Manual de formación Versión 2

Manual de formación Versión 2
FORMACIÓN Portal del Conocimiento y Participación de SITNA SEPTIEMBRE 2007

Índice General 1 Introducción……………………………………………….pág.3
2 Gestión de contenidos……………………………….....pág.21 3 Espacios de trabajo………………………………...…...pág.45 4 Mantenimiento de los espacios de trabajo………....pág.65 Áreas de reuniones ……………….………………….…pág.91 Alertas………………………………………………….…pág.116 Índice General

1. Introducción

Introducción 1.1 Introducción pág. 5 1.2 Página principal pág. 12 Estrategia pág. 13 Área de Organización pág. 14 Área de Proyectos pág. 15 1.6 Área de Servicios pág. 16 Área de Procedimientos pág. 17 Área de Procedimientos pág. 18 1.9 Área de Utilidades pág. 19

1.1 Introducción Este portal está desarrollado sobre la plataforma Sharepoint y está enmarcado dentro de la Solución Corporativa de Gestión del Conocimiento de Gobierno de Navarra. Esto proporciona una indiscutible potencia, pero también algunas restricciones que pueden aumentar en función del PC del que disponga el usuario. Para una óptima gestión del Portal del Conocimiento y Participación del SITNA (en adelante PCyP) es aconsejable (a veces imprescindible) disponer de Office2003.

1.1 Introducción Para evitar que aparezcan pantallas de identificación es aconsejable agregar la url del portal a los sitios de confianza de internet. Para ello, en una ventana de internet vamos a herramientas, Opciones de Internet… Seleccionamos la pestaña “Seguridad”, marcamos Sitios de confianza y pulsamos “Sitios”. En la siguiente ventana escribimos la URL del PCyP y pulsamos “Agregar”.

1.1 Introducción Cuando abrimos el PCyP se abre una autopresentación a través de la cual podremos conocer qué áreas lo componen y qué vamos a encontrar en cada una de ellas. Una vez que llegamos al final del tutorial, para que no vuelva a salir, marcamos el check “Marque la casilla para no volver a mostrar este tutorial”.

1.1 Introducción El modelo conceptual del Portal del Conocimiento y Participación del SITNA define las diferentes áreas que lo componen.

1.1 Introducción El Portal del Conocimiento y Participación tiene tres niveles de acceso: Público: accesible desde Internet sin ninguna restricción. Corporativo: disponible para el personal de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra. - Restringido: a las personas que tienen responsabilidades en la gestión de SITNA.

1.1 Introducción Este manual está diseñado a partir del formato restringido. Los usuarios que no encuentren en su PCyP SITNA contenidos y/o funcionalidades que aparecen en este manual deben entender que carecen de autorización suficiente para acceder a los mismos.

1.1 Introducción ¿Qué puede hacer quién?
Este manual está diseñado a partir del formato restringido. Los usuarios que no encuentren en su PCyP SITNA contenidos y/o funcionalidades que aparecen en este manual deben entender que carecen de autorización suficiente para acceder a los mismos. Administrador ¿Qué puede hacer quién? Diseñador Web Lectura, escritura, modificar vistas, y añadir o modificar la posición de elementos web y modificar la seguridad Lectura, escritura, modificar vistas, y añadir o modificar la posición de elementos web. Colaborador Lector Lectura y escritura Lectura

1.2 Página Principal En la página principal, la que la actualidad, la agenda y los contenidos preliminares cobran protagonismo. Pinchando en “Tutorial” se abre el tutorial del PCyP. En el área de soporte encontraremos los manuales de formación y la información de contacto para soporte.

1.3 Estrategia

1.4 Área de Organización

1.5 Área de Proyectos

1.6 Área de Servicios

1.7 Área de Procedimientos

1.8 Área de Conocimiento

1.9 Área de Utilidades

2. Gestión de contenidos

2.8 Incorporar, modificar y eliminar elementos de una lista pág.39
2. Gestión de contenidos 2.1 Introducción … pág.22 2.2 Incorporar documentos al Portal … pág.23 2.3 Mover y copiar documentos … pág.29 2.4 Modificar atributos de un documento … pág.32 2.5 Abrir o editar documentos … pág.33 2.6 Proteger y desproteger documentos … pág.35 2.7 Eliminar un documento … pág.38 2.8 Incorporar, modificar y eliminar elementos de una lista pág.39 21 21

2.1 Introducción En el día a día de nuestro trabajo en el Portal del Conocimiento y Participación del SITNA tendremos que agregar, modificar o eliminar contenidos, en definitiva, gestionar contenidos, del mismo. Los diferentes elementos que componen un sitio de trabajo son de tipo lista o biblioteca. La información se almacena de forma tabular: cada fila es un elemento y cada columna es un atributo. Hay atributos que se generan de forma automática (índice, fecha de creación y modificación, autor, último modificador..) otros son creados por el autor correspondiente. Además podremos crear otros personalizados. En una biblioteca, cada elemento es un documento asociado. A continuación se explica cómo gestionar contenidos, tanto en bibliotecas como en listas. 22

2.2 Incorporar documentos al Portal
Para incorporar documentos al PCyP tenemos que acceder a la correspondiente biblioteca de documentos; para ello pincharemos en el título de la misma, y nos aparecerá la biblioteca. A continuación, elegimos la opción “Cargar documento”. 23

Los documentos de una biblioteca pueden organizarse en carpetas. Para crear una nueva carpeta, pinchamos en “Nueva carpeta”. Le damos un nombre y “Guardar y cerrar”. 24

