Sistemas de Información

Presentación del tema: "Sistemas de Información"— Transcripción de la presentación:

1 Sistemas de Información
 Empresa : VEEDURIA DISTRITAL Misión: Promover la transparencia y prevenir la corrupción en la gestión pública distrital.

2 Subsistema Administrativo y Planificación Empresarial: Despacho Veedora y Viceveedora, Oficina Asesora de Planeación. Subsistema Financiero: Despacho Viceveedora (Contabilidad y Presupuesto) Subsistema de Apoyo : Despacho Viceveedora (Oficina Jurídica, Talento Humano, Administración de Bienes y Servicios, Sistemas, Servicios Generales, Correspondencia) Subsistema de Producción : Cuatro Veedurías Delegadas de Eficiencia Administrativa, Contratación, Quejas Y Reclamos y Participación y Control Social. Subsistema de Mercadeo: Despacho Veedora (Oficina de Prensa y Comunicaciones)

3 Subsistema Administrativo y Planificación Empresarial
Dirigir y orientar la acción de la Veeduría Distrital para el cumplimiento de su misión, objetivos y las funciones, en materia de control preventivo, evaluación integral de la gestión pública del Distrito Capital; mejoramiento y consolidación del Sistema Distrital de Control Interno y promoción de la participación y organización para el control social, con el fin de propender por la efectividad, transparencia, probidad e integridad de la gestión pública y el adecuado uso de los recursos públicos, de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente y los principios de la función pública. Orientar, coordinar y direccionar la gestión administrativa, financiera de la entidad, así como la formulación y ejecución de las estrategias, planes, programas y proyectos que adopte la Veeduría Distrital. Asistir al Veedor(a) en la gestión misional.

4 Subsistema Administrativo y Planificación empresarial
Orientar, asesorar y coordinar la formulación de los planes, programas y proyectos de desarrollo y estratégicos de la entidad; apoyar el proceso de construcción y formulación de políticas de la Entidad en materia de planeación y realizar el seguimiento y monitoreo del desarrollo de los planes, programas y proyectos para el logro de objetivos y metas institucionales.

5 Subsistema Financiero
Brindar acompañamiento profesional especializado en temas financieros y contables necesarios para el control y la coordinación de la gestión misional y administrativa. Acompañar a la Viceveeduría Distrital para la adecuada administración de los recursos financieros, presupuestales. Desarrollar la gestión contable requerida para el registro, consolidación y reconocimiento de los hechos y operaciones económicas de la entidad, conforme a la normativa y criterios de la contabilidad pública y al Plan General de Contabilidad Pública, para producir los estados financieros e informes veraces, confiables, razonables y oportunos que sirvan de herramienta para la adecuada planeación y toma de decisiones gerenciales.

6 Subsistema de Apoyo Dirigir y orientar la gestión jurídica en materia de contratación; defensa judicial y administrativa; interpretación de la normatividad y expedición de conceptos para la correcta aplicación de la normativa vigente; y la asesoría y acompañamiento jurídico a las diferentes instancias y dependencias de la entidad. Brindar acompañamiento profesional especializado en la prestación de los servicios administrativos y el suministro de los bienes y servicios que requiere la entidad para su funcionamiento y el cumplimiento de sus objetivos y fines misionales.

7 Subsistema de Apoyo Liderar y orientar la gestión de tecnologías de información y comunicaciones y responder por la administración de la plataforma tecnológica, los sistemas de información y el desarrollo e implementación de nuevos aplicativos, para garantizar a la Entidad, información oportuna y confiable y la automatización requerida para la simplificación y agilización de los procesos y procedimientos. Acompañar el diseño, formulación e implementación de las políticas, estrategias, planes, programas y proyectos de desarrollo de personal y adelantar todos los procedimientos y actividades relativas a la gestión de los procesos de talento humano.

8 Subsistema de Apoyo Desarrollar todos los procedimientos y actividades orientadas a la adecuada prestación de los servicios administrativos y el mantenimiento correctivo y preventivo, así como de la construcción de la infraestructura física de las sede de funcionamiento de la entidad. Administrar el Sistema de Gestión Documental de la entidad, mediante el desarrollo de los planes, programas y proyectos que se formulen sobre el particular y conforme a la normativa vigente.

9 Subsistema de Producción
Dirigir y orientar la evaluación de la gestión pública, Administrativa y presupuestal de las entidades y organismos distritales, así como contribuir con la asesoría, acompañamiento y coordinación de los responsables del control interno de las diferentes entidades, para la efectividad del control preventivo y evaluar el cumplimiento de los planes, programas, proyectos y resultados de la gestión de las entidades, en función del cumplimiento de las metas y objetivos del Plan de Desarrollo Distrital.

10 Subsistema de Producción
Contribuir en el diseño, formulación e implementación de las políticas, estrategias, planes, programas y proyectos en materia de participación, organización y control social, para el fomento de una gestión pública eficiente, eficaz, transparente y efectiva. Dirigir, orientar y liderar la gestión de investigación, atención de quejas y reclamos, con el propósito de formular recomendaciones, ante las autoridades distritales, para la adopción de medidas correctivas y preventivas orientadas a una gestión pública eficiente, eficaz, efectiva y transparente.

