INAI. Dirección General de Gestión de Información y Estudios

Presentación del tema: "INAI. Dirección General de Gestión de Información y Estudios"— Transcripción de la presentación:

1 INAI. Dirección General de Gestión de Información y Estudios
Principios de gestión documental y administración de archivos Mayo de 2018 INAI. Dirección General de Gestión de Información y Estudios

2 Derecho de acceso a la información
Referencias internacionales Declaración Universal de los Derechos Humanos (1948) Artículo 19 Todo individuo tiene derecho a la libertad de opinión y de expresión; este derecho incluye el no ser molestado a causa de sus opiniones, el de investigar y recibir informaciones y opiniones, y el de difundirlas, sin limitación de fronteras, por cualquier medio de expresión. Convención Europea para la Protección de los Derechos Humanos (1950) ARTÍCULO 10 Libertad de expresión 1. Toda persona tiene derecho a la libertad de expresión. Este derecho comprende la libertad de opinión y la libertad de recibir o de comunicar informaciones o ideas sin que pueda haber injerencia de autoridades públicas y sin consideración de fronteras (….)

3 Derecho de acceso a la información
Referencias internacionales Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos (1966) Establece la libertad de buscar, recibir y difundir informaciones e ideas de toda índole(ARTÍCULO 19) Convención Americana sobre Derechos Humanos (1969) Establece la libertad de buscar, recibir y difundir informaciones e ideas de toda índole (ARTÍCULO 13)

4 Con la declaración de los derechos del hombre de 1948, aparece el concepto de derecho a la información, el cual comprende todas las libertades pero que plantea no sólo el acceso sino la participación de los individuos y los grupos sociales en una interacción entre emisor y receptor. Es así, que dicho concepto comprende tres facultades vinculadas entre sí: Difundir Investigar, y Recibir información Todas ellas agrupadas en el derecho a informar y el derecho a ser informado.

5 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
LFTAIPG 2002 LFA 2012 LGTAIP 2015 LFTAIP 2016 LGPDPPSO 2017 LGA 2018 Reglamento de la LFTAIPG Capítulo VII. Organización Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo Federal 2015 Art. 24, fracción IV Los SO deben constituir y mantener actualizados sus sistemas de archivo y gestión documental, conforme a la normatividad aplicable Art. 70, fracción XLV Los SO pongan a disposición y mantengan actualizada la información relacionada con el catálogo de disposición de archivos y la guía de archivo documental Art. 11, fracción IV Los SO deben constituir y mantener actualizados sus sistemas de archivo y gestión documental, conforme a la normatividad aplicable Art. 4. …aplicable a cualquier tratamiento de datos personales que obren en soportes físicos o electrónicos, con independencia de la forma o modalidad de su creación, tipo de soporte, procesamiento, almacenamiento y organización Art. 1 … establecer principios y bases generales para la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad… Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la APF 2004 Lineamientos para la creación y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos 2015 Lineamientos para la organización y conservación de los archivos del SNT 2016

6 Preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados.
Las Reformas al Artículo 6º de la CPEUM en materia de gestión documental y archivos (2006) Preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados. Publicar, a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre el ejercicio de los recursos públicos. 6

7 Las Reformas al Artículo 6º de la CPEUM en materia de gestión documental y archivos
(DOF ) Deber de los sujetos obligados de documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones. La Ley determinará los supuestos específicos bajo los cuales procederá la inexistencia de la información. 7

8 Ley General de Transparencia, Acceso a la Información y
Protección de Datos Personales (DOF ) Los sujetos obligados deberán documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones. Art. 18 Los sujetos obligados deberán constituir y mantener actualizados sus sistemas de archivo y gestión documental. (uso de TI) Art. 24 Art. 70 Fracción XLV Los sujetos obligados deberán poner a disposición del público y mantener actualizada en los respectivos medios electrónicos, su Catálogo de Disposición Documental y su Guía de Archivo Documental. 8

9 La organización de los archivos es fundamental para el acceso a la información, el ejercicio de los derechos y la democracia Derecho de propiedad Rendición de cuentas Impartición de Justicia Derechos humanos “Un Estado donde no hay certeza de la adecuada organización de los documentos es propenso a violar derechos humanos y carece de mecanismos eficaces para gestión y rendición de cuentas, lo cual afecta la calidad de las instituciones democráticas y la vida de las personas”. 9