Para guardar un documento en una carpeta, tendremos que pinchar en la carpeta, y luego ir a “Cargar documento”. Para modificar el nombre de la carpeta, desplegamos el menú, pinchamos en “Editar propiedades” y modificamos el nombre. Para eliminarla, pinchamos en “Eliminar”. ¡CUIDADO! Eliminaremos también los documentos que contenga la carpeta. Sabremos que estamos en una carpeta porque debajo del nombre de la biblioteca nos lo marca. Para salir de la carpeta tenemos que pinchar en “Arriba”. 25

Todas las bibliotecas tienen la opción de crear el documento DIRECTAMENTE en el portal. Para ello, pinchamos en “Nuevo documento”. Se genera un documento WORD, que luego al guardar nos lo guarda en la biblioteca en la que estamos y nos pide los atributos que haya que informar. 26

Al incorporar un documento en el portal tendremos que informar de los atributos que sean obligatorios. Para buscar el documento que queremos incorporar, pulsamos sobre “Examinar” y aparecerá una ventana con el explorador de Windows. Seleccionamos el documento y, una vez cumplimentados al menos los atributos obligatorios, pulsamos en “Guardar y cerrar” y el documento quedará incorporado. 27

Hay que tener en cuenta que el nombre con el que este documento aparecerá en la biblioteca se toma automáticamente del fichero origen. Por ello, antes de incorporarlo deberemos comprobar que su denominación es la que queremos que aparezca en la biblioteca. En caso contrario, tendremos que modificar a posteriori el nombre del documento. El portal no admite documentos de tipo: .ade Extensión de proyectos de Microsoft Access .mdw Grupo de trabajo de Microsoft Access .adp Proyecto de Microsoft Access .mdz Programa Asistente de Microsoft Access .app Archivo de aplicación .msc Documento de la consola común de Microsoft .bas Módulo de clase de Microsoft Visual Basic .msi Paquete de Microsoft Windows Installer .bat Archivo por lotes .msp Revisión de Windows Installer .chm Archivo de Ayuda HTML compilada .mst Archivos de origen de Visual Test .class Archivo de clases de Java .ops Archivo de configuración de perfiles de Microsoft Office .cmd Secuencia de comandos de Microsoft Windows NT .pcd Secuencia de comandos compilada de Microsoft Visual Test o imagen de Photo CD .com Programa de Microsoft MS-DOS .pif Acceso directo al programa MS-DOS .cpl Extensión del Panel de control .prf Archivo de sistema .crt Certificado de seguridad .prg Archivo de código fuente del programa .dll Biblioteca de vínculos dinámicos de Windows .reg Entradas de registro .exe Programa .scf Archivo de comandos del Explorador de Windows .fxp Programa compilado de Microsoft Visual FoxPro .scr Protector de pantalla .hlp Archivo de ayuda .sct Componente de secuencias de comandos de Windows .hta Programa HTML .shb Acceso directo de Windows .ins Servicio de nombres Internet .shs Objeto de recorte de Shell .isp Configuración de Internet Communication (comunicación en Internet) .url Localizador uniforme de recursos (acceso directo de Internet) .jse Archivo de comandos codificado de JScript .vb Archivo de Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript) .lnk Acceso directo .vbe Archivo de comandos codificado de VBScript .mda Programa de complemento de Microsoft Access .vbs Archivo de VBScript .mdb Programa de Microsoft Access .wsc Componente de secuencias de comandos de Windows .mde Base de datos MDE de Microsoft Access .wsf Archivo de comandos de Windows .mdt Archivo de datos de Microsoft Access .wsh Archivo de configuración de Windows Script Host En el caso de que haya que incorporar documentos en estos formatos, se creará previamente una versión “.zip” que sí puede incorporarse. 28

2.3 Mover y copiar documentos
Para mover documentos de una ubicación a otra, tenemos que utilizar la vista del explorador. Esta vista se crea por defecto en todas las bibliotecas y nos muestra el contenido de la biblioteca como el explorador de archivos de nuestro PC. Para poder mover el documento, documentos, o carpeta, tenemos que tener abiertas en la vista de explorador la ubicación origen y la ubicación destino. 29

Basta con trabajar como con el explorador de archivos, seleccionando el documento/carpeta en el origen y arrastrándolo con el ratón hasta el destino. Aparece una ventana que nos informa de la operación. 30

Para copiar en nuestro PC un documento del portal, nos situamos sobre el link al documento y hacemos clic en el botón derecho del ratón. Seleccionamos “Guardar destino como…” y lo guardamos en la ubicación del PC que queramos. 31

2.4 Modificar atributos de un documento
Para modificar los atributos de un documento, nos situamos sobre el nombre del documento, y aparece una barra con una flecha al final. Pinchando en la flecha desplegamos el menú de acciones y pinchamos en “Editar propiedades”. Se abre el formulario de modificación y modificamos. El atributo correspondiente queda modificado al pulsar en “Guardar y cerrar”. 32

2.5 Abrir o editar documentos
No es lo mismo abrir un documento que editarlo. Cuando pinchamos en el nombre del documento lo abrimos en modo lectura y en consecuencia no lo podremos modificar. Cuando editamos (desde el menú desplegable) lo abrimos en modo edición y lo podemos modificar. La herramiento abrirá la herramienta correspondiente de Microsoft Office Nota Sólo podremos editar documentos de Office. El resto de documentos los tendremos que descargar al PC, modificarlos y volverlos a incorporar. 33

