ADMINISTRACION POR OBJETIVOS (APO). ADMINISTRACION POR OBJETIVOS (APO) La administración por objetivos es un sistema administrativo integral en el que.

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1 ADMINISTRACION POR OBJETIVOS (APO)

2 ADMINISTRACION POR OBJETIVOS (APO) La administración por objetivos es un sistema administrativo integral en el que se combina en forma sistemática muchas actividades administrativas básicas y el cual persigue deliberadamente el cumplimiento eficaz de los objetivos organizacionales e individuales. (Koontz) La APO es una técnica de dirección de esfuerzos a través de la planeación y el control administrativo basada en el principio de que, para alcanzar resultados, la organización necesita antes definir en qué negocio está actuando y a dónde pretende llegar. (Chiavenato)

3 ORIGENES DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS La teoría neoclásica desplazó progresivamente la atención antes puesta en las llamadas “actividades-medio”, hacia los objetivos o finalidades de la organización. El enfoque basado en el “proceso” y la preocupación mayor por las actividades (medios) fueron sustituidos por un enfoque centrado en los resultados y objetivos alcanzados (fines). La preocupación acerca de “cómo” administrar pasó a ser la preocupación de “por que o para qué” administrar. El énfasis en hacer correctamente el trabajo para alcanzar la eficiencia pasó al énfasis en hacer el trabajo más relevante para los objetivos de la organización con el fin de lograr eficacia.

4 El trabajo pasó de ser un fin en sí mismo, a ser un medio para obtener resultados. Esa profunda reformulación representa otra especie de revolución dentro de la administración: un nuevo cambio en el panorama gravitacional del universo administrativo. Esto debido a que tanto las personas como la organización probablemente están más preocupadas por trabajar que por producir resultados. ORIGENES DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

5 La administración por objetivos surgió como método de evaluación y control sobre el desempeño de áreas y organizaciones en crecimiento rápido. Inicialmente constituyó un criterio financiero de evaluación y de control. Como criterio financiero fue válido, pero en el enfoque global de la empresa trajo como consecuencia una distorsión profesional, pues los criterios de ganancia y de costo no son suficientes para explicar la organización social y humana. La respuesta de los niveles medios e inferiores de la organización a ese criterio fue de descontento y apatía, lo cual ocasionó conflictos entre los funcionarios de nivel medio e inferior y la alta dirección. ORIGENES DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

6 ADMINISTRACION POR OBJETIVOS (APO) Inicialmente se establecen los objetivos anuales de la empresa, formulados sobre la base de un plan de objetivos a largo plazo y los objetivos de cada gerente o departamento, con base en los objetivos anuales de la empresa. La APO es un proceso por el cual los gerentes, principal y subordinado, de una organización identifican objetivos comunes, definen las áreas de responsabilidad de cada uno en términos de resultados esperados y emplean esos objetivos como guías para la operación de la empresa.

7 El desempeño esperado de un gerente debe ser reflejo de lo que se espera en cuanto a la realización de los objetivos de la empresa, sus resultados deben ser medidos por la contribución de éstos al éxito del negocio. El administrador tiene que saber y entender lo que, en términos de desempeño, se espera de él en función de las metas de la empresa, y su superior debe saber qué contribución puede exigir y esperar de él, juzgándolo de conformidad con las mismas. ADMINISTRACION POR OBJETIVOS (APO)

8 “La APO es un estilo exigente y equilibrado de administración de empresas”. “En la APO, los gerentes principales y subordinados de una organización definen, en conjunto, sus metas comunes y especifican las áreas principales de responsabilidad de cada posición, en relación con los resultados esperados de cada uno, utilizando esas medidas como guías para mejorar la operación del sector y para verificar la contribución de cada uno de sus miembros”. ADMINISTRACION POR OBJETIVOS (APO)

9 CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS 1.EL ESTABLECIMIENTO CONJUNTO DE OBJETIVOS ENTRE EL GERENTE Y EL SUBORDINADO Tanto el gerente como su subordinado participan activamente en el proceso de definir y establecer objetivos.

10 CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS 2. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS PARA CADA DEPARTAMENTO O POSICION. Los objetivos pueden denominarse metas, blancos o finalidades; sin embargo la idea básica es la misma: determinar los resultados que el gerente y el subordinado deberán alcanzar.

11 CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS 3. INTERRELACION ENTRE LOS OBJETIVOS DEPARTAMENTALES Esta conexión debe implicar objetivos comerciales con objetivos de producción u objetivos de un nivel con los objetivos de los niveles superiores e inferiores.

12 CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS 4. ENFASIS EN LA MEDICION Y EN EL CONTROL DE RESULTADOS A partir de los objetivos establecidos, el gerente y el subordinado pasan, entonces, a elaborar los planes tácticos adecuados para alcanzarlos de la mejor forma. La APO enfatiza la cuantificación, la medición y el control. Se hace necesario medir los resultados alcanzarlos y compararlos con los planeados.