10 Impacto de los archivos
Gestión administrativa Son una herramienta administrativa para la planeación del desarrollo social, económico y cultural de una nación o institución. Mejoran la calidad de la gestión administrativa Derechos y responsabilidades Permiten el ejercicio de los derechos y prerrogativas de los ciudadanos y son prueba de la responsabilidad de las instituciones y de sus servidores. Evidencian las obligaciones y responsabilidades del gobierno. Posibilitan el control social, político y jurídico de la administración pública. Permiten el ejercicio del DAI y de otros derechos humanos. Memoria histórica Constituyen la memoria del país y de las instituciones Contribuyen a la comprensión de la nación y a la creación de un sentido de identidad nacional. 10

11 LEY GENERAL DE ARCHIVOS

12 Acceso, gobierno abierto y protección de datos personales
La LGA reúne e involucra en su contenido principios fundamentales que garantizan el principio de transparencia, al establecer que toda la información contenida en los documentos de archivo producidos, obtenidos, adquiridos, transformados o en posesión de los sujetos obligados será pública y accesible a cualquier persona en los términos y condiciones que establece la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública y de protección de datos personales.

13 En armonía con la Ley General en Materia de Desaparición Forzada de Personas, Desaparición Cometida por Particulares y del Sistema Nacional de Búsqueda de Personas, incluye el concepto de derecho a la verdad, como el derecho de conocer con certeza lo sucedido y recibir información sobre las circunstancias en que se cometieron los hechos constitutivos de los delitos previstos en dicha Ley, en términos de lo establecido en los artículos 1º y 2º constitucionales. Armoniza su contenido con la LGTAIP, al establecer que los sujetos obligados deberán conservar y preservar los archivos relativos a violaciones graves de derechos humanos, así como a respetar y garantizar el derecho de acceso a los mismos de conformidad con las disposiciones legales en materia de acceso a la información pública y protección de datos personales, lo cual constituye el fortalecimiento del derecho a la verdad.

14 Prevé que los archivos históricos sean fuentes de acceso público, a fin de que la información que obra en ellos pueda ser consultada sin restricción alguna. Establece que los documentos que contengan datos personales sensibles, de acuerdo con la normatividad en la materia, respecto de los cuales se haya determinado su conservación permanente por tener valor histórico, conservarán tal carácter, en el Archivo de Concentración por un plazo de 70 años, a partir de la fecha de creación del documento, y serán de acceso restringido durante dicho plazo.

15 De manera adicional, el artículo 38 de la LGA, faculta al INAI o, en su caso, a los organismos garantes de las entidades federativas, para determinar el procedimiento que permita el acceso a la información de un documento con valores históricos, que no haya sido transferido a un archivo histórico y que contenga datos personales sensibles, de manera excepcional en los siguientes casos: Se solicite para una investigación o estudio que se considere relevante para el país, siempre que el mismo no se pueda realizar sin acceso a la información confidencial y el investigador o la persona que realice el estudio quede obligado por escrito a no divulgar la información obtenida del archivo con datos personales sensibles; El interés público en el acceso sea mayor a cualquier invasión a la privacidad que pueda resultar de dicho acceso, y El acceso a dicha información beneficie de manera contundente al titular de la información confidencial. Sea solicitada por un familiar directo del titular de la información o un biógrafo autorizado por él mismo.

16 Toda vez que incluye la accesibilidad como uno de sus principios, la LGA sienta las bases para el desarrollo e implementación de un sistema integral de gestión de documentos electrónicos. En este sentido, la LGA constituye un instrumento importante para la cimentación y desarrollo de gobiernos digitales y abiertos en el ámbito federal, municipal y estatal, así como en los tres poderes de la federación, abonando en el cumplimiento de los compromisos adquiridos por México a través de diversos tratados internacionales en materia de gobiernos abiertos y gobiernos digitales, transparencia, acceso a la información pública, rendición de cuentas y derecho a la verdad.

