CONCYLIA Congreso de Inspección de Servicios Sanitarios

Presentación del tema: "CONCYLIA Congreso de Inspección de Servicios Sanitarios"— Transcripción de la presentación:

1 CONCYLIA Congreso de Inspección de Servicios Sanitarios
Guía del curso FACYL - IRIS V1.0 CONCYLIA Congreso de Inspección de Servicios Sanitarios Mesa Redonda : Inspección Farmacéutica y Nuevas Tecnologías. FACYL-IRIS. Un sistema automatizado de verificación de la facturación e investigación de recetas por archivo digital de la imagen GRANADA 10 Junio 2005 Lourdes Lucas Lucas. Inspección Farmacéutica. Gerencia de Salud de Área de Salamanca

2 Contexto Actual 2.500.000 Beneficiarios 7.000 Prescriptores
1.549 Farmacias Nueve Gerencias de Salud de Área Nueve Colegios Oficiales de Farmacéuticos 40 Millones de Recetas al Año

3 OBJETIVOS DE PROGRAMA CONCYLIA
Disponer de una base de datos medicamentos y productos sanitarios completa y de calidad utilizable para todo el Servicio de Salud y exportable a las aplicaciones de ayuda a la prescripción (REMEDIOS) Automatizar los procesos de verificación de la facturación y dar soporte operacional al Concierto con el Consejo de Colegios Profesionales de Farmacéuticos de Castilla y León ,(firmado el 20 de Diciembre de 2002) así como reducir el coste de la manipulación de recetas y de la gestión de las anulaciones y objeciones.(FACYL) Crear un archivo digital de imágenes y un sistema de búsqueda por campos, así como su integración con los datos de facturación de la receta facturada (IRIS) Conocer como se están desarrollando los procesos de : Prescripción, Dispensación y Facturación y aumentar la autonomía de los gestores del Servicio de Salud en el acceso a la información analítica de estos procesos (AIRE) Dotar de un sistema de Gestión de Talonarios que permita realizar correctamente su gestión logística y garantizar su trazabilidad.(DISTAL)

4 Sistema de análisis y evaluación de la prestación farmacéutica
Base de Datos de Productos Farmacéuticos REMEDIOS Ministerio de Sanidad y Consumo Base de datos de medicamentos y productos sanitarios Aplicaciones de prescripción y gestión del gasto intra-hospitalario Agencia española del medicamento Sistema de análisis y evaluación de la prestación farmacéutica Análisis de la Información de Recetas AIRE Facturación de Castilla y León FACyL Gerencias de Salud de Área Intranet Gerencias de atención primaria y de atención especializada Verificación de la facturación Distribución de Talonarios DISTAL Facturación de Colegio Oficial de Farmacéuticos Gestión de Talonarios Investigación de Recetas por Imágenes IRIS Dirección Técnica de Farmacia Datos Recetas Imágenes Archivo de imagen digital

5 Proceso de facturación y verificación

6 Validaciones del CD-ROM
En el sistema de CONCYLIA, una vez recibido el CD-ROM con la información de las recetas se realiza un primer proceso de validación del soporte, con el fin de comprobar el grado de calidad de la información grabada. El proceso revisa recetas con: Datos incorrectos, por fallar la comprobación de dígito de control Datos nulos, el campo viene vacío en el CD-ROM Datos convencionales, el campo viene con todo ‘0’ Tipo de receta no coincidente con modelo de la receta Recetas con precio de facturación o envases a 0 Recetas con precio de facturación superior a 3000€ Productos dietoterápicos en grupos de facturación incorrecto Etc. Esta información puede ser consultada en el informe de verificación informe existente en: Documentos de la empresa \ FACYL

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8 CRUCES DEL CD, QUE GENERAN LAS VERIFICACIONES AUTOMATICAS Y LA VALIDACION DEL MISMO
CD de recetas facturadas de ese mes Base de datos Remedios actualizada mes Base de datos Tarjeta Sanitaria Facultativos autorizados a prescribir Criterios de validación de grabación del médico prescriptor, de su CPF, nº de talonario,

