efectivo, se debe poner lo verdaderamente importante por encima de lo urgente, ya que lo urgente sólo es importante para otros. 3.Logrando desarrollar este hábito se aplica el principio de implementar nuestros planes de acción para lograr propósitos significativos

41 4.Pensar Ganar - Ganar 4.La cultura en la que vivimos está enmarcada en el concepto de yo gano-tu pierdes. En la cabeza tenemos instalado el chip de la competencia en lugar del chip de la colaboración. 5.Para ser realmente efectivos debemos pensar GANAR/GANAR en todas nuestras relaciones interpersonales, "hay suficiente para todos".

42 4.Pensar Ganar - Ganar 6.La victoria de uno no siempre es la derrota del otro, desarrollar el cuarto hábito quiere decir que ambas partes en cualquier acuerdo siempre saldrán beneficiadas.

43 5.Comprender antes de buscar ser comprendido 1.Es difícil interactuar con otros, dialogar o convivir sin tener problemas, si buscamos encontraremos que en la raíz de estos problemas está la dificultad de comprendernos unos a otros.

44 5.Comprender antes de buscar ser comprendido 2.El quinto hábito consiste en aprender a escuchar, en entender a los demás desde su propia perspectiva, si logramos desarrollar este hábito podremos no sólo evitar problemas interpersonales, sino adelantar con más agilidad los procesos con soluciones ganar/ganar.

45 6.Sinergizar 1.El todo es más que la suma de sus partes, eso significa la sinergia. 2.La creación de este hábito requiere del trabajo en equipo, el cual, cuando se basa en la confianza y en los principios genera creatividad, innovación y efectividad.

46 7.Afilar la Sierra 1.El desarrollo de este hábito se da cuando somos capaces de hacer mantenimientos e innovaciones benéficas a los demás hábitos. 2.Afilar la sierra significa que si nos dedicamos solamente a aserrar, sin mantener la sierra, sin afilarla, seguramente llegará el momento en que ya no podamos aserrar más.

47 Si la “urgencia” determina nuestra elección de las cosas que debemos hacer, volviéndose el factor dominante en nuestra vida, dejamos de ver lo importante para resolver sólo lo urgente. La Matríz del Tiempo de Actividades 1.Crisis 2.Problemas apremiantes 3.Proyectos cuyas fechas vencen 4.Imprevistos 1.Prevención, Actividades Varias 2.Construir relaciones 3.Reconocer nuevas oportunidades 4.Planificación, Recreación NO URGENTE 1.Interrupciones, llamadas 2.Correo, algunos informes 3.Reuniones 4.Cuestiones inmediatas y acuciantes 5.Actividades populares 1.Trivialidades, ajetreo inútil 2.Algunas cartas 3.Algunas llamadas telefónicas 4.Pérdidas de tiempo 5.Actividades agradables NO IMPORTANTE URGENTE

48 Se trata de una actividad de gran influencia que se puede realizar en unos treinta minutos cada semana. La organización semanal proporciona Un contexto más amplio, las actividades diarias comienzan a tomar dimensiones más adecuadas, cuando se visualizan en un contexto de la semana. PARADIGMA DE LA IMPORTANCIA

49 SEMANA ______________________________ BITÁCORA DEL TIEMPO (AGENDA)

50 LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO, EL LIDERAZGO, EL TRABAJO, LOS RESULTADOS, ETC………………….. !! SON HUMANOS !!

51 PARA QUE SIRVEN LAS JUNTAS Y COMO HACERLAS PRODUCTIVAS Las Juntas deben ser para reportar resultados de los compromisos contraídos en juntas previas y establecer a realizar para la siguiente.