17 Creación del Sistema Nacional de Archivos
Define al Sistema Nacional de Archivos como un conjunto orgánico y articulado, en congruencia con la LGTAIP y la Ley General del Sistema Nacional Anticorrupción (LGSNA) y establece la obligación de coordinación entre los Sistemas Nacionales de Archivos, Transparencia y Anticorrupción, e incluye su coordinación con los sistemas locales de archivos a través del Consejo Nacional de Archivos, a quien otorga, entre otras, la facultad de aprobar: i) la normativa relativa a la gestión documental y administración de archivos, ii) los criterios y plazos para la organización conservación de archivos, y iii)la Política Nacional en la materia.

18 Naturaleza jurídica del Archivo General de la Nación
Dota al AGN de mayor autonomía al señalar que es un organismo descentralizado no sectorizado, con personalidad jurídica y patrimonio propio, con autonomía técnica y de gestión para el cumplimiento de sus atribuciones, objeto y fines.

19 Operación Establece que la responsabilidad del buen manejo de los archivos debe recaer en la máxima autoridad en la materia de cada sujeto obligado. Contempla la propuesta de instituir el grupo interdisciplinario, integrado por un equipo de profesionales que coadyuvarán en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales, encargado de colaborar en el establecimiento de valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental. Además de los instrumentos de control y consulta archivísticos, la LGA establece que los sujetos obligados deberán contar y poner disposición del público la Guía de archivo documental y el Índice de expedientes clasificados como reservados a que hace referencia la LGTAIP y demás disposiciones aplicables.

20 Medidas de control Prevé que los órganos internos de control y sus homólogos en la federación y las entidades federativas, vigilarán el estricto cumplimiento de la LGA de acuerdo con sus competencias e integrarán auditorías archivísticas en sus programas anuales de trabajo. Establece un catálogo de delitos en materia de archivos, los cuales podrán ser sancionados con multa y prisión, atendiendo a la gravedad de la conducta.

21 Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos (LOCA)
(DOF )

22 I. DISPOSICIONES GENERALES
Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos I. DISPOSICIONES GENERALES Objeto (Primero): Establecer las políticas y criterios para la sistematización y digitalización, así como para la conservación de los archivos en posesión de los sujetos obligados. Ámbito de aplicación (Segundo): Corresponde a los sujetos obligados señalados en el artículo 1 de la LGTAIP: Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, Órganos autónomos, Partidos políticos, Fideicomisos y fondos públicos Cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la Federación, Entidades Federativas y los municipios. 22

23 elaborar implementar establecer Documentos de Archivo
II. CRITERIOS PARA LA SISTEMATIZACIÓN De las obligaciones de los sujetos obligados (Quinto y Sexto) implementar Grupo inter-disciplinario de gestión documental * Espacios y equipos para los archivos * Política interna para administrar, organizar y conservar los archivos SIA Resguardo de documentos* Documentos de Archivo Tratamiento conforme a los Lineamientos Instrumentos de control y consulta archivística * Identificación de documentos * Capacitación* establecer elaborar Personal competente en temas de archivo* 23

24 * Sistema Institucional de Archivos Instancias normativas
II. CRITERIOS PARA LA SISTEMATIZACIÓN Del Sistema Institucional de Archivos Unidades e instancias (Noveno) Sistema Institucional de Archivos Instancias normativas Área Coordinadora de Archivos * Comité de Transparencia II. Instancias Operativas Correspon- dencia / Oficialía de partes Archivo de Trámite Archivo Concentra-ción Archivo Histórico Art El SIA, es el conjunto de registros, procesos y procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada SO, de acuerdo con los procesos de gestión documental Art El SIA de cada sujeto obligado deberá integrarse por… * 16

25 ¿Qué es la Gestión Documental?
De la gestión documental (Décimo segundo) El tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de los siguientes procesos: 25 Artículo 12

26 ¿Qué es la gestión documental?
Es el tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de los siguientes procesos: PRODUCCIÓN Creación o recepción Distribución y Trámite ORGANIZACIÓN Identificación Clasificación archivística Ordenación, y Descripción ACCESO Y CONSULTA Servicios (consulta, préstamo, digitalización reprografía, etc.) VALORACIÓN DOCUMENTAL Análisis e identificación de valores documentales. DISPOSICIÓN Y CONSERVACIÓN Selección sistemática de expedientes para transferencia, y conservación o baja. 26

