Universidad Nacional Federico Villarreal

Presentación del tema: "Universidad Nacional Federico Villarreal"— Transcripción de la presentación:

1 Universidad Nacional Federico Villarreal OFICINA CENTRAL DE REGISTROS ACADEMICOS Y CENTRO DE COMPUTO “MATRICULA 2013” REUNIÓN INFORMATIVA Dra. Catalina Bello Vidal Jefa de OCRACC

2 Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo
Es la encargada de coordinar y ejecutar las actividades de recopilación, registro y emisión de la documentación e información académica oficial, actualizada de estudiantes y egresados. Organiza, apoya, coordina y verifica la matrícula. Es responsable de emitir documentos como actas, certificados y constancias y otros documentos académicos. VISIÓN: Ser reconocidos como una oficina con tecnología de vanguardia, inspirada en altos valores éticos y morales, con personal proactivo y eficiente, que brinda al usuario servicios con estándares de calidad en la gestión y resguardo de la información académica. CONOCIMIENTO SOBRE AUTOCUIDADO Y SU RELACIÓN CON LAS CARACTERÍSTICAS SOCIODEMOGRAFICAS - MORBILIDAD EN PACIENTES CON DIABETES HOSPITAL DANIEL ALCIDES CARRIÓN MISIÓN: OCRACC es un órgano de apoyo a la gestión de información académica y tiene como propósito fundamental administrar los registros académicos, la emisión de documentos oficiales y coordinar los procesos de matrícula, en estricto cumplimiento y aplicación de las normas académicas, brindando un servicio de calidad. VALORES: Responsabilidad, honestidad, orden y trabajo en equipo.

3 ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL
Vicerrectorado Académico Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo Oficina de Servicios Oficina de Registros Oficina de Procesamiento

4 OCRACC Y SU ESTRUCTURA LABORAL ACTUAL
Oficina de Servicios (6) Oficina de Registros (Coordinación) (6) Área de Archivo (Verificación) (11) Oficina de Procesamiento (2) VRAC-OCRACC

5 OCRACC Y SUS PROCESOS COORDINADOS CON LAS O.S.A.
Ω Coordinación del Proceso de Matrícula Ω Registro, verificación y procesamiento de las Actas de Notas de los Ciclos Regulares (períodos 1, 2 y A) . Ω Registro, verificación y procesamiento de las Actas de Notas de los Ciclos No Regulares ( vacacional, regularización, subsanación). Ω Verificación y/o Registro de Resoluciones de Asignaturas Convalidadas Ω Solicitud y entrega de los carnés universitarios Ω Obtención del Orden de Mérito Ω Asistencia Técnica a las facultades

6 Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo
PROCESO DE MATRICULA 2011 Carpeta de Matrícula (Ficha de Solicitud, Record Académico y Obligaciones de Pago) Material de Matrícula ALUMNOS Solicitud de Matrícula OCRACC Información de Matrícula efectuada Obligaciones de Pago FACULTAD Voucher de Pago VRAC-OCRACC BANCO

7 PROCESO DE MATRICULA 2012 FACULTAD OCRACC
Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo PROCESO DE MATRICULA 2012 DECANO, DIRECTORES, JEFES OSA FACULTAD Carpeta de Matrícula (Alumno) (Ficha de Solicitud, Record Académico Obligaciones de Pago) OCRACC El docente Consejero Entregará un padrón de alumnos atendidos DOCENTES CONSEJEROS Obligaciones de Pago ALUMNOS Solicitud de Matrícula Voucher de Pago OPERADORES OSA - OCRACC BANCOS

8 PROPUESTA PARA LA MATRÍCULA 2013

9 Matrícula 2013 MARCO LEGAL: Ley Universitaria 23733
Estatuto de la UNFV Reglamento General de la Universidad Compendio de Normas Académicas Reglamento General para la Convalidación de Asignaturas R. R. Nº CU-UNFV (Mod. R.R.Nº1483 y 1490). Reglamento General de Matrículas, Reglamento General de Evaluaciones Calendario Académico / R.R.Nº2913-CU-2013-UNFV Unificación de criterios aplicables a los alumnos observados (ASC) / R.VRAC Nº UNFV

10 OPERADORES OSA - OCRACC
PROCESO DE MATRICULA 2013 VRAC Pag.web. DECANO, DIRECTORES, JEFES OSA FACULTAD ALUMNOS Carpeta de Matrícula (Alumno) (Ficha de Solicitud, Record Académico Obligaciones de Pago) OCRACC El docente Consejero Entregará un padrón de alumnos atendidos DOCENTES CONSEJEROS Obligaciones de Pago CONSEJERÍA ESTUDIANTIL Solicitud de Matrícula Voucher de Pago OPERADORES OSA - OCRACC BANCOS

11 DE LA MATRICULA ESTUDIANTIL
( marzo) DIFUSIÓN Y VIGILANCIA DE LA MATRICULA ESTUDIANTIL UNIVERSITARIA 2013 UNFV DECANATOS JEFATURA DE OSA Y OPERADORES DIRECCIONES DE ESCUELAS Y CONSEJEROS

12 Procesos Coordinados desde la OCRACC con las OSAS
Entrega de materiales de matrícula Coordinación del Proceso de Matrícula . OCRACC FACULTADES

13 Procesos Coordinados desde las OSAS con las DIRECCIONES DE ESCUELAS
La Dirección de Escuela, envía a la OSA la programación de Asignaturas para el Año Académico 2013, profesor responsable, turno, sección, código, horarios; para su ingreso en el SUM-OCRACC, quedando listo para iniciar el registro de la matrícula. Escuela envía a OSA la relación de Consejeros de Matrícula, con sus respectivos códigos docentes, información que es cargada en el SUM-OCRACC. OSA coordina con la Escuela el día y la hora para la capacitación de los consejeros y la entrega de la lista de estudiantes en consejería.

