PLANEACION Y CONTROL El Proceso del Control. PROCESO ADMINISTRATIVO Administración de un Negocio Control Dirección Organización Planificación.

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1 PLANEACION Y CONTROL El Proceso del Control

2 PROCESO ADMINISTRATIVO Administración de un Negocio Control Dirección Organización Planificación

3 IMPORTANCIA DEL CONTROL   Crear mejor Calidad.   Enfrentar el Cambio.   Producir ciclos más rápidos.   Agregar Valor.   Facilitar la delegación y el trabajo en equipo.

4 El Proceso Administrativo Planificación  Metas  Objetivos  Estrategias  Planes Organización  Estructura  Administración de recursos humanos Dirección  Motivación  Liderazgo  Comunicación  Comportamiento Individual de grupo Control  Normas  Medidas  Comparaciones  Acción

5 CONTROL El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

6 Definición Función administrativa que verifica que todo ocurra de acuerdo con el plan que haya adoptado.

7 Etapa primordial en la administración Verificar cuál es la situación real de la organización Verificar cuál es la situación real de la organización Evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico. Evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.PLANTEAMIENTOS: HENRY FAYOL: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PLAN adoptado. ROBERT B. BUCHELE: El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes. GEORGE R. TERRY: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo.

8 Una función administrativa, ya que forma parte del Proceso Administrativo, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan. En definitiva, debe entenderse el control como:

9 ¿Para qué controlar? Para medir el desempeño de la empresa Para medir el desempeño de la empresa Para tomar medidas correctivas oportunamente Para tomar medidas correctivas oportunamente

10 a) Equilibrio A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente b)De la oportunidad En control, necesita ser oportuno, debe aplicarse antes de que se efectúe el error. Principios de control

11 Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron. c)De las desviaciones d) De la contabilidad El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte.

12 La función auditoria por ningún motivo debe comprender a la función controladora, ya que pierde efectividad de control. La función auditoria por ningún motivo debe comprender a la función controladora, ya que pierde efectividad de control. e) De la función controladora

13 Ciclo Del control 2.Establecimiento de puntos significativos De verificación 1.Fijación de metas o estándares 4.Acción correctiva 3.Análisis de las realizaciones FASESFASES

14 REQUISITOSREQUISITOS Condiciones Para El Control 5. Debe ser costo compatible 2. Debe ser oportuno 1. Debe ser comparable 4. Debe ser independiente 3.Debe ser frecuente

15 PASOS DEL PROCESO DE CONTROL El control administrativo: Es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de información, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su importancia, así como para tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa". En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:

16 Pasos del proceso de control 1. E stablecer normas y métodos para medir el rendimiento 2. M edir los resultados 3. T omar medidas correctivas 4. R etroalimentación

17 DE CANTIDAD DE CALIDAD DE TIEMPO DE COSTOS Volumen de Producción Números de Horas Hombre Control de Materia prima recibida Especificaciones del Producto Tiempo estándar para producir un producto Especificaciones del Producto Costos de producción Costos de ventas BASES DEL CONTROL

18 AREAS DEL CONTROL En empresa industrial En empresa de servicios En la fábrica En el área de servicio de atención al cliente

19 1. Control presupuestario: Control de las previsiones de los gastos financieros, por departamento. 2. Control de costos: Control global de los costos incurridos por la empresa, ya sean costos de producción, de ventas, administrativos (gastos administrativos entre los cuales están; salarios de la dirección y gerencia, alquiler de edificios, entre otros), financieros como los intereses y amortizaciones, préstamos o financiamientos externos entre otros. Tipos de Control en el Área financiera

20  Seguridad en la acción seguida (como el director de una nave que, aunque no tenga que variar el rumbo, usa instrumentos para asegurarse de que el rumbo es el debido).  Corrección de los defectos.  Mejoramiento de lo obtenido.  Nueva planeación general.  Motivación personal. El control puede servir para lo siguiente:

21 Según Terry (1999) Libro “Principios de la Administración” Tipos de Control RETROALIMENTACIÒN CONCURRENTE PRELIMINAR

22 Este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones en vez de esperar los resultados. Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los esfuerzos de la gerencias para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados planificados. Incluye  La creación de políticas  Procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad selección de recursos humanos y formación de equipos de trabajo.  Materiales. 1.- Control Preliminar:

23 Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen de sus subordinados; la dirección se refiere a las actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente.  2.-Control concurrente:

24 La característica definitiva de los métodos de control retroaliméntatelos en que éstos destacan los resultados históricos como base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados históricos y determinar cuales intercambios que deberían hacerse en la adquisición de recursos futuros o actividades operativas. 3.-Control de retroalimentación

25 Tipos de Control en el Área de Ventas 1. P or volumen total de las mismas ventas 2. P or tipos de artículos vendidos 3. P or volumen de ventas estacionales 4. P or el precio de artículos vendidos 5. P or costos de los diversos tipos de ventas 6. C ontrol de Publicidad o Propaganda 7. C ontrol de costos; para verificar continuamente los costos de ventas, así como las comisiones de los vendedores, los costos de propaganda, entre otros.

26 Tipos de Control en el Área de producción 1. Control de Producción Medidas que logren el óptimo rendimiento en las unidades, cumpliendo con las necesidades del departamento de ventas.

27 2. Control de Calidad Corregir cualquier desvíos en los estándares de calidad de productos o servicios. Control de rechazos Inspecciones 3. Control de Costos Verificar continuamente los costos de producción de materia prima o de mano de obra.

