DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ESCOLARES

Presentación del tema: "DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ESCOLARES"— Transcripción de la presentación:

1 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ESCOLARES
Reporte de actividades 2006

2 La Dirección de Servicios Escolares es la “Puerta de Entrada” a la Universidad facilitando el ingreso y permanencia de los estudiantes a las diferentes carreras de forma eficiente. El objetivo general es: atención a estudiantes, egresados, padres de familia y público en general; así como dar seguimiento al registro oficial de un alumno desde su inscripción hasta su titulación ante las diferentes instituciones gubernamentales.

3 FUNCIONES A lo largo de los últimos semestres se ha elaborado el manual de funciones estableciendo cuatro rubros: EXTRANJEROS ADMISION Y REGISTRO TITULACIÓN ACREDITACION Y ARCHIVO

4 EXTRANJEROS Realiza los trámites ante el Instituto Nacional de Migración para la estancia legal en el país de los estudiantes extranjeros. Tramita ante Notario Público la certificación de los estudios de los alumnos de Puerto Rico y los envía al Tribunal Médico de Puerto Rico. Confirma y actualiza el reporte de alumnos con préstamo que requiere el Departamento de Educación de Estados Unidos.

5 EXTRANJEROS Tramita la revalidación ante las dependencias de Educación Estatales y Federales de los estudios de alumnos extranjeros. Verifica y certifica los estudios y/o datos de los exalumnos que solicitan instituciones o agencias extranjeras. Elabora constancias y/o certificados de estudios para estudiantes extranjeros.

6 ADMISIÓN Y REGISTRO Brinda a los aspirantes la información necesaria para su ingreso a la Universidad. Aplica y evalúa las pruebas de aptitud académica y da a conocer sus resultados. Registra los datos personales y académicos de los alumnos de nuevo ingreso en el Sistema Escolar Integral (SEI-sistema de computo) e integra su expediente con la documentación correspondiente.

7 ADMISIÓN Y REGISTRO Realiza el proceso de inscripción el cual incluye el visto bueno del Departamento de Finanzas. Lleva record de todos los alumnos preinscritos Es el responsable del registro oficial de los alumnos que han cumplido con los requisitos de inscripción, ante la Secretaria de Educación y Bienestar Social. Genera listas de asistencia de los alumnos oficialmente inscritos. Asigna la carga académica a cada estudiante.

8 TITULACIÓN Elabora actas de examen profesional con los datos proporcionados por los directores de escuela Elabora cartas de pasante a egresados que cumplan con lo requerido. Canaliza para su elaboración en tiempo y forma los títulos profesionales y apoya en su registro ante la Dirección General de Profesiones de la Secretaría de Educación Pública (SEP) Realiza la revisión de expedientes para alumnos próximos a egresar. Elabora diplomas de conclusión de cursos.

9 ACREDITACIÓN Y ARCHIVO
Elabora actas de calificaciones Mantiene actualizado el estatus académico del alumno en el sistema de computo. Registro de calificaciones y genera reportes oficiales. Generar y enviar boletas de calificaciones a los alumnos y/o padres de familia.

10 ACREDITACIÓN Y ARCHIVO
Extiende constancias de estudios. Elabora certificados totales y parciales. Realiza equivalencias de estudios. Elabora estadísticas para dependencias oficiales. Registro oficial de reinscripciones. Revisión de expedientes Becas.

11 RELACION INTERDEPARTAMENTAL
DIRECCION ADMINISTRATIVA Listado de extranjeros en el periodo Notificación de bajas extranjeros Se compara la información sobre alumnos inscritos y reinscritos. Becas, Población estudiantil Pago de servicios y trámites de los alumnos (constancias, migración, notario, certificados parciales, etc.) SECRETARIA GENERAL El seguimiento de los alumnos extranjeros. Reporte bimestral del Departamento de Educación de Estados Unidos. Auditoria Anual de extranjeros Notificaciones de baja de extranjeros

12 DIRECCIONES DE CARRERA
Alumnos Inscritos Actualizar información sobre alumnos (lista, irregulares) Listado de catedráticos para actas de calificaciones Información sobre curso de titulación (inicio, conclusión y actas de exámenes profesional) Participación en cursos de inducción para informar de los servicios que ofrecemos. Dar seguimiento al historial académico del alumno. DIFUSION Reporte de Alumnos inscritos y preinscritos (A.I.) La relación de llamada de información Escuelas y lugar de procedencia Datos de alumnos a egresar, fotografías Apoyo a la difusión de las carreras (reunión de orientadoras y directores para información de becas, créditos y proceso de admisión.) Apoyo a los alumnos del PAP Proporcionar estadísticas que requieren para monitorear la efectividad de la publicidad.

13 SERVICIOS ESTUDIANTILES
Programación de examen psicométrico para alumnos de nuevo ingreso. Becas deportivas, tutorías, servicio social e información de cursos de inglés EXTENSIÓN UNIVERSITARIA Informes cuando lo solicitan de los cursos que se imparten y el registro y regularización de la Especialidad en Docencia Univesitaria. INFORMÁTICA Checar los cambios en el sistema. Se esta trabajando para un nuevo sistema de información. ASUNTOS INTERNACIONALES Se proporciona las estadísticas de ingreso de extranjeros y la información que requieren.

14 OTROS CAMPUS Y REPRESENTANTES FORANEOS.
DIRECCIÓN ACADÉMICA Proporcionar los datos que requiere para la evaluación de directores Reuniones y reporte semanal de actividades. Aplicación del Reglamento General de Alumnos PREPARATORIA Brindar información y dar de alta a los alumnos para ser considerados en finanzas. OTROS CAMPUS Y REPRESENTANTES FORANEOS. Coordinar la distribución, aplicación y calificación de exámenes College Board. Otorgar carta de aceptación y seguimiento a los prospectos. Cambios de Campus. VICERRECTORÍA Participación en comité de Admisiones, Comisión Universitaria y Comité de Becas. DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN Estar en coordinación para manejar los planes y programas de estudio oficiales. Participación en el Comité de Investigación. RECTORIA, CONTRALORÍA, Proporcionar información requerida a lo largo del semestre.

15 Han oscilado en general las carreras en un rango no muy amplio, esto significa que las carreras mantienen un ingreso que se torna negativo cuando es bajo, ya que no hay apertura de semestres constante.

16 ALUMNOS IRREGULARES Y BAJAS 2006-2
CARRERA TOTAL ALUMNOS FALTA REINSCRIBIRSE IRREGULARES BAJAS HASTA JUNIO 2006 PSICOLOGIA 52 5 4 9 MEDICINA 568 23 32 35 DISEÑO 91 / 13 8 DERECHO 44 10 3 11 COMERCIO 42 22 2 ADMINISTRACION 25 ARQUITECTURA 88 CONTABILIDAD 14 1 MERCADOTECNIA

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18 ALUMNOS DE NUEVO INGRESO
PERIODO # ALUMNOS EXTRANJEROS 2006-2 265 29 2006-1 113 11 2005-2 118 26 2005-1 110 9 2004-2 23 2004-1 95 15

19 ALUMNOS FORANEOS DE NUEVO INGRESO
SEM. B.C.S. SON O /EDO B.C. SIN EXTR. TOTAL 2004-1 10 26 5 24 15 80 2004-2 21 47 3 136 1 232 18 60 8 97 2005-2 13 86 38 138 302 2006 16 56 2 11 114 2006-2 64 151 29 264 Tuvimos de acuerdo al crédito educativo de Sonora en el alumnos. Debido al alto número de alumnos foráneos, no tuvo tanto impacto en el ingreso, la apertura de Medicina de UABC aquí en Ensenada (incluso se canalizó gente a Tijuana) POBLACIÓN ACTUAL 2006-2

20 ALUMNOS DE NUEVO INGRESO EN ENERO 2005, 2006

21 Comparativo Agosto

22 POBLACIÓN 2006-2 SUBTOTAL PRIMER 15 126 23 27 26 10 11 7 20 265
PSICOLOGIA MEDICINA DISEÑO DERECHO ARQUITECTURA ADMON COMERCIO CONTAB MERCA. TOTAL PRIMER 15 126 23 27 26 10 11 7 20 265 SEGUNDO 67 8 82 TERCERO 100 19 16 165 CUARTO 34 45 6 9 14 142 QUINTO 4 13 139 SEXTO 37 SEPTIMO 72 OCTAVO 5 32 48 NOVENO 12 41 SUBTOTAL 53 568 91 124 88 25 42 28 1058 PROPEDEUTICO 30 INTERNADO I 51 INTERNADO II 22 servicio social I 46 servicio social II 18 curso titulacion 735 1225

23 Observamos que no todas las carreras tienen todos los semestres
POBLACION Observamos que no todas las carreras tienen todos los semestres

24 POBLACIÓN SEGÚN NACIONALIDAD

25 ALUMNOS BECADOS 2006 CARRERA GPO MENOR BECADOS % DE BECADOS 5 3 60% 32
PSICOLOGIA 5 3 60% MEDICINA 32 7 21.8% ARQUITECTURA 6 1 16.6% DISEÑO 4 25% PERIODO BECADOS 2006-2 171* 2006-1 216 * QUEDA PENDIENTE LA REUNION DE COMITÉ DE BECAS PROMEDIOS DE ALUMNOS DE NUEVO INGRESO

26 Por generación se contaba con alumnos irregulares que se fueron rezagando

27 PARTICIPACION EN LA PROMOCIÓN DE LA OFERTA EDUCATIVA DE LA UNIVERSIDAD
Es importantísima ya que se asiste a programas radiofónicos, reuniones con orientadoras y se atiende a todos y cada uno de los aspirantes a ingresar (y a sus papás) personalmente, ya sea vía telefónica o por correo electrónico, logrando así proporcionar la información necesaria para el ingreso a las diferentes carreras y despejar las dudas que surjan incluyendo casos especiales (como equivalencia o extranjeros con particularidades de diferentes países)

28 Los recursos que se captan son a través de los servicios que se brindan a los extranjeros por concepto de revisión de documentos, revalidación de estudios, trámites migratorios, certificaciones notariadas para el Tribunal médico de Puerto Rico, expedición de “transcrips” y envío de correspondencia a diversos estados de la Unión Americana, tanto de alumnos como verificaciones de egresados.

29 Y la generación de documentos oficiales para alumnos nacionales como certificado parcial, constancias de distintos tipos, con calificaciones, horario, y diferentes especificaciones. Tener comunicación con instituciones gubernamentales como Instituto Nacional de Migración; para mantener con estancia legal en el país a todos los extranjeros con los que contamos (su número va en aumento) para tener un buen “record” de la Institución y evitar sanciones, cuidando así la buena imagen de la Universidad. Atender en las visitas de la Secretaria de Educación y Bienestar Social, las solicitudes de información que requieren.

30 Con la SEBS (Secretaría de Educación y Bienestar Social) concretamente en el área de control escolar, tener a todos los alumnos oficialmente inscritos, evitando en lo posible, las bajas por falta de documentación, auxiliando a los estudiantes, en el Departamento de Revalidaciones (Mexicali, B.C.), enviar en forma correcta los documentos que se requieren para que los estudios realizados en el extranjero sean válidos en México, en el Departamento de Equivalencias (Mexicali, B.C.) hacer los trámites necesarios para que ingresen alumnos que cursaron parcialmente el plan de estudios en otra universidad y la Supervisión de Educación Superior en Ensenada en donde se certifican todos los documentos oficiales desde el ingreso hasta la titulación.

