STS – Sales Terminal System

Presentación del tema: "STS – Sales Terminal System"— Transcripción de la presentación:

1 STS – Sales Terminal System

2 Cambios Procesos Retail
Enero de 2013

3 Principales cambios en procesos Retail
Con el nuevo sistema de información, tendremos funcionalidades que facilitarán los procesos y mejoran los controles para los asesores de punto de venta. Los invitamos a abrir la mente a nuevas formas de realizar nuestros procesos y a aportar toda su experiencia en este gran proyecto que construiremos entre todos!! GRACIAS!!

4 Principales cambios en procesos Retail
Caracterización procesos Los procesos courier y carga se unifican en la misma plataforma tecnológica: Ahora la venta de retail carga y correo estará en el mismo sistema de información, al igual que en canal corporativo. Formatos En carga se eliminan los siguientes formatos: Declaración de carga (se unifica con la guía) Certificado de seguridad (se unifica con la guía) Solicitud de devolución de carga (se unifica con el soporte de entrega de la carga al cliente) En courier se modifican los siguientes formatos/proveeduría: Precinto (no se hacen despachos en puntos de venta) Marbete producto (no se hacen despachos) Sticker producto (se usara la etiqueta que contiene la información del producto) Rotulación de envíos (ya no será necesario con la etiqueta) Control arqueo punto de venta (no se requiere en visitas supervisores dado que el sistema cierra la caja automáticamente) Planilla de embarque (el sistema la genera automáticamente) Factura de venta / tirilla maquina registradora (esta integrada a la guía y/o sistema) RUV (se remplaza por reporte de caja por asesor) Planilla de admisión de clientes corporativos en PV (se hace admisión por guía en el punto). Tendremos una nueva etiqueta para identificación de contenidos especiales o peligrosas (perfumes, hielo seco, etc) Ahora tendremos varios tipos de guías: guía (la que cumple con los requerimientos de Ley), guía etiqueta (etiqueta que identifica el envío en la operación y se pega al envío) y guía manual (la que se usa para contingencia). La factura se hará por sistema (factura o guía factura).

5 Principales cambios en procesos Retail
Políticas Courier La estructura tarifaria tendrá los siguientes cambios: Tarifas origen destino en todos los productos. Cargo por Manejo se volverá obligatorio y tendrá un valor mínimo (D.NAL XPR $5.000, XPR Premium $500 y DOC $300). (pueden variar en cualquier momento) Liquidación de peso volumen con formula de industria mt3 x 222 en DOC, mt3 x 400 en XPR D.NAL y mt3 x 200 para Deprisa Internacional. Pueden variar en cualquier momento Las tarifas de paquetería se cambiaran en productos Premium a kilo y kilo adicional y en D.NAL se cobrará una tarifa única desde 7 hasta 30 kilos y luego kilo adicional. Contra entrega es una forma de pago y no un producto. Cuando se usa la forma de pago “en destino o portes debidos” se cobrará un fijo adicional de $1.000 por pieza. Nuestro sistema nos permitirá vender multi-pieza y multi-servicios (recarga + caja + envió + carga + etc). Nuestra POD se modifica, la generara el sistema al momento de entregar un envió en PV. En la entrega de envíos en oficina se elimina la huella. También existirá POD manual para contingencia. La venta de envíos con pago en destino serán cargados al punto de venta que lo entregará de manera automática, evitando los procesos manuales que hacemos actualmente.

6 Principales cambios en procesos Retail
Políticas Courier El sistema tendrá una hora de corte y una hora limite de venta parametrizado. La hora de corte será la hora máxima hasta la cual se puede vender ese producto, a partir de esta hora el sistema venderá con fecha del día siguiente hábil y la hora limite de venta, es la hora hasta la cual se podrá vender, superada esta hora, el punto no podrá realizar ventas de ningún producto después de esta hora se hará el cierre automático de caja. Con el nuevo sistema tendremos la posibilidad de cobrar Servicios Adicionales (SAD) como embalajes, zonas extendidas, etc. En el nuevo sistema no se podrán hacer descuentos. Para solicitar una tarifa especial para un cliente de punto de venta, se podrá solicitar autorización al Coordinador de Canal para envíos nacionales de 10 cajas en adelante y/o para envíos internacionales que en una imposición paguen mas de $ Cualquier otro tipo de descuento no está autorizado. El canal masivo se llamará ahora RETAIL. Políticas Carga Adicional a lo mencionado en las políticas courier, tenemos las siguientes: Como lo mencionamos anteriormente, carga hará parte del sistema como un producto adicional. En el caso de retail, la fuerza de venta será la misma que hoy vende los servicios pero usará el mismo sistema de información usando los productos de carga. Tendremos 3 productos, carga general, priority y hard block. Usaremos los mismos imprimibles de correo. La guía de carga tendrá impresa la fecha probable de vuelo y el vuelo reservado.