9 Verificaciones automáticas
Los procesos de verificación automática de recetas detectan una serie de recetas con posibles anulaciones. Para visualizar el resultado de estas verificaciones puede utilizar el siguiente informe de Business Objects: FACYL – Informe de incidencias.rep Que se encuentra publicado en el portal de Concylia en: Documentos de empresa \ Facyl Este informe muestra un sumario de las posibles causas de nulidad, junto con el total de recetas que se han detectado para una provincia en la facturación de un mes.

10 Portal de Concylia El portal de Concylia se encuentra en la siguiente dirección: Para acceder al portal especifique su usuario y contraseña El acceso al portal le permite visualizar y descargar los diferentes documentos Business Objects publicados en Documentos de la Empresa. Todos los documentos de Business Objects asociados a los procesos de facturación se encuentran en: Documentos de la empresa \ Facyl

11 Aplicación de Concylia
Para acceder a la aplicación de Concylia debe utilizar el explorador de Internet y acceder a la siguiente dirección: Una vez que se haya conectado con su usuario y contraseña le aparecerá el menú con el listado de procesos de Facyl que puede usar: Factura General Regularización parte estadístico Parte estadístico Revisión de recetas Generación de modelos de devolución Las pantallas están diseñadas para trabajar de forma óptima con una resolución de 1024x768 y en modo de pantalla completa. Pulse F11 para trabajar con el modo de “pantalla completa”. Puede cambiar su contraseña en la siguiente dirección:

12 Revisión de anulaciones
Para revisar las anulaciones y confirmarlas si es correcto debe ejecutar el asistente de revisión de recetas en el menú: FACYL -> Revisión de recetas. En los campos de búsqueda debe completar la siguiente información: Provincia Fecha de facturación de las recetas Tipo de anulación Plan de inspección: seleccione “Anulaciones pendientes de confirmar (Sección)” Y pulse el botón de “buscar”. Le aparecerán las recetas una a una con la imagen asociada. Puede revisar si la anulación es correcta o no y ponerla en estado “receta correcta” o “pendiente de confirmar por la Inspección”.

13 Selecciones simples de recetas
Una vez realizada la búsqueda, el sistema devuelve la información de las recetas junto con su imagen. La información de la receta tiene las siguientes áreas: Datos de localización de la receta: farmacia, grupo de facturación, tipo de receta, paquete, número de la receta, fecha Datos del producto dispensado Datos del CPF, medico prescriptor y paciente Datos facturados y comprobados Imagen de la receta Tipo de anulación y estado Botones de navegación Los tipos de anulación se encuentran listados en el documento “Guía de usuario – FACYL IRIS” en el apéndice 1. Los posibles estados dependen del estado de anulación de la receta

14 Modificación de la anulación
Si detecta una incidencia en la receta, puede modificar la información de la receta. Para realizar esto seleccione el código del tipo de anulación y estado de la anulación que le corresponde. Una vez que ha seleccionado el tipo de anulación y el estado Los códigos de anulación posibles se muestran en el apéndice 1 de la “Guia de usuario FACYL – IRIS”. Después pulse el botón de recalcular/editar comprobado. El asistente calcula los valores comprobados en función del tipo de anulación especificado. Si no está de acuerdo con los valores puede modificar: El número de envases El importe La aportación del usuario Gasto La devolución por descuento RD5/2000 La devolución por descuento Absorbentes Si está de acuerdo con los valores pulse el botón de “confirmar” . A partir de ahora puede continuar con otra receta o darle al botón de “guardar”.