11 Subsistema de Producción
Dirigir y orientar la evaluación de la gestión contractual que realizan las entidades distritales, para prevenir la corrupción y garantizar la transparencia y efectividad de la gestión pública en la materia, en pro de salvaguardar el patrimonio público del Distrito Capital.

12 Subsistema de Mercadeo
Asesorar al Veedor Distrital en la formulación e implementación de estrategias de comunicación interna y externa para divulgar los resultados de la gestión.

13 PROBLEMAS EMPRESARIALES
Subsistema Administrativo y Planificación Empresarial El Despacho de la Viceveedora (área de presupuesto) es la dependencia responsable de expedir los certificados de disponibilidad presupuestal y realizar los registros presupuestales pertinentes, pero previo a esta actividad la Viceveedora autoriza con visto bueno formato para dicho trámite, asignando un código establecido en el plan de adquisiciones, con el fin de llevar un control, pero en ocasiones el código seleccionado supera el monto asignado o se relaciona a contratos que no corresponden, lo que puede presentar inconsistencias que se detectan con el paso del tiempo. El área de Planeación asesora a las diferentes dependencias de la entidad en la formulación de los proyectos de inversión y de los planes de acción, trimestralmente debe consolidar la información para ser reportada a Planeación Distrital, lo cual se realiza en formatos de excel extensos que no facilitan su manejo y consulta. El Despacho de la Viceveedora (área de presupuesto) es la dependencia

14 PROBLEMAS EMPRESARIALES
Subsistema Financiero Aunque existe un aplicativo externo a nivel distrital para el manejo del presupuesto, este no evidencia al detalle los recursos asignados a una meta o actividad específica, principalmente con los rubro de inversión, información indispensable para la Oficina de Planeación, quien realiza seguimiento y/o avance al cumplimiento de objetivos. Por solicitud de otras Entidades y/o dependencia de la Veeduría se debe remitir información especifica relacionada con presupuesto, la cual debe ser digitada periódicamente porque sistema no contiene todos los datos solicitados, generando posibles inconsistencias de la información registrada.

15 PROBLEMAS EMPRESARIALES
Subsistema de Apoyo Debido a una proyección restringida del plan de compras de bienes y servicios, se genera un suministro inoportuno de los bienes y servicios requeridos para el correcto funcionamiento de las diferentes dependencias (el puesto de trabajo, el equipo de cómputo, inducción, papelería y material de consulta).­

16 PROBLEMAS EMPRESARIALES
Subsistema de Producción En cada una de las áreas, laboran contratista que cumplen actividades específicas que apuntan al cumplimiento de la misión de la Entidad, mensualmente entregan un informe de avance que no mide porcentualmente los logros y/o retrasos que permitan hacer seguimiento y evaluación para la toma de decisiones. A los funcionarios de planta se realiza una evaluación de desempeño que evidencia el cumplimiento de sus funciones.

17 PROBLEMAS EMPRESARIALES
Subsistema de Mercadeo La oficina de presa es la encargada de generar herramientas de comunicación, pero a pesar que ha tenido un gran avance en la utilización de herramientas tecnológicas para la divulgación de la información interna y externa, el trabajo debe ser constante, periódico y oportuno al interior de la Entidad, porque el manejo inadecuado de la misma puede generar mal ambiente laboral y alterar el clima organizacional.

18 SOLUCIÓN NO SISTEMATIZADA Y SISTEMATIZADA
Los problemas planteados son relacionados con el manejo de información de presupuesto de inversión como de funcionamiento. Aunque existe un formato de excel para el registro de la información requerida por la Oficina de Planeación, se hace indispensable mejorar dicha herramienta adicionando macros, utilizando funciones y generando tablas dinámicas que faciliten el manejo e interpretación de la información y complementándola con datos útiles para la demás áreas, evitando así información repetitiva.

19 SOLUCIÓN NO SISTEMATIZADA Y SISTEMATIZADA
Desarrollar con el aval de la Dirección, un proyecto integral web, con herramientas de software libre, que se instalará en los servidores de la Entidad, con niveles de seguridad y roles de usuarios requeridos, su diseño, desarrollo, implementación y pruebas aproximadamente en 8 meses estará terminado. El aplicativo esta conformado por los siguientes módulos: plan de acción (inversión), funcionamiento, presupuesto, recursos (humanos, bienes y técnico), avance y seguimiento. Los proyectos plasmados en un sistema de información son garantía de confiabilidad, oportunidad, disponibilidad, seguridad, manejo estándar de los datos registrados. Sin embargo tanto en la opción sistematizada y no sistematizada la calidad de la información es responsabilidad de quien la registra, vale la pena aclarar que en el sistema de información se programan controles y validaciones que garantizan menor margen de error.