FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Presentación del tema: "FACTURACIÓN ELECTRÓNICA"— Transcripción de la presentación:

1 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
Adquira Podium Diseñador-Comprador FACTURACIÓN ELECTRÓNICA PARA REPSOL (ADQUIRA MARKETPLACE)

2 CONTENIDO ¿QUÉ ES ADQUIRA MARKETPLACE? FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
Crear facturas a través de la plataforma de MKP Creación de Factura Única Carga de facturas por Fichero Excel Anexado Masivo de Ficheros a Facturas Copia de Facturas Remitir facturas electrónica a través de un PDF Creación individual Creación múltiple de facturas desde PDF Remitir facturas electrónica en formato factura-e GESTIÓN DE ERRORES

3 ¿QUÉ ES MARKETPLACE? Adquira Marketplace es un mercado virtual donde empresas compradoras y proveedoras pueden hacer negocio con facilidad, optimizando los procesos de compra-venta. Adquira Marketplace le ofrece la posibilidad de emitir facturas electrónicas a REPSOL tanto en el formato Factura-e, cómo en formato imagen mediante un archivo PDF o bien generar sus facturas electrónicas a través de la plataforma Adquira MKP. Tanto para el formato Factura-e como para el formato PDF sólo se podrá enviar una única factura por archivo (XML o PDF).

4 Creación de factura única
FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Crear facturas a través de la plataforma de MKP Creación de factura única Para ello seleccionaremos la opción Crear factura a continuación se nos desplegará un menú seleccionaremos crear factura y posteriormente la opción facturar sin pedido.

5 Comenzaremos seleccionando el grupo empresarial y posteriormente la empresa compradora a la que vamos a emitir la factura. Posteriormente pulsaremos en seleccionar y empezarmos a cumplimentar los datos de cabecera de nuestra factura.

6 R. Petróleo, Complejos Industriales Central de Ingeniería
Una vez incluidos los datos del documento, también podremos informar en el caso que corresponda los datos del pedido. Para ello tendremos disponibles los siguientes campos: Nº de Pedido : debemos indicar el numero de pedido facilitado por Repsol ID de proyecto : podremos incluir los datos del proyecto (no es obligatorio) Tipo de proveedor: Se debe marcar si pertenecemos a alguno de estos colectivos: R. Petróleo, Complejos Industriales Central de Ingeniería “Área de gestión”: si seleccionamos Tipo de proveedor tendremos que marcar de forma obligatoria una de estas opciones: Sin centro de coste asociado Cartagena (HCAR) Coruña (HCOR) Puertollano (HPLL) Tarragona (HTAR)

7 Posteriormente seleccionaremos en Guardar cambios, nos saltará un aviso indicándonos que nuestra factura no tiene líneas por lo que deberemos añadirlas seleccionando a nivel de línea sobre el botón añadir En el formulario para cada línea tendremos que informar los campos obligatorios (marcados con un *). Y en el caso de que corresponda cumplimentaremos el campo Otros documentos de compras, en el que registraremos el pedido/acta/contrato de máximo o el pedido de Central de Ingeniería. Es un campo con una longitud comprendida entre 11 y 30 caracteres alfanuméricos.

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9 Una vez que hayamos incluido todos los datos de la factura procederemos a Guardar la factura. Podremos adjuntar ficheros para complementarla (si es necesario), para ello accederemos a la pestaña ADJUNTOS y seleccionamos en AÑADIR Una vez incluido el/los ficheros correspondientes procederemos a Guardar la factura y podremos comprobar que a nivel de cabecera de nuestra factura nos aparecerá la opción de enviar a Repsol (sin necesidad de firmar el documento) Finalmente pulsaremos Enviar para remitir la factura a Repsol.

