Compras Solicitudes de compra y ofertas de compra

Presentación del tema: "Compras Solicitudes de compra y ofertas de compra"— Transcripción de la presentación:

1 Compras Solicitudes de compra y ofertas de compra
SAP Business One, Versión 9.0 Bienvenido al tema sobre las Solicitudes de compra y Ofertas de compra.

2 Objetivos Al finalizar este módulo, podrá realizar lo siguiente:
Crear solicitudes de compra y ofertas de compra Utilizar el asistente de generación de ofertas de compra para producir múltiples ofertas En esta sesión, exploraremos cómo crear y trabajar con las solicitudes de compra y las ofertas de compra. Utilizaremos el asistente de generación de ofertas de compra para producir múltiples ofertas.

3 Situación de ejemplo Su compañía agregó solicitudes de compra y ofertas de compra como parte del proceso de compra normal. Cuando los empleados desean solicitar suministros, utilizan una solicitud de compra para alertar al departamento de compras sobre sus necesidades. Si ninguno de estos artículos se encuentra disponible localmente, el departamento de compras adquirirá los artículos. Para obtener el mejor precio, un comprador les solicita a los proveedores que brinden ofertas para los artículos. Cuando se necesitan múltiples ofertas, se utiliza el asistente de generación de ofertas de compra. Su compañía agregó solicitudes de compra y ofertas de compra como parte del proceso de compra normal. Cuando los empleados desean solicitar suministros, utilizan una solicitud de compra para alertar al departamento de compras sobre sus necesidades. Si ninguno de estos artículos se encuentra disponible localmente, el departamento de compras adquirirá los artículos. Para obtener el mejor precio, un comprador les solicita a los proveedores que brinden ofertas para los artículos. Cuando se necesitan múltiples ofertas, se utiliza el asistente de generación de ofertas de compra.

4 Pedido de entrada de mercancías
Resumen del proceso Solicitud de compra Solicitud de pedido Pedido de compra Pedido de entrada de mercancías Factura de proveedor Pago efectuado La solicitud de compra se puede utilizar como un paso preliminar en el proceso de compra. Estas se utilizan internamente para indicar una necesidad de un artículo. Una vez que se realiza la solicitud, el artículo se puede solicitar directamente o se les puede solicitar a los proveedores que brinden sus ofertas. El documento de oferta de compra le permite registrar las ofertas de artículos del proveedor. Existen varias formas de crear ofertas de compra. Se pueden crear ofertas únicas manualmente o a partir de una solicitud de compra. El asistente de ofertas de compra puede utilizarse para crear múltiples ofertas. Desde el informe de solicitud de compra, puede crear ofertas en línea directamente desde el informe marcando una casilla de verificación. Las ofertas también se pueden crear directamente desde los pedidos del cliente usando el asistente de confirmación de aprovisionamiento. Luego de que los proveedores responden a las ofertas, usted puede comparar las respuestas para determinar la mejor oferta y, a continuación, crear un pedido a ese proveedor.

5 Solicitud de compra Ahora observemos detenidamente la solicitud de compra. Una Solicitud de compra es generalmente un documento generado por un usuario para notificarle al departamento de compras los artículos o servicios necesarios. El documento especifica las cantidades y un período de tiempo para los artículos solicitados. También puede incluir la información de autorización para proceder con la compra. Las solicitudes de compra también se conocen como pedidos de compra. También es una solicitud para llevar a cabo una compra usando los fondos de la compañía. Algunas compañías requieren una solicitud de compra para todas las compras y otras solo las requieren para determinados tipos de compras.

6 Beneficios Ahorra tiempo porque el documento brinda la información necesaria para los pedidos Reduce los gastos relacionados con los artículos devueltos Le permite realizar un seguimiento de los gastos con antelación Ayuda con la planificación del presupuesto o la reducción de costes Con las solicitudes de compra puede ahorrarle tiempo al departamento de compras, porque el documento brinda la mayor parte de la información que ellos necesitan para crear los pedidos. Además, las solicitudes de compra reducen los gastos relacionados con los artículos devueltos ya que estos no resultaron como el solicitante esperaba o los artículos que el supervisor no aprobó. Las solicitudes de compra le permiten a una compañía realizar un registro de los gastos de una compra con antelación. Estas ayudan al departamento a mantener un presupuesto. También le permiten ver a la compañía cuáles departamentos o empleados gastan más que otros y, de esta forma, ayudar con la planificación del presupuesto o las reducciones de costes.