2.5 Abrir o editar documentos
Una vez hemos modificado el documento, lo guardamos. Pulsamos en “Guardar” y nos pedirá si queremos sobrescribir el documento o no. Si damos a “Guardar como…” guardamos una nueva versión en el portal, pero tenemos la opción de modificar los atributos. Nos aparece una ventana como esta, en la que podemos modificar el nombre del documento. Si seguimos adelante nos aparecerá otra ventana con el resto de atributos de la biblioteca. 34

2.6 Proteger y desproteger documentos
Por defecto, siempre que un documento está siendo utilizado por una persona se desprotege para ella, lo que impide que el resto de posibles usuarios puedan modificarlo. Sabremos que un documento está siendo usado por otro usuario, porque el atributo “Desprotegido para” no está vacío. 35

En caso de que vayamos a realizar cambios en un documento y no queramos que éstos sean visibles para el resto de la organización hasta que los cambios sean definitivos, tenemos que proceder de la siguiente forma: 1.- Desproteger el documento: Nos situamos sobre el nombre del documento y desplegamos el menú de acciones y pulsamos “Desproteger”. Ahora somos propietarios del documento. Sólo nosotros lo podemos modificar. El resto de los usuarios del portal pueden abrirlo en modo lectura, pero no lo podrán modificar. Editamos el documento, lo modificamos y guardamos los cambios. 36

2.- Proteger el documento: cuando hayamos terminado de modificar nuestro documento, desplegamos la lista y pulsar Proteger. El portal nos ofrecerá tres opciones: Proteger documento implica que los cambios son visibles al resto de los usuarios y queda disponible para ser modificado por ellos. Proteger los cambios guardados en este documento pero mantener el documento desprotegido implica que los cambios sólo son visibles para la persona para la que está desprotegido el documento, pero continúa sin permitir modificaciones a los demás. Descartar los cambios y deshacer la desprotección implica que los cambios realizados desde que se desprotegió el documento no se guardarán y los demás podrán modificarlo. 37

2.7 Eliminar un documento Para eliminar un documento basta con situarnos sobre él y desplegar el menú de acciones y seleccionar “Eliminar”. La eliminación no es reversible. El portal no tiene papelera de reciclaje, ni la opción de deshacer la última acción. Perderemos definitivamente el documento. El sistema siempre pide confirmación. 38

2.8 Incorporar, modificar y eliminar elementos de una lista
Para incorporar elementos a una lista, pinchamos en el nombre. En la página siguiente pinchamos en “Nuevo elemento” y nos aparecerá el formulario con los datos que debemos rellenar. Rellenamos el formulario de alta y pulsamos “Guardar y cerrar”. 39

Modificar los elementos de una lista significa modificar los atributos de un elemento de dicha lista. Para ello lo que hacemos es desplegar el menú de acciones del elemento y “Editar elemento”, lo que abrirá el formulario para la modificación. Modificamos los datos del formulario y pulsamos “Guardar y cerrar”. Para no mantener los cambios, pulsamos “Volver a la lista”. 40

Para eliminar un elemento de una lista desplegamos el menú de acciones y pinchamos en “Eliminar elemento”. Al igual que ocurre con la documentación, el elemento se elimina permanentemente. 41

2.8 Incorporar, modificar y eliminar elementos de una lista desde hoja de datos
Si disponemos de Office2003 disponemos de la opción “Editar en hoja de datos”, desde la que el trabajo con atributos es más sencillo, ya que tenemos una vista similar a una hoja Excel. Desde aquí podremos añadir elementos, modificar atributos y eliminar elementos sin necesidad de ir uno a uno. Veremos únicamente las columnas que se ven en la vista en la que estábamos. 42

3. Espacios de trabajo

3. Espacios de trabajo Introducción … ……pág.45 Crear un espacio de trabajo … pág.46 Asignación de la seguridad … pág.54 Modificar atributos … pág.59 Eliminar espacio … pág.60 44 44

3.1 Introducción Tenemos diferentes tipos de espacios de trabajo: los distintos órganos del SITNA, los proyectos, los servicios, los procedimientos… Cada uno de estos espacios tiene diferente información, por lo que los elementos existentes en ellos son diferentes. Sin embargo, la forma de trabajar en unos y en otros es similar. En este manual se explicará como administrar estos espacios: crearlos, modificar su estructura, modificar la forma en la que mostraremos la información (vistas), administrar la seguridad (definir quién puede verlos y qué va a poder hacer). Hablaremos de los espacios de Proyectos, pero mientras no se especifique lo contrario, todo es extensible al resto de espacios. 45 45

3.2 Crear un espacio de trabajo
Los espacios de trabajo tienen dos partes, una de acceso y otra de gestión. Dependiendo de nuestro rol en SITNA veremos la zona de gestión o no. En esta zona de gestión tendremos la opción de “Crear…”. Pulsando en ella obtendremos un formulario para la creación de un espacio de trabajo. 46

Título es el nombre que va a tener el espacio que estamos creando. No tiene ningún tipo de restricción. No cumplimentaremos el apartado “Descripción” en este formulario. Nombre de la dirección URL es la dirección web del nuevo espacio de trabajo. La primera parte es el nombre del servidor, que no lo podemos cambiar. Luego tenemos un desplegable en el que tendremos que elegir si se trata de un proyecto, un servicio, un procedimiento o un espacio de área de conocimiento. La tercera parte la decidimos nosotros. El texto debe ser corto, sin caracteres extraños (acentos, ñ, +…), a poder ser sin espacios, y, en la medida de lo posible, intentaremos que sea representativo del espacio. La Dirección de correo electrónico sirve para comunicar el intento de acceso de alguien que carece de permiso suficiente. Debiera ser la dirección de correo del responsable del espacio. A continuación pulsamos “Crear”. 47

