Mari Carmen Hernández Martínez Asesora fiscal-contable Dpto. empresas

Presentación del tema: "Mari Carmen Hernández Martínez Asesora fiscal-contable Dpto. empresas"— Transcripción de la presentación:

1 Jornada sobre “Facturación Electrónica a través de la plataforma estatal FACE”
Mari Carmen Hernández Martínez Asesora fiscal-contable Dpto. empresas HispaColex Bufete Jurídico Financiado por:

2 ÍNDICE 1. ANALISIS MARCO LEGAL
1.1. Ley 25/2013 de 27 de diciembre de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector publico. 1.2. Norma Europea EN16931: Factura Electrónica Europea 2. COMO ELABORAR UNA FACTURA ELECTRONICA Y SU INTEGRACIÓN EN LA EMPRESA 2.1. Plataforma FACe 2.2. Facturae

3 Ley 25/2013 de 27 de diciembre Esta ley resulta de aplicación a las facturas emitidas en el marco de las relaciones jurídicas entre proveedores de bienes y servicios y las Administraciones Públicas El proveedor que haya expedido la factura por los servicios prestados o bienes entregados a cualquier Administración Pública, tendrá la obligación de presentarla ante un registro administrativo, en el plazo de treinta días desde la fecha de entrega efectiva de las mercancías o la prestación de servicios. En tanto no se cumplan los requisitos de tiempo y forma de presentación establecidos en esta Ley no se entenderá cumplida esta obligación de presentación de facturas en el registro.

4 Ley 25/2013 de 27 de diciembre Todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a la Administración Pública podrán expedir y remitir factura electrónica. En todo caso, estarán obligadas al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del punto general de entrada que corresponda las entidades siguientes: Sociedades anónimas; b) Sociedades de responsabilidad limitada; c) Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española; d) Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria; e) Uniones temporales de empresas; f) Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulación hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.

5 ¿Que entendemos por administraciones públicas a estos efectos?
Ley 25/2013 de 27 de diciembre No obstante, las Administraciones Públicas podrán excluir reglamentariamente de esta obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta euros. ¿Que entendemos por administraciones públicas a estos efectos? -Los entes, organismos y entidades a que se refiere el artículo 3.2 del Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público -así como las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social, en el ejercicio de su función colaboradora en la gestión de la Seguridad Social.

6 Ley 25/2013 de 27 de diciembre Por lo tanto estamos hablando de :
1 La Administración General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autónomas y las Entidades que integran la Administración Local. 2 Las entidades gestoras y los servicios comunes de la Seguridad Social. 3 Los Organismos autónomos. 4 Las Universidades Públicas. 5 Las entidades de derecho público que, con independencia funcional o con una especial autonomía reconocida por la Ley, tengan atribuidas funciones de regulación o control de carácter externo sobre un determinado sector o actividad.

7 Ley 25/2013 de 27 de diciembre 6 Los órganos competentes del Congreso de los Diputados, del Senado, del Consejo General del Poder Judicial, del Tribunal Constitucional, del Tribunal de Cuentas, del Defensor del Pueblo, de las Asambleas Legislativas de las Comunidades Autónomas y de las instituciones autonómicas análogas al Tribunal de Cuentas y al Defensor del Pueblo, en lo que respecta a su actividad de contratación. 7 Las Diputaciones Forales y las Juntas Generales de los Territorios Históricos del País Vasco en lo que respecta a su actividad de contratación. Asimismo están sujetas las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social en los términos indicados en la Ley ¿Qué entidades no están incluidas en el ámbito de la Ley y, por tanto, no están obligadas a la aceptación de facturas electrónicas? -las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades locales, -las sociedades mercantiles. - ni las fundaciones públicas estatales, autonómicas y locales.

8 ¿Qué es un factura electrónica?
Ley 25/2013 de 27 de diciembre ¿Qué es un factura electrónica? Es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios. Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico. Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.

9 Ley 25/2013 de 27 de diciembre Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar: - La legibilidad de la factura. - La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura) - La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado). En el caso de la factura electrónica: La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe. La autenticidad y la integridad se garantizan con el certificado electrónico.

10 Ley 25/2013 de 27 de diciembre Tipos de facturas electrónicas
Facturas en formato estructurado Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc. Facturas en formato no estructurado Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF. LAS FACTURAS ELECTRONICAS QUE SE REMITAN A LAS ADMINISTRACIONES PUBLICAS DEBERAN TENER UN FORMATO ESTRUCTURADO, EN CONCRETO FORMATO FACTURAE.

11 Ley 25/2013 de 27 de diciembre Beneficios específicos de la factura electrónica : * acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro; *reducir errores humanos; * eliminar costes de impresión y envío postal; *facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas; *reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento; *mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente; *facilitar la lucha contra el fraude; * contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.

12 Norma Europea EN16931: Factura electrónica europea
A partir del pasado 18 de abril de 2019, por la directiva 2014/55/UE de 16 de abril las empresas europeas que facturen a las Administraciones Públicas deberán utilizar el nuevo estándar europeo de factura electrónica, UBL (EN 16931). Hasta ahora solo se admitía en FACe un formato de factura, Facturae en sus versiones 3.2, y A partir de ahora se van admitir, además, dos de los tres formatos que hay de factura europea: - UBL 2.1 - y CII (Cross Industry Invoice). Lo que va a hacer FACe es traducir dichos formatos a Facturae para que los proveedores de la administración pública puedan remitir sus facturas en FACe. El proceso de remisión es igual y el justificante se mostrará que el formato original es europeo. En la consulta de facturas no verá nada que las diferencie, pues los datos que se extraen de la factura son los mismos que en el caso de las facturas en formato Facturae.

13 Norma Europea EN16931: Factura electrónica europea
Si tenemos que facturar a un organismo publico europeo lo mas cómodo es que nos pongamos en contacto con una empresa de servicios de facturación electrónica como Edicom, Seres, Generix Group etc… Dentro de la Red de estas empresas, se encuentra el HUB de las Administraciones Públicas que garantiza la conectividad directa con organismo públicos y las plataformas nacionales con las que operen. Poseen un centro de conexión con las instituciones que nos permite conectarnos a cualquier organismo público, local, regional, nacional o europeo. Este HUB elimina la complejidad para las empresas de tener que conectar punto a punto con cada una de las administraciones. La plataforma de estas empresa habilita un canal de comunicación bidireccional que permite automatizar tanto el envío de las facturas, como la recepción de las respuestas de status que aportan valiosa información sobre el ciclo de vida de las facturas . Otra opción que tienen estas empresas de facturación es utilizar una red certificada PEPPOL (un punto certificado de la Red PEPPOL) para intercambio de documentos entre empresas privadas y publicas de cualquier país europeo.

14 Norma Europea EN16931: Factura electrónica europea
PEPPOL son un conjunto de especificaciones y estándares que facilitan el intercambio electrónico de documentos entre los diferentes países europeos. Hacer negocios con las administraciones públicas es una importante fuente de ingresos para las empresas de toda Europa. De hecho, la contratación pública representa aproximadamente el 18% del PIB de la Unión Europea. Pero, para que sea efectiva esta contratación, la comunicación e intercambio de información entre las empresas y el gobierno debe ser rápida y económica; además de permitir la existencia de un Mercado Único Digital, en el que todas las empresas europeas puedan presentar ofertas para un contrato público, independientemente del país al que pertenezca. Gracias a la red PEPPOL las empresas establecidas en diferentes países europeos pueden intercambiar ficheros electrónicos con las organizaciones miembros de la asociación OpenPEPPOL. ¿Requisito? utilizar una red certificada PEPPOL (o punto certificado de la Red PEPPOL), responsable del envío de la factura. Por razones de seguridad, la conexión a la plataforma está reservada a las empresas certificadas. La certificación PEPPOL es, por lo tanto, un activo esencial para las empresas de servicios de facturación electrónica . Actualmente hay más de 200 puntos certificados en toda Europa    

15 ¿Cuál es la URL de acceso?
Plataforma FACe ¿Qué es FACe? FACe es el Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado y a través de este Portal se podrá presentar y consultar el estado de las facturas electrónicas dirigidas a miles de Administraciones Públicas adheridas al sistema. Además, ya puede presentar a través de FACe facturas a las administraciones que carezcan de punto general de entrada de facturas. Para ello, simplemente deberá incluir como oficina contable, como órgano gestor y como unidad tramitadora el código DIR3 de esa administración. ¿Cuál es la URL de acceso? La URL del portal de proveedores para la presentación de facturas es: Pantalla de inicio La pantalla de inicio del Portal FACe ofrece de forma muy visual las principales funcionalidades:

16 Plataforma FACe

17 1.1) Validador y visualizador de facturas
Plataforma FACe 1 FACTURAS 1.1) Validador y visualizador de facturas A esta pantalla se accede desde el menú principal “Factura – Validar y Visualizar Facturas”. El usuario tiene aquí una herramienta que le permite comprobar si su factura cumple todos los requisitos antes de remitirla a la Administración.

18 Plataforma FACe

19 Plataforma FACe 1 FACTURAS 1.2) Remitir una factura
El usuario podrá remitir facturas electrónicas a la Administración Pública que desee pulsando el botón de la pantalla de Inicio o desde el menú principal “Factura – Remitir Factura”. El sistema FACe permite la presentación de facturas electrónicas dirigidas a cualquier Administración Pública adherida y a todas aquellas que no tengan ningún punto de entrada. Aunque se admiten tres versiones de Facturae (3.2, y 3.2.2) es la última, la versión 3.2.2, la única válida para informar de los datos de cesión de crédito . Los datos serán verificados por el Organismo a la que va remitida la factura y decidirá si acepta o rechaza dicha cesión de crédito. También se admiten los siguientes formatos de factura europea: UBL 2.1 y CII (Cross Industry Invoice).

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21 Formulario Remitir Factura
Plataforma FACe Identificación Para poder iniciar el proceso podrá identificarse de tres maneras distintas: - A través de ( clave pin o clave permanente) De Firma electrónica Del certificado electrónico. Formulario Remitir Factura A esta pantalla se accede pulsando cualquiera de los botones de la pantalla “Remitir Factura”. Se muestra el formulario que se ha de completar para poder remitir la factura. Es recomendable que antes de comenzar el proceso se compruebe la validez de la factura en el menú “Factura – Validar y visualizar facturas”. Recordemos que la estructura tiene que ser la de FACTURAe 3.2, o y a partir de del 18 de abril se admite también el formato europeo.

22 Plataforma FACe

23 Plataforma FACe 1.3) Consulta de facturas
A esta pantalla se accede desde el menú principal “Factura – Consultar Facturas”. El usuario podrá consultar el estado de sus facturas electrónicas enviadas a la Administración Pública que desee pulsando el botón . Una vez seleccionado el certificado digital con el que se quiere consultar el estado de las facturas remitidas a la Administración Pública aparecerá la siguiente pantalla. Según el color de la línea de la factura se podrá saber cuál es el estado de la factura en ese momento. En la parte inferior de la pantalla se puede ver el desglose de los colores del estado de la factura y su significado: Amarillo: Registrada Verde: Pagada. Azul: En tramite Rosa: Rechazada o anulada.

