Temario: Servicios de Proveeduría

Presentación del tema: "Temario: Servicios de Proveeduría"— Transcripción de la presentación:

1 Capacitación: Formación de enlaces en temas de Contratación Administrativa y Proveeduría

2 Temario: Servicios de Proveeduría
Tiempos promedios en contrataciones y licitaciones Repaso de enlaces de proveeduría Contrataciones entre entes derecho público SICOP Disposiciones en compromisos presupuestarios Compras sustentables Activos fijos Programación de compras 2019 Proveedores Actividades de la Comisión de Gestión Ambiental Cambios en el catálogo de hacienda de partidas objeto del gasto. Presupuestación, estudios de mercado Estudios Técnicos Contratación de servicios profesionales Los Términos de referencia. Sanciones e incumplimientos Solicitudes de servicios de proveeduría. Seguimiento de la ejecución de contratos Recepción a conformidad y forma de pago

3 Servicios de Proveeduría
Asesoría Aprovisionamiento, contratación administrativa, recursos materiales, manejo de residuos, programación de compras, compras sustentables, servicios profesionales y compras electrónicas. Información Información en la página web para los usuarios y para la ciudadanía. Catálogo de contratos vigentes a nivel institucional. Catálogo de productos de proveedores. Registro de proveedores e historial de precios. Capacitación En materia de compras públicas, aprovisionamiento, gestión de recursos materiales, compras sustentables y compras electrónicas

4 Servicios de Proveeduría
Compras electrónicas Trámites de compra electrónica y convenios marco tramitados por entidades externas Compras por convenio marco Universidades Mobiliario de oficina, impresoras, equipo audiovisual, vehículos y pantallas.

5 Servicios de Proveeduría
Almacén Inventario de bienes de uso común (materiales de oficina, tintas, papelería, carpetas, formularios, medicinas) garantías de equipos, reparaciones de equipo y mobiliario, control de activos fijos, préstamo de materiales (banderas, mantelería, encuadernadora) Productos de servicios profesionales Documentación de contrataciones anteriores, productos entregables, consultorías.

6 Servicios de Proveeduría
Almacén Almacenamiento de materiales, asesoría al usuario en requisiciones, préstamos de materiales y equipos. Gestión Ambiental Asesoría en Compra Públicas Sustentables Información sobre indicadores de Gestión Ambiental

7 Repaso a los enlaces de Proveeduría
Los enlaces consolidados están en la lista que se definió previo a esta capacitación. Los enlaces de cada unidad usuaria son los encargados de solicitar los servicios que presta la proveeduría (bienes y servicios, Sistema GRP, SICOP, almacén, activos fijos, catálogo de servicios de la proveeduría). La proveeduría promueve el acuerdo de servicios donde se tramita los mismos bajo estándares de realización de actividades para satisfacer necesidades en los tiempos establecidos en el acuerdo. Todo cambio en los funcionarios debe ser gestionado ante la proveeduría al correo

8 Repaso a los enlaces de Proveeduría
Los enlaces deben informar y comunicar todos los compañeros de las unidades usuarias, las circulares y avisos que la Proveeduría promueva a través de la cuenta

9 SICOP

10 Trabajo específico con los enlaces
Revisar el código en el sistema SICOP Hacer la solicitud en el sistema SICOP Hacer la solicitud de bys en GRP Tramitar las firmas de la solicitud generada en el GRP y enviarla a la Proveeduría

11 Trabajo específico con los enlaces
En todo momento un funcionario de Proveeduría acompañará al enlace para mejorar la experiencia con SICOP hasta que no sea necesaria esta ayuda.

12 Compra sustentable

13 Nuevas disposiciones Iniciativa Plato Lleno
Incorporación de criterios ambientales en las compras ya sea como cláusulas, tipos de bien u otorgamiento de puntaje en el Sistema de Evaluación de las Ofertas Cualquier propuesta de servicio o bien con criterio de sustentabilidad es bienvenida, no es un tema exclusivo de la proveeduría CONARE aprobó la política de compra sustentable CPS cuyos principales compromisos son los siguientes:

14 Responsabilidad por el uso eficiente de recursos públicos
Modernización del proceso de contratación mediante la aplicación de criterios sustentables Gestión de proveedores en compras sustentables Apoyar el desarrollo socioeconómico a través de la inclusión de criterios sustentables La Comisión de Gestión Ambiental dará seguimiento a esta política Funcionamiento del Centro de Recuperación de Residuos Valorizables