Nos aparecerá una pantalla en la que tenemos que informar de los atributos del espacio. Solo en el caso de proyectos, parte de estos atributos nos van a aparecer automáticamente en el proyecto una vez creado. El título y la URL vienen de la pantalla anterior. NO HAY QUE TOCARLOS. Es en este formulario donde habremos de incorporar la descripción del espacio de trabajo. Los atributos que tienen * son obligatorios. No vamos a poder crear el espacio si no los rellenamos (nos avisa). Los atributos nos van a permitir ver los espacios clasificados. Los checks “Mostrar este sitio en el Directorio de sitios” e “Incluir en los resultados de búsqueda” los tenemos que tener marcados. El apartado “Áreas” lo dejamos como está. Pinchamos en “Aceptar” . 48

En la siguiente página tenemos que elegir la PLANTILLA del espacio. Cada plantilla tiene una serie de elementos predefinidos. La plantilla que tenemos que elegir tendrá el nombre “SITNA proyecto”, “SITNA…”. La seleccionamos y pulsamos “Aceptar”. Tendremos el espacio de trabajo creado. A continuación podremos definir el “Equipo del (espacio)”, incorporar documentos a la Biblioteca, detallar las Tareas… 49

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3. 2 Crear un espacio de trabajo
3.2 Crear un espacio de trabajo. Particularidades de los diferentes espacios de trabajo. Proyectos Uno de los atributos es Entidad promotora. Existe un desplegable con valores predefinidos. Si el valor que queremos poner no existe en este desplegable, lo escribimos en “Especifique su propio valor”. Este valor NO aparecerá en lo sucesivo en el desplegable a no ser que se agregue. Será el responsable de proyectos el que agregue el valor. 51

3.2 Crear un espacio de trabajo. Particularidades de los diferentes espacios de trabajo. Servicios Uno de los atributos es Orden Lista. Con este número definimos el orden en el que aparecen en el área. Intercalar uno implica cambiar el orden de los que aparecen por debajo (esto está restringido al responsable de Servicios). Tipo de servicio dependiendo del valor aparecen bajo Servicios o bajo Información relacionada. 52

3.2 Crear un espacio de trabajo. Particularidades de los diferentes espacios de trabajo. Área de conocimiento Dependiendo del valor de Tipo de conocimiento aparecerán bajo Formación, Entornos de colaboración, Áreas de conocimiento. Para añadir un documento en los espacios de Formación, pinchamos en Agregar curso… 53

3.3 Asignación de la seguridad.
Por defecto ,el único que puede acceder al nuevo espacio es quien lo crea, que tendrá permisos de administrador. Para modificar la seguridad, vamos a “Configuración del sitio”. En la página siguiente, vamos a “Administrar usuarios” y luego a “Agregar usuarios”. 54

3.3 Asignación de la seguridad.
Si pulsamos en “Libreta de direcciones” podremos seleccionar los usuarios de la lista de contactos del Outlook. Si no, podemos escribir tanto las direcciones de correo como los login de usuario (n ). Una vez hemos seleccionado a quiénes queremos dar acceso, seleccionamos qué tipo de permisos queremos asignarle y pulsamos en “Siguiente”. En la pantalla siguiente se nos confirma que los usuarios sean correctos, y podemos decidir si mandar un correo o no para avisar que le hemos dado ciertos permisos. 55

PROYECTOS PROCEDIMIENTOS SERVICIOS BASE DE CONOCIMIENTO
3.3 Asignación de la seguridad. Dependiendo del tipo de espacio que estemos creando tenemos que dar permisos a los siguientes grupos de usuarios. PROYECTOS PROCEDIMIENTOS gcsitna01 Administrador gcsitna03 gcsitna08 Lector gcsitna10 gcsitna01 Administrador gcsitna03 gcsitna05 Lector gcsitna06 SERVICIOS BASE DE CONOCIMIENTO gcsitna01 Administrador gcsitna03 gcsitna05 Lector gcsitna06 ACCESO ANÓNIMO gcsitna01 Administrador gcsitna04 gcsitna05 Lector gcsitna06 ACCESO ANÓNIMO 56

3. 3 Asignación de la seguridad
3.3 Asignación de la seguridad. Permitir acceso anónimo a un espacio de trabajo. Crearemos siempre un espacio de trabajo desde el portal autenticado, pero en el caso de “Servicios” y “Base de Conocimiento”, luego tenemos que ir al portal anónimo para permitir que este espacio sea accesible para cualquier ciudadano. Vamos al portal anónimo y vamos al área correspondiente del sitio que hayamos creado (servicios, conocimiento). Pinchamos en el nombre del sitio que acabamos de crear, y nos salta una pantalla de autenticación. Ponemos nuestro usuario y contraseña y accedemos al sitio. Pulsamos “Configuración del sitio”. 57

3. 3 Asignación de la seguridad
3.3 Asignación de la seguridad. Permitir acceso anónimo a un espacio de trabajo. Vamos a “Ir a Administración de sitios”. De ahí a “Administrar accesos anónimos”. En esa pantalla seleccionamos permiso para “Todo el sitio web”. De esta forma, permitimos al usuario anónimo la lectura de todos los elementos existentes en el sitio. 58

3.4 Modificar atributos. Para modificar los atributos de un espacio de trabajo, tenemos que ir a la lista de los espacios (proyectos, servicios, procedimientos y base de conocimiento). Aquí encontramos una lista con todos los proyectos. Pinchamos en el icono de edición y en la página siguiente, tenemos el formulario de modificación de atributos. Los modificamos y vamos a “Guardar y cerrar”. Para no guardar los cambios, pinchamos en “Volver a la lista”. LA URL NO LA DEBEMOS MODIFICAR. 59