15 Selecciones simples de recetas
A continuación, le aparecerá otra ventana donde tiene una serie de condiciones que puede fijar para seleccionar la receta. Puede restringir la búsqueda por: Datos de localización de la receta como farmacia, paquete, tipo de receta, grupo de facturación y número de la receta Datos del CPF y colegiado prescriptor Datos del paciente Datos del producto prescrito o dispensado Datos de envases e importes de la receta Una vez que haya establecido las condiciones que quiere debe pulsar el botón “guardar” y posteriormente cerrar la ventana. Con las condiciones guardadas pulse el botón de “buscar” en la pantalla principal.

16 TIPOS DE INCIDENCIAS SEGÚN CONCIERTO CON FARMACEUTICOS
Tipo de incidencia Observaciones Nulidad total La receta presenta una incidencia que hace que no deba ser facturada. Como la receta ya ha sido facturada, se decrementará de la factura o Partes Estadísticos de los siguientes meses. Nulidad de margen La receta presenta una incidencia que motiva la eliminación del margen comercial. Se decrementará la factura o Partes Estadísticos de los siguientes meses. Nulidad parcial La receta puede ser facturada aunque con un importe diferente al que se facturó. Se decrementará o incrementará la factura o Partes Estadísticos de los siguientes meses. Subsanable La receta presenta una incidencia considerada provisionalmente como de Nulidad Total. La anomalía podrá ser subsanada por el COF en un plazo máximo de 60 días desde la devolución de las recetas.

17 CAUSAS DE NULIDAD TOTAL
Código Incidencia Automático Observaciones E.2.1 Recetas Facturadas y no recibidas. Sí No existe imagen asociada o el registro está duplicado. E.2.2 Recetas duplicadas Número de receta duplicado y no es una receta TLD. La detección de recetas TLD se hará por el segundo carácter del número de la receta (B o D) para recetas de los servicios de salud autonómicos. (es decir excluidas las recetas de Insalud cuyo primer dígito es la A) E.5 Otras causas, a juicio de la Comisión Provincial. No T.1 Sin cupón precinto o sin justificante de la dispensación. T.2.1 Cupón precinto o comprobante de dispensación no coincidente con la prescripción (recetas con un solo precinto) No estará disponible hasta que no se grabe el PDF de producto prescrito . Mientras no se grabe la prescripción, será una comprobación manual. T.3 Recetas que, precisando visado de la inspección previo a la dispensación, no lo llevan en las condiciones establecidas. Detectar las recetas de productos que precisan visado que no estén en grupos de facturación con visado (Grupos de facturación 1 y 2) T.4 Recetas con ausencia de los datos de consignación obligatoria, correspondientes al médico prescriptor, según lo recogido en el punto del Anexo A. T.5 Ausencia de los datos de consignación obligatoria relativos al producto prescrito, de acuerdo con lo establecido en el punto 3 del Anexo A. T.6 Recetas con añadidos, enmiendas o tachaduras del producto prescrito y de la fecha de prescripción no salvados por la nueva firma del médico prescriptor, según lo recogido en el punto del Anexo A. T.7 Recetas en que se prescriban fórmulas magistrales que no se ajusten a lo establecido en el Anexo B.

18 CAUSAS DE NULIDAD TOTAL (2)
Recetas de accidentes de trabajo o enfermedad profesional, siendo la Entidad Aseguradora distinta de la Seguridad Social (INSS) No Devolución de original de la receta T.8.2 Recetas oficiales del SNS en las que conste identificado textualmente la pertenencia del asegurado a MUFACE, MUGEJU o ISFAS. Sí En recetas CIP determinar si el usuario es de MUFACE, MUJEJU, ISFAS. Devolver originales de recetas. T.9.1 Recetas dispensadas de algún producto de los excluidos de la prestación conforme al punto 2.6. ,del Anexo A Código de producto inexistente en la base de datos Remedios. T.9.2 Recetas dispensadas de productos en baja o suspensión por alerta con códigos de situación BO o SA. El producto debe estar en esa situación en la fecha de facturación. T.9.3 Producto en situación de baja o suspensión (diferente de alerta BO, SA) y fecha de facturación fuera de la fecha de plazo de la baja o suspensión. T.9.4 Código de producto con dígito de control incorrecto. T.10 Recetas en las que se acredite documentalmente su falsedad. no Recetas correspondientes incidencia por robo en DISTAL. T.11 La sustitución de una especialidad farmacéuticas genérica, por otra especialidad no genérica No estará disponible hasta que no se grabe el PDF de producto prescrito T.12 Otras causas de devolución excepcionales, a juicio de la Comisión Provincial de Farmacia.

