Introducción a las hojas de cálculos

Presentación del tema: "Introducción a las hojas de cálculos"— Transcripción de la presentación:

1 Introducción a las hojas de cálculos

2 Abre una hoja de cálculo e investiga
1. Introducción Abre una hoja de cálculo e investiga

3 2. Interfaz gráfica de Excel

4 3. Comenzar a trabajar con Excel
3.1. Seleccionar celdas Para seleccionar… Forma de proceder Una celda Se hace clic sobre la misma Varias celdas Consecutivas Clic sobre una de ellas y a continuación se arrastra No consecutivas Clic sobre una celda, pulsamos <Ctrl> sin soltarla el resto de celdas Una columna Clic sobre el nombre de la columna Varias columnas ??? Una o varias filas Toda la hoja Seleccionar todo

5 3. Comenzar a trabajar con Excel
3.2. Modificar celdas Configurar la anchura de las columnas Configurar la altura de las filas Pon el tamaño mínimo

6 3.3. Moverse por el área de trabajo
3. Comenzar a trabajar con Excel 3.3. Moverse por el área de trabajo Con la barra de desplazamiento A través de los cursores A través de las teclas de control

7 3.4. Introducir datos en las celdas
3. Comenzar a trabajar con Excel 3.4. Introducir datos en las celdas Dentro de una celda se pueden escribir 3 tipos de datos distintos: Números Texto Fórmulas Escribe en tu hoja Excel

8 3. Comenzar a trabajar con Excel
3.5. Editar celdas Podemos editar el contenido de una celda de dos formas: Desde la propia celda: se hace doble clic en la misma. Desde la barra de fórmulas: al ser más amplia que una celda, es más fácil trabajar en ella. ¿Cómo se hace?

9 Actividad: realiza las tablas de la tarea 1
3. Comenzar a trabajar con Excel 3.6. Formato de celdas Grupo Fuente Actividad: realiza las tablas de la tarea 1 Grupo Alineación - Alineación del texto Orientación Ajustar texto Combinar celdas Combinar celdas y centrar Combinar horizontalmente Combinar Separar celdas

10 3. Comenzar a trabajar con Excel
3.7. Objetos Al igual que el resto de los programas de Office 2007, Excel permite la posibilidad de insertar un gran número de elementos, tanto propios como externos. Se realiza de la misma forma que en Word. Situar cursor sitio donde se desea insertar el elemento. Clic sobre el icono en la ficha Insertar El resultado es un objeto que siempre está en una capa superior, puesto encima de la pantalla donde están las celdas.

11 Escribe una celda con cada uno de estos contenidos.
3. Comenzar a trabajar con Excel 3.7. Formato de los datos Los formatos que acepta Excel son: General Número Moneda Contabilidad Fecha Hora Porcentaje Fracción Científica Texto Personalizado Escribe una celda con cada uno de estos contenidos. Tarea 1-Actividad 3

12 3. Comenzar a trabajar con Excel
3.8. Diseño de página Grupo de temas Forma rápida y vistosa de dar formato a toda la hoja a través de un tema, que especifica los colores, los tipos de letra y los efectos. Grupo configurar página Tamaño de los márgenes. Orientación de la hoja de papel. Tamaño. Área de impresión

13 4.1. Inserción de una fórmula
4. Fórmulas básicas 4.1. Inserción de una fórmula Una fórmula es una expresión que se utiliza para obtener un resultado a partir de los datos incluidos en una o más celda.

14 4. Fórmulas básicas 4.1. Inserción de una fórmula Tarea 2

15 4.2. Controlador de relleno
4. Fórmulas básicas Tarea 2 4.2. Controlador de relleno En la esquina inferior derecha de la celda que está seleccionada existe un punto. Es el controlador de relleno. Para utilizarlo se sitúa el puntero del ratón sobre él. Cuando se convierte en una cruz negra, sin soltar el botón izquierdo del ratón, se arrastra hacia abajo. Introduce distintos resultados dependiendo del contenido de la celda desde la que se aplique: Contenido celda Resultado Número, texto o cualquier otro valor constante, excepto fechas Repite el valor en las siguientes celdas Fecha Comienza una serie ascendente Fórmula Va cambiando según se va arrastrando, modificándose las referencias de las celdas en el mismo sentido en el que se arrastra la fórmula

16 4. Fórmulas básicas Referencias relativas
4.3. Referencias a celdas Referencias relativas Indican la posición de una celda con respecto a aquella en que se nombra. Si en la celda C1 se nombra a la celda B1, por ejemplo escribiendo =B1), lo que realmente almacena Excel es la celda que está encima. Por eso, al utilizar el controlador de relleno para arrastrar la fórmula hacia abajo, la fórmula se modifica y actualiza las posiciones (se autorrellenarán las celdas como =B2, =B3, etc., es decir, las que quedan encima de cada una.