52 Juntas Productivas 1.ANTES DE LA JUNTA 1.1.-Antes de convocarla, analice si es la mejor forma de cumplir el objetivo. Considere las alternativas: Enviar e-mail, Escribir un memo, Llamada Telefónica, Vídeo conferencia, Presentación, etc. 1.2.-Exprese que objetivo debe lograrse en la junta para considerarla exitosa. Puede ser: Decisiones, Ideas, Consenso, Compromiso, etc. 1.3.- Redacte la agenda de la junta, es decir, la secuencia de temas que debe tratar para lograr el objetivo. Asegúrese que todos los participantes reciban la agenda detallada. (Antes de la junta o al inicio de la junta) 1.4.- Para cada tema a tratar, defina la forma en que lo hará. Puede ser: Discusión, Presentación, Tormenta de ideas, etc. Asigne el tiempo necesario para cada uno. 1.5.- Decida quienes deben participar en la junta. Debe ser el mínimo necesario de personas con los que se pueda cumplir el objetivo a cabalidad.

53 Juntas Productivas 1.6.- Avise del lugar dónde se llevará a cabo la junta. Piense en la comodidad de los participantes y en las posibles interferencias externas. 1.7.- Decida cuándo se llevará a cabo la junta y el tiempo máximo de la misma. 1.8.- Confirme asistencia de todos los participantes. Asegúrese que entienden la agenda, y que están preparados para trabajar. 2.- DURANTE LA JUNTA. 2.1.- Llegue temprano. Así podrá seleccionar el mejor puesto, y preparar su material 2.2.- Comience a tiempo. 2.3.- Presente cada tema de la agenda indicando la forma en que se tratará cada uno, y el tiempo que se le dedicará. 2.4.- A 5 minutos del límite de tiempo de cada tema, alerte a los participantes. 2.5.- Tome notas. Mantenga una pizarra donde escriba los temas no terminados, las ideas que surjan, etc. 2.6.- Al finalizar, resuma, concluya y verifique los compromisos de los participantes, así como las fechas en que cumplirán dichos compromisos. 2.7.- Agradezca a los participantes.

54 Juntas Productivas 3.- DESPUÉS DE LA JUNTA. 3.1.- Prepare un resumen corto y claro de la junta, con énfasis en las decisiones y compromisos alcanzados. Distribuya este resumen entre los participantes, y aquellos que no participaron pero están involucrados. 3.2.- Evalúe si se cumplieron los objetivos. 3.3.- Contacte a aquellos participantes que hicieron algún compromiso durante la junta, y asegúrese que cumplan lo prometido. 3.4.-Agradezca nuevamente a aquellos participantes que hayan hecho contribuciones extraordinarias durante la junta. 3.5.- Hable y estimule a aquellos participantes que permanecieron callados, o que expresaron alguna reserva con los resultados de la junta.

55 Ejercicio Práctico – Individual. “Encuentro fascinante que la mayoría de las personas planifican sus vacaciones con mucho más cuidado que con el que planifican sus vidas. Quizás eso se debe a que escapar es más fácil que cambiar”. Jim Rohn

56 Ejercicio Práctico – Individual, Fecha Limite de Entrega: 1. Realizar el diagnóstico del uso actual de tu tiempo de trabajo de una semana. Llevar registro de una semana e identificar desequilibrios y ladrones del tiempo. 2. Formular tus objetivos gerenciales con sus metas. (mínimo 3 objetivos). 3. Organizar un programa semanal de actividades en donde se especifique las acciones diarias a realizar para cumplir con los objetivos y metas planteados. 4. Anotar las actividades del próximo mes para lograr tus objetivos y metas.

57 Diagnóstico. 1.A qué áreas del trabajo dedicas más tiempo. 2.A cual dedicas menos tiempo. 3.Que vas a hacer para resolverlo. Anota los ladrones de tiempo que identificaste. Que vas a hacer para eliminarlos.