7 … … Documentos destino Pedido de compra Solicitud de pedido
Solicitud de compra Pedido de compra Una solicitud de compra puede copiarse a una oferta de compra para buscar el mejor precio o la solicitud de compra puede copiarse directamente a un pedido si el proveedor es conocido.

8 Informe de solicitud de compra
… Solicitud de pedido Pedido de compra … Pedido de compra Otra opción es abrir el informe de solicitud de compra para ver las solicitudes de compra existentes y crear los documentos de seguimiento directamente desde el informe. El informe de solicitud de compra brinda una descripción general de todos los artículos de la solicitud de compra con la información correspondiente. Como se muestra en el gráfico, puede seleccionar las líneas del informe, luego utilizar la lista desplegable del botón Crear para confeccionar las ofertas o pedidos. Dentro del informe, es posible realizar cambios, como los proveedores o cantidades, según sea necesario antes de crear ofertas o pedidos a partir del informe. Una ventaja del informe es que puede agrupar solicitudes de compra por proveedores para que en lugar de crear múltiples pedidos para cada proveedor, pueda crear solo uno por proveedor. Se envía una notificación por correo electrónico o dentro de SAP Business One cuando un pedido o pedido de entrada de mercancías para una solicitud de compra.

9 Escenario de solicitud de compra
El equipo de ventas necesita 2 ordenadores portátiles. Se requiere la aprobación de la gerencia. La solicitud de compra se graba como documento preliminar. Una vez aprobado, el documento preliminar se convierte en una solicitud de compra. El comprador ejecuta un informe de solicitud de compra. Debido a que el artículo no está en stock, el comprador crea un pedido. En nuestra situación de ejemplo, el equipo de ventas necesita dos ordenadores portátiles para un evento de difusión de ventas. El gerente de ventas solicita los ordenadores portátiles con una solicitud de compra. Debido a que los artículos son costosos, se requiere la aprobación de la gerencia. La solicitud de compra se graba como un documento preliminar como parte del procedimiento de aprobación. Una vez que el artículo está aprobado, el documento preliminar se puede convertir en una solicitud de compra. El comprador ejecuta el informe de solicitud de compra y observa la solicitud pendiente. Los ordenadores portátiles son un artículo que normalmente suministra un proveedor de uso regular. El comprador verifica si el artículo está actualmente en stock. Debido a que el artículo no está en stock, el comprador crea un pedido. Desde este punto, el proceso de compra continúa como siempre con un pedido de entrada de mercancías para recibir los artículos y una factura de proveedor para registrar el importe que se le debe al proveedor.

10 Solicitud de pedido Ahora observaremos cómo utilizamos las ofertas de compra en el proceso de compra. La oferta de compra es el documento para solicitar la determinación de precios y la información de entrega de su proveedor con antelación al pedido. Puede crear una solicitud de compra, enviar el documento a su proveedor y cuando reciba la información del proveedor sobre los precios y fechas de entrega, puede registrarla en la oferta de compra. De esta forma, puede almacenar el historial completo del proceso de abastecimiento del sistema. La información rastreada en la oferta le permite seleccionar el proveedor correcto para la compra. Usar las ofertas ayuda a reducir los costes, mejorar la calidad y aumentar la entrega a tiempo.

