Gestión de Recursos Informáticos Unidad Nº 3: GD MAX.

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1 Gestión de Recursos Informáticos Unidad Nº 3: GD MAX

2 GD MAX La gestión documental es una novedosa y potente herramienta de administración de organizaciones, permite compartir archivos a través de Internet, crear ambientes de trabajo compartido y crear bibliotecas virtuales, facilitando el acceso a la información. La plataforma GDmax está concebida con el propósito de facilitar el trabajo en equipo, compartiendo documentos y herramientas de trabajo en grupo, tales como agendas y foros, de una forma fácil de usar, segura y a través de Internet, con lo que se consigue tener los documentos y la información contenida en el sistema disponible en forma permanente y actualizada en cualquier sitio donde se cuente con una conexión a Internet.

3 GD MAX La plataforma está basada en uno de los sistemas de código abierto para Learning Management System más difundidos en el mundo: Dokeos®. Los usos que puede encontrar una organización para la plataforma son variados, y sin duda, restan varios años para seguir descubriendo nuevas formas en las que Gdmax puede crear valor para distintos tipos de empresas, a continuación, se describen algunos de ellos. Para empresas consultoras: compartir información sobre proyectos con clientes y trabajadores: es frecuente que los equipos de consultoría trabajen separados e incorporen expertos a tiempo parcial e incluso reciban colaboraciones desde el extranjero. GDmax sirve como una plataforma que facilita el trabajo en equipo y hace más fluida la relación con el cliente, que tiene la posibilidad de ver, a través de Internet, el avance del proyecto contratado y los documentos de trabajo que la consultora quiera mostrar.

4 GD MAX Para áreas comerciales de empresas, que trabajan con equipos de venta ubicados en distintos puntos geográficos y que requieren compartir y actualizar listas de precios, rutas de visita de clientes, especificaciones técnicas de productos o servicios, material publicitario, documentos tributarios electrónicos, órdenes de compra, entre otros. Para organizaciones que buscan aprovechar los servicios que brinda una intranet (publicación de noticias, envío de mensajes, compartir formularios, directorios de personal, etc.) con bajos costos y una operación sencilla, sin invertir en personal, equipos o hardware de redes especial. Para organizaciones que buscan cumplir con los requisitos de la norma ISO9001; ISO14001; NCh2728 u otras similares, que exigen tener a disposición de las personas los procedimientos documentados y las instrucciones de trabajo en forma permanente y actualizada.

5 GD MAX Para fiscalías o estudios jurídicos, que desean contar con escritos, leyes interpretaciones u otros documentos a disposición en forma permanente, constituyendo una especie de biblioteca personal o base de conocimiento en Internet. Empresas de diseño, arquitectura y construcción, que buscan que sus los diseños contenidos en planos actualizados, libros de obra, entre otros documentos, estén a disposición del cliente, contratistas y todos quienes intervienen en la obra, y bajar gastos informando oportunamente cambios en las especificaciones de un proyecto, por ejemplo. Toda empresa que tenga y valore el conocimiento contenido en documentos y la coordinación de equipos como un activo, que debe ser conservado, actualizado y administrado.

6 GD MAX Perfiles de usuarios La plataforma funciona con tres perfiles de usuarios, cada perfil se define de acuerdo a los privilegios que posee para acceder a funciones, los perfiles son: - usuario - administrador de tema - administrador de la plataforma El usuario no tiene privilegios de administración, puede inscribirse en la plataforma y en temas, ver contenidos, participar en foros y publicar documentos con algunas restricciones. Más adelante, en la descripción de funcionalidades, aquellas que sean accesibles a los usuarios serán identificadas con el siguiente símbolo:

7 GD MAX El administrador de tema puede crear temas, subir documentos, registrar usuarios en su tema, crear copias de seguridad, entre otras funciones. En la descripción de funciones, el símbolo que identifica al administrador de tema es el siguiente:

8 GD MAX El administrador de la plataforma tiene acceso a todas las funciones y herramientas, incluyendo inscribir usuarios, crear o suspender temas, editar la página principal y definir los atributos del resto de los perfiles. El símbolo del administrador de plataforma

9 GD MAX Interfaz La plataforma funciona en ambiente web, es decir, para acceder a ella, deben usarse programas navegadores como Internet Explorer, Netscape navigator o Mozilla Firefox. La información se despliega en páginas web, cuyos contenidos son provistos por los administradores de plataforma y administradores de tema. Para acceder a los contenidos publicados en la plataforma, normalmente será necesario contar con un nombre de usuario y una contraseña, esto dará acceso a los documentos publicados y clasificados por tema. Todas las herramientas disponibles: foros, documentos, agenda, etc. Son clasificadas por tema, el acceso a la plataforma se ve resumido en el siguiente esquema.

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11 De izquierda a derecha: Página de inicio: en la página de inicio se encuentra la información que el administrador de la plataforma decide exponer al público, la página se construye en lenguaje HTML1 en un editor WYSIWYG2. Además, en forma automática, la página de inicio muestra las categorías de temas que posee la plataforma y posee apartados para ingresar texto en forma destacada: anuncios y novedades. En la página de inicio está el formulario que permite que los usuarios registrados se identifiquen y que los nuevos usuarios puedan registrarse. Página personal: esta página está disponible para todos los usuarios registrados, en ella, el usuario encuentra la lista de temas a los que está suscrito, puede acceder a suscribirse a otros temas y editar sus datos personales.

12 GD MAX Páginas de temas: Las páginas de tema tienen los contenidos que los administradores del tema respectivo exhiben. Como característica de la plataforma, la pantalla se divide en dos partes principales: portada y funciones; la portada es un espacio que puede usar el administrador del tema para incluir un archivo.html con contenidos que serán visibles para todos los usuarios suscritos al tema, se edita tal como los contenidos de la página principal en un editor WYSIWYG; las funciones, que aparecen en la parte inferior de la página, permiten acceder a contenidos específicos y propios del tema, como subcarpetas con documentos, agenda conjunta (calendario), foros, avisos del administrador del tema, repositorios de archivos enviados por los usuarios, entre otros.

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14 En la imagen, se observa la barra de navegación superior: la zona más oscura tiene los enlaces3 a la página principal de la plataforma: si usted mueve el ratón (sin hacer clic) sobre las palabras que hay en la zona más oscura de la barra verá cómo cambian de color, ayudándonos de esa forma a darnos cuenta que se trata de enlaces. Si hace clic sobre el primer enlace, contando de izquierda a derecha, el navegador le llevará a la página principal de la plataforma. En la parte derecha de la barra verá la frase usuarios en línea: X, haciendo clic en ese enlace podrá ver cuántos y cuáles son los usuarios registrados que están visitando el sitio en ese momento. Note que si se encuentra navegando en la página de inicio de la plataforma sólo verá el este primer componente de la barra de navegación.

15 GD MAX Cuando usted se ha identificado con su nombre de usuario y contraseña puede ver una segunda barra, de un tono un poco más claro, que contiene enlaces de su página personal, puede haciendo clic en esos enlaces puede ver la lista de temas en los que está inscrito, editar datos personales o ver los elementos de su agenda personal. Note que la barra oscura con enlaces a la página de inicio de la plataforma también está activa y si hace clic en ella, podrá salir de su página personal y volver a la página de inicio. La tercera zona de la barra de navegación aparece cuando usted accede al sitio de un tema y tiene el vínculo a la página principal del tema. Para ir a la página principal del tema haga clic en tema actual.