7 Principales cambios en procesos Retail
Procedimientos correo Admisión envíos nacional: Factura de envíos contra entrega se realizará en destino y no en origen. Se modifica procedimiento de contingencia, ahora el sistema calcula el valor del envío. Si se generan diferencias, el agente asume la diferencia. Es muy importante usar la tarifa adecuada en el envío para evitar diferencias. Como contingencias tenemos internet móvil para puntos críticos, deprisa.com y comunicarse con la estación de origen de su ciudad. Plan de fidelización acumula palomas únicamente al remitente y lo hará una vez al día (en la noche) no en línea. El valor declarado del envío no tendrá tope, dado que al ser multipieza, no puede prever el valor de la guía. Admisión envíos internacionales. Los mismos de envíos nacionales. La carta de responsabilidad y el invoice declaration (si se requiere) saldrá del sistema. La TRM estará publicada en Deprisa.com en caso que se necesite hacer liquidaciones manuales, dado que el sistema solo hace el cambio a pesos al final de la cotización. El valor declarado de aduana no tendrá tope por sistema. Aperturas y cierres de puntos y expendios: el único cambio que tiene este proceso es que se unifican los formatos requeridos en la apertura en uno solo que consolida la información requerida por el sistema. En éste formato estarán las fechas de corte y hora límite de venta. La hora de corte deberá ser conciliada con operaciones. Admisión productos SPN: Estos productos se venderán ahora desde la plataforma de SPN. A la fecha no tenemos el instructivo del nuevo sistema. Inmediatamente lo recibamos enviaremos la información para el entrenamiento Colombia (Enero/13).

8 Principales cambios en procesos Retail
Procedimientos correo Admisión clientes corporativos en PV: En el punto de venta haremos la admisión de la guía, ya no se manejará la orden de servicio. En el punto de venta imprimiremos las guías etiqueta de estos envíos. En corporativo no se usa la guía (requerimiento Ley). Si el cliente esta bloqueado por cartera el sistema no permitirá recibir el envío, excepto que lo haga con pago en efectivo con otro número de identificación. Entregar envíos a operaciones: Ya no será necesario abrir un despacho por producto, ahora usaremos un listado que genera el sistema, seleccionaremos los envíos que vamos a entregar a la operación, lo imprimimos y lo hacemos firmar al courier que nos recibe los envíos. Elaborar reporte de ventas: El sistema cerrará la caja de cada punto de venta a diario de manera automática a las 11:59PM. Al día siguiente se podrá visualizar el MD en el sistema (similar a lo que se hace actualmente con Conexos). Todos los movimiento que afectan la caja (sumando o restando) quedarán en el sistema evitando transacciones manuales y el manejo de varios Md’s. Interfaces a SAP: Semanalmente o diariamente, según el caso, se deben hacer los archivos de interface de tesorería manualmente con base en el MD generado por el sistema. Pago de garantías y compensaciones: En el nuevo sistema, los bonos de garantías y compensaciones serán cargados al sistema del punto de manera automática para permitirle en el primer caso usarlo como forma de pago y en el segundo, entregarle el dinero al cliente.

9 Principales cambios en procesos Retail
Procedimientos correo Rembolso por no manejo (cambia por anulación): En el nuevo sistema un envío solo puede anularse si se cumplen 2 condiciones: Que el envió esté físicamente en el punto de venta (no en la estación) Y Que sea el mismo día de la venta. Si no se cumplen los 2 parámetros, el sistema no dejará anular una guía. En caso que el cliente reclame, lo debemos orientar a SAC para que tramite el re encaminamiento del envió. Visita a puntos de venta y expendios: se elimina el control de caja. Procedimientos carga Creación de clientes: la creación de clientes se hará en el nuevo sistema, por lo que seguiremos los procedimiento definidos para courier. Mantenimiento de clientes: el mantenimiento y crecimiento de clientes se hará apoyados en Alertran Padua, por lo que nos uniremos a los procedimientos correo. Aceptación de mercancías: Se unifica con los procedimientos retail. Se deben seguir usando las políticas específicas carga y el manual NOTOC.

