SERVICIOS DE LICITACIÓN ELECTRÓNICA

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1 SERVICIOS DE LICITACIÓN ELECTRÓNICA
14/06/14 Formación a Formadores SERVICIOS DE LICITACIÓN ELECTRÓNICA ACTUACIONES COMPLEMENTARIAS 1 IBM Confidential

2 14/06/14 Servicios orientados a Órganos de Asistencia: Actuaciones complementarias. 8 Introducción a las actuaciones complementarias. Cofirma y contrafirma de documentos. Validaciones. Gestión del acta y otra documentación. Otras actuaciones fuera de sesión. Seguimiento de comunicaciones. . 2

3 14/06/14 Servicios orientados a Órganos de Asistencia: Actuaciones complementarias. 8 Introducción a las actuaciones complementarias. Cofirma y contrafirma de documentos. Validaciones. Gestión del acta y otra documentación. Otras actuaciones fuera de sesión. Seguimiento de comunicaciones. . 3

4 Gestión OAs, apertura y evaluación de ofertas
10/11/2018 Publicación de anuncios y documentos Gestión del perfil del contratante Búsqueda de oportunidades ÓRGANOS DE CONTRATACIÓN Publicación en diarios oficiales Notificaciones electrónicas LICITADORES Acceso a notificaciones Envío de notificaciones Consultas a terceros MESAS DE CONTRATACIÓN ROLECE Caja Gral. de Depósitos TGSS AEAT Licitación electrónica Preparación y presentación de ofertas Configuración de la licitación electrónica Gestión OAs, apertura y evaluación de ofertas Custodia segura de ofertas DGPE * Las funcionalidades con línea discontinua se corresponden con los nuevos servicios de licitación electrónica. Administración y soporte

5 Introducción a las actuaciones complementarias. Definición.
14/06/14 Introducción a las actuaciones complementarias. Definición. Las actuaciones complementarias constituyen el conjunto de acciones que los miembros del Órgano de Asistencia, básicamente Secretario y Gestor OA, pueden realizar sin necesidad de estar en sesión (antes o después de la celebración de la misma). También, acciones que tiene carácter esencial para afianzar la validez jurídica de los actos, como los procesos de validación de firma, cofirma y contrafirma o la gestión del acta. El sistema permite que fuera de sesión se realicen determinadas acciones, como envío de comunicaciones, registro de datos, consulta a sistemas terceros o descarga de documentación, para evitar que las sesiones que se celebren con el nuevo sistema se prolonguen más allá de lo necesario para una reunión de estas características. 5 5

6 Introducción a las actuaciones complementarias. Características.
14/06/14 Introducción a las actuaciones complementarias. Características. Las actuaciones complementarias las realiza, por lo general, el Secretario o su ayudante (gestor) y, en determinados casos, el Presidente. Se incluye: Cofirma, contrafirma y validación de firma de documentos. Descarga de documentación antes o después de la sesión. Gestión del acta. Envío de comunicaciones (subsanaciones). Seguimiento de envío de comunicaciones y respuesta de licitadores. 6 6

7 14/06/14 Servicios orientados a Órganos de Asistencia: Actuaciones complementarias. 8 Introducción a las actuaciones complementarias. Cofirma y contrafirma de documentos. Validaciones. Gestión del acta y otra documentación. Otras actuaciones fuera de sesión. Seguimiento de comunicaciones. . 7

8 Cofirma y Contrafirma. Definición.
14/06/14 Cofirma y Contrafirma. Definición. La cofirma electrónica es un proceso mediante el cual varios usuarios firman de manera mancomunada un documento electrónico concreto, por ejemplo, la firma del acta por parte de los distintos miembros de la mesa. La contrafirma supone que un usuario firma un documento, ya firmado por un tercero, de tal forma que refrenda electrónicamente la validez de ese documento. Por ejemplo, el miembro de la mesa que realiza las funciones de Intervención, conjuntamente con el Presidente del órgano de Asistencia, contrafirman la oferta económica ya firmada por el apoderado de la empresa. El procedimiento es similar que lo visto para la firma de documentos. La única diferencia es que el sistema recogerá varias identidades de firmantes. 8 8

