Sistema de Control de Costos

Presentación del tema: "Sistema de Control de Costos"— Transcripción de la presentación:

1 Sistema de Control de Costos
Definición AACE: La aplicación de procedimientos para limitar los costos del proyecto a sólo los autorizados, para enfocar los esfuerzos de control a donde son más efectivos y para lograr un máximo control a un mínimo costo. 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

2 Sistema de Control de Costos
Objetivos: Los objetivos básicos de cualquier proyecto son el tiempo, el costo y la calidad Para lograr cumplir con ellos se requiere apoyo administrativo, una estructura organizacional adecuada y una adecuada actitud. 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

3 Sistema de Control de Costos
Elementos de Control No se requiere acción correctiva. Proceder Comparar resultados con objetivos Establecer Objetivos Implemen- tación Si se requiere acción correctiva. Proceder Está dentro de objetivos Cambia objetivos Acción Correctiva recomendada Si esta fuera de objetivos No realizarla 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

4 Sistema de Control de Costos
El diagrama anterior sirve para: Establecer Objetivos Evaluar el desempeño a la fecha Evaluar futuros resultados Tomar acciones correctivas Adecuada y rápida respuesta 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

5 Sistema de Control de Costos
El control de costos esta en todas las fases del proyecto: Diseño conceptual Ingeniería de Detalle Procuración Construcción Subcontración 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

6 Sistema de Control de Costos
Resistencia al Control: Si el dueño interfiere mucho saldrá más caro. Eso es muy caro (sin haberlo revisado). Siempre lo hemos hecho asi y seguimos en el negocio.. No tenemos tiempo para andar experimentando. Eso no le va a gustar al jefe. 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

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Estructura Organizacional Todos son responsables del costo Factores Humanos Resistencia al cambio Comunicación Rápida retroalimentación. Ignorar el costo Consecuencía de las decisiones... 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

8 Sistema de Control de Costos
CONFLICTO CALIDAD/TIEMPO/COSTO Balance entre los tres. Quien controla los costos? El cliente La administración El equipo de proyecto El ingeniero de costos Los diseñadores Los contratistas . 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

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Implementación Componentes de un buen sistema: Procedimientos adecuados Actitud Contabilidad Un buen Proyecto base Identificación de Problemas a Tiempo Acciones Correctivas a tiempo 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

10 Sistema de Control de Costos
El control de Costos ser ejercitado durante las etapas: Propuesta Diseño Procuración Contratación Construcción Arranque Finiquito Pagos 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

11 Sistema de Control de Costos
Propuesta: Estudios de Ingeniería para el diseño óptimo. Definición de parámetros de costos. Decisiones tienen un mayor impacto en esta etapa. 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

12 Sistema de Control de Costos
DISEÑO Pérdida del alcance... Autorizar solo cambio en el alcance que mejoran costo, tiempo y calidad... Comparar presupuesto con estimado definitivo Costo de ciclo de vida 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

13 Sistema de Control de Costos
La Etapa de Procuración: En el caso de un proyecto industrial es una parte importante del costo Factores a considerar: Lista de vendedores y distribuidores autorizados Requisiciones completas Mínimo de participantes Tipo de contrato Proximidad del proponente 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

14 Sistema de Control de Costos
Calidad Estandarización Especificaciones Evaluación de propuestas Tiempo de entrega Acuerdos escritos Selección del ganador Extras Programa de pagos 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

15 Sistema de Control de Costos
Contratación Relacionado con los contratistas de la obra Parámetros similares a la procuración Evaluación de propuestas Forma de contratación Especificar en contrato: procedimientos de control, frecuencia, detalle y alcance de reportes, trabajos extras, documentación, procedimientos de inspección y aprobación. 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

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Usar sistema de costos del dueño o sistema del contructor 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

17 Sistema de Control de Costos
Construcción Avance diario Tipo de contrato Monitorear: requerimientos de mano de obra, productividad, supervisión, avance actual, costos actuales y comprometidos. Costos directos e indirectos 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

18 Sistema de Control de Costos
Arranque Tipo de contrato Dos etapas: precomisionamiento y arranque. Capacitación al personal del dueño. Monitoreo durante la operación. 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

19 Sistema de Control de Costos
Coordinación Diferentes centros de costos Sistema de Comunicación Intranet/extranet 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

20 Sistema de Control de Costos
Control Financiero Presupuesto y costos se refieren a los gastos esperados en el futuro Control de costos agrega costos ocurridos Pronóstico de costos tiene que ver con todo lo anterior Control financiero tiene que ver con el trabajo realizado y dos categorias de costos: comprometidos y flujos de efectivo. 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

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Costos Comprometidos: Valor de ordenes de compras y contratos acordados o fondos colocados que ya no estarán disponibles para otros propósitos. Projecto que cumple o no con programa Trabajo ejecutado: Valor de todo el trabajo ejecutado al término de un perido... Se haya o no pagado.. Flujo de efectivo: Flujo de fondos actuales: Cuando se requerirán fondos para hacer pagos Cuando se recibirán pagos Cuando los fondos se mantendrán en reserva para hacer pagos o para ser invertidos Cuando se usarán reservas internas o sera hecho un prestamo 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

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Control de trabajo extra Cambios o modificaciones al alcance. Considerar: Contratos claros y concisos Acuerdos por escrito Procedimientos de control claros y precisos Alcance bien definido y entendible Buena documentación etc... 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

