EL ARCHIVO Y LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

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1 EL ARCHIVO Y LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

2 CONTENIDOS

3 Gestión de la documentación en la empresa.
El volumen de información y de documentos que llegan a las empresas cada vez es mayor. Independientemente de su tamaño o actualidad, en las empresas se reciben, crean, tramitan y procesan grandes cantidades de documentos. Los datos y la información contenidos en ellos deben ser guardados correctamente.

4 Gestión de la documentación en la empresa.
Concepto de Dato: Se define como toda información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo susceptible de recogida, registro, tratamiento o transmisión concerniente a una persona física identificada o identificable.

5 Gestión de la documentación en la empresa.
Las personas físicas tienen garantizada y protegidos sus datos, en especial, los relativos a su honor e intimidad. La protección de datos personales está regulada por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal (LOPD) y el Reglamento de Desarrollo de la LOPD (Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre).

6 Gestión de la documentación en la empresa.
¿Qué es un dato de carácter personal? Es toda información concerniente a personas físicas. Los datos de carácter personal NO tienen por qué ser íntimos. En este sentido, serían datos de carácter personal, a título enunciativo, datos como el nombre, los apellidos, el n.º de DNI, la dirección postal o de correo electrónico, fotos o imágenes grabadas, propiedades, calificaciones académicas, pruebas y exámenes escritos en los que pueda identificarse al autor, números de cuentas bancarias o datos curriculares, entre otros.

7 Gestión de la documentación en la empresa.
¿Qué es un dato de carácter personal? No se refiere por tanto a datos: De empresarios individuales que se refieran a su actividad como tales . De personas jurídicas y de las personas físicas que presten sus servicios en aquéllas, siempre que consistan únicamente en su nombre y apellidos, las funciones o puestos que desempeñan, dirección postal o electrónica, teléfono y número de fax profesionales y que el fin sea mantener el contacto con la persona jurídica.

8 Gestión de la documentación en la empresa.
Ley de Protección de Datos, es de obligado cumplimiento para TODAS las personas físicas o jurídicas que posean datos de carácter personal de personas físicas

9 Gestión de la documentación en la empresa.
La empresa, será la responsable de los ficheros que contienen datos relativos a sus empleados y a sus clientes; un autónomo o empresario individual será responsable del tratamiento de los datos personales de sus clientes, un hotel será responsable del fichero de sus huéspedes; un gimnasio será responsable del fichero de sus socios; un centro educativo será responsable del fichero de sus alumnos, un Ayuntamiento será responsable del fichero del padrón…

10 Gestión de la documentación en la empresa.
La Ley distingue entre el responsable del fichero, es decir, el titular o propietario del mismo, y el encargado del tratamiento del fichero, que es aquel que está encargado de utilizar los datos por cuenta del anterior.

11 Gestión de la documentación en la empresa.
Tratamiento de datos: Operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no, que permitan la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, bloqueo y cancelación, así como las cesiones de datos que resulten de comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencias. El tratamiento de datos se refiere al un uso con fines empresariales o económicos.

12 Gestión de la documentación en la empresa.
Los datos personales se agrupan  y forman lo que conocemos como fichero. Concepto de Fichero: Todo conjunto organizado de datos de carácter personal que permita el acceso a los mismos con arreglo a criterios determinados...una empresa puede tener fichero de clientes, donde figuran los datos personales de los clientes, otro fichero de proveedores, donde figuran los datos personales de los proveedores, ficheros de empleados, etc.)

13 Existen dos tipos de Ficheros
Gestión de la documentación en la empresa. Existen dos tipos de Ficheros Ficheros no automatizados: Son los relativos a personas físicas que no están informatizados. Por ejemplo, un listado en papel de clientes. (Están amparados por la Ley de protección de datos). Ficheros automatizados: todo conjunto de datos de carácter personal organizado y estructurado conforme criterios de búsqueda automatizados. Los datos son relativos a personas físicas. Un ejemplo, sería una lista de clientes que creados en una hoja de cálculo para enviar una actualización puntual del precio de un producto, y que después no se vuelve a utilizar. O el empleo de esa misma hoja de cálculo para exportar los datos que contiene a una base de datos permanente.

14 ¿Qué deben hacer las empresas con los ficheros?
Protección de Datos de Carácter Personal. ¿Qué deben hacer las empresas con los ficheros? La empresa deberá establecer las medidas necesarias sobre los ficheros personales para que, una vez sean utilizados, puedan ser guardados o puedan ser borrados o destruidos, en su caso, y también deben garantizar el cumplimiento del el nivel de seguridad que corresponda de acuerdo al tipo de datos que contengan.

