2 ¿Qué es un documento de archivo? Imagen sacada de FlickrFlickr.

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1 2 ¿Qué es un documento de archivo? Imagen sacada de FlickrFlickr

2 Documento (Del lat. documentum) 1. m. Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos. 2. m. Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo. ~ auténtico. 1. m. Der. El que está autorizado o legalizado. ~ privado. 1. m. Der. El que, autorizado por las partes interesadas, pero no por funcionario competente, prueba contra quien lo escribe o sus herederos. ~ público. 1. m. Der. El que, autorizado por funcionario para ello competente, acredita los hechos que refiere y su fecha. ¿Qué nos dice el DICCIONARIO DE LA LENGUA ESPAÑOLA (23ª ed.)?DICCIONARIO DE LA LENGUA ESPAÑOLA

3 1 “Se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos”. Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (BOE número 155 de 29/6/1985) ALGUNAS DEFINICIONES

4 2 “Se entiende por documento, toda expresión en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, recogida en cualquier tipo de soporte material, así como cualquier otra expresión gráfica, que constituya testimonio de funciones y actividades sociales del hombre y de los grupos humanos, con exclusión de las obras de creación y de investigación editadas, y de las que, por su índole, formen parte del patrimonio bibliográfico, así como de las expresiones aisladas de naturaleza arqueológica, artística o etnográfica”. Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos (BOJA número 4 de 10/01/1984)

5 3 ALGUNAS DEFINICIONES “Se entiende por documento, a los efectos de la presente Ley, toda información producida por las personas físicas o jurídicas de cualquier naturaleza como testimonio de sus actos, independientemente de su soporte, forma de expresión o contexto tecnológico en que se haya generado. Se excluyen de este concepto las publicaciones que no formen parte de un expediente administrativo”. Anteproyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía (sometido a opinión pública BOJA núm. 201, de 14 de octubre de 2009BOJA núm. 201, de 14 de octubre de 2009

6 4 “Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal” Diccionario de Terminología Archivística (1993) ALGUNAS DEFINICIONES

7 Y … ¿para qué se producen y por qué se conservan los documentos? Ramón Alberch y Cruz Mundet nos dan 3 razones en su libro ¡Archívese!: los documentos del poder, el poder de los documentos¡Archívese!: los documentos del poder, el poder de los documentos 1ª RAZÓN gestión administrativa valor probatorio Para la gestión administrativa de los asuntos corrientes (son el apoyo informativo para la toma de decisiones) y por el valor probatorio que les concede la ley. IMPERATIVO LEGAL y EXIGENCIAS DE LA TRAMITACIÓN FUNCIÓN DE CONSTANCIA

8 2ª RAZÓN recurso básico de información transparencia administrativa Para el caso de las instituciones públicas, como recurso básico de información para los ciudadanos y garantía de transparencia administrativa imprescindible en un Estado de Derecho. FUNCIÓN DE COMUNICACIÓN 3ª RAZÓN valor histórico consulta Los documentos adquieren un valor histórico y son objeto de consulta por parte de investigadores y ciudadanos en general.

9 Varias maneras de clasificar a los documentos

10 Caracteres de los documentos: caracteres perdurables caracteres perdurables (los que no van a cambiar a lo largo de la vida de los documentos) EXTERNOS E INTERNOS caracteres mudables caracteres mudables (los que van a modificarse, pasando por distintos estados a lo largo de la vida de los documentos). EDAD DEL DOCUMENTO, VALORES DEL MISMO Y ESTADO DE CONSERVACIÓN Documentos de archivo: caracteres y elementos

11 Caracteres perdurables Caracteres externosCaracteres internos ClaseEntidad productora TipoOrígenes funcionales FormatoFecha y lugar de producción CantidadContenido sustantivo Forma Según Schellenberg, T. R.Schellenberg, T. R.