27 Gestión documental: Proceso de Producción
Creación-Recepción Distribución Trámite 27

28 Gestión documental: Proceso de Organización
Identificación Clasificación Archivística Ordenación Descripción Se articula en torno a 3 elementos básicos Un sistema de clasificación y codificación de documentos y expedientes: Cuadro General de Clasificación Archivística. Un sistema de conservación y eliminación de documentos y expedientes: Catálogo de Disposición Documental. Un sistema de descripción de las series documentales que permite recuperar y acceder a la información, cuyo resultado es: Guía de Archivo Documental. 28

29 Proceso de Organización : Identificación
Documentos de archivo Son aquellos producidos, recibidos o usados en el ejercicio de las funciones y atribuciones de las Unidades que integran una organización, con independencia del soporte en el que se encuentren.  Tienen carácter probatorio administrativo y jurídico, al tener contexto y estructura. Son producidos en forma natural en función de una actividad y constituyen el único testimonio y garantía documental del acto. Conceptos básicos en materia archivística 29

30 ¿Qué es un expediente? 1. Solicitud 2. Respuesta + Anexos 3. Otros documentos Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite. Está relacionado con las funciones de una unidad o área administrativa. Agrupa documentos sobre un mismo asunto. Obedece a una relación de causa y efecto. Son producidos de manera sucesiva y natural. En secuencia cronológica, de acuerdo al trámite Conceptos básicos en materia archivística 30

31 Ordenación Consiste en establecer secuencias dentro de grupos documentales, puede ser cronológica, alfabética, numérica, numérica-cronológica… El método de ordenación de los documentos que integran el expediente de archivo, depende de su propia naturaleza. En el INAI …el orden físico de los documentos es cronológico, ascendente, iniciando por el primer documento que da origen al asunto y hasta su cierre. 31

32 Descripción documental
Es el proceso que comprende el análisis del documento: de su contenido, de su productor, del lugar y fecha de su redacción y de sus caracteres externos, así como de los datos para su localización. Posibilita el acceso a la información contenida en los expedientes. Se consideran elementos de información obligatorios: el Código de referencia; el título; las fechas (s); el nivel de descripción; la Dimensión y el soporte (cantidad, volumen o extensión); el nombre del productor o productores. Conceptos básicos en materia archivística 32

33 Clasificación archivística
Los procesos de identificación y agrupación de expedientes homogéneos en términos de lo que establece el Cuadro general de clasificación archivística, con base en la estructura funcional de los sujetos obligados. Lineamientos Para la Organización y Conservación de Archivos, cuarto, fracc. XI. El Cuadro General de Clasificación es su herramienta. Consiste en asignar un Código (numérico, alfanumérico), a cada unidad o grupo documental, el cual lo identifica de forma única e informa sobre su ubicación exacta dentro de la estructura institucional Conceptos básicos en materia archivística 33

34 II. CRITERIOS PARA LA SISTEMATIZACIÓN
De los instrumentos de control y consulta archivística (Décimo tercero y décimo cuarto) INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS Cuadro de Clasificación Archivística Catálogo de Disposición Documental Inventarios documen- tales Guía de archivo documental Artículo 13. Los sujetos obligados deberán contar con instrumentos de control y consulta archivísticos… CGCA, CADIDO e inventarios documentales. Artículo 14. Además de los instrumentos de control y consulta archivísticos, los sujetos obligados deberán contar y poner a disposición del público la Guía de archivo documental y el Índice de exp. reservados 34

35 5. Control intelectual y de representación
Cuadro general de clasificación archivística Es el instrumento técnico y de consulta que refleja la estructura jerárquica y lógica de la organización de una entidad, con base en las atribuciones y funciones de cada Unidad Administrativa. Se identifica con la estructura o funcionamiento de la institución. Se identifica con los testimonios de las actividades que se derivan o que realiza dicha institución . “Es el mapa documental de una Institución (sujeto obligado)” 5. Control intelectual y de representación 35

36 Funciones sustantivas
Cuadro de Clasificación Archivística : Elaboración Fuentes de consulta I. IDENTIFICACIÓN Funciones sustantivas Funciones comunes Normas, leyes, reglamentos, manuales, etc., aplicables a la Institución

37 Cuadro de Clasificación Archivística : Elaboración
JERARQUIZACIÓN Identificar las funciones de la Institución y las actividades derivadas, a fin de establecer los niveles de relación entre las secciones y series documentales, así como las semejanzas y diferencias. Atribuciones/Funciones = Sección Actividades = Serie documental

38 5. Control intelectual y de representación
Cuadro de clasificación archivística: Estructura arbórea Fondo Sección Serie Recursos Materiales Adquisiciones Expediente 1 Compra mobiliario 2017 Expediente2 Expediente 3 5. Control intelectual y de representación 38

39 Serie Sección Fondo Cuadro de Clasificación Archivística : Estructura
Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una institución, se identifica con el nombre de esta última. Sección Cada división del fondo, corresponde con las atribuciones/funciones de la institución. Serie División de una sección con base en las actividades específicas derivadas de las atribuciones /funciones de la institución. 39

40 Cuadro de clasificación archivística: Relación con la estructura organizacional
40

41 Cuadro General de Clasificación Archivística: Elaboración
III. CODIFICACIÓN Crear un esquema de codificación para representar a cada categoría de agrupamiento (sección, serie), con fines de identificación y abreviación. La codificación puede ser numérica o alfanumérica. Debe ser lógica, sencilla, precisa y flexible.

42 Clasificación archivística: codificación
El número de clasificación se construye con los siguientes elementos: INAI Nombre del fondo documental Instituto Nacional de Transparencia… SC02 Sección: Acceso a la Información SE01 Serie: Recursos de revisión Código de referencia del expediente INAI-SC02-SE01 -001/2017 La unión de las claves anteriores, resulta en el número de clasificación de la serie Recursos de revisión, conforme al Cuadro de Clasificación del INAI Para distinguir un expediente de otro en la misma serie, se agrega un número consecutivo seguido del año de creación del expediente, la notación completa se denomina código de referencia del expediente 42

43 Cuadro General de Clasificación Archivística: Elaboración
4. INSTRUMENTACIÓN VALIDACIÓN Y FORMALIZACIÓN Unidades Administrativas y sus archivos SUPERVISIÓN Y ASESORÍA Seguimiento para garantizar su aplicación CAPACITACIÓN Servidores públicos para la aplicación del CGC

44 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CADIDO)

45 Catálogo de Disposición Documental
El registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y disposición documental; Lineamiento cuarto, inciso IX (Lineamientos para la organización y conservación de archivos. SNT) Obligación de Transparencia LGTAIP, art. 70, fracción XLV     

46 Catálogo de Disposición Documental : Componentes
VALORES DOCUMENTALES Primarios: Administrativo, legal, fiscal-contable Secundarios: informativo, testimonial, evidencial PLAZOS DE CONSERVACIÓN El tiempo que permanecen los documentos en cada unidad de archivo Vigencia documental + término precautorio y plazo de reserva (LGTAIP) DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Baja (eliminación), o transferencia y conservación 46

47 Catálogo de Disposición Documental: Elaboración
Normatividad que regula actuar de la institución Entrevistar a productores de la documentación Frecuencia de consulta-trámite concluido-expediente cerrado Tipo de soportes documentales (papel. Videos, fotos, planos, etc.) Volumen documental (cantidad de expedientes y soportes ) I. IDENTIFICACIÓN

48 Catálogo de Disposición Documental: Elaboración
II. VALORACIÓN Determinar valores primarios Determinar valores secundarios Fijar plazos de acceso y transferencia Especificar la conservación o eliminación

49 Gestión documental: Valores documentales primarios
FASE ACTIVA Y SEMIACTIVA Administrativos Fiscales o Contables Legales Las actividades rutinarias documentales de la Institución (Oficios administrativos, circulares, memorándum, trámites relacionados con proyectos, planes, presupuestos, etc.) Los registros relacionados con la Hacienda Pública (Impuestos, ventas, finanzas, contabilidad, estados financieros, créditos hipotecarios, pólizas de egresos, ingresos y diario, etc.) Registros de trámites jurídicos (Laborales, administrativos, penales, escrituras, bienes, amparos, leyes, decretos, acuerdos, etc.) 49