10 Carga de facturas por Fichero Excel
Podremos crear varias facturas a la vez partiendo de una plantilla Excel. Para ello seleccionaremos la opción de Crear factura y la opción cargar fichero Nos aparecerá una pantalla a través de la cual podremos acceder a descargarnos la plantilla la cual deberemos cumplimentar prestando atención a aquellos campos específicos para REPSOL

11 Anexado Masivo de Ficheros a Facturas
Adquira Podium Diseñador-Comprador Anexado Masivo de Ficheros a Facturas Para las facturas que emitamos a Repsol, podremos adjuntar ficheros a varias facturas a la vez. Para ello, seleccionaremos crear factura y en el desplegable cargar fichero, posteriormente seleccionaremos en tipo de acción carga masiva de adjuntos a facturas . Tambien podemos seleccionar las facturas en borrador y seleccionar en cargar adjuntos . Dicho botón nos llevará a la pantalla donde podremos seleccionar el fichero Excel a cargar:

12 Con el botón Seleccionar fichero, podremos seleccionar el fichero Excel con la relación de facturas y ficheros a anexar. Además tendremos la posibilidad de descargar una plantilla para ver el formato del fichero necesario. Los datos que deben incluirse en el fichero son: • Número de Factura • Nombre de fichero El fichero tendrá el siguiente formato: Al seleccionar el Excel a cargar, nos aparecerá en la tabla el nombre del fichero seleccionado y su tamaño, habilitándose el botón Cargar Fichero.

13 Adquira Podium Diseñador-Comprador
Una vez cargado el fichero Excel, si no hay problema con el procesamiento nos solicitará la confirmación de si queremos seguir con el proceso de carga: Al pulsar Si, nos llevara a la pantalla para cargar cada uno de los anexos de las facturas, en la que debemos pulsar el botón Seleccionar Ficheros y posteriormente podremos seleccionar de nuestro ordenador los documentos a adjuntar a las facturas.

14 Una vez seleccionados los adjuntos, nos aparecerá un listado con los ficheros seleccionados al seleccionar en cargar ficheros nos saltara un confirming de resultado de carga.

15 Una vez cargados los ficheros, éstos se localizan en la factura correspondiente en el apartado de Adjuntos.

16 Copia de facturas Tenemos disponible la funcionalidad de Copiar factura una vez hayamos firmado la factura accediendo a la misma. Esta opción está disponible para facturas creadas desde la modalidad sin referencia pedido y que se encuentren en cualquier estado excepto En Borrador.

17 Al pulsar esta opción, nos copiara la factura, es decir, copiará el formulario con el contenido idéntico al de la factura inicial, pero en estado borrador y con el campo número de factura vacío, permitiéndonos de esta forma crear una nueva factura.

18 Remitir facturas a través de un PDF
Creación individual A través de Marketplace podremos enviar facturas creadas desde un documento PDF al sistema de Repsol. Para ello tendremos que seleccionar en el asistente de creación de facturas la opción cargar fichero y en Tipo de acción seleccionaremos Creación de facturas a partir de documentos legales Posteriormente seleccionaremos el fichero PDF que vamos a remitir a Repsol.

19 Una vez seleccionado pulsar cargar fichero.
En ese momento aparecerá una pantalla donde tendremos que incluir datos necesarios para la gestión del documento: Comprador, número de factura, Base imponible, Fecha de factura, etc. Una vez cumplimentados pulsamos guardar para la creación del documento de factura.

20 Se creará el documento de factura en estado Firmado (sin necesidad de que tengamos que firmar de nuevo). El PDF adjuntado inicialmente, será enviado a Repsol como documento legal de factura, por lo que una vez pulsada la opción enviar, se remitirá el documento PDF al Sistema de recepción de PDF’ s de Repsol, donde será validado y gestionado.

21 Antes de realizar el envío de la factura, podremos adjuntar ficheros a la misma.
Al acceder a la factura, realizaremos el envío de la factura. Además podremos descargar la factura, eliminarla (si no la hemos enviado), etc.

22 Creación múltiple de facturas desde PDF
En Marketplace también podremos crear varias facturas desde PDF simultáneamente. Para ello seleccionaremos en el Asistente de facturación, la opción Recepción múltiple de facturas en formato PDF. Para ello elaboraremos un fichero Excel a partir de la plantilla que encontraremos en Marketplace donde podremos informar el número de factura, fecha de factura , CIF del comprador, nombre del PDF, moneda e importes.