15 Programación de compras año 2019
Repaso a la circular PI

16 Tipo de bien o servicio Número de contrataciones Último día para solicitudes Lineamientos Boletos aéreos 1 compra a la semana a excepción de las urgencias 22 de Noviembre de 2019 Presentar la solicitud con el acuerdo del CONARE o V° B° de la Dirección, en el acuerdo u oficio de autorización deberá indicar si necesita el funcionario externo a la institución la cobertura del seguro INS-Viajero. Servicios de alimentación Utilizar el formato establecido en la siguiente dirección concretamente el archivo “Catálogo de contratos vigentes” y la pestaña “Precios de bienes generales, utilizar los códigos de material propuestos.” Impresión de documentos 4 compras a lo largo del año 15 de Noviembre Utilizar el formato de la web, en la siguiente dirección concretamente el archivo “Catálogo de contratos vigentes” y la pestaña “Precios de bienes generales, utilizar los códigos de material propuestos.”. Si el documento es menor a 100 páginas se puede utilizar el contrato de servicio de fotocopiado, empaste e impresión. El usuario debe realizar estimaciones más precisas sobre cantidades a solicitar para evitar saldos y acumulación de residuos. Mobiliario de oficina 9 compras distribuidas a lo largo del año 8 de Noviembre Consultar en la Proveeduría la disponibilidad del producto en el catálogo de muebles y formas del proveedor Amoblamientos Fantini, contratista del Convenio Marco de las Universidades. En caso de que no se disponga de bienes similares, debe ser específico en la descripción del mobiliario incluir dibujos de ser posible. La proveeduría de oficio realizará un control del estado del mobiliario y de ser necesario realizará las contrataciones respectivas. Toda compra de mobiliario llevará el Visto Bueno previo de la Oficina Administrativa.

17 Remodelación de espacios físicos
1 contratación por cada necesidad 1 de Noviembre Debe presentar documento adjunto a la solicitud, el proyecto a realizar, el boceto, dibujo o plano a la Oficina Administrativa para su aprobación. La remodelación debe tener estrecha relación con la meta a cumplir. Se cuenta con la asesoría de Amoblamientos Fantini para la elaboración del plano y las especificaciones técnicas dentro del convenio marco de las universidades. Para estos casos en todo momento debe existir comunicación entre el usuario, proveeduría y el contratista. El usuario debe verificar las condiciones de TI, eléctricas y físicas del lugar a remodelar previo a la presentación de la solicitud. Equipo de cómputo y equipo para redes 2 compras al año 1° compra 26 de abril 2da compra: 30 de agosto El CETIC tramitará las solicitudes de usuario indicando las especificaciones, cantidades y desglose presupuestario por usuario y programa. El CETIC tramitará las necesidades anuales de los usuarios según su plan de reposición y a solicitud de los usuarios. Posterior a la compra el CETIC realizará la recepción, instalación y asignación del equipo al usuario con su correspondiente etiqueta. Material bibliográfico impreso, libros electrónicos. 1 compra al año 1 compra 28 de junio Biblioteca tramitará la solicitud de usuario con las cantidades, especificaciones y presupuesto. Proveeduría realizará la compra hasta la entrega y será la biblioteca quien reciba a conformidad, registrará en el acervo y comunicará la disponibilidad al usuario. Servicios técnicos y profesionales, incluye las contrataciones de servicios profesionales del PEN 1 compra por cada necesidad, en el caso del PEN las contrataciones se acumularán hasta el tope de la Contratación Directa según el monto establecido para el 2018 8 de Noviembre Incluir en la solicitud de usuario del sistema los términos de referencia de acuerdo a la siguiente estructura: Objetivo General y específicos. Actividades o tareas a realizar. Facilidades que prestará el CONARE para la ejecución del contrato. Forma de pago (mensual o por productos). Perfil idóneo del contratista. Estimación total del contrato. Unidad o responsable de la supervisión de la ejecución del contrato. En algunas consultorías y en coordinación con el administrador del contrato, la proveeduría solicitará una copia del producto final para completar el expediente. En el caso de las contrataciones de servicios profesionales de investigación para los informes del PEN se cuenta con un instructivo propio para este tipo de contrataciones desconcentradas. El PEN deberá proponer un mecanismo para ampliar la participación de nuevos consultores en esta tipología de servicios profesionales. Los nuevos proveedores deberán estar inscritos en la plataforma SICOP a excepción de los proveedores extranjeros por el momento. La proveeduría coadyuvará en la propuesta durante esta transición.