14 Procesos Coordinados desde las OSAS con las DIRECCIONES DE ESCUELAS
4. La OSA entrega a Escuela las Carpetas de Matrícula de los alumnos, conteniendo Record Académico, Obligación de Pagos, Ficha Solicitud de Matrícula 2013 y Ficha Técnica del Estudiante 2013. 5. La OSA entrega a cada Escuela la relación de alumnos con Matrícula Condicional, Suspensión de Matrícula y Matrícula Cancelada. 6. La Escuela publica los horarios de clase por Nivel, Turno y Sección y orienta al estudiante sobre el proceso de matrícula (pagos en el Banco de Comercio, Consejería de Matrícula y registro de la misma en la OSA)

15 Procesos Coordinados desde las OSAS con las DIRECCIONES DE ESCUELAS
7. La OSA y Escuela publican el Cronograma de Registro de Matrícula y habilitan el lugar para la Consejería, ahí es cuando el estudiante llenará las Hojas Solicitud de Matrícula con el asesoramiento del Consejero, quien luego de verificar, procederá a refrendarla con su firma y código docente. Firmando además el padrón de consejería. 8. El operador de OSA procede a registrar la matrícula Comunicando a su Jefe los eventos adversos si los hubiera, a fin de reducir al mínimo la proporción de alumnos observados. Envío de registros de matrícula a OCRACC, para su verificación mediante el SUM-OCRACC.

16 PROCESOS POSTERIORES AL REGISTRO DE LA MATRICULA EN LA FACULTAD
Universidad Nacional Federico Villarreal El proceso administrativo de la matrícula requiere de disciplina y secuencia: Se inicia con la organización y copiado de la base de datos de la matrícula en la OSA y su envío a OCRACC, para su registro en el SUM OCRACC. Los operadores proceden al respectivo procesamiento verificación e informe de las observaciones de matrícula que se remiten a las facultades. ESTA ETAPA CONCLUYE CUANDO EL 100% DE LAS OBSERVACIONES HAN SIDO LEVANTADAS Y/O CORREGIDAS POR LA FACULTAD. En las fechas establecidas se reciben y procesan las pre actas, las que permiten generar las actas definitivas. OCRACC remite a las facultades las actas definitivas y posteriormente son retornadas selladas, firmadas y lacradas para su archivamiento y resguardo. Cada coordinador de OCRACC atiende un promedio de 6 facultades, lo que ocasiona leves embalses documentarios. El sistema SUM OCRACC no contempla el 100% de los procesos que intervienen en la matrícula (reactualización, reservas, convalidaciones entre otros) por lo cual se procesa manualmente posterior a su autorización, lo que ocasiona demora. 15/01/2019 VRAC-OCRACC

17 NUDOS CRITICOS POR RESOLVER: CAUSAS DE OBSERVACIONES DE MATRÍCULA EN EL 2012
Se autorizó matrícula sin respetar pre-requisito Se matriculó en un plan de estudios diferente Se matriculó y no efectuó pago de matrícula Se matriculó y no cuenta con reactualización de matrícula Se matriculó superando el número de créditos autorizados Dejó de matricularse en una asignatura que le correspondía llevar.

18 NUDOS CRITICOS POR RESOLVER EN LA GESTIÓN ACADÉMICA EN EL 2013
Las fechas del calendario académico se incumplen permanentemente Durante el levantamiento de observaciones OCRACC no obtiene respuesta oportuna de la facultad Algunas pre-actas presentan las siguientes observaciones: Alumnos no matriculados Alumnos con reserva de matrícula Nombres de los profesores errados o carecen del mismo No se registran las notas de aplazados en el sistema Error en el promedio final Enmendaduras No es firmado por el profesor de la asignatura ni por el Decano

19 Algunos consensos OCRACC-OSAS en el marco de las mesas de trabajo 2012
Mejorar la Coordinación OSA- ESCUELAS-OCRACC Mejorar la gestión de documentos OSA- OCRACC Organizar un Comité Consultivo de docentes jefes de OSA-OCRACC Reuniones de coordinación según necesidad (mesas de trabajo). Homologar acciones de orden y control OSA-OCRACC Trabajar con indicadores de eficiencia en cada facultad, que permitan el seguimiento histórico académico: deserción, retención, repitencia, invictos, primeros puestos entre otros.

20 PARA RECORDAR ☻Si usted no conoce su Oficina
☻ No puede medir lo que se hace en ella. ☻ Si usted no puede medir lo que hace ☻ No puede controlarlo. ☻ Si usted no puede controlar su oficina ☻ Es probable que no puede dirigirlo. ☻ Si usted no puede dirigirlo ☻ Es seguro que no puede mejorarlo. ☻ Si usted no puede mejorarlo ☻ Esta usted atentando contra la calidad del servicio!!!!