Inducción al Departamento de Contabilidad

Presentación del tema: "Inducción al Departamento de Contabilidad"— Transcripción de la presentación:

1 Inducción al Departamento de Contabilidad
Servicios de Salud de San Luis Potosí CP Elizabeth Jaramillo Villegas y CP Diana Hernández Álvarez

2 Temas de Exposición 1. Generalidades 1.1 Objetivo 1.2 Normatividad
1.3 Organigrama del Departamento de Contabilidad 2. Programas y auxiliares 2.1 Programa Contable 2.2 Catalogo de Cuentas Contables 2.3 Clasificador por Objeto del Gasto 2.4 Folios de Pólizas Contables 2.5 Clasificador para pólizas en Excel 3. Almacén 3.1 Registro de Almacén 4. Activo Fijo 4.1 Depreciaciones 4.2 Conciliación de Altas y Bajas de Activo Fijo 5. Comprobaciones 5.1 Comprobación de Gastos 6. Sueldos 6.1 Nóminas

3 7. Correspondencia 7.1 Nota Informativa 7.2 Memorándum 7.3 Oficio 7.4 Clasificador General de Archivística 8. Inversiones 8.1 Conciliación de Inversiones 9. Obligaciones Fiscales 9.1 Generación de DIOT Entrega de Conciliaciones Bancarias

4 Objetivo Conocer la institución de la cual formamos parte para el desarrollo de la información financiera, así como la estructura y procedimientos para desarrollar nuestro trabajo al formar parte del departamento de contabilidad.

5 Normatividad Ley General de Contabilidad Gubernamental
Ley de obras públicas y demás servicios del Estado Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí Consejo Nacional de Armonización Contable de las entidades federativas Reglas de Operación de los Consejos de Armonización

6 Organigrama del Departamento de Contabilidad
CP Nora Hilda Jefa del Dpto CP Miguel Supervisor Archivo Secretarias Coordinadores Cesar Gaby Angélica José Seguro Popular Enrique Gto Corriente Lizbeth Sueldos Lulú Imptos Andrea Imptos Jorge Catalina Alejandra David Erick Anita Mauricio Magdalena Irma Fernando Elia Lupita Eliza Pedro Jorge Juan Pablo

7 Programa Contable Se utiliza el programa de Contap i para la contabilidad (397 segmentos) Se utiliza el Sieci para almacenes Se utiliza Sybancos es como una chequera general donde se lleva la requisición presupuestaria. La oficina central registra en línea y las unidades se captura los movimientos después. Esta en desarrollo el programa OPERGOB.

8 Catalogo de Cuentas Contables
Cuentas 5000 y 6000 Cuentas 1000 y 4000

9 Clasificador por Objeto del Gasto
El capitulo mil esta el catalogo clasificador que rige nuestras actividades El capitulo 1000 Servicios Personales El capitulo 2000 Materiales y Suministros El capitulo 3000 Servicios Generales El capitulo 4000 Transf Asignaciones subsidios y otras ayudas El capitulo 5000 Bienes Inmuebles e intangibles El capitulo 6000 Inversión Pública (Obra) El capitulo 7000 Inv Financiera y Otras Inversiones El capitulo 8000 Inversiones y aportaciones El capitulo 9000 Deuda Pública **Es muy importante que este autorizada la requisición y presupuestada**

10 Folios de Pólizas Contables
El folio de la póliza se forma de la siguiente forma Los 2 primeros dígitos El año +2 dígitos del mes + el folio otorgado por el contador En el caso de los cheques se toma la columna de Egresos

11 Clasificador para pólizas en Excel
1 Ingresos 2 Egresos 3 Diario El 0 es para los cargos El 1 es para los abonos

12 Registro de Almacén Se utiliza el Internet Mozilla en la siguiente dirección electrónica y se accesa con el Login y Password

13 Se da clic en Ingresar y se selecciona “Reportes”

14 Aparecerá la siguiente pantalla donde se selecciona los siguientes reportes: “Valor de Inventario”, Entradas Almacén y Salidas Almacén dando clic en la ultima columna del lado derecho de la pantalla donde dice “Mod”

15 Para mostrar los reportes hay que indicar los parámetros de fecha y seleccionar el Almacén y dar clic en “Actualizar”

16 Aparecerá el reporte solicitado , aquí seleccionaremos la fuente de financiamiento de la que necesitamos la información (Ctrl+F)