50 Gestión documental: Valores documentales secundarios
FASE INACTIVA Informativo, cultural Evidencial Testimonial Se aplican a los expedientes: Han terminado su vigencia operativa, su uso continuo y su plazo de retención precautoria. Han concluido su trámite. El texto no tiene fuerza obligatoria desde el punto de vista administrativo, fiscal o legal, aunque sigue siendo testimonio de una acción administrativa. 50

51 ¿Qué es la valoración? Resultado de un proceso que implica:
2. Analizar de manera crítica e integral estos factores relacionados con las series documentales en vista a una selección para su destino final. Acopio de información de carácter administrativo, fiscal, jurídico, técnico, histórico, etc. “Es un proceso que garantiza el sistema de consulta y memoria institucional (valores y plazos)”

52 Conceptos relacionados con la valoración documental
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS VALORES DOCUMENTALES VIGENCIA DOCUMENTAL Análisis de: BAJA DOCUMENTAL PLAZO DE CONSERVACIÓN DESTINO FINAL TRANSFERENCIA VALORACIÓN Para establecer: Criterios de disposición Acciones de TRANSFERENCIA 52

53 Propósitos de la valoración
(José A.Ramírez León) Propiciar la correcta circulación de la información archivística dentro de un SIA, estableciendo proceso claros transferencias documentales Identificar y seleccionar la memoria histórico- documental de las instituciones. Promover la eliminación razonada de los documentos que no poseas valores históricos… 53

54 Principios de valoración
(Carol Couture) Los documentos conservados deben ser un testimonio de las actividades de la sociedad. La valoración debe ser objetiva y contemporánea a los documentos valorados. La valoración debe respetar el equilibrio entre la utilidad de los documentos para gestión administrativa y la importancia patrimonial de los documentos. La valoración debe respetar el equilibrio entre la importancia del contexto de creación y utilización de los documentos. 54

55 Responsables de la valoración
Unidades administrativas productoras de la documentación (Titulares y Responsables Archivo de Trámite) Responsables de la gestión documental a nivel institucional (Coordinador de Archivos y Responsable de Archivo de Concentración) Comité de Transparencia Grupo interdisciplinario 55

56 Catálogo de Disposición Documental: Elaboración
Introducción (Explicar el contexto institucional) Objetivo General Marco legal que los regula (Describir) Proceso de elaboración (Describir) Registro de las series, sus plazos y destino final Hoja de cierre (El CDD consta de X secciones y X series doc.) II. REGULACIÓN

57 Catálogo de Disposición Documental: Elaboración
 Firma de servidores públicos involucrados en la elaboración del CADIDO. IV. CONTROL  Presentar para su aprobación ante el Comité de Transparencia.  Iniciar su aplicación en la Institución.

58 Instrumentos de Control y Consulta Archivística
Inventarios documentales: Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización. Tipos de Inventarios: Inventario general Inventario de transferencia Inventario de baja documental 58

59 Inventarios Documentales: Tipos
INVENTARIO GENERAL Describe las series documentales por su calidad, fecha y lugar en que están emplazados, son de carácter doméstico y para uso de los funcionarios en su labor de servicio”. 59

60 Inventarios Documentales: Tipos TRANSFERENCIA
PRIMARIA SECUNDARIA Archivo Trámite Archivo Concentración Archivo Concentración Archivo Histórico 60

61 Inventarios Documentales: Tipos BAJA DOCUMENTAL
Baja archivística (Documentos relacionados con una sección, serie una vez que ha concluido su plazo de conservación conforme al CADIDO Baja de Documentación de comprobación administrativa inmediata (documentos que no son de archivo)

