Hoja de Cálculo Ing. Daniel Fortin. TRASFONDO HISTÓRICO Visicalc Dan Briclin (Escuela de: Harvard Business) 1978 Desarrolló un Programa/Software Hoja.

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1 Hoja de Cálculo Ing. Daniel Fortin

2 TRASFONDO HISTÓRICO Visicalc Dan Briclin (Escuela de: Harvard Business) 1978 Desarrolló un Programa/Software Hoja de Cálculo (Worksheet)

3 Hojas de Cálculo Cuadernos/Libros de Trabajo (Workbooks) Grupos/Conjunto de Hojas de Trabajo Hojas de Trabajo o de Cálculo (Worksheet or Spreadsheet) Documentos Cuadriculados Compuestos de ColumnasFilas Columnas y Filas Componentes de Una Hoja de Trabajo Columnas (A-IV, 256) Datos en Vertical (y) Filas (1-65,536) Datos en Horizontal (x) Intersección/Coordenada Celda Dirección Letra Mayúscula de la Columna Número de la Fila Ejemplo: E22 Name Box : Coordenada de la Celda

4 Hoja de Trabajo HOJA DE TRABAJO (Worksheet) Contiene Información o Datos en Filas y Columnas Ordenadas Formateadas Analizadas Convertidas en Gráficas que pueden ser:

5 Componentes Hoja de Cálculo Otros Componentes Puntero de la Celda (Cell Pointer) Se Observa Cuando el Puntero del Ratón se encuentra sobre la Celda Barra de Fórmula Pestañas de las Hojas (Sheet Tabs)

6 Barra de fórmula Puntero de la Celda Caja de Autocálculo Pestañas de las Hojas de Trabajo Barra de Estado Panel de Tareas Barra de Menú Barra de Herramientas Estándar Caja de Nombre Botones de Ajuste del Tamaño de la Ventana Barra de Herramientas de Formatear

7 Barra de titulo Barra de menús Barra de desplazamiento Barra de estado Barra de formulas Barra de herramientas Barra de formato OpenOffice Calc

8 NAVEGACION POR TECLADO

9 Operadores de Cálculo de las Formulas Los operadores aritméticos ejecutan las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación; combinan números y generan resultados numéricos.

10 Operadores de Lógicos de las Formulas Los operadores de comparación contrastan dos valores y generan el valor lógico VERDADERO o FALSO.

11 Referencias Una referencia son coordenadas que tienen una o varias celdas en la hoja de cálculo, las cuales se forman de acuerdo al nombre de la celda. Ejemplo: la referencia D8 se refiere a la celda que está en la columna “D” y la fila “8”. Hay dos tipos de referencia: absolutas y relativas. La diferencia de una y otra se observan al copiarlas o moverlas de posición.

12 Relativas Esta se localiza relativamente, de acuerdo a la posición en que se encuentre la celda donde se escribió la fórmula. Es decir, indica a la hoja de cálculo la distancia de celdas hacia abajo, arriba, izquierda y derecha.

13 Absolutas Es aquella que representa una dirección específica y cuando la fórmula se copia, se conserva la fórmula íntegra. La referencia absoluta se determina colocando un signo de pesos ($) antes de la letra de la columna y antes del número de la fila. Ejemplo: $D$3.

14 FÓRMULAS: Referencias Absolutas Referencias Absolutas Ejemplo : La Referencia de la Columna y Fila (C24) No Cambian (Absolutas, Constantes) Cuando de Copie y Pegue esta Referencia de la Celda $C$24

15 FÓRMULAS: Referencias Absolutas $ No Cambia : Al Copiarla o Pegarla en otra Celda Propósito: Mantener Constante o Absoluto la Referencia de la Celda o Celdas $D$7 Ejemplo: Referencia Absoluta

16 Clic, y Mantener Presionado, la Esquina Inferior-Derecha de la Celda que Posee la B (Celda M16 ) Debe Aparecer una Cruz Debajo de esta Esquina Manteniendo Presionado el Botón del Ratón, Arrastre Esta Cruz Hacia Abajo Hasta Llegar al Último Estudiante (Celda M25 ), En Esta Celda, Libere el Botón del Ratón Debe Haberse Copiado La Fórmula M16 M25 Copia y Pega

17 FÓRMULAS Realizan Cálculos Matemáticos FÓRMULAS y FUNCIONES

18 FÓRMULAS Componentes Signo de Es igual (=) FUNCIONES (Atrechos que poseen Fórmulas Entradas) Referencia de la Celda Dirección (Ejemplo) Rango de la Celda Dos Puntos (:) (Ejemplo) Nombre de la Función Argumentos entre Paréntesis Operadores (Símbolos Matemáticos) (Ejemplo)

19 Operadores de Referencia Los operadores de referencia combinan rangos de celdas para los cálculos.

20 FÓRMULAS Componentes: Conjunto de Instrucciones Para Realizar Cálculos en una Celda FÓRMULAS =PROMEDIO(D1:D6) + (E4:E6) – G23 Siempre una fórmula comienza con el signo de es igual (=) Una Función : Fórmula pre- establecida, con instrucciones para cálculos específicos Rango (Range) Argumentos Operadores Significa: Hasta Celdas Continuas Definida por el Usuario

21 FÓRMULAS: Funciones FUNCIÓN Siempre Nombre de la Función: En Mayúsculas Argumentos entre Paréntesis Seguido de Ejemplo

22 FÓRMULAS Paréntesis FÓRMULAS y FUNCIONES MultiplicaDivideSumaResta De Izquierda a Derecha

23 FÓRMULAS: Funciones FUNCIONES fxfx Paste Funtion : Para Insertar una Función Identifica lasFunciones Funciones Predefinidas

24 SUMA Escríba Directamente la Función ( SUM ) en la Barra de Herramienta Operadores Matemáticos (B2+B3+B4+B5+B6) CUATRO MÉTODOS Si Conoce el Nombre De la Función fxfx Botón de AutoSum Insert Function

25 POR CIENTO B3/B2*100 MÉTODO 1 Directo en la Celda Ejemplo 5670 Puntuación Obtenida Valor del Exxamen Para convertir en Porcentaje

26 POR CIENTO MÉTODO 2a Seleccione la Celda o Celdas

27 POR CIENTO MÉTODO 2b Clic Botón Derecho

28 POR CIENTO MÉTODO 2c Clic al Boton: Percent Style % Seleccione el Rango de las Puntuaciones

29 Clic a la Celda donde se Colocará el Promedio (Ej: E4 ) Clic al botón de Paste Function: Or select a category : →Statistical PROMEDIO: Método 1 NOTA: Es importante que las celdas no esten Formateadas como porciento

30 PROMEDIO: Método 1 Desde la Sección: Select a function: Seleccionar: AVERAGE Luego, Clic al Botón de: OK

31 PROMEDIO: Método 1 Clic Dentro del Encasillado Rotulado: Number1 Asegurarse que Posea el Rango Correcto (Ej: B4:D4 ) Clic Botón: OK

32 PROMEDIO: Método 1 Resultado del Promedio:

33 PROMEDIO: Método 2 Dividir el Total entre el Número de Notas: E4/3 Resultado del Promedio:

34 Clic a la Celda donde se Colocará la Desviación Estándar (Ej: F4 ) DESVIACIÓN ESTÁNDAR

35 Clic al botón de Paste Function: Or select a category : →Statistical DESVIACIÓN ESTÁNDAR

36 Desde la Sección: Select a function: Seleccionar: STDDEV Luego, Clic al Botón de: OK

37 DESVIACIÓN ESTÁNDAR Clic Dentro del Encasillado Rotulado: Number1 Asegurarse que Posea el Rango Correcto (Ej: B4:D4 ) Clic Botón: OK

38 DESVIACIÓN ESTÁNDAR Resultado de la Desviación Estándar:

39 FUNCIONES: Busqueda BUSCARV Busca un Valor en una Tabla (Vertical) y Devuelve el Valor Correspondiente de la Tabla a la Celda que se le Asignó esta Función FUNCIÓN de : Las Entradas/Valores de la Tabla debe estar en Secuencia Ascendente Requisito: Del Valor Más Bajo Hasta el Más Alto Forma General: = BUSCARV (argumento busqueda,rango tabla,numero col)

40 FUNCIONES: BUSCARV EJEMPLO: Parte 1 Clic a la Celda donde se Colocará la Nota (Ej: M16 ) Para Determinar Las Notas de los Estudiantes: Clic al botón de Función: O seleccione una categoria : →Lookup & Reference

41 TOMANDO DECISIONES: Función Lógica SI Usos : Verifica una Condición (Ej: L15>75): Prueba Lógica FUNCIÓN de : Si Cumple (True) (L15>75) Mostrará Resultado (Ej: Pasó) Si No Cumple (False) (L15<75) Valor Asignado a la Celda L15 (Ej: L15 = 92.2) No Mostrará Resultado (Ej: No Pasó) En Este Ejemplo: Pasó

42 TOMANDO DECISIONES: Función Lógica SI Forma General: = SI (logical_test,value_if_true,value_if_false) FUNCIÓN de : = IF (L15>75,”Pasó”,”No Pasó”) (Ejemplo) IF L15>75 Pasó TrueFalse No Pasó ? El Valor a Mostrase en la Celda Cuando la Prueba Lógica es Cierta

43 TOMANDO DECISIONES: Función Lógica SI Ejemplo: FUNCIÓN de : = SI (L15>75,”Pasó”,”No Pasó”) IF L15>75 L15 = 92.2 Pasó TrueFalse Pasó No Pasó CUMPLE (Prueba Lógica es Cierta) El Valor a Mostrase en la Celda Cuando la Prueba Lógica es Cierta El Valor en la Celda L15 es igual a 92.2

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45 Función Y Si Suele utilizarse conjuntamente con la función Si. Nos permite realizar en lugar de una pregunta varias. Y sólo se realizará el argumento situado en la parte verdadero del Si en el momento que todas las respuestas sean verdaderas.

46 Función Y Estructura: Y(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)

47 Función Y Ejemplo: En la celda A1, introduciremos la edad y en la A2 la estatura de la persona medida en centímetros. En la celda A3 aparecerá el texto "Puede pasar" si la edad es mayor de 16 años y mide más de 150. En el caso que alguna de las dos condiciones no se cumplan, aparecerá el texto "NO puede pasar". =SI(Y(A1>16;B1>150);"Puede pasar";"NO puede pasar") NOTA: Toda la función Y(...) se escribe dentro del primer argumento de la función Si.

48 Función O Esta función también se suele utilizar conjuntamente con la función Si. Con ella también podremos realizar varias preguntas dentro del Si y la parte que está en el argumento reservado para cuando la pregunta es verdadera, sólo se realizará en el caso que cualquiera de las respuestas a las preguntas dentro de la O sea verdadera.

49 Función O Estructura: O(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)

50 Función O Ejemplo: Utilizaremos el mismo ejemplo anterior pero dejaremos pasar si la persona es mayor de 16 años O mide más de 150. De esta manera con que se cumpla una de las dos aparecerá el texto "Puede pasar". El único caso que aparecerá "NO puede pasar", será cuando las dos preguntas no se cumplan. =SI(O(A1>16;B1>150);"Puede pasar";"NO puede pasar")

51 Máximo y Mínimo Encuentra el max y el min del valor de un rango de la celda =MAX(Rango) =MIN(Rango) Ejemplo: =MAX(A3:A6) Indicará el máximo valor máximo q se encuentra entre las celdas A3 hasta la celda A6

52 Contar Cuenta la cantidad de celdas q contienen un valor numérico =CONTAR(Rango) Ejemplo: =CONTAR(B3:B6) Indica los valores numéricos desde B3 hasta B6

53 Contara Cuenta la cantidad de celdas que no están vacías =CONTARA(Rango) Ejemplo: =CONTARA(B4:B8) Cuenta la cantidad de celdas que no estan vacias desde la celda B4 hasta la B8

54 Contar.si Cuenta las celdas dentro de un rango que cumplen con una condición (que puede ser igual a un número, texto, etc.) Ejemplos: =CONTAR.Si(B1:B6;8) Cuenta la cantidad de celdas que contienen el nº 8 =CONTAR.SI(C1:C6;”Asistencias”) Cuenta la cantidad de celdas que contienen exactamente el texto Asistencias =CONTAR.SI(D1:D6;”>60” Cuenta la cantidad de celdas q contienen valores “mayores a 60”

55 Función HOY() La función =HOY() siempre muestra fecha actual. La fecha se puede actualizar al momento de recalcular la hoja, ya sea poniendo en la celda, o recalculando con

56 =AHORA() La función =AHORA() siempre muestra la fecha y la hora actual. Difiere de la función HOY() en cuanto a que HOY() sólo regresa el día actual, mientras que AHORA() también regresa la hora actual. HOY()

57 =CONTAR.SI(). Cuando existe una lista larga de artículos, con algunos de ellos repetidos (por ejemplo, una lista de pedido, o el resumen de ventas) a veces es necesario contar cuántas veces aparece determinado producto en la lista. Para ello se utiliza la función =CONTAR.SI().

58 =SUMAR.SI(). Cuando existe una lista larga de artículos, con algunos de ellos repetidos (por ejemplo, una detalle de ventas mensual) a veces es necesario sumar cuántas unidades se han vendido de cada producto. Para ello se puede utilizar la función =SUMAR.SI().

59 =SUMA() Poner el cursor en la celda donde va el total, por ejemplo en B5 escribir la función suma y el rango a sumar: =SUMA(C2:C4) Presionar

60 =REDONDEAR() Los decimales son entre 0 y 4, redondea hacia abajo; si son entre 5 y 9, redondea hacia arriba. Por ejemplo =REDONDEAR(5,4; 0) regresa 5. y =REDONDEAR(5,5; 0)

61 =BUSCARV() Si se quiere que dado un código de producto, se muestre la descripción del mismo. Si en la misma hoja tenemos el catálogo completo de códigos y productos, la solución es: Se usa la función =BUSCARV( valor_a_buscar, matriz_donde_buscar, columna_a_regresar, ¿regresar_el_ más_ parecido?) eso es:

62 valor_a_buscar: la clave del producto a buscar matriz_donde_buscar: es el rango (o el área) donde está la tabla completa de códigos y productos. columna_a_regresar: si la tabla completa consta de 4 columnas; por ejemplo código de producto, descripción, unidad y existencia; cuando columna_a_regresar tenga un valor de 2, la fórmula mostrará la descripción; cuando la columna_a_regresar tenga un valor de 4, la fórmula mostrará la existencia del producto. ¿regresar_el_ más_ parecido?. Si se pone VERDADERO, entonces la fórmula regresará el producto que más se asemeje al código solicitado.

63 En este ejemplo, nótese que en B2 tenemos el valor a buscar, y que la columna a regresar es la 2 (descripción) *Seleccionar la columna a ocultar *En el menú formato, elegir la opción columna *En el menú que aparece, elegir la opción ocultar -Para ocultar una columna:

64 =ELEGIR() Por ejemplo, si se tienen tres tallas, CHICA, MEDIANA y GRANDE, y las opciones son respectivamente 1, 2 y 3, la función =ELEGIR() regresará CHICA si se seleccionó la opción 1, MEDIANA si se seleccionó la opción 2, etc.

65 =MES() La función =MES() regresa el número del mes que corresponde a la fecha indicada.

66 SI() =SI( pregunta, qué hacer cuando es cierto, qué hacer cuando es falso) Pregunta. Es lo que se desea validar, por ejemplo, ¿es A2 > A1?, o bien, ¿F7=5? La pregunta puede ser cualquier expresión siempre y cuando arroje uno de dos valores: sí o no, o en otras palabras VERDADERO O FALSO, es cierto o es falso. Qué hacer cuando es cierto. Aquí se pone la operación a realizar. Por ejemplo, cuando F7 sí sea igual a 5, entonces multiplico G7 * 1.15. O bien, cuando A2 sea mayor que A1, entonces escribo "Sale por la puerta F" Qué hacer cuando es falso. Aquí se pone la operación a realizar. Por ejemplo, como F7 no es igual a 5, entonces divido G7 / 300. O bien, como A2 no es mayor que A1, entonces simplemente dejo el valor que tenía