17 Almacenes que se controlan
Almacén General Jurisdicción de la I a la VII Lab Estatal Salud Publica H.B.C. de Aquismón ,Cd Maíz, Ébano ,Salinas de Hidalgo, Tamazunchale, Tamuín , Villa de Arista, Xilitla. Hospital del Niño y la Mujer H.G. Matehuala , Río Verde, Soledad, Valles Clínica Psiquiátrica Dr Everardo Neumann Peña y Farmacia Clínica Psiquiátrica

18 Cuentas de Almacén Se utiliza la cuenta contable de inventarios que comienzan con 115 Se utiliza la cuenta contable de Gastos 512 Se utiliza la cuenta de Proveedor 21121 Se registra por Partida no es por artículo.

19 Nota importante para Almacén
La salida manda es decir en los traspasos se registra desde la salida la entrada de la mercancía. La partida se registra en la partida (Es una cuenta de servicios) La cuenta de Almacén debe llevar el 12 ejemplo Al fin de mes el Departamento de Contabilidad cierra el período. Puede quedar mercancía en tránsito ya que hasta que se recibe en el Almacén se da clic para dar la entrada.

20 Registro de Póliza Contable
Se Imprimen los reportes del sistema SIECI y se analiza si es un traspaso, un cambio de lote o se va a registrar al gasto. Y es muy importante los conceptos de nuestro registro ya que debe ser claro para quien requiera ver la póliza aquí se pone en concepto Entrada, Salida o Cambio de Lote del mes y año indicando el nombre del segmento. En el caso de Compras el departamento Financiero nos entregará el soporte para hacer nuestro registro aquí es importante en la referencia poner número de factura.

21 Depreciación Para realizar la depreciación se utiliza el Reporte de Activos Fijos 2016 de Contpaqi y los archivos en Excel de donde obtenemos nuestros soportes de la póliza. Los porcentajes de Depreciación los que establece la LISR en el Artículo 31.

22 Reporte de Activos Fijos 2016 de Contap i

23 Archivos de Excel para Depreciar

24 Póliza en Excel para cargar al Contap i

25 Comprobaciones de gastos
Deberá llevar adjunta lo siguiente : Requisición original (No. Req , Fuente de financiamiento, Partida , Firmas) Factura impresa CFDI (Datos fiscales correctos, sellada y firmada debidamente) Cuando la factura sea mayor $ 2, (Dos mil pesos 00/100 M.N.) pagada con cheque nominativo, tendrá que adjuntar lo siguiente: Cuadro comparativo de al menos tres proveedores Cotización de cada uno de los proveedores ** Es importante validar que no este en la cuenta por pagar de Almacén para evitar duplicar el pago**

26 Póliza de Comprobación de gastos

27 Nóminas El registro de las nóminas se concentra por plantillas:
1. Federal 2. Estatal 3. Eventuales

28 Federal Recursos Financieros entrega las transferencias con el soporte (Memorándum, Requisición, Importe y firmas de los departamentos de Recursos Humanos así como Recursos Financieros. Sistematización firma la requisición de la nomina solicitada.

29 Nómina Federal (Segmento 6002)
La nómina Federal es donde encontramos al personal de Base Federal. En el catálogo de cuentas de contpaq i se indica el concepto el CN que viene en los soportes de la nómina. Se descuenta los conceptos : 17 Ret y Falt A/C 19 Reint Part Presupuestal 29 Responsabilidades 62 Pago a Beneficiarias de Pensión Aliment 90 Responsabilidades Médicas

30 En los soportes de la nómina viene:
la Oficina Central Hospitales Generales Las Jurisdicciones. De las retenciones se juntan los siguientes conceptos: El 34 y 35 El 60 y 61 al C-58 y C-70 El 69 y el 11

31 Póliza de Diario de Nómina Federal

32

33 Póliza de Egreso Nómina Federal

34 Registro de pago de terceros federal y Estatal (n°46)
Esta en la cuenta que inicia son los créditos con los terceros El registro es cargo a tercero con abono al banco segmento 6002

35 Ingresos Contractuales
En catalogo de cuentas con a través del pago de nómina de Finanzas se coloca el número de factura que nos debe Finanzas. Son pagados por México los conceptos: 58 Cuota sindical 70 Fondo de Auxilio para Defunción 21 FONAC

36 Soporte de Oficio de Ingresos Contractuales
Se recibe con oficio dirigido al CP Carrera, trae la quincena, FONAC Fondo de Ahorro para el trabajador, es el ramo 33 Sueldo Federal y sello original de pagado. La cuenta contables es es del concepto 58 Al final del soporte viene un desglose donde se muestra lo que corresponde al trabajador y al patrón.

37 Póliza de Contractuales

38 Cuenta de Impuestos La cuenta de impuestos es la que se utiliza para nómina el de Impuestos S/Renta Año 2016

39 Esto aplica para Nóminas Federales y Eventuales para pagar Retenciones se realiza un traspaso cada mes para que se paguen

40 Conciliación Bancaria
El departamento de Sistematización entrega una relación de los cheques en circulación que quedaron en circulación. Los soportes de la conciliación mensual son: 1. Estado de Cuenta original sin grapas ni tachaduras 2. Anexo del Departamento de Sistematización (Monto Final) 3. Resumen de cheques en circulación 4. Auxiliar de Contpaq i

41 Plantilla Estatal Esta corresponde al segmento 6106.
Las retenciones las depositan a la concentradora para poder pagar impuestos. El departamento de Sistematización da un cuadro que dejamos de soporte del pago que recibió la concentradora. Aquí hay pago de terceros y retención de Impuesto. Existe los Formalizados y los Formalizados 162 que se separa como Forma 2ª parte en concepto para identificar que parte corresponde a los nuevos. Los pagos patronales se van al costo. La partida 14 mil son aportaciones de la empresa patronales se va a oficina central y se suma esto por requisición que son el soporte de los cheques cancelados. Las cuentas que integran este segmento son: Prospera, Fassa y Aportación Solidaria Federal. Aquí se separa por la fuente de financiamiento. Se resta los conceptos 17,19,29,62,90 Se entrega copia del resumen para que sepan y que nos firmen de recibido. Se crean deudores y se abona a Nomina Ordinaria el Importe Neto Se crea también deudores para las retenciones. Se cancela el deudor con el Ingreso al pagar el deudor su nómina. Se paga terceros como SAR,ISSSTE, FOVISSSTE y se registra en el Gasto.

42 Cuadro de Excel para Nómina Estatal

43 Nomina Estatal de Diario

44 Nomina Estatal de Ingreso

45 Nomina Estatal de Egresos

46 Personal Formalizado Se separa por fuente de financiamiento
Deudor vs ordinaria Deudor vs Retenciones Se llena del resumen el cuadro Hay formalizados 162 son los que se acaban de integrar que estaban como eventuales.

47 Cuadro de Excel para Nómina Formalizados

48 Cuadro para Formalizados 162

49 Póliza de Pago de Terceros

50 Clínica Psiquiátrica Se paga en FASSA en plantilla de Base Federal aunque trae también Estatal Se captura como la nomina Federal en excel por la fuente de financiamiento.

51 UNEMES (Unidades Medicas)
México cubre el sueldo Trae 2 formas de pago en cheque y tarjeta México paga retenciones por esto no se toman en cuenta

52 Personal Estatal Cancelados
Viene por producto Por fuente de financiamiento Se van creando deudores Los cheques, recibos y resumen es para nuestro soporte. Los cheques cancelados deben venir inutilizado llenos los campos

53 Nómina de cheques cancelados
Viene por fuente de financiamiento Documentación con un memorándum página 4

54 Nomina de Plantilla

55 Nomina Eventuales (segmento 0010)
En esta concentradora se depositan de diferentes fuentes de financiamiento y esta distribuye el pago. El ingreso a la concentradora es con un memorándum donde trae la quincena, el importe, N° de requisición. El registro contable es Ingreso a Banco vs abono al Acreedor Recursos financieros solo genera el movimiento o transferencia Bancaria, contabilidad registra el Ingreso La Salida de la Concentradora no se tiene ningún soporte. Se elabora un cuadro comparativo con lo depositado después a lo cancelado y nos da el saldo real pagado.

56 Tipos de Nómina por quincena
Nomina Ordinaria Nomina Extraordinaria

57 Datos de Excel en la Transferencia de Nómina Recibida
Trae la cuenta de deposito en el cuadro de Excel. N° del acreedor (contiene el código del catalogo de cuenta) Importe de la transferencia

58 Datos de Excel en la Salida
Fuente de Financiamiento Importe Importe Cancelado Sistematización entrega este cuadro firmado. El registro contable de la salida es Acreedor vs Banco.

59 Cuadro de Excel de Nómina de Eventuales

60 Póliza de Nóminas

61 Nota Informativa Dentro del mismo Departamento
N° de nota informativa se solicita con Angélica Sirve para dar respuesta a notas informativas anteriores

62 Memorándum Algo mas formal Entre Departamentos
Subdirección Administrativa Departamento de Contabilidad Expediente (Cuadro General de Archivística) Firma de la CP Mayra Osteguín Díaz Nivel jerárquico una subdirección contra otro departamento.

63 Oficio Llevar el sello de Servicios de Salud del Estado
Del lado derecho llevará lo siguiente: Dirección, su subdirección, domicilio, N° de Oficio y Expediente Atención a: Firmado por la autoridad Correspondiente Copias a expediente y los involucrados según el asunto

64 Clasificador General de Archivística
Esta conformado de la siguiente manera: Código Sección Código de la sección Serie

65 Conciliación de Inversiones
Durante el mes se hacen compras y ventas de títulos de crédito las cuales generan intereses , por lo cual se tienen cuentas de inversión Banorte dentro de la institución En los Estados de cuenta de inversiones aparecen los movimientos de compra y venta de títulos de crédito, dichos movimientos se vacían en el cuadro que mostraremos a continuación, el cual nos ayuda a determinar los intereses generados, así mismo del Estado de cuenta normal se utilizan la comisión que se cobra por la venta de títulos de crédito , por cada movimiento que se tiene durante el mes se genera una póliza, las cuentas que se manejan para dichas pólizas son las siguientes: Cuenta de inversiones temporales la terminación será dependiendo de la fuente de financiamiento a la cual corresponda el Estado de cuenta. Cuenta de banco la terminación será dependiendo de la fuente de financiamiento Cuenta de intereses valores crédito

66 Cuadro para calculo de interés

67 Póliza de Inversiones e intereses

68 Conciliación de Altas y Bajas de Activo Fijo
Cada mes de recibe un disco con la información del departamento de Activo Fijo. Se recibe 2 carpetas una de Programas/Fuentes de financiamiento y la otra de Seguro Popular. Hay cerca de 200 fuentes de financiamiento aproximadamente que han realizado compras de Activo Fijo.

69 Alta de Activo Fijo Para realizar las altas de dicha información se separa de la siguiente manera: Partida Programa Factura Alta Requisición

70 Procedimiento de alta de Activo Fijo
Se hace un resumen de las compras del mes por segmento. Copia de factura sellada por el Depto. De Activo Fijo Verificar que la partida sea la correcta Se elabora un global por partida y fuente de financiamiento Se registra en un solo movimiento cuando sea una misma factura Después de que se suben las pólizas al Contaq i se realiza un resumen de altas y se concilian con Activo Fijo y contabilidad y se valida que no existan Diferencias en caso de haber se debe justificar o hacer el ajuste correspondiente.

71 Tipos de Bajas de Activo Fijo
Existen dos tipos de bajas: Obsoletas.- Es la que siempre se maneja Siniestros.- Para realizar esta baja se necesita la póliza del seguro

72 Requisitos para baja de Activo Fijo
Memorándum Justificación de la baja Requisición con la que fue dada de alta Fuente de financiamiento con la que se pago

73 Generación de DIOT El departamento de Contabilidad recibe los respaldos que son enviados al Departamento de Sistemas dependiente de la subdirección administrativa en un archivo de Excel mismo que llenan las unidades en un programa llamado SYDIOT. En cada unidad tienen este programa SYDIOT el cual envían cada inicio de mes. Esta información se valida y se hace un concentrado para presentar la DIOT que es una obligación ante SHCP.

74 Procesar archivo para envió
Una vez revisado y concentrado se envía a sistemas para que genere el archivo con terminación .dec que se enviara desde la página del SAT y obtener nuestro acuse de presentación.

75 Pago de Impuesto por Retenciones
Le entregan físicamente las unidades y oficina central los días 5 de cada mes un memorándum u oficio con la información de honorarios y arrendamiento que tiene retención. Le entregan un Memorándum con cifras para pago de impuestos por salarios y asimilados a salarios el departamento de Recursos Humanos. El departamento de Contabilidad elabora un concentrado en Excel vaciando las cifras proporcionadas por los departamentos arriba mencionados para pagar los impuestos del mes al SAT.

76 Archivo de Retención ISR

77 Conciliación de pago de impuestos
Se realiza una conciliación entre los registros contables contra los impuestos pagados, se realizan anotaciones sobre las diferencias detectadas y se coloca en observaciones para darle el seguimiento correspondiente a las mismas , y así verificar si el registro queda dentro del mismo mes o del siguiente.

78 Entrega de Conciliaciones Bancarias
Se entrega 2 juegos de la caratula de la Conciliación Entregar Estados de Cuenta Original sin grapas ni rayado Auxiliar de Contpaq i

79 Caratula de Conciliación Bancaria de Inversión

80 Caratula de Conciliación Bancaria de Cheques

81 Cheques Recursos Financieros por medio de una
solicitud solicita el cheque, de acuerdo a las necesidades El Depto. De Contabilidad revisa la documentación que le entregaron con dicha solicitud. Es muy importante verificar los consecutivos de los cheques y que venga todo lo que se señala en la relación que se firma de recibido.

82 Cheques sin documentación
Cuando se solicitan cheques que no trae la documentación necesaria se va directo al deudor , esto dependerá del área que lo solicite. Esto normalmente es por retenciones de obras públicas Solo se codifican por orden de la contadora, subdirectora administrativa o directora general.

83 Soportes de cheques Existe un Memorándum N° sobre los lineamientos de comprobaciones para Oficina Central. Factura CFDI impresa con firmas y sellos Validación de CFDI Requisición Datos Fiscales En caso de Almacén debe traer la entrada firmada y con fuente de financiamiento. Facturas mayores de $ 2, pesos deben traer cuadro comparativo y 3 cotizaciones y cuando exista convenio no traerá ni cotizaciones ni cuadro comparativo.

84 Lineamientos de comprobaciones para oficina Central

85 Lineamientos de comprobaciones para oficina Central

86 Lineamientos de comprobaciones para oficina Central

87 Lineamientos de comprobaciones para oficina Central

88 Programa para captura de cheques
Se utiliza el programa de Sybancos 2016 Se proporciona el Usuario y la Clave de Acceso al Sistema

89 Se selecciona en Archivo la opción de Empresas como se muestra en la siguiente imagen

90 Aparecerá el catalogo de las Empresas en el cual seleccionaremos la empresa en la cual haremos el registro del cheque y se da clic en Aceptar

91 Se selecciona la opción cheques y después la opción Catalogo de Pólizas

92 Aparecerá la siguiente pantalla y para subir las pólizas que se registran en Excel se da Clic en Importa

93 Aparecerá el siguiente cuadro de dialogo en el cual seleccionaremos en el archivo la ruta donde tenemos la pólizas en Excel, una vez hecho esto se da clic en Importar

94 Póliza de Cheque en Excel para el programa de Sybancos

95 Una vez que se Importa la póliza de cheque se da clic en cada cheque y se revisa que sea correcta la información

96 Al final de mes se realiza una interfaz entre los programas de Sybanco con el programa Contpaq i en el cual se generan las pólizas de cheque

97 Cuando no se tiene algún proveedor en el catálogo de cuentas se solicita al coordinador que tiene acceso para dar de alta cuentas esto es necesario darlo tanto en el programa de Contpaq i como en el programa de Sybancos

98 Se proporciona el mismo número de cuenta contable que se dio de alta en el programa de Contaq i

99 Transferencias Recursos Financieros se encarga de hacer las trasferencias banco a banco , ellos mismos se encargan de codificar En la transferencia se debe especificar para que fue la misma y el soporte de la misma Aproximadamente el 90 % de las transferencias se realizan entre bancos y unidades , y el 10% restante es para nómina

100 Tipos de transferencias
Unidades administrativas Pago a proveedores y servicios Viáticos Impuestos Prestamos entre fuentes Reestructura esto puedo ser por diferencias entre fuentes de financiamiento Nómina concentradora eventual Nómina estatal y formalizados

101 Presupuestales La Secretaría de Finanzas (Federal),deposita el presupuesto del año a Servicios de Salud. Este normalmente se deposita de manera mensual , a su vez Servicios de Salud lo transfiere de la siguiente manera: Hospital Central Centro de trasplantes Unidades

102 Póliza de transferencia concentradora

103 Póliza de transferencia Precario

104 Póliza de diario Almacén

105 Anexo 2 Solicitud especifica de auditoría
En este documento se encuentra la concentración de todos los movimientos de costo , proveedores y obras