9 Cofirma y Contrafirma. Vista de cofirma.
14/06/14 Cofirma y Contrafirma. Vista de cofirma. 9 9

10 Validación de firma. Definición.
14/06/14 Validación de firma. Definición. El sistema permite que, en cualquier momento de procedimiento, los miembros del órgano de asistencia puedan verificar la validez de la firma. La validez de la firma comprueba: Integridad. Periodo de validez del certificado electrónico. Estado de revocación. Identidad de los firmantes. El proceso de validación se puede realizar tantas veces como sea necesario y permite, además de obtener la respuesta, visualizar el fichero original (de momento en versión xml). 10 10

11 Validación de firma. Vista validación de firma.
14/06/14 Validación de firma. Vista validación de firma. 11 11

12 Validación de firma. Vista Respuesta.
14/06/14 Validación de firma. Vista Respuesta. 12 12

13 Validación de firma. Vista Fichero original.
14/06/14 Validación de firma. Vista Fichero original. 13 13

14 14/06/14 Servicios orientados a Órganos de Asistencia: Actuaciones complementarias. 8 Introducción a las actuaciones complementarias. Cofirma y contrafirma de documentos. Validaciones. Gestión del acta y otra documentación. Otras actuaciones fuera de sesión. Seguimiento de comunicaciones. . 14

15 Gestión del acta. Definición.
14/06/14 Gestión del acta. Definición. De cada sesión que celebre el órgano colegiado se levantará acta por el Secretario, que especificará necesariamente los asistentes, el orden del día de la reunión, las circunstancias del lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de las deliberaciones, así como el contenido de los acuerdos adoptados. El acta de cada sesión podrá aprobarse en la misma reunión o en la inmediata siguiente. El Secretario elaborará el acta con el visto bueno del Presidente y lo remitirá a través de medios electrónicos, a los miembros del órgano colegiado, quienes podrán manifestar por los mismos medios su conformidad o reparos al texto, a efectos de su aprobación, considerándose, en caso afirmativo, aprobada en la misma reunión. (art. 18 Ley 40/2015) 15 15

16 Gestión del acta. Características.
14/06/14 Gestión del acta. Características. La gestión del acta implica la creación del acta, su puesta a disposición electrónica a los asistentes y, por último, la aprobación de la misma, por lo general, en sesión posterior. La gestión del acta corresponde al Secretario o gestor, sin perjuicio de la participación del resto de miembros, por ejemplo, a la hora de realizar la firma. El sistema no obliga a la gestión del acta, de hecho, el órgano de asistencia puede decidir subir el acta propia ya firmada y aprobada por los miembros. 16 16

17 Gestión del acta. Creación del acta.
14/06/14 Gestión del acta. Creación del acta. La creación del acta supone la generación de un borrador por el sistema (en formato doc), susceptible de modificación por el Secretario o ayudante, que incluye los datos básicos de la sesión, orden de día y componentes. Si no se desea generar el acta a partir del borrador, se puede anexar un acta propia. El sistema guarda todas las versiones que se hayan subido o generado del acta de una sesión determinada. El acta se puede enviar al resto de miembros de la mesa, como paso previo a su aprobación en la sesión posterior. También, enviarse una vez aprobada. 17 17

18 GENERACIÓN AUTOMÁTICA DEL BORRADOR
14/06/14 Gestión del acta. Vista acciones en relación al acta. GENERACIÓN AUTOMÁTICA DEL BORRADOR ANEXO DE ACTA PROPIA FIRMA DEL ACTA 18 18

19 Gestión del acta. Vista mensaje de envío de acta.
14/06/14 Gestión del acta. Vista mensaje de envío de acta. 19 19

20 Gestión del acta. Aprobación del acta.
14/06/14 Gestión del acta. Aprobación del acta. El sistema de Licitación Electrónica permite llevar a cabo la aprobación del acta de una sesión, mediante la creación de un acto de esta naturaleza y su posterior incorporación al orden del día de la sesión. La aprobación vincula automáticamente el acta con la sesión que le corresponde, e indica en que fecha se produjo su aprobación. Por lo tanto, el Secretario, una vez aprobada el acta de una sesión, no tiene que localizar esta última y anexar el acta en la documentación correspondiente, el sistema lo realiza automáticamente. 20 20