3.5 Eliminar espacio. Si queremos eliminar un espacio de trabajo tenemos que dar dos pasos: 1.- Eliminarlo 2.- Eliminarlo de la lista Para eliminarlo: Vamos a “Configuración del sitio”. Vamos a “Ir a Administración de sitios”. Pinchamos en “Eliminar este sitio”. Siempre que vayamos a eliminar algo el sistema nos va a informar de que el proceso NO TIENE RETORNO. Eliminar un espacio de trabajo implica la pérdida de toda la información asociada: equipo, documentación, tareas... 60

3.5 Eliminar espacio. Para eliminarlo de la lista, pinchamos en el vínculo “Lista de…”. Aquí encontramos una lista con todos los proyectos que tenemos creados. Pinchamos en el icono de edición y en la página siguiente, pinchamos en “Eliminar elemento”. 61

4. Mantenimiento de los espacios de trabajo
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4. Modificación de los espacios de trabajo
4.1 Introducción……………………………….……..……..… pág. 64 4.2 Los distintos elementos web....………...….……..……. pág. 70 4.3 Gestión de atributos………………...…..……………….. pág. 73 4.4 Las vistas ……………………………….……..…………... pág. 75 4.5 Propiedades de los elementos web ……….…….…… pág. 78 4.6 Crear y agregar elementos web ………....…………...… pág. 79 4.7 Eliminar, cerrar: eliminar elementos web …..…..…. pág. 82 4.8 Seguridad de los elementos web …………..……...…… pág. 85 63 63

4.1 Introducción Los espacios de trabajo del Portal del Conocimiento y Participación tienen las listas y bibliotecas que se han considerado necesarias en las fases de diseño e implantación. Sin embargo, a lo largo de la vida del Portal, y como resultado del trabajo diario podremos necesitar elementos nuevos, eliminar elementos, o modificar la forma de presentarlos. En este manual se explica cómo mantener vivos estos espacios de trabajo, adaptando su contenido a las necesidades de los usuarios. 64

4.1 Introducción. Menús de configuración.
En todo espacio de trabajo encontraremos el siguiente menú: Página principal: nos permite volver a la página principal del espacio de trabajo. Documentos y listas: nos muestra los elementos que hay creados en nuestro espacio de trabajo. Crear: nos permitirá crear nuevos elementos. Configuración del sitio: nos permite administrar la seguridad y modificar el nombre del sitio. 65

Si pulsamos “Documentos y listas”, obtenemos la siguiente página con sus correspondientes menús de vistas. 66

Si pulsamos “Crear”, obtenemos las distintas opciones de elemento a crear. 67

Si pulsamos “Configuración del sitio”, obtendremos la siguiente página: 68

En todos los elementos de un espacio de trabajo, pulsando en su denominación obtendremos dos menús: “Vistas” y “Acciones”. En el menú de vistas podremos acceder a los distintos objetos del elemento correspondiente o según los criterios de selección que se hayan definido. En el menú de acciones disponemos de las siguientes opciones: “Agregar a mis vínculos”: nos permitiría tener un enlace a este elemento desde la página principal del Portal (en el PCyP no tenemos el elemento que nos los muestra). “Enviarme alertas”: configura el envío de correos cuando cambia un documento o un elemento de la lista. “Exportar a hoja de cálculo”: guardamos el contenido en una hoja Excel en el PC, sólo si hay Office2003. “Modificar configuración y columnas”: desde aquí vamos a modificar la configuración del elemento. Nombre, seguridad, atributos nuevos, vistas, etc. Toda la configuración del elemento se hace desde aquí. 69

4.2 Los distintos elementos web.
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4.3 Gestión de atributos. Para entrar en la configuración de un elemento tipo lista, hay que pinchar en el nombre. A la izquierda tendremos un menú de acciones que podemos realizar; entre ellas, “Modificar configuración y columnas”. Pinchando en dicha opción, aparece una pantalla de personalización. Pulsamos en “Agregar una nueva columna”. 73

4.3 Gestión de atributos. 7. Crear un atributo
Al pulsar “Agregar una nueva columna”, aparecerá un cuestionario que pasaremos a cumplimentar. Esta columna debe contener información: indicaremos si la columna es un campo obligatorio o no. Podemos agregar la columna a la vista predeterminada o la podemos dejar oculta. En la parte inferior de la página, haga clic en “Aceptar”. Repita estos pasos para agregar columnas adicionales. Si queremos modificar o eliminar una columna podemos pinchar sobre el nombre de la columna para acceder y poder modificar sus propiedades, o para eliminarla. 74

4.4 Las vistas. Denominamos vistas a las diferentes formas en que pueden presentarse las listas o bibliotecas de documentos. A la izquierda de los elementos de trabajo aparece el menú de vistas disponibles. Conceptos importantes Permite agrupar los elementos bajo distintos criterios. Es necesario etiquetar los elementos para que se puedan mostrar las vistas. Las vistas se basan en los atributos de los elementos de una lista o de los documentos de una biblioteca. 75

4.4 Crear vistas. Crear una nueva vista
Nos permite crear nuevas vistas de los documentos. Independizamos la estructura física de la lógica. Al entrar debemos elegir “Vista Estándar”. Nombre Damos un nombre a la vista y marcamos si será la vista predeterminada. Audiencia Nos permite definir si es una vista personal o pública. Recomendamos que sea siempre pública. 76