62 Guía de archivo documental: El esquema que contiene la descripción general de la documentación contenida en las series documentales establecidas en el Cuadro general de clasificación archivística. Obligación de Transparencia LGTAIP, art. 70, fracción XLV      Unidad Administrativa: Secretaría Técnica del Pleno Área de Procedencia de Archivo: Nombre del responsable: Jesús Leonardo Larios Meneses Cargo: Secretario Técnico del Pleno Domicilio: Av. Insurgentes Sur No Col. Insurgentes Cuicuilco, Del. Coyoacán, C.P Teléfono: Ext. 2303 Correo electrónico:  FONDO:  INAI SECCIÓN: SC01S PLENO SERIE DOCUMENTAL DESCRIPCIÓN FECHAS VOLUMEN DOCUMENTAL UBICACIÓN FÍSICA SE01 Pleno  Comprende las actas, audios y versiones estenográficas de las sesiones del Pleno en materia de la LFTAIPG y la LFPDPPP. 5 expedientes en Soporte físico y electrónico Nivel 3 Ala Insurgentes, en la Secretaría Técnica del Pleno. 62

63 III. DE LOS DOCUMENTOS CLASIFICADOS
Criterios de custodia y conservación Fondo Sección, Serie, Subserie No. de fojas Fechas apertura y cierre Título del expediente Asunto Valores documentales Plazo de conservación Art. 11, frac. 6. Dotar a los documentos de archivo de los elementos de identificación necesarios para asegurar que mantengan su procedencia y orden original; 63

64 Plan de digitalización de documentos
[‎09/‎11/‎ :18 p. m.]  Fernando Isaac Martínez Corripio:  IV. DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICOS De la digitalización Plan de digitalización de documentos Identificar finalidades: objetivo-alcance Definir las etapas de la digitalización (documentos previamente organizados) Garantizar condiciones de acceso a la información (clasificación y metadatos) Asegurar la No eliminación de los documentos en soporte papel. 64

65 Gestión documental de los correos y sus archivos adjuntos
IV. DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICOS Gestión documental de los correos y sus archivos adjuntos Administración de la seguridad Administración de Archivos y almacenamiento Herramientas de recuperación y consulta Búsqueda texto completo tanto del mensaje como de sus adjuntos Controles de acceso y Auditoría Los correos electrónicos que deriven del ejercicio de las facultades o atribuciones de los sujetos obligados deberán organizarse y conservarse de acuerdo con las series documentales establecidas en el Cuadro general de clasificación archivística, y en los plazos de conservación señalados en el Catálogo de Disposición Documental Art. 45. Los SO adoptarán medidas de organización, técnica y tecnológicas para garantizar la recuperación y preservación de los documentos de archivo electrónicos … que se encuentren en un sistema automatizado para la GD y Administración de archivos, bases de datos y correos electrónicos... 65

66 PROGRAMA DE SEGURIDAD Maximizar eficiencia de servicios
V. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PROGRAMA DE SEGURIDAD Maximizar eficiencia de servicios Art. 60 fracción I. Establecer un programa de seguridad de la información que garantice la continuidad de la operación, minimice los riesgos y maximizar la eficiencia de los servicios, y… 66

67 Implementación del Sistema Institucional de Archivos.
TRANSITORIOS Los sujetos obligados a partir de la entrada en vigor (04/05/2016) de los Lineamientos tendrán: 30 días 12 meses 18 meses 24 meses Programa anual de desarrollo archivístico para el ejercicio de 2017 Designar responsables de las áreas, instancias y unidades del Sistema Institucional de Archivos Implementación del Sistema Institucional de Archivos. Elaborar los instrumentos de control y consulta archivísticos. 67

68 Contar con un grupo interdisciplinario
TRANSITORIOS Los sujetos obligados a partir de la entrada en vigor de los Lineamientos tendrán: 30 días 12 meses 18 meses 24 meses Contar con un grupo interdisciplinario Establecer políticas de gestión documental electrónica, guarda y custodia y políticas de protección de datos. Establecer un Programa de Preservación Digital Instrumentación del sistema de administración de archivos y gestión documental 68

69 Ley General de Archivos
Publicación en DOF Entrada en vigor Implementar SIA Armonización de leyes locales Congresos estatales Establecer programas de capacitación en materia de gestión documental y administración de archivos 1 año 1 año 6 meses Día 365 Día 1

70 G R A C I A S INAI. Dirección General de Gestión de Información y Estudios 70