19 CAUSAS DE NULIDAD DEL MARGEN FARMACEUTICO
Código Incidencia Automático Observaciones M.1 Recetas dispensadas después de los plazos de validez fijados al respecto. No M.2 Recetas facturadas después de las dos facturaciones siguientes al mes natural de la dispensación, salvo en los casos de subsanación expresamente contemplados en el Anexo A para los cuales se establecerá un plazo adicional de 60 días, contados desde el día siguiente al de la devolución por la Gerencia Regional de Salud. Sí En recetas con PDF (fecha de prescripción), anteriores al día 15 del mes N-3, excepto TLD y extractos. Se podrán visualizar de forma separada las recetas de talonarios DIN A4 cuyo segundo dígito es H o K M.3 Recetas en las que la duración real del tratamiento prescrito, a la vista de la pauta posológica consignada numéricamente en la receta sea superior a tres meses, salvo las excepciones recogidas en el punto del Anexo A. M.4 Ausencia de diligencia del farmacéutico en los supuestos y en las condiciones establecidas en el Anexo A. M.5 Recetas con ausencia de alguno de los datos de consignación obligatoria relativos al paciente, según lo recogido en el punto del Anexo A. M.6 Recetas con ausencia de la fecha de dispensación. M.7 Recetas con fecha de dispensación anterior a la fecha de prescripción y / o visado. En recetas con PDF, prescripciones posterior al mes de facturación. . Se podrán visualizar de forma separada las recetas de talonarios DIN A4 cuyo segundo dígito es H o K M.8 Recetas modelo TLD en las que el producto no es dispensable en este tipo de receta. Producto no TLD en recetas del tipo TLD (4 y 5). Producto no TLD en recetas cuya segundo dígito es B o D excluidas las del Insalud, y las del Principado de Asturias.

20 CAUSAS DE NULIDAD PARCIAL
Código Incidencia Automático Observaciones E.4.1 No deducida la aportación del asegurado o deducida indebidamente. Sí Recetas de activos facturadas como pensionistas. Es una comprobación del tipo de receta facturada (tipos 2 o 5) y modelo de la receta (P3) detectado por el segundo dígito de la receta (“A”, “B” o “H” en recetas de la Comunidad). E.4.2 No deducida la aportación que corresponde al producto o deducida indebidamente. NO Diferencia en el tipo de aportación que figura en el registro de la receta con el que figura para este producto en la base de datos Remedios. Estará disponible cuando los COFs graben el tipo de aportación del producto P.1 Recetas en las que se haya dispensado el tamaño mayor de envase, tanto en el caso de especialidades como en el de efectos y accesorios, cuando en la prescripción figure uno menor o no figure, según lo recogido en el punto del Anexo A. No P.2 Recetas de fórmulas magistrales en las que la cantidad de los productos dispensada exceda de la máxima autorizada. P.3 Recetas en las que se dispense un número mayor de envases de los autorizados, salvo en los supuestos recogidos en el punto 3.4 del Anexo A. Se excluyen los productos con visado resolución (CPD) P.4.1 Recetas facturadas a precio diferente al establecido en el Nomenclátor Oficial de especialidades farmacéuticas y efectos y accesorios o a los precios establecidos en los anexos de este Concierto, según lo recogido en el punto del Anexo A. Para productos con código nacional de producto. P.4.2 Productos con sello. (Extractos, medias cn, formulas magistrales) P.5 Otras causas de devolución excepcionales, a juicio de la Comisión Provincial de Farmacia.