13 CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS 5. CONTINUA EVALUACION, REVISION Y MODIFICACION DE LOS PLANES Todos los sistemas de la APO implican la evaluación y la revisión regular del proceso y de los objetivos por alcanzar permitiendo que se tomen las providencias y que se establezcan nuevos objetivos para el siguiente periodo.

14 CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS a.- A partir de los objetivos organizacionales y de la planeación estratégica, se establecen los objetivos departamentales para el primer año, entre el gerente del departamento y su superior. b.- El gerente elabora el Plan Táctico que permite alcanzar los objetivos departamentales establecidos.

15 CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS c.- El gerente elabora con sus subordinados los Planes operacionales necesarios para la imprementación del Plan Táctico de su departamento. d.- Los resultados de la ejecución de los planes se evalúan y comparan continuamente con los objetivos establecidos.

16 CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS e.- En función de los resultados obtenidos, se procede a la revisión y, en su caso, al reajuste de los planes o de los objetivos establecidos. f.- En el siguiente ciclo se establecen los objetivos departamentales para el segundo año, entre el gerente del departamento y su superior, tomando como base los resultados del primer año.

17 CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS g.- Se repite la secuencia del ciclo anterior. 6. PARTICIPACION ACTIVA DE LAS GERENCIAS Y DE LOS SUBORDINADOS Existe una intensa participación del gerente y del subordinado. Cuando el gerente defina los objetivos, se los vende a los subordinados, los mide y evalúa el progreso.

18 CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS 7. APOYO INTENSIVO DEL PERSONAL La implantación de la APO requiere del apoyo intenso de un personal entrenado y preparado. no se aconseja el abordaje del tipo “hazlo tu mismo” en la APO, pues ésta exige coordinación e integración de esfuerzos, lo que puede ser llevado a cabo por el personal.

19 PROCESO PARTICIPATIVO Y DEMOCRATICO DE LA APO

20 ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Que es un objetivo? Que importancia tienen? Que es jerarquía de objetivos? Un objetivo o meta: Donde quisiéramos estar y que deseamos hacer y cuándo?

21 ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS  Objetivos o metas: Son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole.  Representan no sólo el punto terminal de la planeación sino el fin que se persigue mediante la organización, integración de personal, la dirección y control.  Un objetivo es verificable o cuantificable cuando al final del periodo es posible determinar si el objetivo se cumplió o no.  Los objetivos claros y verificables facilitan la medición del excedente (ganancias), así como la eficacia y eficiencia de las acciones administrativas.

22  Los objetivos forman una jerarquía, desde el propósito general hasta los objetivos individuales específicos.  El punto más alto es el propósito, con dos dimensiones: la sociedad y la misión o propósito de la empresa.  Áreas de resultados clave, son áreas cuyo desempeño son esenciales para el éxito de la empresa.  Objetivos por división, departamento, y unidad hasta el nivel inferior de la organización. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

23 CRITERIO PARA ESTABLECER OBJETIVOS  Especificidad: deben ser claramente estipulados.  Aceptabilidad: debe haber sido negociado previamente con el colaborador, el cual debe estar de acuerdo en que debe cumplirlo.  Flexibilidad: debe ser diseñado de tal modo que pueda ser modificado en caso de ser necesario.  Mensurabilidad: debe ser susceptible de medición, es decir, debe ser cuantificable para que sea realmente motivador para el personal  Accesibilidad: es imprescindible que sean realistas alcanzables, no útópicos, por que ello desmotiva al empleado.  Congruencia: debe estar “amarrados” como otros, orientados en la misma dirección, cuyo logro esté relacionado con la consecusión de los primeros

24 JERARQUÍA DE OBJETIVOS 7. Objetivos individuales Desempeño Objetivos de Desarrollo Personal 6. Objetivos departamentales y de unidades 5. Objetivos divisionales 4. Objetivos generales más específicos 3. Objetivos generales de la organización (Largo plazo, estratégicos) 2. Misión 1. Propó sito socio ec Administradores de nivel inferior Administradores de nivel intermedio Administradores de nivel superior Consejo de administración Método descendente Método ascendente Jerarquía de Objetivos Jerarquía Organizacional

25 JERARQUÍA DE OBJETIVOS Retorno sobre la Inversión Empresarial Aumento del retorno Aumento de la facturación Utilización eficiente de los Recursos Reducción de costos Adquisición de recursos adicionales Reducción de la Inversión Objetivos organizacionales Objetivos departamentales Objetivos Operacionales

26 Proporciona una directriz o finalidad común Permite el trabajo en equipo Sirven de base para evaluar y evitar errores Prevención de futuro Aumentan la eficiencia IMPORTANCIA DE LOS OBJETIVOS SELECCIÓN DE OBJETIVOS Selección Prioridad Contribución para alcanzar resultados clave

27 SELECCIÓN DE OBJETIVOS  Buscar actividad de mayor impacto en resultados  Difícil de alcanzar pero no imposible  Basado en actividades  Basado en datos concretos y alineados con la estrategia del negocio.  Usar un lenguaje comprensible  Concentrado en blancos vitales del negocio