15 ¿Qué deben hacer las empresas con los ficheros?
Protección de Datos de Carácter Personal. ¿Qué deben hacer las empresas con los ficheros? La empresa deberá adoptar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado El artículo 26.1 de la LOPD nos indica que toda persona o entidad que cree un fichero de datos de carácter personal debe notificarlo previamente a la Asociación Española de Protección de Datos (AEPD).

16 Protección de Datos de Carácter Personal.
¿Qué tipo de medidas se pueden tomar? Básicamente manejamos dos tipos de medidas de seguridad: • Medidas organizativas: determinarán los procedimientos, reglas y niveles de seguridad que se deben seguir dentro de la empresa con los datos de terceras personas. • Medidas técnicas: están destinadas a evitar la modificación, pérdida o robo de los datos existentes. Estas medidas vienen clasificadas en la propia LOPD como medidas de nivel básico, medio y alto,

17 Protección de Datos de Carácter Personal.
Nivel alto: se incluyen en este nivel los datos referidos a la ideologías políticas, afiliaciones sindicales, creencias religiosas, origen racial, datos sobre la salud o la vida sexual. Nivel medio: se incluyen aquí los datos referidos a la comisión de infracciones administrativas o penales, servicios financieros, solvencia patrimonial o crédito (ficheros de morosos e impagados), datos en la Hacienda Pública, datos de los que se extraiga la personalidad de un sujeto (gustos, aficiones, estilo de vida, etc.) Nivel básico: este nivel englobará el resto de datos; nombre y apellidos, dirección, teléfono, DNI, número de la seguridad social, fotografías, firmas, correos electrónicos, datos bancarios, edad y fecha de nacimiento, sexo, nacionalidad, et

18 Protección de Datos de Carácter Personal.
Las medidas de seguridad que apliquemos en el tratamiento de datos de carácter personal deben responder a tres criterios: • Confidencialidad: la información será únicamente accesible para el personal autorizado. • Integridad: la información debe protegerse eficazmente de cambios no deseados. • Disponibilidad: la información debe ser accesible en el momento que sea necesaria por las personas autorizadas.

19 Protección de Datos de Carácter Personal.

20 Protección de Datos de Carácter Personal.
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es una entidad pública con personalidad jurídica propia que vela por los derechos de las personas y actúa con independencia de las Administraciones Públicas. Su objetivo es velar por el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos y controlar su aplicación, en especial en lo relativo a los derechos de información, acceso, rectificación, oposición y cancelación de datos.

21 el archivo: concepto , finalidades y clases
el archivo en la empresa clasificación de los archivos clasificación y codificación documental: Alfabética Geográfica Por materias o asuntos Numérica Cronológica Decimal

22 ¿Por qué guardar la documentación?
EL ARCHIVO ¿Por qué guardar la documentación? La Ley establece la obligación temporal de custodiar ciertos documentos. La documentación sirve para probar hechos. El archivo permite recuperar y consultar documentos cuya información puede ser de vital importancia.

23 EL ARCHIVO CONCEPTO: Un archivo es el conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad o institución, etc., produce en el ejercicio de sus funciones o actividades. Muchas veces es el lugar donde se conservan todos estos documentos. No toda la información que se recibe en una empresa debe ser almacenada o guardada. Los documentos pueden ser libros, fotos, recortes de diarios, y resultan de suma importancia cuando se emprende una actividad de investigación histórica. Las bibliotecas son los reservorios de archivos por excelencia, y deben tener una buena clasificación y distribución para un uso eficiente.

24 Conservar ordenadamente los documentos
EL ARCHIVO Conservar ordenadamente los documentos Facilitar la localización de los documentos cuando se requieran (ahorro de tiempo y esfuerzo)

25 EL ARCHIVO Proteger los documentos del deterioro o pérdida
Servir de fuentes de información o elemento probatorio

26 Finalidad legal: Documentación sobre la marcha del negocio A.-Los empresarios conservará los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años. B. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, será sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.

27 Finalidad legal: Documentación que acredita la propiedad de cualquier bien de la empresa. Deben conservarse siempre todos aquellos documentos que acrediten a la empresa de que es propietaria de cualquier tipo de bien, ya sea un local, maquinaria, etc. Documentos de carácter socio-laboral La empresa deberá guardar un mínimo de cinco años, desde el último asiento realizado, aquella documentación de carácter socio-laboral

28 Archivo convencional en soporte papel. Archivo informático
Clases y sistemas de ordenación de archivos Archivo convencional en soporte papel. Archivo informático La digitalización certificada

29 EL ARCHIVO Clases y sistemas de ordenación de archivos

30 EL ARCHIVO Clases y sistemas de ordenación de archivos

31 Sistemas de ordenación de archivos
EL ARCHIVO Sistemas de ordenación de archivos Para que el archivo cumpla su función, se debe establecer un criterio de ordenación. Ordenar documentos es juntarlos de acuerdo con una norma o criterio conocido, que permitirá localizarlos fácilmente en una búsqueda posterior. Los sistemas más frecuentes utilizados en el entorno empresarial para ordenar la documentación son: el alfabético, numérico, alfanumérico, geográfico, cronológico, y por materias, temas o asuntos.