17 4. Fórmulas básicas Referencias absolutas
4.3. Referencias a celdas Referencias absolutas No van relacionadas con la posición de una celda, sino únicamente con su nombre. La principal consecuencia es que al copiar la celda donde se encuentra la referencia o al arrastrarla utilizando el controlador de relleno, la referencia no varía. La nomenclatura de las referencias absolutas introduce el símbolo $ delante de la letra y el número del nombre de la celda (por ejemplo $B$1). Si en la celda C1 escribimos la fórmula =$B$1 y arrastraos hacia abajo, veremos que en todas las celdas la fórmula permanece invariable.

18 4. Fórmulas básicas Referencias mixtas
4.3. Referencias a celdas Referencias mixtas Uno de los elementos del nombre de la celda referenciada permanece fijo como en las referencias absolutas, pero el otro varía según su posición, como con las relativas. También se utiliza el símbolo $, pero solo se escribe delante de la parte de la referencia que se pretende que funcione como absoluta. Si en la celda C1 escribimos la fórmula =$B1, cuando copiemos o arrastremos la celda hacia abajo, nos aparecerá =$B2, =$B3…; es decir, no variará la referencia a la columna B pero sí a la fila 1. Sin embargo si la arrastramos en horizontal, funcionará como absoluta mostrando siempre =$B1.

19 ¿Qué tipo de referencia es cada una?
4. Fórmulas básicas 4.3. Referencias a celdas En general, se puede decir que el símbolo $ bloquea lo que tiene a continuación: En el caso $B2 bloquearía la columna. En el caso B$2, bloquearía la fila. En el caso $B$2 bloquearía fila y columna. ¿Qué tipo de referencia es cada una? Referencia Nomenclatura Comportamiento al copiar o arrastrar Relativa C4 Verticalmente, la referencia se mueve. Horizontalmente, la referencia se mueve. Absoluta $C$4 Verticalmente, la referencia permanece estática. Horizontalmente, la referencia permanece estática. Mixta $C4 C$4

20 5. Funciones Las funciones son fórmulas predefinidas que incluye la hoja de cálculo y que hace que sea más simple y rápida la realización de operaciones. Lo que se hace con una función se puede hacer también con fórmulas, pero se tarda mucho más y es más complicado, pues hay que escribir, en cada caso, todas las fórmulas necesarias. EJEMPLO Si queremos que en la celda B8 nos aparezca el resultado de sumar todas las celdas del rango B1:B podemos hacerlo de dos formas: Con fórmulas  =(B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7) Insertando en B8 la función =SUMA(B1:B7)

21 =NOMBRE DE LA FUNCIÓN(argumento1;argumento2;…;argumentoN)
5. Funciones La estructura de una función es la siguiente: Podemos insertar una función en una celda escribiéndola de acuerdo a la estructura indicada, pero la forma más habitual es seleccionando la celda y haciendo clic en el botón del asistente para insertar función, que se encuentra junto a la barra de fórmulas y se identifica por la expresión fx Se abre un cuadro de diálogo para elegir la función que se quiere insertar (incluye una pequeña descripción de las características y finalidad de cada una). Una vez elegida, se abre otro cuadro de diálogo que explica para que sirve la función y qué argumentos necesita. =NOMBRE DE LA FUNCIÓN(argumento1;argumento2;…;argumentoN)

22 5. Funciones Los argumentos que tienen su nombre en negrita son obligatorios. Permite minimizar la ventana para seleccionar los datos sin necesidad de escribirlos.