10 Principales cambios en procesos Retail
Procedimientos servicios conexos Interface de servicios conexos: En fase 1 (25 Marzo/13) tendremos 2 MD’s (el de correo y el de conexos). En fase 2 (Julio/13) se integrará en una sola caja la venta de todos los servicios que se manejan en PV. La venta de recargas, giros y demás servicios que se habiliten, se harán en la plataforma de cada operador, pero la caja estará unificada en el módulo de PV de Alertran TPV. Venta de campañas: La venta de campañas (promociones) se hará en Alertran (desaparece suweb). El sistema nos permitirá manejar los 3 tipos de campañas: Sobres Canje sin dinero Canje con dinero En el nuevo sistema manejaremos artículos (un artículo es la pieza que se entrega al cliente en la promoción con o sin pago: por ejemplo jarro, balón, etc). En el sistema, podremos recibir artículos, vender artículos, mover artículos (cuando se requiere traslado de inventario entre puntos), enviar al cliente corporativo total o parcialmente lo que hemos recibido de los clientes en el punto (etiquetas, paquetes de galletas, etc) y devolver artículos que sobren de la campaña al cliente corporativo (artículos que no se vendieron). Para hacer estos movimientos, usaremos una cuenta corporativa aprobada por Deprisa que no genera cobro al cliente corporativo (por ejemplo Bavaria), pero si genera pago a los proveedores operativos de los procesos que corresponden (estación y aeropuerto). En el sistema también se capturarán los datos del cliente en línea para poder enviarle esta información al cliente corporativo clasificándolo por zonas, ciudades, tipos, etc.

11 Como calcular el peso volumétrico
L x A x H x K Donde K es la constante que depende del producto Ejemplo Un envió de 50 x 75 x 100 Estandar Retail 50x75X100 x 400 = 150 Kg Cargo por manejo Dependiendo el producto puede ser de $5.000 o de $300 Ejemplo: Para el Deprisa Estandar la prima de seguro es de 1%

12 STS – Sales Terminal System

13 STS – SALES TERMINAL SYSTEM
Es la herramienta que le permite al asesor comercial realizar los procesos de admisión, edición, anulación, contingencia. Para acceder a la página el usuario debe de ingresar desde el navegador MOZILLA O POR INTERNET EXPLORER (RECOMENDADO) a la dirección: Existirán diferentes Menús con opciones según el tipo de usuario que ingrese (asesor, Jefe, Supervisor)

14 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Menú asesor comercial

15 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Menú supervisor

16 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Menú Tampa

17 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Ingreso al sistema
Dirección WEB Digitar: Nombre de Usuario Contraseña

18 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Selección de CRR
Seleccionar el CRR donde se encuentra

19 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Apertura de Caja
Desplegar el menú Seleccionar la opción “Apertura de Caja”

20 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Apertura de Caja
Digitar el monto en efectivo con el que abrió caja Seleccionar la opción “Abrir Caja”

21 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Apertura de Caja
1 Confirmar el valor de efectivo con el que se abre caja 2 Verificar la apertura de caja con la forma del candado

22 STS – Sales Terminal System Admisión envíos nacionales retail

23 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Admisión de envíos retail nacional
1 Acceso directo para realizar la admisión de envíos 2 Seleccionar “expediciones” para comenzar a realizar las ventas 1 Desplegar el menú para escoger el procedimiento a realizar

24 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Admisión de envíos retail nacional
1 2 3 Seleccionar la forma de pago Seleccionar el embalaje Ingresar el Valor de la Mercancía Se entiende por Sobre todo aquello que quepa en una bolsa (sobre) de Deprisa.

25 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Admisión de envíos retail nacional
1 Buscar la ciudad destino, luego dar clic en (enter). Se puede buscar mínimo con 3 letras Ingresar las medidas si se requieren Ingresar el número de piezas Ingresar el peso del envío 2 3 Dar clic para visualizar las tarifas de los diferentes productos 4

26 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Ingresar datos remitente- destinatario
Se despliega el menú de los datos del remitente y destinatario Permite buscar el remitente con C.C., Nit., Número de Teléfono Se pueden visualizar los diferentes productos y tarifas, Menú donde se describe el contenido del envío y si es necesaria alguna observación

27 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Validar dirección de destinatario
2 Ingresar los datos del destinatario, luego de escribir la dirección dar (enter) o clic en la lupa. 1 Ingresar los datos reales del remitente Si se desea vender hacia un punto de venta NO se debe escribir el nombre ni la dirección sino hacer click en el link de CRR ENTREGA. De no hacerse así se imposibilita su distribución.