21 Gestión del acta. Creación del acto de Aprobación del acta.
14/06/14 Gestión del acta. Creación del acto de Aprobación del acta. La creación de este acto se realiza desde el orden del día correspondiente, botón “Incorporar” >> Crear nuevo acto. Indicamos una descripción, seleccionamos el tipo de acto “aprobación de acta” y escogemos la sesión a la que está vinculada ese acta. 21 21

22 Gestión del acta. Vista Creación del acto de Aprobación del acta I.
14/06/14 Gestión del acta. Vista Creación del acto de Aprobación del acta I. 22 22

23 FILTRAR PARA LOCALIZAR LASESIÓN
14/06/14 Gestión del acta. Vista Creación del acto de Aprobación del acta II. FILTRAR PARA LOCALIZAR LASESIÓN 23 23

24 Gestión del acta. Vista orden del día.
14/06/14 Gestión del acta. Vista orden del día. 24 24

25 Gestión del acta. Vista celebración acto de Aprobación del acta.
14/06/14 Gestión del acta. Vista celebración acto de Aprobación del acta. 25 25

26 Gestión del acta. Vista acta aprobada.
14/06/14 Gestión del acta. Vista acta aprobada. 26 26

27 14/06/14 Servicios orientados a Órganos de Asistencia: Actuaciones complementarias. 8 Introducción a las actuaciones complementarias. Cofirma y contrafirma de documentos. Validaciones. Gestión del acta y otra documentación. Otras actuaciones fuera de sesión. Seguimiento de comunicaciones. . 27

28 Otras actuaciones fuera de sesión. Características.
14/06/14 Otras actuaciones fuera de sesión. Características. Con objeto de aligerar la celebración de sesiones de carácter electrónico, el sistema permite que determinadas actuaciones puedan realizarse fuera de sesión. Por ejemplo, la descarga y anexo de documentación o el registro de valores/datos en las valoraciones, constituyen actos susceptibles de celebrarse antes o después de la sesión. El sistema genera documentación que puede ser objeto de descarga, pero también permite la subida de documentos vinculados a la celebración de un acto o al conjunto de la sesión completa. También el envío de comunicaciones al licitador puede realizarse fuera de sesión. Por ejemplo, las subsanaciones. 28 28

29 Otras actuaciones fuera de sesión. Anexo de documentación.
14/06/14 Otras actuaciones fuera de sesión. Anexo de documentación. El anexo de la documentación se puede realizar .tanto a nivel de sesión, si tiene un carácter general, como a nivel de acto. Hay determinada documentación, como el informe de apertura o el acta que, de forma automática una vez generados, se incluyen en la documentación de la sesión sin intervención del usuario. Lo habitual será que el propio Secretario o el gestor, fuera de sesión, realicen la subida de la documentación. También pueden firmarla e indicar que es una anexo al acta. Además de incorporarse la documentación, puede gestionarse para su puesta a disposición de un tercero, el licitador, siempre que haya autorización por parte de la mesa. Los documentos también pueden ser eliminados. 29 29

30 Otras actuaciones fuera de sesión. Vista Anexo doc Sesión.
14/06/14 Otras actuaciones fuera de sesión. Vista Anexo doc Sesión. 30 30

31 Otras actuaciones fuera de sesión. Vista Anexo doc Acto.
14/06/14 Otras actuaciones fuera de sesión. Vista Anexo doc Acto. 31 31

32 14/06/14 Servicios orientados a Órganos de Asistencia: Actuaciones complementarias. 8 Introducción a las actuaciones complementarias. Cofirma y contrafirma de documentos. Validaciones. Gestión del acta y otra documentación. Otras actuaciones fuera de sesión. Seguimiento de comunicaciones. . 32