58 Actividad:Objetivo:Metas: Formulación de Objetivos y Metas.

59 LUNESMARTESMIERC.JUEVESVIERNESSABADODOM. Programación Semanal de Acciones.

60 Programación Mensual de Acciones. JUNIO – JULIO 2013 LunesMartesMiércolesJuevesViernesSábadoDomingo 3456789 10111213141516 17188192021222 JUEVES SANTO VIERNES SANTO SÁBADO DE GLORIA 23242526272829 30JULIO12345 6789101112

61 MANEJO DE AGENDA Siendo el tiempo tan precioso y la vida tan corta, es necesario no perder un solo momento. Chesterfield

62 MANEJO DE AGENDA  La investigación ha demostrado que la eficiente administración de tiempo en el trabajo es un factor importante de éxito. El tiempo es muy difícil de controlar, porque es fácil desperdiciarlo en múltiples actividades sin propósito. A continuación se presentan una serie de reflexiones sobre las formas en que sería posible organizar el tiempo de vida.  A la mayoría de los ejecutivos se les dificulta organizar su tiempo de trabajo y vida; viven constantemente con la sensación de que el tiempo no les alcanza, y por contradictorio que pudiera parecer, también es frecuente la sensación de desperdiciar mucho tiempo. Finalmente tienen que enfrentar diversos contratiempos, que por carecer de una eficiente administración de tiempo, no logran cumplir sus metas tal y como desean.

63  El primer paso para organizar mejor el tiempo es fijarse un plan de trabajo, que garantice sensatamente la consecución de las metas propuestas. Un plan prevé contratiempos y asigna el tiempo suficiente para cada actividad, de tal manera que se pueda tener un control el tiempo utilizado en la vida. Un programa de vida distribuido de manera apropiada, ayuda a tener la seguridad de contar con las condiciones necesarias en los tiempos en que tienen que estar listas.  La administración del tiempo implica un diagnóstico, planeación, ejecución, evaluación y un rediseño. Para el primer punto tendrás que diagnosticar a QUÉ dedicas el tiempo. Para ello, es conveniente realizar una minuta (bitácora o diario), donde anotes con mayor detalle el tiempo que inviertes en las actividades básicas de tu vida. MANEJO DE AGENDA

64  Una vez que has anotado el tiempo de tus actividades es importante clasificarlas, para realizar un primer balance. Puedes agruparlas según las siguientes categorías o bien incluir otras categorías según las necesites: Sueño (S) Cuidado personal (bañarse, vestirse, comer) (CP) Compromisos Fijos (Trabajo) (CF) Capacitación (C) Diversión, descanso, convivencia con la familia (D) Tiempo muerto (se refiere al tiempo que se desperdicia sin hacer algo en particular) (TM)  Una vez definidas las categorías a utilizar, registra los tiempos para cada categoría. Esto te permitirá graficar los resultados y poder comparar con otro balance posterior. MANEJO DE AGENDA

65  A continuación se presenta un esquema que puede ser de utilidad. La agenda deberá realizarse por un periodo de tiempo en el que constituye rutina, generalmente tenemos rutinas por semanas, por lo que estima lo que realizas de lunes a domingo. No lo hagas calculando tiempos aproximados, es importante se registren durante una semana los tiempos reales que se consumen en tus actividades. Al final se te presenta un formato para que registres tu minuta. MANEJO DE AGENDA

66 Recomendaciones para llevar una Agenda El manejo de una agenda nos permitirá organizar mejor nuestra vida y actividades, nos permite: 1.Controlar el cuándo y el cómo de nuestras actividades. 2.Llevar un registro de nuestras llamadas telefónicas y apuntes al respecto de ellas. 3.No olvidar nunca una fecha importante, un aniversario, cumpleaños o evento. 4.Poder tener detalles para con los demás, apuntando sus preferencias. 5.Manejar gastos y pagos pendientes. 6.Controlar vencimientos de tarjetas, seguros, etc. 7.Ganarle tiempo a cada día en nuestras actividades al organizarnos.

67 DESARROLLO DEL PLAN PERSONAL DE VIDA Distribuir efectivamente el tiempo significa utilizar conscientemente cada minuto de tu tiempo para el logro de tus objetivos, metas y propósitos.