28 4. Control de Tiempo de Producción Por operario o por maquinaria; para eliminar desperdicios de tiempo o esperas innecesarias. 5. Control de Inventarios De materias primas, partes y herramientas, productos, tanto sub. ensamblados como terminados, entre otros.

29 6. Control de Operaciones y Fijación de rutas, programas y abastecimiento, entre otros 7. Control de Desperdicios Se refiere la fijación de sus mínimos tolerables y deseables. 8. Control de Inventarios Tiempos de máquinas paradas, costos, entre otros.

30 Enfoques del Control Existen tres enfoques distintos para diseñar sistemas de control Enfoques para diseñar Sistemas de Control Control de Mercado Mecanismos de Mercados Establecer normas empleadas en el sistema de control Existe gran competencia Control Burocrático Control de Clan Valores Cultura Organizacional Autoridad de la Organización Normas Reglamentos y políticas

31 Actividades Importantes del Control  Comparar los resultados con los planes generales.  Evaluar los resultados con los estandares de desempeño.  Idear los medios efectivos para medir las operaciones.  Comunicar cuales son los medios de medición.

32  Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.  Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.  Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.  Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

33 Condiciones para el Control Para que el proceso del control sea más efectivo y eficaz a la hora de tomar decisiones debe cumplir adecuadamente con las siguientes condiciones:  Su propósito y naturaleza:  Su estructura organizativa y planes:  Su proceso: Objetivos. Eficiencia. Responsabilidad Directriz. Proyección. Planes. Comunicación, Dirección y Coordinación Establecimiento de Medidas. Determinar y Conocer Aspectos Estratégicos de la Empresa. Principio de Excepción Flexibilidad y Utilidad.

34 Instrumentos para Efectuar el Control Los Instrumentos más comúnmente empleados para efectuar el control son: .

35 Técnicas para el control CCCContabilidad AAAAuditoria PPPPresupuestos AAAArchivos (memorias de expedientes) Computarizados, etc. RRRReportes, informes.Formas Informes EEEEstudios de tiempo y movimiento  Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes:

36 Técnicas para el control GGGGrafica de Gantt  G G G Gráficas y diagramas PPPProceso, procedimientos Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc. EEEEstudio de métodos, tiempos y movimientos, etc. MMMMétodos cuantitativos RRRRedes  Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes:

37 Técnicas para el control MMMModelos matemáticos IIIInvestigación de operaciones EEEEstadística CCCCálculos probabilísticas  Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes:

38 Reportes e informes: Se clasifican en Reportes e informes: Se clasifican en  Informes de control  Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones. Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes. Para diseñar un informe se considera: Concentración sobre las acepciones Claridad y concisión Complementarse con presentaciones gráficas, audiovisuales y verbales Equilibrio entre la uniformada y la variedad Frecuencia de los reportes Evaluación de la información

39 Gráfica de Gantt: Uno de los elementos más importantes de controlar es el desarrollo de la realización de actividades tanto al tiempo que cada una de ellas implica para este efecto las cartas o gráficas. Las técnicas de trayectoria crítica: Entre los mayores y más modernos avances en materia de técnicas de control planeación se encuentran, las llamadas Técnicas de Trayectoria Crítica. Aunque son métodos diversos, tienen elementos comunes que permiten agruparlos bajo una denominación común: Se ha puesto el término METRA (Método de Evaluación y Trayectorias en Redes de Actividades). Estas técnicas constituyen un método para controlar programas, costos, tiempos, secuencias, relación de actividades, entre otros.

40 Técnica PERT: Recibe su nombre de las siglas Program Evaluation and Revió Technique, que traducido al español significa Técnica de Evaluación y Revisión de Programas. Consiste en un instrumento con bases en una red de actividades y eventos, y mediante la estimación de tres tiempos, se evalúa la probabilidad de terminar un proyecto para una fecha determinada.

41 La técnica CPM: CPM(Critical Path Method: Método de la Ruta Crítica) es prácticamente igual al PERT, del cual difiere porque trabaja solamente con un tiempo probable de ejecución, basado en experiencias previamente registradas,con el fin de fijar el tiempo más conveniente de comportamiento en la duración de un proyecto, para lograr el mínimo costo posible.

42   La técnica RAMPS: Resource Allocation and Multi Project Schedulling: Programa de Proyectos Múltiples y Asignación de Recursos. Tiene por objeto programar la forma en que ciertos recursos limitados, deben ser distribuidos entre varios proyectos simultáneos, total o parcialmente, para obtener una máxima eficiencia.

43 AUDITORIAS: El término auditoria va ligado a la detección de fraudes. Las auditorias tienen muchas aplicaciones importantes, desde validar la honradez y justicia de los estados financieros, hasta proporcionar una base crítica para decisiones gerenciales. Existen dos tipos de auditorias: las externas y las internas.

44 Conclusiones El control es una Función administrativa. La aplicación de un control en las organizaciones busca atender dos finalidades principales, Corregir fallas o errores existentes; y prevenir nuevas fallas o errores de los procesos. 123 Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo. El control se apoya en la comprobación, fiscalización e inspección de las variables organizativas para descubrir desviaciones reales o potenciales El sistema de control de gestión es en términos sencillos definir; quién, cómo y cuándo, aplicará las estrategias de control y evaluará los Factores Críticos de Éxito de la organización.