18 Hospedaje y alquiler de salones para eventos
Artículos publicitarios 2 compras a lo largo del año. 1° compra: 28 de Junio 2 compra: 22 de Noviembre Incluir especificaciones, muestras, dibujos de ser el caso. Estas necesidades deben tener estrecha relación con las meta a cumplir De incluir la marca CONARE debe ser revisado previamente por esta Unidad, puede incluir en la solicitud opciones de potenciales oferentes. El CONARE cuenta con un contrato de servicios profesionales de diseño gráfico para este tipo de materiales entre otros. Hospedaje y alquiler de salones para eventos 1 contratación para cada necesidad 22 de Noviembre El usuario debe incluir el nombre del huésped, fecha de estadía y motivo. Debe considerar en la estimación presupuestaria los tiempos de alimentación aproximados. Puede sugerir uno o varios hoteles debidamente justificado (puede indicar razones de logística, ubicación geográfica, instalaciones, asistencia en eventos o actividades entre otros). En el caso de alquileres indicar el nombre del evento, cantidad de personas y si se requiere alimentación y alquiler de equipo audiovisual. El CONARE podrá celebrar contratos con uno o varios hoteles con órdenes de compra abiertas para estas actividades estableciendo un contrato de vigencia continua. Supuestos de excepción 22 de noviembre El usuario debe presentar en todos los casos un oficio con una justificación amplia de la utilización de este supuesto. La proveeduría deberá revisar el contenido del oficio y si considera que la justificación no es suficiente, realizará las consultas correspondientes. Si no es aplicable el supuesto, el usuario deberá presentar los términos de referencia para que la proveeduría realice el respectivo concurso. Almacén Institucional Inventario Cada unidad debe tener un usuario para pedidos de Almacén. En el caso de haber cambios, debe enviar un correo a o Manejo de desechos Coordinar la entrega de activos para desecho con el Almacén, utilizar los recipientes de reciclaje de papel que se asignó así como también los puntos de reciclaje ubicados en cada piso y en el edificio del CENAT, la institución cuenta además con el Centro de Acopio por lo que se insta a los usuarios en acatar las disposiciones en materia de residuos. Horario de entregas de materiales de invientario Lunes: limpieza Martes y jueves de 8 am a 12 md y de 1 pm a 4 pm entrega de materiales por requisición.

19 Límites de Contratación Administrativa Consejo Nacional de Rectores estrato E
Bienes y servicios Licitación Pública Licitación Abreviada Contratación Directa Recurso de Apelación ¢ 200,000,000.00 ¢ 20,770,000.00 ¢ 88,900,000.00 Obra Pública Licitación Pública Licitación Abreviada Contratación Directa Recurso de Apelación ¢310,300,000.00 ¢ 32,230,000.00 ¢ 137,900,000.00

20 Cierre de Licitaciones
Licitación Abreviada Viernes 16 de Agosto de 2019 Licitación Pública Viernes 28 de Junio de 2019 Cierre de Licitaciones

21 Último día para recibir solicitudes de bienes y servicios fuera de la programación, (cierre de compras definitivo): 22 de noviembre de 2019

22 Actividades de la Comisión de Gestión Ambiental

23 Presupuestación y estudios de mercado

24 ¿Cómo presupuestar los bienes y los servicios?
El estudio de mercado no es llamar al primer proveedor y dirigir la contratación hacia él, es buscar soluciones a las necesidades desde diferentes opticas. Por principio de igualdad y libre concurrencia deben buscar diferentes opciones. En algunos bienes y servicios no es necesario hacer estudio de mercado ya que se cuenta con contratos de vigencia continuada como las impresiones, el material gráfico, el mobiliario. Considerar que en equipo de cómputo existen estándares con precios referenciados. En servicios profesionales siempre es recomendable buscar dos cotizaciones mínimo, así como indicar en la solicitud cuáles son los proveedores que recomiendan que pueden cumplir con el perfil propuesto y los términos de referencia.

25 ¿Cómo presupuestar los bienes y los servicios?
“Inflar” el monto de la (s) cotizacion (es) en un 20% a la hora de elaborar la solicitud en el sistema, esto para mantener el estudio de razonabilidad de precio en los parámetros definidos por Proveeduría (+/-20%), Contraloría pide evidencias de los estudios para el IGI (art. 30 RLCA “Precio inaceptable”). SICOP tiene históricos de precios en los artículos por medio de búsqueda, los enlaces piloto contarán con esta facilidad a la hora de buscar cualquier material o servicio. Se puede buscar desde la página web. SICOP permite conocer los precios, especificaciones, proveedores que no tenemos registrados en la institución.

26 ¿Cómo presupuestar los bienes y los servicios?
Boletos aéreos: utilicen el criterio del primer punto cuando consultan precios en las aerolíneas, (recordar que estas estimaciones son muy relativas). Servicios de alimentación: buscar las referencias de precios en la siguiente dirección: “Catálogo de contratos vigentes”, pestaña “precios de bienes generales”.

27 Estudios técnicos

28 No dejar dudas en las afirmaciones que hacen en el oficio.
Siempre por oficio. Las razones son técnicas propias de su ámbito laboral, profesional, vinculado a las funciones técnicas del departamento, área, dirección. (no es una revision de aspectos formales). No dejar dudas en las afirmaciones que hacen en el oficio. No confundir requisitos de admisibilidad con los de evaluación de las ofertas. Estar seguros que las certificaciones que piden relacionados con requisitos de admisibilidad existan y que los proveedores puedan cumplirlas, (averiguar). Requisito de experiencia Oferta con información de referencias Estudio técnico basado en comprobación de experiencia, ejemplos:

29 “Experiencia: el oferente debe contar con experiencia en impresión de trabajos similares, entiéndase por trabajo similar impresión de libros a dos tintas y a color con 350 páginas como mínimo y con una cantidad de ejemplares mínima de 1000. Las certificaciones deben presentarse debidamente firmadas por el cliente receptor del servicio, además deben indicar como mínimo la siguiente información: Nombre de la Institución o Empresa Nombre del documento Cantidad de páginas Cantidad de ejemplares Nombre del contacto Teléfono (debe ser el número directo) Correo electrónico…”

30 “Mi oferta tiene tres publicaciones similares:
Compendio de 500 impresiones con 300 páginas Revista de 1500 impresiones con 224 páginas Compendio de 2675 impresiones con 210 páginas”

31 Estudio técnico: mediante oficio xxxxxxx el departamento xxxxxx indica que después de comprobada la experiencia del oferente, se concluye que la oferta de xxxxxxxxxxx, no cumple con los requerimientos técnicos del cartel por cuanto su experiencia en trabajos similares al solicitado por el cartel no cumplen con los mínimos requeridos de impresiones y números de página siendo estos requisitos fundamentales, por lo que se descarta del presente concurso

32 Dudas en los estudios técnicos
Tanto en la Ley de Contratación Administrativa, su Reglamento como en antecedentes emitidos por la Contraloría Generla de la República, nos permite valorar la Trascendencia de los defectos de una oferta. Cuándo es trascendente un defecto ? Cuando el bien o servicio es indivisible Cuando ese defecto impide la satisfacción del bien o servicio (objetivo) Cuando es insubsanable (garantías, firma de la oferta, plazo de entrega o ejecución) Cuando condicione la oferta Cuando contradiga abiertamente al cartel

33 Ejercicios Cuando compras unidades y cotizan paquetes o bultos.
Cuando se solicita que el aire es de BTU y cotizan BTU porque el oferente dice que el área no amerita un aire mas grande. Cuando pides 10 referencias y te ofertan 9 referencias todas superando requisitos mínimos. Cuando el requisito académico es Licenciatura en Administración de Empresas con énfasis en Recursos Humanos y presentan un especialista en Psicología con sobrada experiencia. Cuando las computadoras que solicitó pide MHz, tres ofertas dice MHz y dos dice MHz

34 Los términos de referencia

35 No es malo reunirse previamente con proveedores, lo malo es comprometerse en contratar a uno específico Siempre los objetivos específicos deben materializar el logro del objetivo general Incluir las actividades o tareas que deben realizar los contratistas de manera puntual y considerando todas las posibilidades Toda marca, certificado, carta de fabricante, requisito académico único o cualquier requisito de difícil cumplimiento debe ser justificado y que corresponda a la realidad Las vigencias deben de real cumplimiento con evaluaciones de calidad anuales y con posibilidad de no prorrogar en caso de disconformidad En contratos de vigencia continuada, el monto de la solicitud a aplicar es el del año 2019 pero deben indicar el total anual, esto para calcular el monto total del contrato durante su vigencia.