4.4 Crear vistas. Columnas Marcamos las columnas que queremos nos muestre la vista. Ordenar Elegimos los criterios de ordenación de la vista. Filtro Nos permite filtrar los documentos que queremos Mostrar. Agrupar por Nos permite agrupar los documentos bajo los criterios de las columnas. Límite de elementos Definimos cuántos elementos mostraremos en la vista. Nota: ordenar, filtrar y agrupar siempre será en base a los atributos de la biblioteca o lista. 77

4.5 Propiedades de los elementos web.
Cuando creamos una biblioteca, o una lista, y la agregamos a la página, tenemos la posibilidad de tener dos vistas diferentes, una “externa” y otra cuando “entramos” en la biblioteca. Vista externa Cambiamos la vista externa desplegando la lista de acciones y seleccionando “Modificar elemento web compartido”. Desplegando el combo podemos seleccionar una vista que esté creada. Desde “Editar vista actual” podemos definir la vista que queremos. Definimos si queremos barra de herramientas o no 78

4.6 Crear y agregar elementos web.
Para crear un nuevo elemento, pinchamos en “Crear”, en el menú superior. Elegimos el tipo de biblioteca o lista que queremos crear y cumplimentamos el cuestionario correspondiente. 79 79

Una vez que hemos creado un elemento, lo tenemos que mostrar en la página. Para ello, editamos la página, vamos a “Agregar elementos Web” y luego a “Examinar”. Aparecerá una pestaña lateral con todos los elementos creados. Basta con arrastrarlo a la página. 80

Si queremos cambiar de posición un elemento, editamos la página y seleccionamos “Diseñar esta página”. 81

4.7 Eliminar, cerrar: elementos web.
Hemos visto que podemos añadir Bibliotecas y listas, que podemos generar páginas y organizar las bibliotecas y listas en ellas. Pero, ¿cómo eliminamos la información? Minimizar. Eliminar. Cerrar. Tenemos que Diseñar la página para poder cambiar el aspecto del sitio. Sitio con pestañas: “Modificar elemento web compartido”. Sitio sin pestañas: Editar pág. Compartida. Después desplegamos el menú de acciones del elemento desde el triángulo… Nota No es lo mismo eliminar que cerrar. En cualquier caso, la información no desaparece. Cerrar, oculta el objeto en la página, sigue cargándose, aunque no se ve. Eliminar, lo quita de la página. El servidor no lo carga. Para eliminar permanentemente un elemento web hay que ir a “Modificar la configuración y columnas”, y seleccionar la opción “Eliminar esta lista”. 82

4.7 Eliminar, cerrar: asomar elementos que han sido ocultados en la página.
Tenemos 3 formas de eliminar un elemento: desde el triangulo del elemento, vamos “Modificar elemento web compartido”, y luego la opción “Eliminar”. El elemento desaparece de la página, pero sigue estando disponible. Desde el menú “Modificar elemento web compartido”, la opción “Cerrar”, el elemento desaparece de la página, pero se carga. ¡¡EVITARLO AL MÁXIMO!! No es lo mismo eliminar que cerrar. En cualquier caso, la información no desaparece. Para eliminarlo totalmente, pinchando en el nombre del elemento yendo a “Modificar configuración y columnas” y “Eliminar lista”. Supongamos que hemos Cerrado o eliminado uno de los elementos. ¿Cómo hacemos para volver a asomarlo? Desde el menú “Modificar esta área de trabajo”, (o “Editar pág. Compartida”) vamos a “Agregar elemento web”, y elegimos la opción “EXAMINAR”. 83

4.7 Eliminar, cerrar: asomar elementos que han sido ocultados en la página.
Los elementos CERRADOS estarán en la Galería de la página de elementos Web. Los elementos ELIMINADOS estarán en la Galería NOMBRE_DEL_SITO. En cualquiera de los dos casos, tendremos la lista de elementos web, seleccionamos el que queremos volver a llevar a la página, y lo arrastramos a su posición. 84

4.8 Seguridad de los elementos web.
Puede suceder que dentro de un espacio de trabajo la visibilidad de la información sea diferente para unos usuarios y para otros. Para modificar la seguridad de un elemento web vamos a “Modificar configuración y columnas” y “Modificar permisos para esta lista (o biblioteca)”. Seleccionamos los grupos que vienen por defecto y pinchamos en “Quitar usuarios seleccionados”. Una vez eliminados estos usuarios, vamos a “Agregar usuarios”. 85

4.8 Seguridad de los elementos web.
Si pulsamos en “Libreta de direcciones” podremos seleccionar los usuarios de la lista de contactos de Outlook. Si no, podemos escribir tanto las direcciones de correo como los login de usuario (n ). Una vez hemos seleccionado a quiénes queremos dar acceso, seleccionamos qué tipo de permisos queremos darle y vamos a “Siguiente”. En la pantalla siguiente se nos confirma que los usuarios sean correctos, y podemos decidir si mandar un correo o no para avisar que le hemos dado ciertos permisos. 86 86

5. Áreas de reuniones

5.1 Introducción ….....………………………………………...…pág. 89
5. Áreas de reuniones 5.1 Introducción ….....………………………………………...…pág. 89 5.2 Programación de reuniones ….....……………………..…pág. 91 5.3 Creación de un área de reuniones … ….…pág.97 5.4 Modificar los datos de una reunión … …pág.106 5.5 Eliminar una reunión … ….…pág.107 5.6 Seguridad de las áreas de reuniones … …pág.110 88 88

5.1 Introducción. En los espacios de proyecto y órganos, tenemos disponible un área de reuniones. Este sitio utiliza una plantilla que incluye todos los elementos esenciales para planificar, organizar y realizar el seguimiento de las reuniones de dicho proyecto u órgano. Los asistentes a la reunión podrán trabajar de forma conjunta en el contenido, siempre verán la versión más reciente de la documentación y ya no será necesario enviar archivos grandes a través del correo electrónico cada vez que cambie un documento. Es importantísimo que todos los miembros del equipo del proyecto o del órgano correspondiente activen las alarmas para recibir los avisos de las novedades que se produzcan en las convocatorias, documentación, etc. . 89

5.1 Introducción. Mediante las convocatorias, realizadas desde Outlook 2003 o superior, invitaremos a los asistentes y crearemos el espacio correspondiente. En la convocatoria de reunión, incluiremos un hipervínculo que vaya al sitio de la reunión, donde los asistentes pueden obtener los detalles y ver la documentación de cada una. La información de la reunión se centraliza en un sitio de área de reuniones para que los asistentes puedan tener acceso a ella en cualquier momento si desean ver, editar o agregar información (dependiendo de los permisos que tengan). 90

5.2 Programación de reuniones.
Para crear una reunión, vamos al calendario de Outlook, y procedemos a crear una “Nueva convocatoria de reunión”. 91

Pinchamos en “Área de reuniones” y nos aparece una pestaña lateral. En el apartado “Crear un área de trabajo” nos aparecerá la configuración (ubicación y plantilla) de la última reunión que hemos creado. Si la configuración seleccionada coincide con la que necesitamos, pinchamos en “Crear”. Si es diferente, pinchamos en “Cambiar configuración”. 92

Configurar creación de reunión Tenemos que definir en qué portal queremos crear la reunión y, después, en cuál de los espacios de reuniones alojarla, y por último con qué plantilla. 1.- Seleccione una ubicación Desde aquí seleccionamos el portal en el que vamos a crear la reunión: en nuestro caso, PCYP SITNA. Si no está en el desplegable, seleccionamos “Otros…” y escribimos la dirección del servidor del área de reuniones. 93

Estamos creando una reunión en un área de reuniones que ya existe, Por lo que marcamos “Vincular a un área de trabajo existente”. Desplegamos el combo y aparecerán los espacios de reuniones en los que podemos crear reuniones. Seleccionamos aquél que corresponda a nuestra reunión. Pinchamos en “Aceptar”. 94

En la parte izquierda, agregamos los asistentes, el asunto de la reunión, y la ubicación de la misma. Si pinchamos en “Vínculo” se creará un enlace que llevará a los asistentes directamente al espacio creado. Esto es opcional, pero es recomendable, ya que así al recibir el correo pinchando en el vínculo se accederá al espacio de la reunión. 95

Una vez convocada la reunión, aparece en el área de reuniones, tomando automáticamente el Asunto, la Fecha, la Ubicación de la convocatoria realizada y los asistentes. Recoge el asunto, la fecha, la ubicación y los asistentes de la convocatoria. Enlaces a las diferentes reuniones. Nos sitúa por defecto en la próxima reunión. 96

5.3 Creación de un área de reuniones.
Crearemos un área de reuniones cuando hayamos creado un proyecto nuevo. Para crearlo, tenemos que convocar una primera reunión. A continuación tendremos que enlazarlo con el proyecto, y el proyecto con el área de reuniones. 97

Pinchamos en “Área de reuniones” y nos aparece una pestaña lateral. Pinchamos en “Cambiar configuración”. 98

Configurar creación de reunión Tenemos que definir en qué portal queremos crear la reunión, y con qué plantilla. 1.- Seleccionar ubicación Desde aquí seleccionamos el portal en el que vamos a crear la reunión. En nuestro caso, PCYP SITNA. Si no está en el desplegable, seleccionamos “Otros…” y escribimos la dirección del servidor del área de reuniones. 99

2.- Seleccionar un área de trabajo Marcamos en “Crear un área de trabajo nueva”. Seleccionamos el tipo de plantilla para nuestra reunión. >> SITNA: espacio de reuniones. 100

En la parte izquierda, agregamos los asistentes, el asunto de la reunión, y la ubicación de la misma. Si pinchamos en “Vínculo” se creará un enlace que llevará a los asistentes directamente al espacio creado. Esto es opcional, pero es recomendable, ya que así al recibir el correo pinchando en el vínculo se accederá al espacio de la reunión. 101

El título del área de reuniones y la URL del mismo, la coge del asunto de la primera convocatoria. 102

Una vez creado el espacio de reuniones, si queremos modificar el título, vamos a “Modificar área de trabajo”. Pinchamos en “Configuración del sitio”. Seleccionamos “Cambiar el título y la descripción del sitio”. En la pantalla siguiente, modificamos el título y pinchamos en “Aceptar”. 103

Una vez hemos creado el espacio de reuniones, tenemos que enlazarlo con el proyecto al que pertenece. Copiamos la URL del proyecto. En el área de reuniones, pinchamos en “Enlaces”. Agregamos un nuevo elemento. En la URL ponemos la del proyecto y en la descripción, el literal que queramos. 104

El siguiente paso es crear el enlace desde el proyecto para poder ir al área de reuniones. Copiamos la URL del área de reuniones. Vamos al proyecto, y pinchamos en “Enlaces”. Agregamos un nuevo elemento. En la URL ponemos la del área de reuniones y en la descripción, el literal que queramos. 105

5.4 Modificar los datos de una reunión.
El organizador de la reunión, desde el calendario el Outlook hace doble clic en la reunión, y modifica los datos de la reunión. Pinchamos en “Enviar actualización”. 106