68 DESARROLLO DEL PLAN PERSONAL DE VIDA ¿Cómo desarrollar un Plan de Vida y Carrera para enfrentar los nuevos retos? A) La persona tiene que tener un fin en su mente. B) Debe sentirse impulsada para realizar grandes contribuciones. C) Debe estar motivada por sus sueños. D) Debe Creer Plenamente Que Nada, Ni Nadie….. Lo Detiene Para Alcanzar Su Objetivo.

69 Desarrollo del Plan Personal de Vida Debemos invertir el tiempo de tal modo que sea coherente con nuestros objetivos vitales y empresariales. Pero puede ser peor perseguir un objetivo, alcanzarlo y entonces darse cuenta de que no sirve para nada.... “No hay nada más frustrante en la vida que fijarse un objetivo, que pase el tiempo y no alcanzarlo” (Henry Kissinger)

70 ¿Para qué me necesita el Mundo? Misión Personal Misión Familiar Misión Profesional Misión Social Somos una Única Persona Liderazgo Personal Identificación de las Áreas de la Vida

71 Descubrir la Misión Personal ¿Para qué sirvo? Puntos fuertes: ¿Para qué puedo servir? ¿Qué tengo que desarrollar para conseguirlo? ¿Dónde soy insustituible? DICO – Profs. N. Chinchilla y M. Moragas Misión Personal

72 REFLEXIÓN DE LA VIDA: Equilibrio Laboral – Familiar

73 N. Chinchilla y M. Moragas: “Dueños de nuestro destino”. (Ariel 2007). Misión Familiar Interna

74 CLUB DEPORTIVO ESCUELA RELIGIÓN COMUNIDAD EMPRESA Misión Familiar Externa N. Chinchilla y M. Moragas: “Dueños de nuestro destino”. (Ariel 2007).

75 IMSS TIENDA RELIGIÓN LEGISLATIVO CLUB DEPORTIVO ESCUELA COMUNIDAD Misión Social N. Chinchilla y M. Moragas: “Dueños de nuestro destino”. (Ariel 2007).

76 Subordinados Colaboradores Jefes Clientes PEDIDO Proveedores Accionistas Misión Profesional N. Chinchilla y M. Moragas: “Dueños de nuestro destino”. (Ariel 2007).

77 YO sociedad EMPRESA FAMILIA

78

79 DESARROLLO DE VALORES: –La Dignidad, La Libertad, la Autoestima y la Seguridad en uno mismo, –Capacidad para enfrentar los problemas, –Honestidad y comprensión de normas, –Analizar, Planificar, Tomar Decisiones, Actuar y Revisar lo hecho para comparar, –Tener cualidades como: –Autonomía –Perseverancia –Responsabilidad –Autocrítica –Iniciativa y –Creatividad

80 ¿QUE ES PLANEAR TU VIDA? Es hacer algo a favor de tu autorrealización.- Es un proceso continuo para realizar el potencial de todas tus capacidades. Es definir tus objetivos centrales.- Es usar tu tiempo para lograr tus objetivos específicos de:  SALUD Y VIDA.  PROFESIONALES.  INTELECTUALES. EESPIRITUALES. (Que además impulsen tu crecimiento y desarrollo).  FAMILIARES.  SOCIALES.  ECONOMICOS. PLAN DEVIDAPLAN DEVIDA YCARRERRAYCARRERRA

81 Es tener claro quien eres. (Es aclarar tu auto - concepto). 1 Es definir para que estás y quien quieres ser. (Dirigir tu experiencia y conocimiento hacia lo que quieres conseguir). ¿Que quiero Ser, Tener o Hacer? ¿Como podré lograrlo? ¿Qué recursos necesito para ello? 2 PLAN DEVIDAPLAN DEVIDA YCARRERRAYCARRERRA ¿QUE ES PLANEAR TU CARRERA?

82 Es definir tus objetivos de carrera en relación con tu plan de vida. (Tomar decisiones congruentes con tus valores, capacidades y ambiciones). 3 Es aprovechar las nuevas oportunidades de crecimiento y desarrollo a que te retan los objetivos de tu carrera. (Es darte la oportunidad de mejorar tu calidad y cantidad de vida). 4 PLAN DEVIDAPLAN DEVIDA YCARRERRAYCARRERRA ¿QUE ES PLANEAR TU CARRERA?

83 Dinámica: El Gerente de Marca

84 1. Reconocer que los Obstáculos Existen. 2. Identificarlos. 3. Emplear Estratégias para Eliminarlos. ¿Que Podemos Hacer?

85 Específicas Medibles Establecer Metas

86 Alcanzables Realistas Basadas en el Tiempo Específicas Medibles Establecer Metas

87 Hacer Delegar Demorar Eliminar Priorizar

88 Hacer lo Urgente Cumplir con los que se puede, DE INMEDIATO Fijar Fechas Límite para las cosas que se pueden demorar Priorizar

89 Organizar

90 Tu NO puedes hacer todo No aceptes cosas que no puedes realizar y completar Permanece en forma consistente cumpliendo tus Metas Aprende Cuándo decir “NO”

91 En el Transporte Público En el Consultorio del Doctor Esperando por el Transporte En espera de alguien Cuándo llega Temprano Usa tu “Tiempo de Espera”

92 Correspondencia Mails o Memos Libros o CDs Use su “Tiempo de Espera”

93 Enfóquese en su Meta Elimine las Interrupciones Concéntrese en la Tarea Inmediata

94 ¿Las Mañanas? ¿Las Tardes? ¿Por la Noche? Considere su Momento más Productivo

95 Eficiencia Éxito Salud Beneficios del Control de la Administración Efectiva del Tiempo

96 Objetivos No Claros Desorganización Falta de Asertividad para decir: “NO” Obstáculos para una Efectiva Administración del Tiempo

97 Interrupciones Más Interrupciones Periodos de Inactividad Obstáculos para una Efectiva Administración del Tiempo

98 Muchas Cosas a la Vez Estrés y Fatiga Solo Trabajo y No Diversión Obstáculos para una Efectiva Administración del Tiempo

99 Desperdiciadores (Ladrones) del Tiempo  Falta de información  Comunicaciones lentas y absurdas  Interrupciones constantes  Desorganización de los colaboradores más próximos  Exceso de urgencias  Llamadas telefónicas CAUSAS DE SU PÉRDIDA T

100 Desperdiciadores (Ladrones) del Tiempo  Exceso de burocracia  Errores de terceros  Visitas al exterior y salidas para resolver problemas  Exceso de reuniones  Incompetencia de los jefes CAUSAS DE SU PÉRDIDA T

101 Otras Causas: Yo  Falta de organización personal  Confusión de las prioridades  Escasa delegación en los colaboradores  Exceso de optimismo al apreciar las propias habilidades y potencial de trabajo  Intentar abarcar un campo de actividad demasiado amplio  Poca puntualidad y control del horario  Dilación de las decisiones importantes  Precipitación en las decisiones

102 ¿Qué podemos hacer para comenzar a administrar nuestro tiempo de manera eficiente?

103 Paso 1. Diagnóstico. 1.Analiza el uso actual de tu tiempo. Haz una lista de las actividades que realizas diariamente durante una semana común y cuanto tiempo les dedicas. 2.Durante una semana trata de llevar un registro exacto de lo que hacer cada día.(precisando horas y minutos que dedicas a cada actividad. 3.Al finalizar la semana, analizar cuánto tiempo en horas a la semana, le dedicas cada una de las esferas de tu vida: Familiar, laboral, bienestar personal, pareja, social, aprendizaje, doméstico, espiritual, cultural. 4.Identificar los desequilibrios. 5.¿Hay esferas a las que les dedicas mucho más tiempo que a otras? ¿Hay esferas que tienes abandonadas? ¿tienes problemas ocasionados por estos desequilibrios? ¿Te sientes satisfecho con el uso de mi tiempo?

104 Paso 2. Formular Objetivos y Metas Integrales y Equilibrados. ACTIVIDAD:OBJETIVO:METAS: FAMILIAR Mejorar la comunicación y convivencia familiar para tener un desarrollo familiar equilibrado. Realizar actividades recreativas familiares una vez a la semana. Hacer en familia por lo menos una comida al día. LABORAL ESPIRITUAL BIENESTAR PERSONAL Mantener un estado físico saludable, evitando riesgos para la salud. Comer en un horario fijo, alimentos equilibrados y sanos todos los días. Caminar durante media hora tres veces a la semana. APRENDIZAJE DOMÉSTICO PAREJA CULTURAL SOCIAL

105 Medibles Alcanzables Relevantes Específicos Seguibles Objetivos

106 Ejemplos de Objetivos Gerenciales ActividadObjetivo:Metas: Solución y seguimiento a correspondencia Eficientar el desahogo de asuntos turnados por correspondencia. 1.Resolver, turnar, y/o archivar la correspondencia el mismo día. 2.Establecer sistema de organización de documentos en un mes. Supervisión. Sistematizar la supervisión de Normas, y Guías Clínicas. 1.Organizar sistema de supervisión en dos meses (guías de supervisión, bitácoras, programas) 2.Supervisar por lo menos 1 caso por semana ( método de rastreo) Integración del Equipo. Mantener una comunicación efectiva y clara con el equipo de trabajo. 1.Realizar una reunión de información y acuerdos por quincena. Documentación. Mantener organizados, asequibles y actualizados los documentos del servicio. 1.Establecer un sistema de organización documental en un mes. 2.Dedicar cada día media hora para la revisión, organización y archivo de documentos. 3.Leer y analizar un norma, o documento por semana, con todo el equipo.

107 Paso 3. Identificar ladrones del tiempo, que están interfiriendo en lograr tus metas y establece acciones para eliminarlos: ¿ Eres víctima de estos ladrones del tiempo? ¿Que puedes hacer para eliminarlos? No planear Trabaja por proyectos, cada actividad que realizas planéala con anticipación por escrito. Antes de hacer algo siempre define: QUÉ, PARA QUÉ, CÓMO, QUIÉNES, CON QUÉ, CUÁNDO. No Jerarquizar. Siempre haz una lista de tus pendientes, identifica cual es más importante, numéralos y dale prioridad y tiempos a cada uno. No saber decir NO. Sé asertivo. Piensa que no tienes obligación de cumplir los deseos de los demás, confía en que puedes hablar con claridad con las personas y ellos entenderán tus razones. No delegar o aceptar ayuda Trabaja en equipo, identifica tareas que puedas delegar a otros, capacita a las personas para compartir el trabajo.

108 Objetivo: Mantener un estado físico saludable, evitando riesgos para la salud ¿Qué debo de hacer diario? Comer, por lo menos tres veces al día, respetando horarios y un menú equilibrado, completo y en un ambiente relajado y tranquilo. (asignar horarios en tu plan diario de actividades para comer, y si es necesario preparar y comprar comida) ¿Que debo de hacer a la semana? Caminar durante 30 minutos, cuatro veces por semana. ¿Qué debo de hacer al mes? Realizar alguna actividad relajante por lo menos una vez al mes. ( programar actividad en agenda) ¿Qué debo de hacer al año? Visitar a mi dentista cada 6 meses, hacerme chequeo médico anual. ( anotar en agenda, días en que hay que hace la cita) Paso 3. Identificar ladrones del tiempo, que están interfiriendo en lograr tus metas y establece acciones para eliminarlos:

109 Paso 4. Elabora una lista de las actividades que debes hacer para cumplir con c/u de tus objetivos y metas y asígnales tiempos: Apóyate en Libretas de seguimiento, programadores anuales, mensuales, semanales, agendas, etc. Ejemplo: Objetivo: Eficientar el desahogo de asuntos turnados por correspondencia. ¿Qué debo de hacer diario? Asignar 15 minutos diarios, para revisión de correspondencia. Decidir en ese momento qué hacer con ella, registrar la correspondencia. ¿Que debo de hacer a la semana? Asignar un día 30 minutos para archivar la correspondencia resuelta. Objetivo: Mantener una comunicación efectiva y clara con el equipo de trabajo. ¿Qué debo de hacer? Agendar o hacer cronograma de reuniones, especificando los temas, comunicar cronograma. ¿Que debo de hacer a la semana? Asignar 1 hora en la agenda para la realización de la agenda, y 1 hora para el seguimiento de los asuntos tratados.

110 Paso 5. Ejecuta y da seguimiento a tus planes. 1. Trata de dar seguimiento a tus planes, revisa si es posible realizarlos como los planeaste. 2. Haz ajustes si es necesario. 3. Revisa y reformula tus objetivos y metas cada 6 meses.

111 CONTROL DE TAREAS El Uso adecuado del Tiempo es un Recurso No Renovable…….. Lo No hecho se quedó atrás……… Pero el Futuro está en tus Manos. Augusto Hernández

112 CONTROL DE TAREAS Llamaremos visión de futuro a nuestra aptitud para ver más allá de la realidad actual y convertirnos en algo que todavía no somos. La existencia de una visión de futuro es un elemento indispensable para que exista la posibilidad de superación personal y colectiva. Nadie puede encontrar motivación para superarse teniendo en cuenta sólo su situación actual. Por lo tanto, sin visión de futuro no hay motivación y sin motivación tampoco hay nadie que pueda mejorar su manejo del tiempo. Por lo que si no existe una visión de futuro o ni siquiera un modelo aproximado que nos impulse a imitar es indispensable crearlo.

113 Priorizar muestra qué es importante para nosotros Coherencia con los objetivos vitales Desorganización personal: producto de la confusión de prioridades “Tiempo para mí”: el motor El peligro del activismo Pro-actividad vs. reactividad Carpe diem (aprovecha el día), no lo malgastes vs. Vivir en el Presente Pasado, Presente y Futuro Cómo ser dueños de nuestro destino

114 CARGA DE TRABAJO TIEMPO NIVEL DE RESISTENCIA RIP N. Chinchilla y M. Moragas: “Dueños de nuestro destino”. (Ariel 2007). Curva de Estrés Personal

115 EEL PESIMISTA SE QUEJA DEL VIENTO. EEL OPTIMISTA ESPERA QUE CAMBIE. EEL REALISTA AJUSTA LAS VELAS. W. G. Ward

116 Dinámica y Reflexión: Uso de Mi Tiempo y La Magia del Tiempo y las Acciones El Libre Albedrío me permite usar MI TIEMPO en lo que quiero y deseo…………………. CLARO….. Sin arrepentirme. Augusto Hernández.

117 DESARROLLO Y CONTROL DE IDEAS Y PROYECTOS ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE IDEAS CONTROL DE SEGUIMIENTOS MANEJO DE CONTACTOS Y BASES DE DATOS

118 Objetivo Prioritario Objetivo Prioritario Acciones secundarias Acciones secundarias Acciones secundarias Acciones secundarias Responsable/ Fecha/ Indicador Responsable/ Fecha/ Indicador Medio / Acción 1 Medio / Acción 1 Medio / Acción 3 Medio / Acción 3 Medio / Acción 2 Medio / Acción 2 Preparar Acciones y Definir Metas y Objetivos con Base en Prioridades Responsable/ Fecha/ Indicador Responsable/ Fecha/ Indicador Responsable/ Fecha/ Indicador Responsable/ Fecha/ Indicador