36 Algunas anotaciones Oferente Adjudicatario Contratista
La administración tiene la discrecionalidad para definer el objeto contractual que desea, siempre y cuando no sea dirigido a un proveedor o bien sea un bien o serivcio inexistente. No es lo mismo: Empresa=entiéndase oferente físico o jurídico. Posibilidad de consorcios. Artículo 25 y 26 de la Constitución Política. Toda obra constructiva donde hay interpretación de planos tiene que estar a cargo de un profesional en ingeniería y arquitectura por lo tanto incorporado al CFIA. (R-DCA ) Oferente Adjudicatario Contratista

37 Sanciones e incumplimientos

38 ¿Qué es un incumplimiento contractual?
El cartel tiene que tener la suficiente claridad y abarcar todos los elementos que debe cumplir el contratista. Lo que no está en el cartel, no existe.

39 Si el cartel tiene cuatro actividades:
Y un producto: Revisión de recibos y perfil general de cargas. Hacer el perfil de carga típico por día. Con base a las características que se encuentren en las actividades anteriores, determinar las posibles acciones de ahorro y estimación general de emisiones. Citar las posibles fuentes renovables para la sustitución energética parcial. Informe que incluye los resultados obtenidos, donde se muestre la situación actual de consumo energético y que contenga las posibles acciones de ahorro.

40 No podemos pedirle al contratista productos o actividades adicionales sin que implique modificación al contrato de aumento o de disminución en el precio total. No se puede afirmar que es incumplimiento si no las hace. No se puede presionar al contratista para que haga las actividades adicionales porque pondría en riesgo toda la contratación. No se puede afirmar que es incumplimiento si los resultados no son los que yo quería que fueran. No hay incumplimiento del contratista si nosotros no colaboramos para que el cumpla con los objetivos

41 Hay incumplimiento del contratista si y solo si:
No entrega uno o varios productos en los plazos señalados. No realiza las actividades que tiene que realizar según el cartel. Si existe imposibilidad de alcanzar el objetivo general. Si después de presentar los productos entregables corregidos, sigue presentando defectos (favor documentar las devoluciones y las correcciones).

42 ¿Qué pasa con las sanciones?
El debido proceso para aplicar multas, sanciones es una actividad exclusiva de la proveeduría, la contratación entra en suspención hasta resolución en firme. El presupuesto del compromiso no puede ser estar disponible para otras cosas hasta resolución en firme. Multa Incumplimiento por defecto Debido proceso Cláusula penal Incumplimiento por entrega tardía En forma automática

43 Solicitudes de servicios a la proveeduría

44 Podemos identificar los siguientes servicios
Forma de solicitarlo Publicación en diario nacional Tener el texto consolidado, utilizar el Libro de Marca, enviarlo a Proveeduría, cuando cotizan, hacer solicitud en GRP Publicación en el diario oficial La Gaceta Enviar el texto en Word en Times New Roman, sencillo, tamaño 12, mandarlo a Fotocopiado, impresión gráfica, digital, encuadernado, banner, sellos, tarjetas, impresión hasta 200 hojas. Llenar la boleta que está en la dirección web: Repostería y almuerzos rápidos Solicitar el servicio directamente al contratista actual. Si no lo sabe lo puede consultar en la dirección: catálogo de contratos vigentes-hoja repostería. Mobiliario, espacio físico, sillería, estantería Consultar el catálogo vigente de Amoblamientos Fantini: buscar el que desea y solicitarlo en el GRP, usando la meta de la proveeduría. Préstamo de materiales al Almacén Solicitarlo vía correo electrónico a Bajas de activos, mobiliario y equipo de oficina Equipos y materiales específicos para oficina Consultar códigos con dherrera, karias, cvalerio quienes realizarán la búsqueda en SICOP.

45 Servicio Forma de solicitarlo Reparaciones de mobiliario Enviar un correo a Diego Herrera, cuando el contratista entrega la cotización de la reparación, valorar la pertinencia de esta reparación y tomar la decisión correcta, Proveeduría administrará este contrato. Garantía de los equipos Enviar correo a Diego Herrera quien coordinará con el proveedor el retiro, reparación y recepción del activo en garantía.

46 Se hacen solicitudes de bienes y servicios en el GRP:
1) Se hacen cuando hay necesidades puntuales de bienes y servicios 2) En cada ampliación o modificación al contrato original 3) Cuando se requiere reforzar ordenes de compra abierta. (no mandar correos para abrir OC porque pierde trazabilidad). 4) Si hay servicios que se pagan con otro presupuesto dentro un mismo contrato (caso La Nación) 5) Nuevos contratos basados en el anterior

47 No se hacen solicitudes en GRP
1) Para pagar facturas recibidas (verificar si es contrato irregular) 2) En prórrogas de contratos de vigencia continuada (mandar oficio de satisfacción)

48 Seguimiento a las ejecuciones de los contratos

49 Herramientas de seguimiento
Es responsabilidad del administrador del contrato dar seguimiento a la ejecución de los contratos. El seguimiento no es una perseguir al contratista esperando un incumplimiento si no que involucras estas tareas:

50 Facilitar información
Identificar desviaciones en el cronograma Llevar minutas Devolver productos entregables si hay defectos Recibir a conformidad Avisar si detecta incumplimientos Dar espacio al contratista para que cumpla Facilitar recursos instituciones para el cumplimiento Documentar y documentar

51 No pelear con los contratistas
Documentar hechos relevantes Solicitar prórroga si no vamos a lograr el tiempo que se definió en la contratación

52 Utilizar las tablas de pagos como un instrumento de seguimiento y cumplimiento por parte del contratista. No es incumplimiento si el documento arroja resultados diferentes a la expectativa No es incumplimiento: Cartel dice 4 productos y yo quería 6 productos, el contratista los hizo pero no cumplió con el 6to.

53 Razones de incumplimiento del contratista
Si devolvemos tres veces el mismo producto entregado y no existe una mejoría sustancial en la calidad del producto recibido. Si por razones propias del contratista, el plazo de la contratación se atrasa de manera “radical” al plazo establecido en el cartel. Ejemplifiquemos. Si el objetivo general de la contratación se pierde o resulta ser inalcanzable para el contratista. Comenzar a documentar la existencia de posibles incumplimientos del contratista. Relacionarlos con los alcances de la licitación.

54 Recepción a conformidad y forma de pago

55 Recepción a conformidad y forma de pago
Circular PI del 28 de enero de 2019 Recuerden siempre dar el recibido a conformidad antes de que el contratista emita la factura, esta labor la debe coordinar previamente y sería el administrador del o quien el cartel designe No todas las contrataciones requieren recepción a conformidad, ver circular Existe un procedimiento para el pago en factura ordinaria y en factura electronica (más del 75% de las contrataciones son por factura electronica).

56 Tiempos promedios en Licitaciones y Contrataciones Directas

57 Tipo de procedimiento Plazo en días hábiles Licitación Pública 8 meses Licitación Abreviada 4 meses Contratación Directa 18 días hábiles

58 Contrataciones entre entes de derecho público Reforma al artículo 138 del RLCA, Decreto Ejecutivo H

59 Usuario cumple requisitos (razonabilidad del precio, estudio del mercado)
Proveeduría elabora expediente, imprime OC y tramita acuerdo del CONARE CONARE Orden de Inicio

60 Disposiciones en compromisos presupuestarios

61 Compromisos presupuestarios: Anticiparse a estos escenarios
Si un proyecto se ejecuta en varios meses y está a mediados de año, presupuestar en el PAO del año siguiente la parte que se ejecutará dejando suficiente holgura. Si estamos a inicios de año y calcula que el proyecto se desarrollará en este mismo año, presente la solicitud con los términos de referencia o especificaciones. Si estamos a final de año y no ha presentado el proyecto mejor no presente la solicitud porque no se va a ejecutar.

62 Inicio de año Mediados de año Final de año Preparar los TOR’s
Presentar la solicitud Proceso de contratación Continuidad en la ejecución Mediados de año Presupuestar PAO de año siguiente la parte que se ejecutaría Proceso de Contratación Continuidad de la ejecución Final de año No presentar la solicitud puesto que no se ejecutará, si se presenta la solicitud y se considera que no se va a ejecutar en este año se anula puesto que es necesario hacerlo para la liquidación.

63 Hoy es 15 de noviembre de 2019, ustedes tienen una solicitud de bys para tramitar de:
Tres videobeam Una capacitación para ejecutar en marzo de 2020 Dos refrigeradoras Una consultoría para la OLAP a ejecutarse en seis meses Dos boletos para viajar el 1 de diciembre y regresando el 4. El servicio de alimentación para el traspaso de presidencia de CONARE con actividad cultural y transporte para 100 personas. Equipo de la brigada y materiales (las cotizaciones dicen que entregarían en 45 dh). Una computadora urgente (la pidió el ATIC y la cotización que presenta dice 15 dh).

64 Activos fijos

65 ¿Qué tenemos en activos fijos?
Un reglamento. Un procedimiento aprobado y publicado. Un conjunto de políticas del DGF, ATIC, PI, SIUA. Un ecosistema de controles administrativos y financieros. Un inventario en un porcentaje alto realizado. Un adecuado manejo de residuos.

66 Reglamento de activos fijos
Hay en encargado del control de los activos fijos en dependencias, programas, unidades o departamentos (no dice quién pero por buenas prácticas se recomienda el enlace con proveeduría). Art. 3 La responsabilidad de los activos de cada dependencia: las jefaturas. Art. 4. Los directores, jefes o encargados deberán realizar el levantamiento de todos los activos de la dependencia a su cargo. Art. 9. En el caso de Mantenimiento cuando se construya o desarrolla activos deberán informar a la PI y al DGF en 3 dh la existencia del activo para su identificación y su control. Art. 23. Préstamo de activos a otras instituciones: llenar el formulario correspondiente de préstamo (Almacén). La Proveeduría gestionará la salida del activo. Art. 24.

67 Reglamento de activos fijos
Los jefes o directores deberán instruir a los funcionarios de primer ingreso acerca de los deberes y responsabilidades de los activos fijos. Art. 26. (Buena práctica: los enlaces o encargados de activos fijos). Extravío: reportarlo al superior jerárquico inmediato y a la vez al DGF. Este deberá reportar a la administración, la investigación de los hechos. Art. 30. Hurto: interponer la denuncia formal ante el OIJ. Art. 31. Activos ociosos: La Proveeduría buscaría la reubicación. Art. 44 (Buena prática, coordinar con Almacén la existencia de activos ociosos).

68 Proveedores

69 Requisitos para nuevos proveedores
En caso de recomendaciones de proveedores que no están incorporados en el CONARE debe tomar en cuenta los siguientes requisitos: Vincularse a factura electrónica si no que tenga factura timbrada Régimen de prohibiciones CCSS patrono o trabajador independiente Aclarar los pagos por adelantado art. 35 RLCA Bancarizado (no es obligatorio) Incorporación a SICOP

70 No es necesario que llenen el formulario para registrarse en el sistema Wizdom GRP, esta disposición quedó suprimida desde que el CONARE se integró a SICOP-Merlink. Indagar los requisitos para la incorporación a la CCSS recomendando asistir a la sede central o regional, (montos mínimos, trabajadores independientes, patrono inactivo). Por el momento esta instancia es subsanable hasta la resolución del Tribunal de Casación.

71 Cambios en el catálogo del Ministerio Hacienda

72 Contratación de Servicios profesionales

73 Mediante acuerdo 11-2019 del 26 de marzo de 2019 se aprobó el
Reglamento para la contratación de servicios técnicos y profesionales para el CONARE que regula la actividad contractual desarrollada por el CONARE para las necesidades de servicios técnicos y profesionales.

74 Principales observaciones
Servicios para proyectos de coordinación o del SIESUE Acuerdo de comisión respectiva Oferentes participantes Criterios de idoneidad para la selección Contratación de servicios profesionales para PEN Registro de elegibles administrado por PEN Dirección dictamina el acto administrativo PEN conformará el expediente administrativo histórico Proveeduría registra en el SIAC y elaboras las OC. Trámites ordinarios Contratación Directa Licitaciones Abreviadas y Públicas

75 La formalización contractual será obligatoria cuando la cuantía de la contratación exceda el límite inferior de la Licitación Abreviada. Las contrataciones por montos inferiores podrán ser formalizadas cuando así lo requiera la complejidad de la prestación del servicio, la definición de los alcances de la responsabilidad civil y contractual o cuando la contratación deba ser objeto de aprobación interna, a criterio de la Asesoría Legal.

76 Muchas gracias