5.5 Eliminar una reunión. El organizador de la reunión haz doble clic en el calendario, y pincha en “Cancelar reunión”. Para enviar actualización, pulsamos en “Enviar cancelación”. La reunión desaparece de nuestro calendario pero sigue estando en el área de reuniones. 107

5.5 Eliminar una reunión. Cuando una reunión es anulada, aparece el símbolo ! al lado de la fecha. Desplegamos la lista de acciones: Mantener implica mantener el espacio de la reunión cancelada. Eliminar implica eliminar la reunión y toda la información que pueda contener. Mover implica que podemos mover la documentación automáticamente a otra reunión existente. 108

5.5 Eliminar una reunión. Mover la reunión reemplaza el contenido de la reunión destino. Desaparece el contenido de la reunión original. 109

5.6 Seguridad de las áreas de reuniones.
Las distintas reuniones tienen TODAS la misma seguridad. Las asistentes a la reunión son colaboradores de las mismas. Para poder convocar reuniones hay que ser administrador del espacio de reuniones. 110

6. Alertas

6.1 Introducción ….....……………………………………….…pág. 113
6. Alertas 6.1 Introducción ….....……………………………………….…pág. 113 6.2 Agregar una alerta de lista o biblioteca … ……pág. 114 6.3 Ver y administrar mis alertas ……………………....……pág. 117 6.4 Eliminar una alerta ….....………………………………..…pág. 118 6.5 Editar una alerta … ……pág. 119 6.6 Agregar una alerta desde la configuración del sitio …pág. 120 112 112

6.1 Introducción. Cuando se trabaja en un Portal del Conocimiento la información de interés de cada usuario se encuentra ubicada en diferentes zonas del portal. Las alertas son herramientas importantes para los usuarios del sitio del portal. A medida que se reúne información de diversos orígenes, examinar tanto contenido puede llevar mucho tiempo. Las alertas proporcionan una solución práctica para mantenerse informado. Las alertas son avisos que notifican al usuario de determinados cambios en el portal: cuando se agrega, modifica y/o elimina información (documento o elemento de una lista), se envía un correo electrónico notificando del evento. Cada usuario, de forma personal e independiente del resto de usuarios es capaz de definir sus áreas de interés e identificar cómo y cuándo quiere que se le informe acerca de algo nuevo o actualizado que quizás quiera investigar. Es posible agregar una alerta para realizar el seguimiento de cambios realizados en el contenido de un área o en un documento. Es importante resaltar que es el propio usuario y ÚNICAMENTE ÉL quien decide si quiere recibir alertas y de donde. Nadie, ni siquiera el administrador, puede elegir a quién avisar en caso de modificaciones. Desde el PCyP te llegarán los resultados de alertas cada vez que se realizan cambios en el contenido para el que ha agregado una alerta. Es posible especificar la frecuencia con la que deseas recibir resultados de alertas por correo electrónico y recibirlos inmediatamente, a modo de resumen diario o semanal. Cuando ya no necesites realizar el seguimiento de los cambios realizados en un elemento, puedes eliminar las alertas en cualquier momento, o modificar su configuración. Se puede agregar una alerta para realizar el seguimiento de estos tipos de elementos: Documentos y elementos de listas Áreas de PCyP Bibliotecas y listas 113

6.2 Agregar una alerta de lista o biblioteca.
Es posible que haya en el portal (en cualquier zona del portal, incluidas actuaciones y equipos) alguna biblioteca y/o lista que te interese especialmente. Es posible también agregar una alerta para que se te informe de cualquier cambio que se realice. Bien que se añadan elementos o documentos, o que éstos se modifiquen o se eliminen. Pinchamos en el título de la lista. En la lista “Acciones”, pinchamos en “Enviarme alertas”. 114

6.2 Agregar una alerta de lista o biblioteca.
Aparece la pantalla de configuración de la alerta: En la sección “Tipo de cambio”, especifica si quieres que se te avise de cualquier cambio, o sólo cuando se añaden elementos o documentos, o cuando se modifica algo, o cuando se eliminan. En la sección “Frecuencia de alertas”, especifica la periodicidad con la que quieres recibir correo que te informe de los resultados de la alerta. 115

6.2 Agregar una alerta de un elemento de una lista o un documento.
Es posible que sólo te interese un documento de toda la biblioteca o un elemento de toda la lista. No es necesario entonces agregar una alerta para toda la lista o biblioteca, sino que puedes focalizar tu atención sobre el documento concreto. Vamos a la lista que contiene el elemento (o a la biblioteca). Pinchamos en el título (barra gris). Desplegamos el menú de acciones del elemento y pinchamos en “Enviarme alertas”. La configuración de la alerta es como en el caso anterior 116

6.3 Ver y administrar mis alertas.
No hay forma de tener en único sitio del portal un listado con las alertas que cada usuario tiene definido. Para administrar las alertas personales en un sitio concreto del portal hacemos lo siguiente: Vamos al sitio y pinchamos en “Configuración del sitio”. En la sección “Administrar mi información”, pinchamos en “Mis alertas de este sitio”. Aparece la lista de alertas de este sitio: 117

6.4 Eliminar una alerta. La seleccionamos y pulsamos “Eliminar alertas seleccionadas”. 118

6.5 Editar una alerta. Pinchamos en el nombre de la alerta:
Y modificamos los parámetros necesarios. 119

6.6 Agregar una alerta desde la configuración del sitio.
Si pulsamos en agregar alerta aparece la lista de elementos del sitio. Seleccionamos uno (no se puede seleccionar varios a la vez) y pinchamos en “Siguiente”. Aparece la pantalla de configuración de la alerta. La definimos y aceptamos. 120

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