11 Generación de ofertas de compra
Asistente de generación de ofertas de compra Con frecuencia, los artículos se adquieren de múltiples proveedores El asistente de generación de ofertas de compra simplifica el proceso de múltiples ofertas. Puede crear varias ofertas de compra por varios artículos y varios proveedores en un único proceso. Puede actualizar cada oferta con los datos relevantes del proveedor. Un informe de oferta de compra le permite comparar ofertas para seleccionar el proveedor óptimo para su compra. Luego, puede crear el pedido a partir de la oferta seleccionada. Oferta de compra 1 Oferta de compra 2 Oferta de compra n Obtener datos de los proveedores Actualizar Oferta de compra 1 Actualizar Oferta de compra 2 Actualizar Oferta de compra n Seleccionar proveedor óptimo Crear pedido Con frecuencia, los artículos se adquieren de múltiples proveedores antes de que se realice la compra. El asistente de generación de ofertas de compra simplifica el proceso cuando se necesitan múltiples ofertas. Puede crear varias ofertas de compra por varios artículos y varios proveedores en un único proceso. Cuando recibe los datos del proveedor, puede actualizar cada oferta con la información relevante. Un informe de oferta de compra le permite comparar ofertas para seleccionar el proveedor óptimo para su escenario de compra. Luego, puede crear el pedido a partir de la oferta seleccionada.

12 Proveedores por defecto
El registro maestro de artículos le permite especificar los múltiples proveedores por defecto para cada artículo. El asistente de generación de ofertas selecciona estos proveedores para crear ofertas. El registro maestro de artículos le permite especificar los múltiples proveedores por defecto para cada artículo. Cuando se especifican múltiples proveedores en un registro maestro de materiales, el asistente de generación de ofertas automáticamente selecciona estos proveedores para crear ofertas.

13 Escenario de oferta de compra
Se necesitan ofertas de compra para 2 tipos de impresoras. El comprador utiliza el asistente de ofertas de compra. El asistente genera 3 ofertas de compra para los 2 artículos. El comprador utiliza el informe de oferta de compra para comparar ofertas. El comprador crea un pedido para los artículos de la mejor oferta. Se necesitan ofertas de compra para dos tipos de impresoras. Para que el proceso sea más simple y rápido, el comprador utiliza el asistente de ofertas de compra. Debido a que se especifican 3 proveedores de preferencia en los registros maestros de artículos, el asistente genera 3 ofertas de compra para los dos artículos. Cuando los proveedores suministran las ofertas solicitadas, el comprador actualiza cada oferta. Luego, el comprador utiliza el informe de oferta de compra para comparar ofertas. Nuestro proveedor ha ofertado claramente el mejor precio y las mejores condiciones. Por lo tanto, el comprador crea un pedido para los artículos a partir de esa oferta.

14 Demostración: Solicitudes y ofertas de compra

15 Resumen A continuación se detallan algunos puntos clave:
Las solicitudes de compra permiten a los empleados iniciar una compra enviando sus necesidades de determinadas mercancías y servicios. La solicitud de compra puede copiarse a una oferta de compra o pedido para mayor procesamiento. Una oferta de compra le permite solicitar ofertas a sus proveedores y luego realizar un seguimiento de las respuestas. Puede comprar las ofertas para determinar la mejor oferta y crear un pedido. El asistente de generación de ofertas de compra le permite generar múltiples ofertas de compra para proveedores y artículos. El asistente utiliza los proveedores de preferencia detallados en el registro maestro de artículos para generar ofertas. Las solicitudes de compra permiten a los empleados iniciar una compra enviando sus necesidades de determinadas mercancías y servicios. La solicitud de compra puede copiarse a una oferta de compra o pedido para mayor procesamiento. Una oferta de compra le permite solicitar ofertas a sus proveedores y luego realizar un seguimiento de las respuestas. Puede comprar las ofertas para determinar la mejor oferta y crear un pedido. El asistente de generación de ofertas de compra le permite generar múltiples ofertas de compra para proveedores y artículos. El asistente utiliza los proveedores de preferencia detallados en el registro maestro de artículos para generar ofertas.

16 Le agradecemos el tiempo que nos ha dedicado.
Gracias Ha completado el tema sobre las solicitudes de compra y las ofertas de compra. Le agradecemos el tiempo que nos ha dedicado. Ha completado el aprendizaje electrónico para la compra de artículos. Le agradecemos el tiempo que nos ha dedicado.