119 EL CICLO DEL PROYECTO OBJETIVOS EJECUCIÓN PLANIFICACIÓN EVALUACIÓN

120 Dinámica y Reflexión: El Naúfrago “Nos dejamos arrastrar por tantas cosas sin valor, perecederas, que es bien cierto que lo que realmente vivimos es breve”

121 Control Maestro de la Administración Efectiva del Tiempo

122 Establece Metas Prioriza Organiza Aprende Cuándo decir:“NO” Usa tu Tiempo de Espera Concéntrate en una Tarea a la Vez Considera tu Momento más Productivo Celebra tus Éxitos REVISIÓN

123  Ahora vamos a analizar las características de personas eficientes.  Analizaremos algunos elementos que son fundamentales y que todo buen profesional debe tomar en consideración en su trabajo. Características de quienes administran eficientemente el tiempo:

124  El 80% de los asuntos que llegan al escritorio los manejan en forma inmediata, los eliminan si no tiene ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su control si lo consideran necesario. Características de quienes administran eficientemente el tiempo:

125  Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia de la empresa. Características de quienes administran eficientemente el tiempo:

126  Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha comprendido lo asignado. Características de quienes administran eficientemente el tiempo:

127  Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen. Características de quienes administran eficientemente el tiempo:

128  Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo más corto. Características de quienes administran eficientemente el tiempo:

129  Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas. Características de quienes administran eficientemente el tiempo:

130 Características de los ejecutivos que administran eficientemente el tiempo:  Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso.

131  Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se están logrando los resultados planeados. Características de quienes administran eficientemente el tiempo:

132  Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes. Características de quienes administran eficientemente el tiempo:

133 Recuerda que:  La administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronización conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados.

134 Recuerda que:  Administrar el tiempo eficazmente, es un “don”, que se puede desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan.

135 ¡¡¡Celebra tus Éxitos!!!

136 ¿A QUÉ DEBO ENFOCARME?

137 Bibliografía “Tómese el tiempo de recordar el pasado para que pueda sacar provecho de sus experiencias e invertirlas en el futuro”. Jim Rohn 1. ¡CÓMETE ESA RANA! - POR BRIAN TRACY. 2.EL HÁBITO DEL AHORA - POR NEIL FIORE. 3.DOMINIO DEL TIEMPO - POR JOHN CLEMENS, SCOTT DALRYMPLE. 4.ORGANÍZATE CON EFICACIA - POR DAVID ALLEN. 5.101 FORMAS PARA HACER QUE CADA SEGUNDO CUENTE - POR ROBERT W. BLY. 6.LA TRAMPA DEL TIEMPO - POR ALEC MACKENZIE. 7.PRIMERO LO PRIMERO - POR STEPHEN COVEY, MERRILL A. y R. 8.LA GUÍA COMPLETA DE MANEJO DEL TIEMPO PARA IDIOTAS - POR JEFFREY P. DAVIDSON, JEFF DAVI (THE COMPLETE IDIOT'S GUIDE TO MANAGING YOUR TIME). 9.MANEJO DEL TIEMPO DE ADENTRO HACIA AFUERA - POR JULIE MORGENSTERN. 10.N. CHINCHILLA Y M. MORAGAS: “DUEÑOS DE NUESTRO DESTINO”. (ARIEL 2007). 11.LOS 7 HÁBITOS DE LA GENTE ÁLTAMENTE EFECTIVA – Stephen R. Covey. 12.COMO APROVECHAR EL TIEMPO – ENGSTROM TED W. – MIAMI, EDITORIAL VIDA. 13.ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO – RODRÍGUEZ ESTRADA MAURO – EDITORIAL MANUAL MODERNO

138 T. 01 (222) 6 36 37 33 www.rhumanite.com 20 Sur 1308 A Col. Azcarate Puebla Pue. C.P. 72501www.rhumanite.com ¡GRACIAS POR SU PARTICIPACIÓN! Contacto: Lic. Mariana Cruz Radilla capacitacion@rhumanite.com Tel. (222) 6 36 37 33 www.rhumanite.com