23 5. Funciones Nombre Sintaxis Descripción Suma =SUM(rango)
5.1. Funciones esenciales Nombre Sintaxis Descripción Suma =SUM(rango) Devuelve la suma de todos los números que hay contenidos dentro del rango Promedio =AVERAGE(rango) Devuelve la media aritmética de los números contenidos dentro del rango. Máximo =MAX(rango) Devuelve el valor del número más alto que se encuentra dentro del rango. Mínimo =MIN(rango) Devuelve el valor del número más pequeño que se encuentra dentro del rango. Producto =PRODUCT (rango) Devuelve el producto de todos los números que están incluidos dentro del rango. Raíz cuadrada =SQRT (celda) Devuelve la raíz cuadrada del valor almacenado en la celda.

24 5. Funciones Nombre Sintaxis Descripción Aleatorio =RAND ()
5.1. Funciones esenciales Nombre Sintaxis Descripción Aleatorio =RAND () Devuelve un número aleatorio, mayor que 0 y menor que 1 Valor absoluto =ABS(celda) Devuelve el contenido de una celda en valor absoluto, es decir, sin signo. Truncar =TRUNC (celda) Permite configurar el número de decimales a mostrar de un número o, incluso, mostrar únicamente su parte entera Mediana =MEDIAN (rango) Devuelve el valor de la mediana de un conjunto de valores. Moda =MODE (rango) Devuelve el valor más frecuente. Contar números =COUNT(rango) Devuelve cuántas celdas existen dentro del rango especificado que contengan números.

25 5. Funciones Nombre Sintaxis Descripción Contar espacios
5.1. Funciones esenciales Nombre Sintaxis Descripción Contar espacios =COUNTBLANK (rango) Devuelve el número de celdas que están vacías dentro del rango especificado. Contar no vacías =COUNTA (rango) Devuelve el número de celdas que contienen cualquier dato dentro del rango especificado.

26 5.2. Funciones condicionales
SI CONDICIONAL Devuelve el segundo argumento si la prueba lógica es cierta y el tercero si no lo es. =IF(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Operador lógico Signo Igual a = Mayor que > Menor que < Mayor o igual que >= Menor o igual que <= Distinto a <>

27 5.2. Funciones condicionales
CONTAR CONDICIONAL Devuelve el número de celdas de un rango que cumplen el criterio propuesto. Es otra función condicional que incluye también 2 argumentos. Excel recorre el rango, pero en vez de sumar los valores como en la función anterior, únicamente dice cuántos elementos cumplen la condición =COUNTIF(rango;criterio)

28 5.2. Funciones condicionales
SUMA CONDICIONAL Esta función suma los números de un rango cuando cumplen un criterio o condición. Los dos primeros argumentos son obligatorios, el tercero es opcional. Si se usa tienen dos rangos: - El primero para comprobar si se cumple el criterio. - El segundo para ir sumando los valores que contiene cuando esto sucede. =SUMIF( rango;criterio;rango_suma)

29 5.3. Funciones de búsqueda y referencia
Excel no solo puede ser utilizado como una aplicación de hoja de cálculo, sino que también puede ser utilizado como un pequeño gestor de base de datos. Muchas veces hace falta tener un listado con información almacenada sobre la que se precisan realizar cálculos matemáticos. En esos casos, son imprescindibles las funciones de búsqueda y referencia. Siempre se va a partir de una tabla en la que estén los datos almacenados al igual que se hace en una base de datos; es decir, con los campos en columnas y los registros en filas.

30 5.3. Funciones de búsqueda y referencia
Función buscar Esta función tiene dos notaciones: Recorre de arriba abajo la primera columna de la matriz y, cuando encuentra el valor buscado, salta a la celda que se encuentra en la última columna de la misma fila y devuelve su contenido como resultado. Recorre de arriba abajo el vector de comparación y, cuando encuentra el valor buscado, salta a la misma fila del vector de resultado, devolviendo su contenido como resultado. =BUSCAR(valor_buscado;matriz) =BUSCAR(valor_buscado;vector_comparacion:vector_resultado)

31 5.3. Funciones de búsqueda y referencia
Función buscar EJEMPLO

32 5.3. Funciones de búsqueda y referencia
Función buscar vertical =BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_col) EJEMPLO Cambia de nombre!!!

33 5.3. Funciones de búsqueda y referencia
Función buscar horizontal =BUSCARh(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_col) EJEMPLO FALSO quiero coincidencia exacta