Organización Método Sistemático Determina Funciones Tareas Cumplirá cada Empleado. Buena Marcha Enlazar Coordinar.

Presentación del tema: "Organización Método Sistemático Determina Funciones Tareas Cumplirá cada Empleado. Buena Marcha Enlazar Coordinar."— Transcripción de la presentación:

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3 Organización Método Sistemático Determina Funciones Tareas Cumplirá cada Empleado. Buena Marcha Enlazar Coordinar

4 Distinción y separación de las partes de un todo hasta llegar a conocer sus principios o elementos. Proceso previo de configuración mental en la búsqueda de una solución. Grupo de tareas que se deben llevar a cabo para que una organización logre sus metas.

5 Es el proceso sistemático que consiste en determinar las habilidades, deberes y conocimientos requeridos para desempeñar trabajos específicos en una organización. R. Wayne Mondy Es el proceso para obtener la información acerca de lo puestos mediante la determinación de los deberes, las tareas o las actividades de los mismos. George Bohlander Proceso deliberado y sistemático para reunir información sobre aspectos laborales importantes de los puestos John M. Ivancevich

6  “PARA ORGANIZAR EFICAZMENTE LOS TRABAJOS DE UNA EMPRESA ES INDISPENSABLE CONOCER CON TODA PRECISIÓN LO QUE CADA TRABAJADOR HACE Y LAS ÁPTITUDES QUE REQUIERE PARA HACERLO BIEN”. REYES PONCE

7  El Análisis de Puestos nos da las respuesta a las siguientes preguntas: ¿ Cuánto tiempo se requiere para realizar tareas importantes? ¿Qué tareas se pueden agruparse y pueden considerarse un trabajo? ¿Cómo se estructura un puesto para mejorar el desempeño de quien lo ocupa? ¿Qué comportamiento se requiere para desempeñar el puesto? ¿Qué persona por sus características y experiencias es la más adecuada para desempeñar el puesto? ¿ Cuánto tiempo se requiere para realizar tareas importantes? ¿Qué tareas se pueden agruparse y pueden considerarse un trabajo? ¿Cómo se estructura un puesto para mejorar el desempeño de quien lo ocupa? ¿Qué comportamiento se requiere para desempeñar el puesto? ¿Qué persona por sus características y experiencias es la más adecuada para desempeñar el puesto?

8 Directivos Supervisores Trabajadores Departamento de Recursos Humanos. Conocer a detalle los puestos y sus obligaciones. Conocer las labores encomendados a su vigilancia. Realizan mejor y más fácilmente sus labores. Conocimiento preciso de las labores que debe coordinar y así estimular a sus trabajadores.

9 Análisis de Puesto Descripción de Puesto Especificación del Puesto PROCESO SISTEMÁTICO PARA REUNIR INFORMACIÓN SOBRE LOS ASPECTOS LABORALES DE LOS PUESTOS. RESULTADO PRINCIPAL DEL ANÁLISIS DE PUESTOS. ES UN RESÚMEN ESCRITO DEL PUESTO EXPLICACIÓN ESCRITA DE LOS CONOCIMIENTOS, DESTREZAS, CAPACIDADES, RASGOS Y OTRAS CARACTERÍSTICAS NECESARIAS PARA EL BUEN DESEMPEÑO DE UN PUESTO.

10  1. Recabar todos los datos necesarios con precisión.  2. Separar los elementos objetivos que constituyen el trabajo, y los subjetivos que debe poseer el trabajador.  3. Ordenar los datos correspondientes.  4. Plasmarlos por escrito clara y sistemáticamente.  5. Organizar la conservación y el manejo de los resultados del análisis.

11 Producir una descripción de puestos completa y clara. Facilitar una evaluación precisa de los conocimientos, habilidades, competencias y otras características que se requieren en un trabajo. Evaluarse la frecuencia y la importancia de las tareas. Arrojar información sobre la relación entre los deberes del puesto y los conocimientos, habilidades, competencias y otras características.

12 1.Examinar toda la organización y como encaja cada puesto en ella. 2.Determinar cómo se va a aprovechar la información del análisis de puestos. 3.Decidir que puestos se van a analizar. 6.Preparar la especificación de puestos. 5.Preparar la descripción de puestos. 4.Reunir los datos mediante técnicas.

13  Diseño de Puestos.  Planeación.  Reclutamiento.  Selección y Capacitación.  Evaluación de Desempeño.  Pago y prestaciones.  Apego a la ley.

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16 ANALISTA RecogerOrdenarConsignar Debe tener las siguientes características:

17 ANALISTA TEMPORAL EXTERNO EMPLEADOS EXPERTOS SUPERVISORES DE LOS PUESTOS Cuando una organización realiza análisis de puestos esporádicamente. Empleados de tiempo completo que se dedican exclusivamente al análisis de puestos. Buena fuente de información ya que conoce el trabajo que realmente se hace y no el que se supone debe hacerse.

18 IMPORTANCIA La labor que desempeña en la empresa es de máxima trascendencia. Sus actividades los convierten en el cerebro de la organización. Tienen la misión se señalar, calificar y mejorar las actividades de la empresa. Impulsar la Organi- zación

19 Se debe determinar dentro del sistema de organización de la empresa el método para fijar títulos. Título del Puesto Determinarse cuidadosamente su posición jerárquica determinando a quién reporta y quién reporta ante él. Posición en el Organigrama de la Empresa. Que le corresponde realizar, y en que grado interviene en la planeación, organización y control de la empresa. Deberes Generales Mismo punto anterior, pero con sus subdivisiones necesarias y orden funcional. Funciones Básicas Enumeración de actividades generales en orden cronológico. Descripción Específica Conocimientos necesarios, autoridad que se debe ejercer, responsabilidad y creatividad. Especificación del Puesto

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24 Básicamente, Una descripción de puesto es un documento conciso de información objetiva que identifica la tarea por cumplir y la responsabilidad que implica el puesto. La descripción del puesto es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás puestos de la empresa.

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27 Encabezado Descripción genérica Descripción específica

28 Los elementos básicos en una descripción de puestos Especifi- caciones del puesto Condiciones de trabajo Resumen del puesto y sus responsabi- lidades Identificación de la persona que describió el puesto Código Fecha

29 Señala las lagunas que existen en la organización del trabajo, en los puestos. Ayuda a establecer y repartir mejor las cargas de trabajo Facilita la mejor coordinación y organización de las actividades de la empresa. El supervisor puede exigir a cada trabajador lo que debe hacer y la forma como debe hacerlo. Ayuda a explicar al trabajador la labor que desarrolla, sus responsabilidades, le señala sus fallas y aciertos. Permite colocar al trabajador en el puesto más conforme con sus aptitudes. Permite calificar adecuadamente los méritos de los trabajadores. Sirve de fundamento a cualquier sistema de salarios incentivos.

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33  Si están mal redactados, es decir, si utilizan términos vagos en lugar de específicos que proporcionan poca guía al que van a ocupar el puesto.  Algunas veces no se actualizan a medida que cambian los deberes o las especificaciones.  Pueden violar la ley al contener especificaciones no relacionadas con el éxito del puesto.  Pueden limitar el alcance de las actividades de quien va a ocupar el puesto y con ello reducir la flexibilidad de la organización.

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35 Como en todas las técnicas administrativas se requiere de el convencimiento y la aprobación de la gerencia. Para lograrlo se necesita presentar el planeamiento del sistema como una inversión, haciendo cálculos aproximados del costo y listando los beneficios directos e indirectos. Aprobación de la gerencia Sus objetivos determinaran el tipo de factores que se investiguen, la extensión y minuciosidad de los datos que se consiguen, la forma de estructurarlos, etc. Determinación de sus objetivos

36 Sin la cooperación o con la oposición de los trabajadores, es muy difícil realizar un buen análisis. Por ello debe convencerse al personal sobre su finalidad y su utilidad. Para ello servirán folletos, carteles, circulares, volantes, etc. Información a los trabajadores Es conveniente preparar a los analistas. Además de los conocimientos de esta técnica, requiere tener una idea general sobre la empresa, por lo que es conveniente que hagan un recorrido previo que en el recibirán explicaciones que le ayudaran a apreciar los elementos de cada puesto. Preparación de analistas

37 (WHAT) ¿Qué es lo que se hace?(HOW) ¿Cómo lo hace? (WHY) ¿Con que fin lo hace? (WHEN) ¿Cuándo lo hace? (WHERE) ¿ Donde lo hace?

38 Identificación del puesto Desarrollo del cuestionario de análisis de puestos Obtención de datos.

39 Antes de obtener la información, los analistas necesitan conocer cuáles son los distintos puestos que existen en la organización. Si ya se ha llevado a cabo un análisis, se debe tener acceso a los registros, para identificar muchos de los puestos de la compañía.

40 El cuestionario para el análisis de puestos (PAQ, por sus siglas en ingles) es un método cuantificable de recopilación de datos, abarca en promedio 194 tareas diferentes orientadas al trabajador. Se busaca determinar el grado en el cual las diferentes tareas o elementos del puesto se relacionan con el desempeño de un puesto en particular.

41 Identificación clara del puesto y cómo encaja dentro de un departamento y una división de la organización. Nivel e identificación Establecer el propósito u objetivo del puesto, una descripción de las acciones que la persona efectúa para cumplir con sus obligaciones y las condiciones en que se llevan a cabo. Deberes y responsabilidades Deben obtener datos sobre aspectos relevantes de la persona, como formación académica, experiencia, habilidades y aptitudes especiales. Características individuales y de trabajo

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44 Se requiere de mucha información para lograr el análisis de puesto con éxito. Existen diversas maneras en las que se puede obtener la información que deberá contener el formulario. El analista debe examinar las ventajas y desventajas de cada una de ellas y evaluar sus distintos grados de precisión.

45 Con frecuencia el analista solo entrevista a un numero limitado de trabajadores al principio, y a continuación lo hace con el supervisor para verificar la información obtenida. Este proceso permite un alto nivel de precisión, pero es de elevado costo y requiere de tiempo para llevarlo acabo.

46 Es costoso y de lenta ejecución, pero permite llegar a resultados de alta confiabilidad. Por lo general el grupo se integra con trabajadores con experiencia en el puesto y los supervisores inmediatos. El analista lleva a cabo una entrevista con todo el grupo.

47 Es más rápido y menos costoso, consiste en distribuir por correo electrónico un cuestionario. Sin embargo la precisión es inferior, debido a que algunas preguntas no se comprenden bien, a que las preguntas tienden a ser incompletas y a que algunos cuestionarios no regresen a tiempo a la persona que los género.

48 Dar instrucciones a cada empleado para llevar un diario o una bitácora de sus actividades diarias. Si es posible establecer una ejecución es sistemática, los resultados serán confiables. El estudio y verificación de estas bitácoras, sin embargo, pueden ser lento y costosos.

49 El analista visualiza al trabajador desempeñar las tareas del puesto y registra sus observaciones al respecto. Es lenta, costosa, y cuando se realiza a gran escala resulta menos precisa. Pese a estos factores, la observación directa es el método idóneo cuando la labor es manual y repetitiva.

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51 Bajo Nivel de Especialización: Simplificación del puesto Alto Nivel de Especialización: Poca oportunidad de autorrealización

52 Técnicas para el diseño de puestos Rotación del Personal Enriquecimiento del puesto Grupos Autónomos de Trabajo Inclusión de Nuevas tareas

53 Permitir al empleado cambiar de uno a otro puesto. Los trabajadores se hacen competentes en distintos cargos y no sólo en uno.

54 Expandir el numero de funciones añadiéndole actividades similares. Reduce la monotonía. Expande el ciclo del trabajo. Requiere una mayor gama de habilidades.

55 Añadir nuevas fuentes de satisfacción laboral  Responsabilidad.  Autonomía.  Control.

56 Grupos de 3 a 15 trabajadores Los objetivos se fijan en términos del equipo, la toma de decisiones es colectiva y las actividades se distribuyen.

57  REYES Ponce (2009) “El análisis de puestos”, México, Ed. Limusa  WERTHER, William (2008) “Administración de Recursos Humanos” 6° Edición, México, Ed. Mc Graw Hill  BOHLANDER, George (2008) “Administración de Recursos Humanos” 14° Edición, México, Ed. Cenage Learning  MONDAY, R. Wayne (2005) “Administración de recursos humanos” 9° Edición, México, Ed. Person Prentice Hall  IVANCEVICH, Jonh (2005) “Administración de recursos humanos” 9° Edición, México, Ed. Mc Graw Hill