32 SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Alfabética La clasificación se realiza por el nombre del que lo suscribe o su destinatario. Tiene como base el nombre de la persona o la empresa a la que se refiere el documento y es uno de los más sencillos. La palabra clave para realizar la ordenación se denomina: Palabra ordenatriz

33 SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
REGLAS

34 SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Nombres de personas físicas. El nombre completo de las personas consta de nombre/s y apellidos. Primero se anota el primer apellido, seguido del segundo apellido y acabando con el nombre/s, precedido de una coma. La clasificación se realiza utilizando el primer apellido. Si hay coincidencia, se ordena por el segundo apellido. Si coinciden, por el nombre propio. Los apellidos con guión, se consideran uno solo. Si coincide el nombre totalmente, se ordena por población y si vuelve a coincidir, por el nombre de la calle. Los títulos o grados (académicos, eclesiásticos, militares) no influyen en la ordenación, escribiéndose completos o sus abreviaturas después del nombre y entre paréntesis.

35 Nombres de personas físicas.
Los apellidos con preposiciones, artículos o prefijos (de, del, la, de la, de los, etc.) se ordenan prescindiendo de estas partículas. Los nombres extranjeros se ordenan por el primer apellido, considerando las partículas que lo preceden (von, du, la, etc.) como integrantes del apellido. Las expresiones Hijos de, Herederos de, Viuda de, etc. no se consideran en la clasificación de las personas o de las empresas; así como los artículos, las conjunciones y preposiciones.

36 SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Ejemplos: Ana Torres Falcó  Torres Falcó, Ana Viuda de Joaquín Comins  Comins, Joaquín (Viuda de) Doctora Margarita Puig González  Puig González, Margarita (Doctora) Andrea Van Fass  Van Fass, Andrea

37 SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
B. Nombre de personas jurídicas El nombre o la razón social de una empresa es siempre más importante que los nombres de sus departamentos o de sus empleados. Sigue unas normas similares a las de las personas. Las denominaciones objetivas de las empresas se ordenan alfabéticamente como aparecen escritas, sin considerar, como elementos de clasificación las expresiones: fábrica, compañía, sociedad, cooperativa, etc

38 B. Nombre de personas jurídicas
Las siglas de las sociedades y de las instituciones se ordenan como si fuesen una palabra. Cuando los nombres comprenden números, éstos se consideran como si estuvieran escritos en letras, ordenándose alfabéticamente. Las empresas extranjeras se clasifican por su primera palabra. Los organismos oficiales se ordenan atendiendo a su denominación jurídica o a las siglas si son más conocidas. 

39 SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Ejemplos: Editorial Anaya  Anaya (Editorial) Ferretería Vidal  Vidal (Ferretería) Hijos de Inocencia Beltrán SL  Beltrán SL (Hijos de Inocencia) Organización de las Naciones Unidas  ONU Banco Sabadell  Banco Sabadell British Airways  British Airways Cafetería la Gaviota  Gaviota, Cafetería (La)

40 SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
GEOGRAFICA Sistema sencillo En el sistema geográfico las empresas asocian los documentos según la situación geográfica, empezando por países, comunidades autónomas, provincias, localidades y, por último, domicilios. Y en el caso de que coincidiesen varios datos se ordenaría alfabéticamente. ESTADO COMUNIDAD AUTÓNOMA PROVINCIA LOCALIDAD DIRECCIÓN PERSONAS

41 SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

42 SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
CLASIFICACIÓN POR MATERIAS O ASUNTOS Mediante este sistema podremos clasificar atendiendo a los distintos asuntos, materias o temas, de tal manera que aquellos documentos que tengan relación con el mismo asunto llevarán la misma clasificación. Como es lógico, podría haber varios documentos en una misma carpeta por asunto, para ello, lo que se suele hacer es realizar subdivisiones de asuntos hasta llegar a clasificar por métodos alfabéticos, numéricos, etc.  Ejemplo:  Viajes  Canadá   De negocios  Díaz Martín, Rafael                                                        Fernández Gómez, Gerardo

43 SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

44 SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Sistema decimal Se realizan hasta 10 grupos y a cada uno se le asignará un número de 0 a 9 Cada grupo se puede dividir en 10 grupos más. A su vez, cada uno de los grupos de segundo nivel podrá subdividirse en otro de tercer nivel, de esta manera, el número ahora contendrá tres dígitos: el primero identificará  al primer grupo, el segundo al segundo grupo y el tercero será un número comprendido entre 0 y 9. se podrían realizar tantas subclasificaciones como sean necesarias Este sistema permite la clasificación y el archivo de grandes cantidades de documentos, se suele usar en, por ejemplo, bibliotecas, aseguradoras, etc.