28 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Selección de servicio
2 Escoger el producto a vender Describir el contenido del envío 3 1 Dar clic para guardar datos

29 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Impresión y edición
2 1 Permite editar la guía para realizar cambios de datos Dar clic en cada icono para imprimir la Etiqueta y la Guía Dar clic para cerrar la venta 3

30 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Venta en proceso
Muestra el número de la guía, producto, datos ingresados y tarifa. 1 Dar clic en aceptar para seguir con la venta

31 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Datos de facturación y forma de pago
1 Muestra los datos de facturación los cuales se pueden modificar 3 Dar clic para realizar el pago 2 Seleccionar la forma der pago Muestra los documentos imprimibles los cuales también se pueden imprimir desde estos iconos

32 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Datos de facturación y forma de pago
Muestra la forma de pago y el valor pagado 1 Muestra con chulo que ya esta impresa la etiqueta y la guía Dar clic en aceptar para terminar la venta

33 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Impresión de documentos
Al dar clic en aceptar y si no se han impreso los documentos nos muestra este este mensaje Muestra la guía y la etiqueta pendiente por imprimir

34 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Final de la transaccion
Muestra que no hay venta pendiente

35 STS – SALES TERMINAL SYSTEM ETIQUETA

36 STS – SALES TERMINAL SYSTEM GUIA

37 STS – SALES TERMINAL SYSTEM FACTURA

38 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Admisión de envíos retail según el embalaje
1 Seleccionar el embalaje 2 Dar clic en Ver Precio 3 Seleccionar el producto

39 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Admisión de envíos retail según el embalaje
1 Seleccionar el embalaje 2 Dar clic en Ver Precio 3 Seleccionar el producto

40 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Datos de remitente-destinatario
1 Ingresar los datos del remitente y destinatario 2 Dar clic en Guardar

41 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Venta en proceso
1 Dar clic en Cerrar imposición 2 Dar clic en Aceptar

42 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Selección forma de pago tarjeta debito/credito
Seleccionar la forma der pago

43 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Selección forma de pago tarjeta debito/credito
Seleccionar la tarjeta

44 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Selección forma de pago tarjeta debito/credito
1 2 Ingresar número de cédula Ingresar la fecha de vigencia 3 Dar clic en Pagar

45 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Selección forma de pago tarjeta debito/credito
Muestra la transacción realizada Dar clic en Aceptar para terminar la venta

46 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Guía

47 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Envío retail combinado
1 Ingresar los datos del remitente y destinatario 2 Dar clic en Guardar

48 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Datos de admisión
2 1 3 Ingresar el número de piezas Seleccionar el destino Ingresar el peso 4 Dar clic en ver precio Si quiero admitir otro envío, no cierro la imposición sino que comienzo una nueva venta.

49 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Selección del producto – descripción de contenido
1 Describir el contenido del envío 2 Seleccionar el producto

50 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Datos remitente - destinatario
2 Seleccionar el CRR de entrega Ingresar datos del remitente 1

51 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Selección de CRR por zona
Despliega los diferentes CRRS por zonas disponibles para entrega

52 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Selección de CRR
Despliega los diferentes CRRs disponibles para entrega con sus respectivas direcciones. Seleccionar el CRR de entrega

53 STS – SALES TERMINAL SYSTEM validación del CRR
Muestra la dirección del CRR y el Nombre validado 1 Rellenar los campos del destinatario Dar clic en Guardar 2

54 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Envíos admitidos en una misma transacción
Muestra los envíos Admitidos 1 Dar clic en Cerrar imposición

55 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Venta en proceso
Dar clic en Aceptar

56 STS – SALES TERMINAL SYSTEM modalidad de pago con cheque
Seleccionar al forma de pago

57 STS – SALES TERMINAL SYSTEM modalidad de pago con cheque
Seleccionar el Banco correspondiente al cheque

58 STS – SALES TERMINAL SYSTEM modalidad de pago con cheque
1 2 Ingresar número de documento Ingresar fecha Dar clic en Pagar 3

59 STS – SALES TERMINAL SYSTEM modalidad de pago con cheque
Muestra la forma de pago seleccionada y el valor de la venta 1 Dar clic en Aceptar para terminar la transacción

60 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Guía 1

61 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Guía 2

62 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Etiqueta

63 STS – SALES TERMINAL SYSTEM Factura