23 Seleccionando en fichero en el icono de la derecha prodremos seleccionar el fichero a cargar
Una vez que seleccionamos le fichero con los datos de las facturas a cargar, pulsaremos el botón Cargar Fichero, para comenzar la creación de las facturas.

24 Una vez procesado el fichero, se nos solicitará confirmación para comenzar a cargar los ficheros PDF correspondientes a cada factura. Posteriormente seleccionaremos aceptar y procedemos a seleccionar los ficheros PDF que previamente indicamos en el fichero Excel anterior.

25 Tras la carga Marketplace nos mostrará facturas emitidas, buscaremos aquellas facturas cargadas y si hemos seleccionado los datos correctos la factura tendrá su pdf anexado correctamente y si no la factura mostrará error. En cualquier caso Marketplace procesará las facturas. Podremos acceder al resultado de nuestra carga seleccionando en facturas / ficheros cargados y seleccionando sobre el fichero que hemos cargado

26 Las facturas estarán en estado firmadas
Las facturas estarán en estado firmadas. Aquellas cuyos ficheros PDF no fueron encontrados, bien sea porque no lo seleccionamos o porque el nombre del PDF no era correcto, estarán identificadas con un signo de exclamación que nos muestra el mensaje “Factura pendiente de anexar el documento legal.” Podremos acceder a las facturas identificadas con el error para anexar el documento PDF correcto o proceder a eliminarlas ya que, no dispondremos de la opción enviar hasta incluir un PDF válido. Recordemos que el PDF creado por Marketplace está vacío. De igual forma para todas las facturas creadas de esta forma, podremos incluir mediante en el apartado Adjuntos documentos para complementar dicha factura en el caso de que lo estimemos oportuno.

27 Accederemos a la factura correspondiente y debemos sustituir el PDF, para ello seleccionamos el PDF existente (Vacío), pulsamos suprimir y posteriormente con el botón Anexar documento Legal, incluiremos PDF correcto.

28 Una vez adjuntado el PDF correcto, nos aparecerá la opción para enviar la factura.

29 Remitir facturas electrónicas en formato Factura-e
A través de Marketplace podremos enviar facturas sin referencia a pedido cargadas desde un documento Factura-e firmado o no, del cual se extraerá la información. En este caso se carga un XML firmado o sin firmar, dicho documento se guarda como documento legal de la factura, por lo que posteriormente no se requiere la firma digital de la factura. Para las facturas creadas de esta forma el estado final será Enviada. Para crear una única factura, realizaremos la carga del XML desde la opción Creación de facturas a partir de documentos legales que encontraremos en el Asistente para la Creación de Facturas.

30 Una vez cargado el XML se crea la factura en estado firmada y procederemos al envío para que se registre en los sistemas de Repsol. También podremos hacer la carga de facturas con documentos XML utilizando un fichero comprimido (ZIP) en el que podremos incluir o bien un documento XML o varios. Para ello utilizaremos la opción de Creación de facturas a partir de documentos legales.

31 Con el botón seleccionar adjuntamos el Zip que contiene los documentos a cargar. Es importante que recordemos que se creará una factura por documento XML cargado. Una vez seleccionado, pulsamos Cargar fichero. Posteriormente accederemos al menú Informes en el enlace facturas ficheros cargados y seleccionaremos el fichero ZIP cargado. Pulsaremos Ver Detalle y Marketplace nos mostraré el resultado de la carga de los documentos XML incluidos en el fichero ZIP.

32 Al ver el detalle, veremos le resultado de la carga y las facturas cargadas correctamente.
Desde esta misma pantalla podemos gestionar las facturas, para remitirlas a Repsol o acceder a cada una de ellas si deseamos adjuntar algún documento adicional.

33 GESTIÓN DE ERRORES A continuación se detallan todos los errores que se pueden producir en la recepción de las facturas: