Servicio de Aprendizaje SENA CUES La Normalización en los Archivos Integrantes Erika Suarez Wendy de la Hoz Shirly Osorio Mileth Estrada Marisol Cabarcas.

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1 Servicio de Aprendizaje SENA CUES La Normalización en los Archivos Integrantes Erika Suarez Wendy de la Hoz Shirly Osorio Mileth Estrada Marisol Cabarcas Mailin Pérez

2 La Normalización en los Archivos Cunado pensamos en normalización, nos vienen a la mente términos como papeleo, rutina, perdida de libertad e independencia y otras ideas negativas.

3 AENOR  Decreto 2578 del 2012  La certificación en una acción que lleva a cabo una entidad por lo que se declara en una organización de productos procesos o servicio que cumpla con unos requisitos.

4 Manual Técnico de Normalización  Manual técnico de la normalización Este manual técnico analiza y define las condiciones ideales que deben reunir los archivos para la seguridad de los documentos, así como las características de los materiales-constructivos más adecuados y una recopilación de las normas básicas de edificación vigentes (NBE CT-79 sobre condiciones térmicas en los edificios. NBE CPI-96 sobre Condiciones de protección contra incendios, etc.) Estas recomendaciones son aplicables a cualquier tipo de archivo. aunque están concebidas. principalmente, para edificios que reúnen documentación con valor permanente y que, por tanto, exigen una protección eficaz contra cualquier riesgo de deterioro o pérdida.

5 Planificación se divide en:  planificación archivística, con la utilización de indicadores y medidores normalizados y la elaboración de instrumentos de control como los censos.  El tratamiento archivístico: usamos normas para identificar al órgano productor de los documentos. para denominar el tipo documental, para clasifica y describir los documentos, para crear índices que nos sirvan para realizar las búsquedas de información y para informatizar todos

6 Transferencia  Resulta fundamental la normalización de los términos utilizados en las relaciones de entrega, como la denominación del órgano remitente o las series documentales. Además el uso de criterios normalizados es fundamental a la hora de realizar el cotejo de los documentos que ingresan en el archivo.

7 PORQUE APLICAR NORMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL  Entre las ventajas que aporta la normalización destacan.  1. Simplifica. específica y unifica las tareas repetitivas.  2. Facilita el trabajo en equipo. ya que al estar estandarizado el proceso. todas las personas de la organización conocen los pasos y el orden de las tareas y las realizan de la misma manera.  3. Favorece un mejor tratamiento documental y. por lo tanto, una eficaz recuperación de la información.  4. Facilita la cooperación e intercambio de registros archivísticos entre distintas oficinas u instituciones.

8  5. Permite una mejor gestión y optimización de los recursos disponibles.  6. Mejora los procesos documentales.  7. Ayuda a adecuar los servicios documentales a la demanda de los usuarios.  8. Favorece la cooperación tecnológica.  9. distintas, tanto a nivel nacional como internacional.  10, Facilita el intercambio de experiencias y buenas prácticas en la gestión documental entre instituciones