31 Para todo esto se cuenta con el apoyo principalmente del campus Mexicali para hacer llegar la documentación a las dependencias y abreviar tiempo y cuando hace falta realizar algún trámite en Mexico, D.F., se cuenta con un gestor.

32 PROPUESTAS DEL PLAN DE TRABAJO
Echar a andar el nuevo programa de computo, que se ha venido estructurando incluyendo cuatrimestres. Se amplia el horario de atención, las actividades inician desde las 8:00 am. Y los servicios, a partir de este semestre se renovan las credenciales Regularización de alumnos en los semestres o cuatrimestres que corresponda (especialmente los que ingresan por Eq.) Aplicar College Board sólo a la carrera Medicina, ya que tiene un costo considerable y tendría que verse la utilidad que le estan dando. Que los directores propongan otra evaluación para los aspirantes. Incluir el proceso de ingreso de extranjeros en el Reglamento de Admisiones. Que se estructure un curso para capacitar a los aspirantes que presentan el College Board.

33 Organizar mudanza a las nuevas oficinas.
Inscribir la Especialidad en Docencia en la instancia que corresponda para tener valor escalafonario. Intensificar la promoción para inicio de cuatrimestres en Mayo. Insistir en el proceso de reinscripción evitando discrepancias con direcciones. Capacitar a las secretarias para brindar la información adecuada. Solicitar que se establezca un costo para las constancias con resultados del College Board.

34 Analizar si se fusiona cuatrimestre y semestre de la carrera de Derecho.
Abreviar el tiempo de entrega de las calificaciones finales para agilizar la entrega de boletas, especialmente para el crédito educativo de Sonora. Cambiar el mecanismo del concurso de la beca del 100% para incrementar el numero de participantes. Manejar el nuevo formato que propusimos para el registro de aspirantes extranjeros a nivel sistema. Coordinar con dirección administrativa la fecha límite de cartas de no adeudo para la graduación. Generar los diplomas de alumnos destacados por generación de acuerdo a las normas que se establezcan. Cuidar el buen uso y aprovechamiento de los recursos (reciclar). A partir de este semestre se tienen alumnos realizando el internado en Puerto Rico, hacer lo que corresponda para la validación. Se está revisando el Reglamento de Admisiones para su impresión y distribución. Orientar a los promotores de Puerto Rico y apoyar al departamento de Asuntos Internacionales para manejar todos la misma información.

35 Depurar expedientes para aprovechar el espacio en archiveros.
Seguir actualizando el directorio de estudiantes para que no afecte en el envío de correspondencia. Dar respuesta oportuna a las solicitudes de información de las preparatorias que llevan a cabo su seguimiento de egresados. Aplicar una nueva encuesta de egresados a los alumnos que vienen a recoger su título. Para los servicios de regularización de documentación que se les brinda a los extranjeros, solicitar que se considere la disponibilidad del automóvil principalmente al inicio del semestre. Solicitar que se autorice una nueva plaza para el departamento, de acuerdo al manual de procedimientos. Establecer con los catedráticos que cursan la especialidad que los documentos oficiales se retrasan si tienen adeudos. Establecer contacto con la Dirección General de Profesiones para que nos indiquen la logística para tramitar cédulas virtuales.

36 Establecer y respetar un mecanismo que regule el control de los alumnos que tienen derecho a presentar exámenes extraordinarios. Insistir en que se respeten las listas oficiales giradas por esta Dirección en coordinación con Dirección Administrativa. Trabajar con lo relacionado a la certificación de FIMPES, a nivel sistema, para lograr los indicadores. ESTE ES EL PRIMER PASO SÓLIDO HACIA EL LOGRO DEL OBJETIVO: LA CERTIFICACIÓN, ASÍ QUE LES INVITO A DARLO CON TODAS LAS GANAS DEL MUNDO.

37 OBJETIVO La calidad educativa marca el éxito de la Universidad TODOS
VAMOS La calidad educativa marca el éxito de la Universidad TODOS