Curso de Auditor Interno

Presentación del tema: "Curso de Auditor Interno"— Transcripción de la presentación:

1 Curso de Auditor Interno
Que es la auditoria ? Procedimiento de auditoria Registros de auditoria y su descripción. Análisis de causa raíz Que es un acción correctiva ? Perfil y comportamiento del auditor Actividades del auditor

2 ¿ Que es la auditoria ?

3 Curso de Auditoria La auditoría es el examen crítico que realiza una persona o grupo de personas independientes del sistema auditado, el sistema puede ser una persona, organización, proceso, proyecto o producto. La actividad de auditar consiste en realizar un examen de los procesos y de la actividad operativa de una organización para confirmar si se ajustan a lo fijado por los procedimientos, leyes, políticas o criterios.

4 Curso de Auditoria Puede decirse que la auditoría es un tipo de examen o evaluación que se lleva a cabo siguiendo una cierta metodología. Lo deseable es que el auditor no pertenezca a la entidad auditada. La persona encargada de realizar dicha evaluación recibe el nombre de auditor. Su trabajo implica analizar detenidamente las acciones de la empresa y los documentos donde las mismas han sido registradas y determinar si las medidas que se han tomado en los diferentes casos son adecuadas y han beneficiado a la compañía.

5 Curso de Auditoria La auditoría intenta también brinda pautas que ayuden a los miembros de una empresa a desarrollar adecuadamente sus actividades, evaluándolos, recomendándoles determinadas cosas y revisando detenidamente la labor que cada uno cumple dentro de la organización. En una empresa, la evaluación en lo que respecta al desempeño organizacional de toda la entidad es fundamental para poder discernir si se han alcanzado los objetivos que se deseaban. Dicha labor es la correspondiente a las auditorías.

6 CARACTERISTICAS DE LA AUDITORIA
Curso de Auditoria CARACTERISTICAS DE LA AUDITORIA 1- Es objetiva: Significa que el examen es imparcial, sin presiones ni halagos, con una actitud mental independiente, sin influencias personales ni políticas. En todo momento debe prevalecer el juicio del auditor, que estará sustentado por su capacidad profesional y conocimiento pleno de los hechos que refleja en su informe. 2- Es Sistemática y profesional: La auditoría debe ser cuidadosamente planeada y llevada a cabo por personal conocedores del ramo que cuentan con la capacidad técnica y profesional requerida, los cuales se atienen a las normas de auditoría establecidas, a los principios generalmente aceptados y al código de Etica Profesional. El desarrollo de la auditoría se lleva a cabo cumpliendo en forma estricta los pasos que contienen las fases del proceso de la auditoría: Planeación Ejecución Informe.

7 Curso de Auditoria 3-Finaliza con la elaboración de un informe escrito (dictamen) que contiene los resultados del examen practicado, el cual debe conocer de previo la persona auditada, para que tenga a bien hacer las correspondientes observaciones del mismo; además el informe contiene las conclusiones y debilidades tendientes a la mejora de las debilidades encontradas. El producto final es un informe con conclusiones y recomendaciones para promover la mejora, eficiencia y eficacia.

8 Procedimiento de auditoria

9 Curso de Auditoria El procedimiento de Auditoria Interna de PHS, esta referenciado en el Manual de Administración de Operaciones , en su procedimiento : 7.11 PROCEDIMIENTO DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD Este procedimiento esta estructurado por sub capítulos que comprende: Disposiciones Planeación de auditoria Objetivos y Metas Registros Descripción del Procedimiento de aseguramiento de calidad Diagrama de flujo Anexo con el formato de auditoria del proceso de Rampa

10 Curso de Auditoria Disposiciones
En este se establecen responsabilidades de la Gerencia de Capacitación y aseguramiento de la calidad ubicado en Cancún quien llevaran el desarrollo, implementación y mantenimiento del programa de aseguramiento de calidad local. También se referencia a la Gerencia de Ingeniería. Ambas áreas son independientes de la operación para poder practicar las auditorias. Con este curso se habilitaran a auditores internos de SJD, PVR, CZM y CUN.

11 Curso de Auditoria Dentro del programa de auditoría y aseguramiento de calidad se lleva una medición periódica y del análisis de los resultados se define un nivel deseable de confiabilidad de las operaciones, enfocados a la satisfacción de la seguridad Safety and Security. De las mediciones se desprenden los reportes derivados de las inspecciones que contiene las áreas de oportunidad o condiciones no deseadas que impliquen riesgos operacionales, de estas se generarán sugerencias de mejora y acciones preventivas/correctivas. Como elementos de entrada y en complemento para la mejora del programa de auditoría y aseguramiento de calidad, se tendrán en cuenta : Las Inspecciones y auditorías internas. Acciones correctivas ya implementadas en mejora a los procesos. Quejas de los clientes Service Report Incidentes y eventos ocurridos que afecten la seguridad

12 Curso de Auditoria Elementos a considerar :
Se llevará a cabo una análisis periódico de los reportes para mantener un control de los riesgos para identificar al grado de afectación e impacto en la seguridad de las operaciones. Mediante el formato de acciones correctivas el análisis de causa raíz se determinaran e implementarán las acciones correctivas que atiendan los hallazgos. Los archivos y registros generados de las auditorias e inspecciones permanecerán documentados y almacenados por un periodo de un 1 año. Los resultados derivados de las auditorias periódicas serán notificados al Gerente de Estación, al área de Ingeniería y Dirección de operaciones. Estos resultados serán difundidos al personal así como las publicaciones generadas para reforzar los procesos tales como alertas, circulares y acciones de mejora establecidas en el formato de acción correctiva.

13 Registros de auditoria

14 Curso de Auditoria Los registros de auditoria con todos aquellos formatos que serán ocupados y generarán las evidencias de la practica de auditoria. La notificación de auditoria podrá ser por correo electrónico en formato libre a los involucrados y quienes serán auditados. Los formatos básicos ocupados son : Formato de auditoría de procesos (Tráfico, despacho, rampa, supervisión). Este será ocupado según el alcance de servicios de cada estación. 2. Mediciones y estadística Información grafica de resultados de la auditoria 3. Formato de acción preventiva/correctiva

15 Curso de Auditoria Preparación del servicio
Llegada de la aeronave GSE Descarga Estiba Limpieza en cabina Push Back Post vuelo Abajo un extracto del formato de auditoria de rampa, en el que se verifican los proceso de atención a las aeronaves, en este se evalúan los procesos de: En el formato impreso se calificara con una marca en cumple o no cumple, así mismo se anotarán observaciones derivadas de la evaluación. En el formato electrónico se indicara con un 1 los resultados de evaluación, en donde la base en Excel promediara el resultado parcial por proceso.

16 Curso de Auditoria 2. Mediciones y estadística.
Con la asistencia de bases electrónicas de Excel se graficaran los resultados de auditoria en donde se reflejara el % de cumplimiento y se especificar las áreas de oportunidad según su prioridad de atención.

17 Curso de Auditoria 3. Formato de acción preventiva/correctiva
Derivado del resultado global de una serie de muestreos, se analizarán los hallazgos y/o desviaciones a los procesos, que serán asentados en el Formato de Acción preventiva/correctiva , en donde con un análisis objetivo se determinara la causa raíz y acción propuesta para atender dichos hallazgos. En el formato se definirá el responsable de cerrar la acción y fecha compromiso Este formato será firmado por el responsable y por quien validad la acción implementada.

18 Análisis de causa raíz

19 Curso de Auditoria El Análisis y Solución de un Problema obliga a formular una pregunta cuyo enfoque va más allá del Arreglo del mismo, ¿qué causó la causa? con ello, se plantea la necesidad de llevar a cabo un Análisis de la Causa Raíz para identificar la Causa origen que provocó el Problema, si no se hace de esa manera, es muy probable que el Problema y sus Efectos puedan volver a aparecer. Identificar la Causa Raíz de un Problema, significa buscar el origen del Problema, es eliminar por completo la reincidencia de la aparición de los efectos no deseados del Problema. Como su nombre lo indica, es descubrir la raíz de los eventos de cambio que generaron las fallas que afectaron sistemas, procesos, equipos o componentes. Al identificar la Causa Raíz de un Problema se puede estar en posibilidad de aplicar la Acción Correctiva Terminal que sea capaz de eliminar de manera permanente las causas del problema.

20 Curso de Auditoria El Proceso efectivo para el Análisis de Causa Raíz debe ser capaz de ofrecer la Mejor Solución para: Eliminar de manera permanente la aparición del Problema Controlar la generación de Eventos de Cambio capaces de volver a incidir sobre las causas del Problema Crear acciones de prevención sobre Posibles Eventos de Cambio que presenten posibilidad y probabilidad de aparecer y con ello, causar las causas del Problema El Proceso Efectivo para el Análisis de la Causa Raíz debe ser capaz de identificar la fuente primaria que originó los Efectos del Problema. En cada sistema, equipo o componente, las fallas se presentan por condiciones y/o acciones. En otras palabras, hay una serie de Eventos de Cambio que explican la falla que se analiza, si no la explican, quiere decir que el camino de solución está equivocado.

21 Curso de Auditoria El Proceso Efectivo para el Análisis de la Causa Raíz debe ser capaz de identificar con toda precisión las Causas Inmediatas (Verdadera Causa del Problema), los Factores Causales (Condiciones – Acciones) que relacionen al Problema con la Causa Terminal que explique la aparición de la Causa Raíz del Problema.

22 Curso de Auditoria Métodos de análisis de causa raíz.
Se describirán dos métodos sencillos para el análisis de causa raíz 1. Mapa de Causas ( ¿ Por que ? ) Un mapa de causas es una explicación visual de por qué se produjo un incidente. El diagrama se construye de izquierda a derecha, empezando por indicar en un recuadro el efecto negativo del problema. A partir de este inicio, se va retrocediendo, tratando de identificar mediante una serie de preguntas sucesivas del  tipo “¿Por qué se produce este efecto?, las causas detrás del mismo; primero, las más aparentes o directas; después las causas más profundas y menos evidentes.                                                                                                 Podrás preguntarte el ¿ Por que ? Las veces necesarias para llegar a la causa raíz. (se recomienda hasta 5 veces )

23 En la técnica, cada causa así identificada es considerada automáticamente como un nuevo efecto al cual se le busca a su vez una causa, preguntándose nuevamente por el por qué. Empezar el proceso con un serie sucesiva de 5 “¿por qué? Suele ser un buen punto de partida:                                                                                                                                                                               EJEMPLO : ¿Por que ? ¿Por que ? ¿Por que ? ¿Por que ? El personal no llego a tiempo a la recepción de la aeronave No les fue informada la asignación y posición El coordinador no contaba con radio W.T. Los radios no estaban cargados .

24 Curso de Auditoria Diagrama de Ishikawa
Es una representación gráfica de las relaciones múltiples de causa-efecto entre las diversas variables que intervienen en un proceso. Esta herramienta, creada en Japón por el Dr. Kaoru Ishikawa, se utiliza para facilitar el análisis de problemas y sus soluciones. También se lo conoce por su estructura similar al esqueleto de un pez-Diagrama Espina de Pescado.

25 Curso de Auditoria Cómo interpretar el Diagrama de Ishikawa
El gráfico cuenta con una flecha (espina) central, que representa al problema a analizar. Esta espina central es acudida por otras espinas –las causas principales- y éstas, a su vez, por otras que son sub-causas o causas subsidiarias. De esta forma, es posible profundizar en el problema, haciendo preguntas del tipo “¿por qué?” hasta agotar el tópico y encontrar la causa raíz que generó dicho problema.

26 Curso de Auditoria EJEMPLO : ó ó procedimientos Herramientas
No les fue informada la asignación y posición ¿Por que ? Los radios no estaban cargados . ¿Por que ? El coordinador no contaba con radio W.T. El personal no llego a tiempo a la recepción de la aeronave ¿Por que ? ó procedimientos ó Herramientas

27 Acción Correctiva

28 Curso de Auditoria Acción correctiva
Del análisis de causa raíz se desprende el planteamiento de las acciones. De acuerdo a la norma ISO 9000:2005, una Acción correctiva es una acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Es diferente la “Corrección” mediante la cual sólo se elimina o repara la no conformidad detectada, no su causa. Puede haber más de una causa para la no conformidad. La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para evitar que algo suceda.

29 Perfil y comportamiento del auditor

30 Curso de Auditoria Auditor
El auditor es la persona que aplicará las evaluaciones a los procesos de estaciones de acuerdo al procedimiento de auditoria. El auditor interno es seleccionado de acuerdo a sus conocimientos técnicos y experiencia en la atención a las aeronaves, para lo que recibirá un entrenamiento para la realización de la auditoria de acuerdo al procedimiento interno de PHS. El auditor aplicara criterios éticos y no actuara de manera arbitraria con los auditados. El auditor será imparcial a la operación y sus conclusiones no serán influenciadas por prejuicios e intereses de terceros.

31 Curso de Auditoria Las auditorias serán enfocadas a la satisfacción del producto y a la evaluación del desempeño de los procesos operacionales y de soporte, con lo que se revisaran los resultados del programa de aseguramiento de calidad periódicamente por parte de la dirección de operaciones, ingeniería y la estación. La aplicación de las auditorias serán desarrolladas bajo un código de ética del auditor, el cual establece los siguientes lineamientos: Será imparcial durante la auditoria sin favorecer a ningún área. Se conducirá de manera objetiva. Se apegara a los procedimientos establecidos. No será sobornable por intereses personales y de ningún tipo. No tomara represalias sobre las personas auditadas. No se afectarán los intereses de terceros y de la organización. Sus observaciones y recomendaciones se fundamentaran con datos y evidencias.

32 Actividades del auditor

33 Curso de Auditoria Funciones del auditor de calidad
Planificar las auditorias Notificar a los responsables de procesos la apertura y cierre de auditoria. Realizar las auditorias conforme al programa y lineamientos del plan de auditoría. Aplicar los listados de verificación por procesos Generar los reportes de auditoría y registro de hallazgos. Generar en tiempo y forma los informes de auditoria Analizar los resultados de auditorias Establecer métricas de desempeño. Proponer acciones de mejora a los procesos y a las desviaciones presentadas. Colaborar en el seguimiento de acciones. Hacer cumplir el programa de auditoria. Adecuarse al programa de auditoria Aplicar criterios de evaluación neutrales y éticos Detectar las desviaciones a los procesos Proponer mejoras a las listas de verificación Mantenerse actualizado con los cursos