45 SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Ejemplo de clasificación de una agencia de viajes: 1. Viajes Nacionales. 2. Viajes al Extranjero. 3. Viajes de Empresa. El grupo 1 podría subdividirse en un subgrupo 1, quedando de la siguiente forma: 1.1 Costa 1.2 Interior 1.3 Montaña Si subdividimos el subgrupo 1.1 lo podríamos clasificar en: 110. Norte 111. Este 112. Oeste Es decir, el código 110. Representaría la documentación relativa a: Viajes Nacionales  Costa  Norte.

46 Gestión, tratamiento y archivo físico de documentación en papel.
El archivo de la documentación escrita supone un consumo de recursos muy importante para cualquier empresa. Por ello, cada día más empresas aplican los principios de la tres erres: reducir, reutilizar y reciclar. El proceso de archivo conservación y uso de documentación escrita se compone de las siguientes fases: Entrada de la documentación en el archivo. Conservación y utilización de la documentación. Purga y destrucción de documentos.

47 Diferencia entre datos e información.
¿Qué es un fichero? Concepto de campo y registro.

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49 Protección de Datos de Carácter Personal.

50 a la firma electrónica que no tiene la firma digital
Protección de Datos de Carácter Personal. a la firma electrónica que no tiene la firma digital Tiene valor legal NO tiene valor legal

51 Protección de Datos de Carácter Personal.
La firma digital garantiza la veracidad de una información, la firma electrónica (como la firma manuscrita) permite acreditar legalmente la identidad de quien emite esa información. Gracias a ella, tanto el receptor como el emisor de un contenido pueden identificarse mutuamente con la certeza de que son ellos los que están interactuando, y se evita que terceras personas intercepten y alteren . La firma electrónica cuenta con el respaldo de un certificado electrónico emitido por una autoridad de certificación que garantiza la autenticidad de la firma. Esto le añade un plus de seguridad a nuestras comunicaciones y nos permite poder aplicarlo tanto en el entorno empresarial como en el personal, en especial en las relaciones con la Administración.

52 Protección de Datos de Carácter Personal.
Supuesto con solución: Fernando, empresario autónomo, debe realizar dos operaciones telemáticamente: una transferencia bancaria a un proveedor y la obtención de un certificado que acredite que se encuentra al corriente de sus obligaciones con Hacienda. Desea saber cuál de los dos procedimientos tiene el máximo valor legal. Solución: Para realizar el pago al proveedor, el banco de Fernando le permite realizar transferencias por Internet, y para ello le facilita una firma digital que normalmente combina cifras y letras (3695rfn). Al introducir esta firma, que solo él conoce, quedará identificado como titular de la cuenta y autor de la operación. Para obtener el certificado de estar «al corriente de mis obligaciones», Fernando se introducirá en la página web de la Agencia Tributaria, en su apartado Secretaría virtual. Y gracias al certificado y firma electrónica que posee en su ordenador, podrá realizar el trámite instantáneamente y con plena validez legal, ya que su identificación como firmante es equivalente a la que otorga la firma manual.

53 Protección de Datos de Carácter Personal.

54 Protección de Datos de Carácter Personal.

55 Protección de Datos de Carácter Personal.

56 Protección de Datos de Carácter Personal.
Supuesto con solución: Alejandro desea obtener el DNIe y quiere comenzar a utilizarlo para trámites telemáticos, ya que su ordenador tiene lector de tarjetas inteligentes. ¿Qué pasos tendría que dar para obtenerlo? Solución: Paso 1. Para obtener el DNIe, Alejandro deberá acudir en persona a una oficina de expedición del DNIe (ubicadas en las comisarías de policía), y aportar la documentación solicitada para la renovación del DNI y abonar las tasas correspondientes. A la vez que obtiene el DNIe, recibe todos los certificados electrónicos de autentificación y de firma digital que lleva asociados. Paso 2. Para usar el DNIe, Alejandro deberá contar con determinados elementos informáticos, tales como ordenador personal, lector de tarjetas inteligentes y programas compatibles para su uso (sistema operativo, navegador y controlador criptográfico). A partir de este momento, Alejandro podrá realizar trámites y gestiones online en numerosos organismos.

57 Protección de Datos de Carácter Personal.
Investiga en la web de CERES. ¿Tiene límite temporal el certificado electrónico? 32. ¿Qué información contiene el DNIe? ¿Dónde debemos acudir para obtenerlo? 33. ¿Podemos utilizar nuestro DNIe directamente desde el ordenador o necesitamos algún accesorio? 34. ¿Con el DNIe se pueden consultar los puntos del carné de conducir? 35. ¿Por qué crees que todavía no hay un uso masivo en la sociedad del DNIe y de sus posibles aplicaciones?