12 Forman la apariencia externa del documentoClase determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información. Por tanto dependiendo del procedimiento empleado tendremos documentos: TextualesTextuales: transmiten la información mediante texto escrito. IconográficosIconográficos: documentos que emplean signos no textuales para transmitir la información (mapas, planos, fotografías, etc.) SonorosSonoros: emplean el sonido para transmitir la información (discos, cintas magnéticas, discos compactos, etc.) AudiovisualesAudiovisuales: documentos que combinan la imagen en movimiento y el sonido (cintas de video, videodiscos, etc.) ElectrónicosElectrónicos: generados por cualquier sistema informático tanto con soporte físico o sin él. Caracteres perdurables: EXTERNOS

13 Tipo ¿de qué tipo de documento se trata?. Puede ser un informe, un oficio, un certificado, etc. Existen tantos tipos documentales como actividades posibles tiene un organismo.Formato va de acuerdo con el soporte. Así si es papel, los formatos son carta, A4, oficio, etc. Si se trata de videocassettes el formato es VHS, Beta, Super8, etc. Si se trata de imágenes electrónicas es jpg, bmp, gif, etc. O de textos electrónicos es txt, rtf, html, doc, xml, etc. Cantidad o volumen se trata del número de unidades (volúmenes, legajos, documentos) y del espacio que ocupan los documentos, en metros lineales si se trata de textos manuscritos, o en bites si son electrónicos, o en minutos si son sonoros o visuales.

14 Forma nos estamos refiriendo a la tradición documental, es decir, a la condición de original o copia de los documentos: se trata de un original, de una copia simple, de una copia certificada, de una minuta o borrador, etc. Por tradición documental entendemos los diversos modos de transmisión de un documento, es decir, la relación existente entre el modo en que un documento fue emitido y el modo en que se nos ha transmitido en los archivos. La categorías diplomáticas de la tradición se reducen fundamentalmente a: el borrador, la minuta, el original, y la copia.

15 Se refieren a la formulación del discurso y contenido del documento. Entidad productora Entidad productora : nos referimos al autor del documento (cualquier persona física o institucional, pública o privada). Es decir, el responsable legal del mismo. Orígenes funcionales Orígenes funcionales : son las razones por las cuales se ha producido un documento. Es decir, la función (gestión de recursos humanos), la actividad (contratación de trabajadores) y el trámite (redacción de un contrato de trabajo) por los que ha sido realizado. Fecha y lugar de producción Fecha y lugar de producción : estos caracteres sitúan al documento en el tiempo y en el espacio. Datación crónica y tópica. Contenido sustantivo Contenido sustantivo: el asunto del que trata el documento, sus fines u objetivos. Caracteres perdurables: INTERNOS

16 Elementos que caracterizan a los documentos de archivo (según Schellenberg, T. R.)Schellenberg, T. R. Génesis Génesis : cada documento de archivo surge de un proceso natural como resultado de la actividad de personas e instituciones. Los documentos de archivo surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor. Exclusividad Exclusividad : el contenido de cada documento es único. Aunque se trate del mismo tipo documental como una factura; la fecha, el valor, los items son distintos en cada una, dentro de una serie. Dicho de otro modo, la información que contiene rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión e intensidad. Interrelación Interrelación : como principio general, las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido o valor archivístico, o tienen muy poco. Su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto (la unidad archivística o expediente administrativo) y por las relaciones establecidas entre sí. Documentos de archivo: elementos

17 Unicidad Unicidad: Cada documento de archivo es único, no se produce en múltiples ejemplares. Las copias de un documento estas no son “ejemplares” del documento original, sino otro documento igualmente único. Integridad Integridad: Cada documento debe mantener sus caracteres internos y externos íntegros para conservar sus valores. La integridad de un documento de archivo hace referencia a su carácter completo e inalterado. Es necesario que un documento esté protegido contra modificaciones no autorizadas. Carácter seriado Carácter seriado: Los documentos de archivo se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series. Objetividad Objetividad: El documento de archivo constata una actividad personal o institucional sin añadir a ello criterios de valoración o subjetividad.Autenticidad

18 DOCUMENTO DE ARCHIVO Definición completa Nuestra definición de documento de archivo se hace más amplia o extensiva, atendiendo a todos sus caracteres externos e internos, (que enumeramos de forma didáctica para que quede constancia clara de los mismos) y a su relación con la entidad productora: (Caracteres externos): "Documento archivístico es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónica), generalmente en ejemplar único, (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta),... (Caracteres internos):... de carácter auténtico, objetivo e imparcial, esencialmente administrativo y/o jurídico, generado en cualquier fecha, de forma automática y espontánea, conservado íntegro en forma original, indivisible, seriado o unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario, interdependiente o interrelacionado (condicionando a los demás y siendo por ellos condicionado), y formando parte de un fondo o conjunto orgánico,... (Relación con la entidad productora):... producido, recibido y acumulado, como resultado del proceso natural de la actividad o gestión de una persona o entidad pública o privada, en cumplimiento de sus funciones o fines jurídicos y/o administrativos y conservado como prueba, información y continuidad de gestión”. Francisco Fuster Ruiz en su artículo "Archivística, archivo, documento de archivo... necesidad de clarificar los conceptos"Archivística, archivo, documento de archivo... necesidad de clarificar los conceptos

19 TIPOLOGÍA DOCUMENTAL Contexto de producción Administración Tipo de documentación que genera la Administración: La que resulta de las decisiones de la Administración: resoluciones, acuerdos, … La que resulta de sus juicios: informes, … La que le sirve para comunicarse, bien entre ellos o bien con otros organismos: comunicaciones, notificaciones, publicaciones, … La que le permite dejar constancia de su actividad: actas, certificados, … La que llega del exterior: denuncias, solicitudes, alegaciones, …

20 Empresa Tipo de documentación que genera una Empresa: La que le permite la dirección de la sociedad: actas, acuerdos, informes, expedientes de dirección,... La que le permite la administración de la sociedad: funciones de secretaría,... La que le permite la gestión de personal: nóminas y pagos, expedientes de personal,... La que le permite el control contable: libros de contabilidad, informes de cuentas, información fiscal,... La que le permite comunicarse con el exterior: correspondencia,...

21 Más tipos de productores de documentos: Cada uno de estos productores generan tipos documentales diferentes que se ajustan a las necesidades de cada uno. entidades bancarias, instituciones eclesiásticas, instituciones sanitarias, instituciones socio – culturales y científicas, instituciones militares, instituciones de enseñanza, etc.

22 TIPOLOGÍA DOCUMENTAL básica en la Administración Documento administrativo “Documento administrativo es cualquier documento producido por un órgano de la Administración Pública, por lo que no pueden considerarse como tales, a pesar de que sean incorporados a los expedientes, documentos redactados por particulares y dirigidos a órganos de la Administración Pública, tales como instancias y recursos (salvo, naturalmente, en los casos excepcionales en que ciertos órganos administrativos tienen la posibilidad-de- recurrir)”. Documentos administrativos: un ensayo de diplomática contemporánea / Ana Belén Sánchez Prieto

23 es un instrumento de constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa es un instrumento de comunicación, a otros órganos o unidades de la Administración (notas interiores) o a terceros interesados, ya sean personas jurídicas públicas y privadas o personas jurídicas naturales. Producen efectos frente a terceros o en el ámbito de la propia Administración. Son emitidos por un órgano administrativo. Por tanto quedan excluidos todos los documentos redactados o creados por los interesados, como las solicitudes, las alegaciones o los recursos y reclamaciones. Su emisión es válida. FUNCIONES CARACTERÍSTICAS

24 Establecer un catálogo exhaustivo de las tipologías documentales utilizadas por las Administraciones Públicas es una tarea muy laboriosa. Se han realizado trabajos centrados en tipologías específicas. No obstante, en un sentido estricto, la tipología documental es mucho más abundante y variada de lo que parece. Manual de documentos administrativos Si tomamos como referencia el Manual de documentos administrativos (1995) podemos clasificar a los documentos administrativos en cinco bloques: DOCUMENTOS DE DECISIÓN (contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre materias de su competencia) RESOLUCIONES ACUERDOS

25 DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN (comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades) COMUNICACIONES NOTIFICACIONES PUBLICACIONES DOCUMENTOS DE CONSTANCIA (contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo, cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos) ACTAS CERTIFICADOS CERTIFICACIONES ACTO PRESUNTO

26 DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS (el instrumento por el que el ciudadano se relaciona con la actividad de las Administraciones Públicas) SOLICITUDES DENUNCIAS ALEGACIONES RECURSOS DOCUMENTOS DE JUICIO (contienen una declaración de juicio de un órgano administrativo, persona o entidad pública o privada, sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo) INFORMES

27 FormulariosManual de documentos administrativos Bajo el término “Formularios”, y basándose también en el “Manual de documentos administrativos 1 ”, el Ministerio de Política Territorial ha recogido un listado de documentos administrativos de utilización más común en la tramitación de cualquier procedimiento administrativo. Objetivo 1. Elaborado en 1995 por un equipo de funcionarios públicos coordinados por la Subdirección General de Simplificación Administrativa y Programas de Atención al Ciudadano. Objetivo: Elaborar modelos documentales adaptados a las necesidades específicas de las distintas unidades de la AGE y susceptibles de tratamiento informático. 1ª FASE DOCUMENTOS DE INICIACIÓN ACUERDO DE INICIACIÓN DEL PROCEDIMIENTO REQUERIMIENTOS DE SUBSANACIÓN DE DEFECTOS EN LA SOLICITUD PETICIÓN DE MEJORA VOLUNTARIA DE LA SOLICITUD ACUERDO DE ADOPCIÓN DE MEDIDAS PROVISIONALES ACUERDO DE ACUMULACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ACUERDO DE PRÁCTICA SIMULTÁNEA DE TRÁMITES