23 Sistema de Control de Costos
Los doce mandamientos del control de costos Adherirse al presupuesto y programa Controlar costos futuros en la etapa de diseño Revisar todas las requisiciones de compras y ordenes de compra Revisar los paquetes de concurso de construcción Estimar el costo para terminar. No usar aritmética Que el equipo del proyecto participe en estimar el costo para terminar 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

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Trabajar sobre la base de compromisos, no sobre la base de pagos ocurridos Identificar y reportar prontamente los problemas Comparar la cantidad de cambios con el contrato principal Comparar los costos indirectos con el trabajo actualmente desarrollado Ver el estatus de las contingencias Estar por encima de los costos todo el tiempo 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

25 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Control de compras de equipo. Proceso de procuración durante la etapa de diseño. Algunos equipos requiere de un plazo muy largo para ser enviados y deben de ser cotizados antes del diseño definitivo. Debe de hacerse un estimado previo para tener una base de selección del equipo. Recomendado manejarse con estimados calculados por el propietario (in-house). 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

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Tabulación de Propuestas Selección de Proveedores o fabricantes Comparación sobre la misma base (enviados al sitio, instalación, etc) Detectar excesos en el costo... (ej: 10%) Investigar y posibles acciones correctivas. Tendecias inflacionarias 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

28 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Control de Materiales Voluminosos Se consideran dentro de estos: Concreto, varillas y cimbra Cableado eléctrico, conduits Instrumentación Acero Estructural, escaleras y plataformas Pinturas y selladores Aislamientos Tuberías 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

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Cantidades de Materiales 60 a 75% del diseño terminado Costos Unitarios Provenientes de contratistas Fletes Escalatorias Precio base Revisión final al 95% del diseño 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

31 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Control de materiales Cantidades Tiempos de envió Almacenamiento en la obra Considerarse: Sistema de control y de registro Experiencia en el control Revisión periodica de los procedimientos Holguras en las cantidades de materiales Comparar cantidades.... 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

32 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Control de Cambios Si los cambios no son identificados y estimados a tiempo, y de manera eficiente, el proyecto estará fuera de control desde el punto de vista de los costos Considerarse en contingencias 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

33 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Autorización de Cambios: Incluirse en presupuesto Modificaciones en programa Reflejar el alcance Forma de Contratación: P. Alzado, PU. Y Administración 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

34 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Contenido Número y fecha Titulo y descripción Breve justificación Originen Categoria Impacto en programa Estimado de costos Aprobación 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

35 Control de Costos durante la Construcción
Importante para el dueño en contratos por administración... Constructoras Reportes de costos y control de estimaciones Conceptos a controlarse: Mano de obra directa Materiales Subcontratistas Indirecto de campo 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

36 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Los primeros tres pasos: Código de cuentas Revisión de presupuesto Procedimientos para medir y determinar el % completado 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

37 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Código de Cuentas: Control de costos Control contable Codigo que incluya: área física de trabajo elemento del costo : material, mano de obra, etc... Subdividir el elemento del trabajo... Otros elementos para control... Etc... 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

38 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Revisión del Presupuesto Obtener un estimado en base al diseño definitivo. El nuevo estimado será la base para: Requerimiento de Mano de Obra Productividad laboral Pronosticos de costos Programa de obra Cálculo de % completado 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

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Cálculo del Porcentaje Completado Procesos para medir avance La Figura 1 muestra una gráfica típica de avance de la construcción 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

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Métodos para calcular el % completado o de avance: Ej: Si el concreto representa el 11% del total del proyecto y se ha avanzado un 70% del concreto, entonces la contribución al avance total del proyecto es el 70% del 11% o sea el 7.7% Un aspecto crítico es la base para determinar el avance físico 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

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El 11% es usualmente determinado en base a avance físico (Ej: ejemplo se van a colar 100 m3 y se han colado 70, entonces el avance es el 70%) Este avance es cierto si los 70m3 corresponden a elementos con las mismas características.... O en su caso habría que subdividir y ponderar la actividad... Tabla 1 describe el proceso de determinación del % completado del proyecto... 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

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Bases para la ponderación: Base para la ponderación son las horas hombre... Desventajas de usar horas-hombre 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

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Materiales Condición ideal. Materiales lleguen a la obra cuando se necesiten y se depositen cerca del punto de ejecución del trabajo... Usualmente se controlan en almacen de obra Control de almacen. Inventarios. Reducir sobrepedidos... 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

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Costo Indirecto de Campo Construcciones temporales y Consumibles. Herramientas de Construcción. Supervisión. Sistema paralelo al sistema de costos directos 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

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Construcción Temporales y Consumibles Análisis en presupuesto. Renta de instalaciones (Ej: casetas) Personal en almacenes Control de costos y cantidades. Base presupuestal 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

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Herramientas de Construcción: Herramientas menores Mantenimiento de maquinaría Consumos de la máquinas Vehículos de obra 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

48 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Mano de Obra Indirecta: Organización de Campo Cantidades de personal Salarios de personal 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

49 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
Cambios en alcance Duración de la Obra Volumenes de Obra Ajustes de Costos Retrabajo Errores de campo o de ingeniería Tiempos 12/8/2018 Ingeniería de Costos. Control de Costos.