33 Seguimiento de comunicaciones. Definición.
14/06/14 Seguimiento de comunicaciones. Definición. El órgano competente, a lo largo de un procedimiento de contratación, notifica o comunica diversos aspectos al interesado en el procedimiento. El seguimiento de comunicaciones permite comprobar circunstancias tales como: ¿cuándo envié la comunicación? ¿ha leído el interesado la notificación?¿cuándo lo ha hecho? ¿quién la ha leído? ¿ha respondido? Asimismo, permite garantizar ante un tercero cuestiones tales como: se ha invitado al menos al mínimo de candidatos que marca la ley para cada procedimiento, se ha notificado a adjudicatario y no adjudicatarios la adjudicación o se ha otorgado al candidato un plazo establecido para la subsanación documental. 33 33

34 Seguimiento de comunicaciones. Características.
14/06/14 Seguimiento de comunicaciones. Características. Cada uno de los actores implicados en el envío de comunicaciones, órgano de contratación y órgano de asistencia, tiene su propia herramienta para acceder al seguimiento de comunicaciones. La diferencia fundamental entre ambas es que la herramienta del órgano de contratación realiza el seguimiento de comunicaciones vinculado a un procedimiento concreto y desde ese contexto. En el caso de los órganos de asistencia, el seguimiento de las comunicaciones es único para todos los procedimientos y sesiones en las que ha estado involucrado. Además, el seguimiento de comunicaciones de órgano de asistencia incluye la posibilidad de visualizar si ha habido respuesta a la comunicación, si es que es susceptible de ello, por lo que existe una bandeja de entrada y otra de salida. 34 34

35 Seguimiento de comunicaciones. Órgano de Asistencia.
14/06/14 Seguimiento de comunicaciones. Órgano de Asistencia. El acceso al Seguimiento de Comunicaciones se realiza desde la pestaña que existe en el menú superior, al efecto. La herramienta muestra un conjunto de campos de filtro, como órgano de contratación, rangos de fechas, objeto del contrato o licitador, entre otros. Algunos filtros son diferentes en función de si la consulta se refiere a la bandeja de entrada o la de salida. La bandeja de entrada permite la consulta de las respuestas de los licitadores, sin embargo, la de salida centraliza el conjunto de comunicaciones enviadas a los candidatos. 35 35

36 Seguimiento de comunicaciones OA. Vista Bandeja de entrada.
14/06/14 Seguimiento de comunicaciones OA. Vista Bandeja de entrada. 36 36

37 Seguimiento de comunicaciones OA. Vista Bandeja de salida.
14/06/14 Seguimiento de comunicaciones OA. Vista Bandeja de salida. 37 37

38 Seguimiento de comunicaciones. Órgano de Contratación.
14/06/14 Seguimiento de comunicaciones. Órgano de Contratación. El acceso al Seguimiento de Comunicaciones se realiza desde el contexto de un procedimiento en la pestaña “Comunicaciones” >> “Búsqueda de Comunicaciones”. La herramienta muestra un conjunto de campos de filtro, en concreto, nombre del licitador, identificador o tipo de comunicación. Se puede visualizar la comunicación enviada en distintos formatos, su sello de tiempo así como el acuse de lectura en caso de que el licitador haya accedido a la comunicación. El acuse de lectura será distinto en cuanto a la información que muestra en virtud de si se ha accedido a la comunicación a través del mensaje de correo electrónico o a ingresando en el sistema con las credenciales de empresa y accediendo al contenido de la comunicación mediante un certificado electrónico reconocido. 38 38

39 Seguimiento de comunicaciones OC. Vista Comunicaciones.
14/06/14 Seguimiento de comunicaciones OC. Vista Comunicaciones. 39 39

40 NO SE VISUALIZA LA IDENTIDAD DE QUIÉN HA LEIDO LA COMUNICACIÓN
14/06/14 Seguimiento de comunicaciones OC. Acuse lectura 1. NO SE VISUALIZA LA IDENTIDAD DE QUIÉN HA LEIDO LA COMUNICACIÓN 40 40

41 SE VISUALIZA LA IDENTIDAD DE QUIÉN HA LEIDO LA COMUNICACIÓN
14/06/14 Seguimiento de comunicaciones OC. Acuse lectura 2. SE VISUALIZA LA IDENTIDAD DE QUIÉN HA LEIDO LA COMUNICACIÓN 41 41