21 CAUSAS INFORMATIVAS Incidencia Automático Observaciones Código I.1
Falta de correspondencia entre modelo de receta y cip en PDF Sí Cip de activo en receta de pensionista. I.2 Producto incluido en grupos de facturación incorrectos excepto productos con visado I.5 Receta incluida en tipo de receta incorrecto. Tipo de receta Segunda letra Activo (1) A,H Activo TLD (4) B Pensionista (2) C, K Pensionista TLD (5) D Accidentes (3) E Campaña San. (7) F

22 Flujo de revisión de anulaciones
Verificaciones automáticas y Comprobaciones manuales Confirmación de Anulaciones (Sección de Farmacia) Confirmación de Anulaciones (Inspección de Farmacia) Todas las causas de nulidad requieren una confirmación por parte de la Sección de Farmacia y la Inspección de Farmacia. Aunque algunas causas de nulidad se detectan de forma automática, es necesario revisar la imagen de la receta para confirmarlo. Una vez que las anulaciones han sido revisadas por las Inspección de Farmacia se produce la notificación de las anulaciones, para comunicar al Colegio de Farmacéuticos las diferencias detectadas en las comprobaciones de recetas. Notificación de Anulaciones

23 Para generar e imprimir el modelo de notificación debe recuperar la plantilla del documento Business Objects desde el portal de Concylia. Todos los documentos se encuentran en: Documentos de empresa \ Facyl Inicialmente al abrir el documento le preguntará si desea activar las macros que tiene el documento. Si desea separar el modelo en un fichero por Farmacia debe pulsar el botón de “Activar macros”, en caso contrario puede pulsar el botón de “desactivar macros”. Debe actualizar el informe especificando la provincia de facturación. Una vez actualizado el modelo puede guardarlo en formato Business Objects, o en formato PDF para su envío por correo electrónico o impresión, o bien separarlo en ficheros PDF por cada farmacia para su envío en formato electrónico.

24 Modelo DP Con las recetas anuladas en cada mes, es necesario incluir las diferencias detectadas en el siguiente parte estadístico. Tiene que realizar los siguientes pasos: Comunicar las diferencias provinciales desde el menú de “FACYL -> Generación de modelos de devolución” Imprimir y enviar el documento Modelo DP desde Business Objects Confirmar las diferencias provinciales desde el menú de “FACYL -> Generación de modelos de devolución” Una vez que se haya realizado este último paso se descontarán en el siguiente parte estadístico

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26 Carga de la Factura General
Carga de los datos de Factura General a partir de la FG-2 en el sistema. Para realizar la carga debe conectarse a la aplicación de mantenimiento, y seleccionar en el menú “FACYL  Factura General” Seleccione una provincia y una fecha, y pulse buscar. Si ya ha introducido datos le aparecerán, en caso contrario le avisará que no hay datos y debe pulsar el botón de “Nuevo” para crear una Factura General para ese mes. En este momento puede ir introduciendo los importes de la Factura General. Cuando haya terminado pulse el botón de “Guardar”. Al pulsar este botón el sistema calcula las líneas de “subtotales” y “total” que puede usar para comprobar con el documento si ha sido introducido correctamente. Podrá modificar los datos de la FG siempre que lo desee hasta la generación del Parte Estadístico del mes, momento a partir del cual ya no se podrá modificar la factura.

27 Generación del Parte Estadístico
El Parte Estadístico obtiene la información a partir de: La Factura General Las diferencias sobre anulaciones de meses anteriores comunicadas en el informe de Diferencias Provinciales (Informe DP) y La aportación de recetas de Síndrome Tóxico del mes anterior Conceptos del P.E. introducidos manualmente (conceptos 7901 y 7902) En el menú de mantenimiento pulse la opción de “FACYL  Parte Estadístico”. Seleccione una provincia y un mes. Debe introducir la fecha de cierre de facturación, los días facturados y, opcionalmente, el campo de observaciones. El parte puede ser generado repetidas veces, hasta que el usuario active la marca de “Bloquear el parte”. A partir de ese momento el Parte Estadístico no podrá ser modificado y cualquier variación quedará acumulada para el mes siguiente. Opcionalmente puede descargar el fichero de .PEM pulsando el botón de “descargar”. Una vez que todas las provincias hayan generado el parte estadístico desde la GRS se descargaran los ficheros para su envío al Ministerio de Sanidad y Consumo. Puede consultar el Parte Estadístico, actualizando el documento existente en “Documentos de la empresa \ FACYL \ Parte Estadístico”.

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29 Aportación de Síndrome Tóxico
Una vez que se han procesado todas las recetas, puede obtener un listado de las recetas de Síndrome Tóxico y el cálculo de su aportación a partir del siguiente documento de Business Objects: FACYL – Aportación de Recetas Síndrome Tóxico Que se encuentra publicado en el portal de Concylia, en: Documentos de la empresa \ Facyl Este informe contiene una tabla sumario por farmacia de las recetas de síndrome tóxico, y un detalle por cada farmacia de todas las recetas mostrando: Farmacia Número de receta Paquete Producto Tipo de aportación del producto Cálculos de importes facturado, gasto y aportación que le correspondería por el producto

30 Búsquedas complejas (1)
Usando Business Objects puede realizar consultas complejas para seleccionar recetas. Una vez realizada esta selección si lo desea puede crear un “plan de inspección”, de tal forma que un usuario de la Sección de Farmacia puede revisarlas posteriormente. La única condición es que la consulta incluya el siguiente objeto del universo de Business Objects: Receta -> Identificación y localización -> Identificador CONCYLIA”

31 Búsquedas complejas (2)
Una vez que ha realizado la consulta y tiene los datos en el informe de Business Objects seleccione la opción de “Herramientas -> crear plan de inspección ..” Le preguntará sus datos de usuario en Concylia, un nombre para darle al plan de inspección, y el nombre del proveedor de datos o consulta del documento Business Objects. Pulse “aceptar” y genera el plan con el detalle de las recetas seleccionadas.

32 Búsquedas complejas (3)
Los planes de inspección realizados con la búsquedas complejas desde Business Objects se pueden revisar con el asistente de revisión de recetas. Para realizar esto seleccione en las condiciones de búsqueda: La provincia de facturación. La fecha de facturación o TODAS si no la conoce. Seleccione el plan de inspección cuyas recetas quiere revisar en la lista desplegable del “Plan de Inspección” Y pulse el botón de “buscar”. A partir de ese momento puede revisar y modificar las recetas igual que con una búsqueda simple.

33 Características y mejoras del proceso de verificación de la facturación
Basado en la base de datos de medicamentos. Basado en el Concierto entre el COF la DTF. Carga automática de recetas (datos de facturación e imágenes). Verificación automática de recetas basada en el Concierto con el COF. Cálculo del descuento RD 2402/2004 y del descuento por dispensacion de Absorbentes de Incontinencia de Orina . Obtención automática del Parte Estadístico. Calculo de la aportación de la facturación Sindrome Tóxico .

34 Conclusiones Los sistemas de información de la prestación farmacéutica no son un fin en si mismo, sino que constituyen una herramienta indispensable en las organizaciones sanitarias para MEJORAR los diferentes procedimientos relacionados con la misma. El sistema expuesto FACYL-IRIS, sistematiza y automatiza el proceso de REVISIÓN DE LA FACTURACIÓN y reduce el coste de manipulación de las recetas y de la gestión de las anulaciones y objeciones. El sistema permite realizar BÚSQUEDAS de imágenes que hacen posibles investigaciones y seguimientos casi inabordables hasta la fecha . El sistema esta integrado dentro del sistema informático de seguimiento de la prestación farmacéutica de Castilla y León – CONCYLIA