24 Plataforma FACe

25 Plataforma FACe Si la factura informa de la cesión de crédito (válido únicamente en el formato Facturae 3.2.2) ésta se visualizará con una franja gris mientras esté pendiente de aceptación por parte del Organismo que tiene que tramitar la factura. Las facturas con cesión de crédito deben ir acompañadas con la documentación legal acreditativa. Será la manera que tiene el organismo de certificar la veracidad de la información contenida en la factura. Dicho organismo puede aceptar la cesión de crédito o rechazarla. Si acepta la cesión el emisor original (cedente) de la factura, y todos los intervinientes (firmante, proveedor y tercero) dejarán de visualizar la factura, ya no saldrá en su listado de facturas, únicamente la podrá consultar el cesionario, que es el nuevo propietario de la factura.   Si el organismo rechaza la cesión de crédito el cedente y todos los intervinientes en la factura podrán seguir viendo dicha factura. Las facturas europeas (formatos UBL y CII) no se diferencian de las facturas en formato Facturae en la consulta de facturas.

26 Plataforma FACe 2 DIRECTORIO FACE 2.1) Buscador por DIR
A esta pantalla se accede desde el menú principal “Directorio FACE – Buscador por DIR3”. El usuario tiene aquí el listado completo de las administraciones adheridas a FACe y podrá filtrar la búsqueda por administración. 2.2) Buscador por NIF A esta pantalla se accede desde el menú principal “Directorio FACE – Buscador por NIF”. El usuario tiene aquí el listado completo de las administraciones adheridas a FACe que podrá filtrar por NIF. Una vez que ponemos el NIF de la administración publica que busquemos, si está adherida a FACe, esta opción nos dará la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora de ésta.

27 3.1) Gestión de Certificados
Plataforma FACe 3 INTEGRADORES 3.1) Gestión de Certificados A esta pantalla se accede desde el menú principal “Integradores – Gestión de Certificados No es necesario darse de alta como proveedor para remitir una factura a la Administración Pública a través del Portal. Sin embargo, si se quiere remitir facturas de manera automática a través de Facturae o de cualquier otro programa de facturación electrónica, es necesario un registro previo del proveedor. Para poder darse de alta como proveedor hay que autentificarse con clave pin, clave permanente o certificado electrónico.

28 Plataforma FACe

29 Plataforma FACe

30 3.2) Empresas de Servicios de Facturación Electrónica
Plataforma FACe 3. INTEGRADORES 3.2) Empresas de Servicios de Facturación Electrónica A esta pantalla se accede desde el menú principal “Integradores-Servicios de Facturación Electrónica”. FACe pone a disposición de los usuarios un directorio de empresas de servicios de facturación que cumplen las condiciones verificadas por la Administración General del Estado. Dicha información ha sido directamente suministrada por los proveedores, quedando la Administración eximida de toda responsabilidad. Si se quiere dar de alta una nueva empresa de servicios de facturación electrónica hay que cumplimentar un formulario que se abrirá en una nueva ventana del navegador pinchando sobre el enlace “formulario”.

31 Facturae ¿Qué es el formato FacturaE?
Desde el 15 de Enero de 2015, las sociedades mercantiles (SA, SL, etc.) que tributen en España y facturen a las Administraciones Públicas están obligadas a presentar sus facturas en el formato de factura electrónica  FacturaE . En teoría, cualquier factura enviada en soporte digital es una factura electrónica, sin embargo, el formato FacturaE ha sido escogido por la administración tributaria como el formato estándar para enviar facturas en soporte electrónico a la administración. El formato FacturaE destaca por ser un archivo de texto que define los campos de una factura según las normas del formato XML Las Administraciones Públicas requieren que todas las facturas que se le envían estén firmadas para su plena validez legal.

32 ¿Como nos podemos descargar el programa Facturae?
El Ministerio de Industria, Energía y Turismo (MINETUR) pretende impulsar la facturación electrónica entre pequeñas empresas (PYMES y microPYMES) y trabajadores autónomos. Para conseguir su objetivo, ha desarrollado una aplicación de escritorio capaz de gestionar, de forma sencilla e intuitiva, facturas electrónicas que cumplan el formato Facturae. ¿Como nos podemos descargar el programa Facturae? En la pagina wep: EJEMPLO

33 Información y Consultas en
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