28 2ª FASE DOCUMENTOS DE INSTRUCCIÓN ACUERDO DE APERTURA DE UN PERÍODO DE PRUEBA ACUERDO DE PRACTICA DE PRUEBA ACUERDO POR EL QUE SE RECHAZAN LAS PRUEBAS PROPUESTAS OFICIO DE PETICIÓN DE INFORME PRECEPTIVO DETERMINANTE OFICIO DE PETICIÓN DE INFORME PRECEPTIVO NO DETERMINANTE OFICIO DE PETICIÓN DE INFORME FACULTATIVO CITACIÓN DE COMPARECENCIA CONCESIÓN DE TRÁMITE DE AUDIENCIA ACUERDO DE APERTURA DEL PERÍODO DE INFORMACIÓN PÚBLICA ACUERDO DE AMPLIACIÓN DE PLAZOS ACUERDO DE TRAMITACIÓN DE URGENCIAS ACREDITACIÓN DE LA NOTIFICACIÓN

29 3ª FASE DOCUMENTOS DE TERMINACIÓN ACUERDO DE CADUCIDAD POR PARALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO IMPUTABLE AL INTERESADO ACUERDO DE CADUCIDAD POR PARALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO INICIADO DE OFICIO NO SUSCEPTIBLE DE PRODUCIR ACTOS FAVORABLES RESOLUCIÓN TIPO RESOLUCIÓN DE INADMISIÓN CERTIFICADO DE ACTO PRESUNTO ACUERDO DE LA SUSPENSIÓN DE LA EJECUCIÓN DE UNA ACTO Manual de documentos administrativos A modo de ejemplo : basado en el Manual de documentos administrativos, la Universidad de la Palmas de Gran Canaria elaboró su propio Manual de normalización de documentos administrativos de la ULPGC.Manual de normalización de documentos administrativos de la ULPGC

30 AGRUPACIONES DOCUMENTALES (naturales) FONDO SECCIÓN SERIES EXPEDIENTES

31 AGRUPACIÓN DOCUMENTAL Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa en ejercicio de sus funcionesFONDO Totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona en desarrollo de sus funciones o actividades. UNA PRIMERA DEFINICIÓN

32 SECCIÓN Son las divisiones del fondo identificadas con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo.SERIE Son el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada. EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO Una unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto (Diccionario de Terminología Archivística).

33 AGRUPACIONES DOCUMENTALES (artificiales) COLECCIÓN DOCUMENTAL Según Heredia Herrera: “su origen no responde al resultado de una gestión institucional / personal, sino a la voluntad de alguien” (la mayoría de las veces es producto de una donación o compra). Suelen ser documentos cuya unión y relación entre ellos la determina bien un tema o asunto, bien el coleccionista o autor de la colección. No suelen tener una carácter seriado, de manera que requerirá una descripción individualizada. Documentos que suelen integrar las colecciones: estampas, dibujos, fotografías, grabados, etc.

34 AGRUPACIONES DOCUMENTALES (artificiales) SECCIÓN FACTICIA SECCIÓN FACTICIA (también según Heredia Herrera) Se trata de agrupaciones documentales realizadas voluntariamente en los archivos a partir de sus fondos y responden básicamente a motivos de conservación o instalación determinados: Ej.: Colección de Mapas y Planos, etc. Colección Digital de Mapas, Planos y Dibujos del Archivo General de Simancas A veces, han sido los propios archiveros los que han formado series facticias atendiendo a criterios subjetivos. En ocasiones se han agrupado documentos en torno a una temática para destacar su importancia.

35 Secciones "facticias" (ARCHIVO DE INDIAS) El Archivo tiene en la actualidad cuatro Secciones "facticias", esto es, organizadas a partir de documentos procedentes de otros fondos. En la de PATRONATO (Sección l), además de los documentos correspondientes al Patronato Real o derechos de la Corona en materia eclesiástica, se guardan los documentos que fueron considerados más importantes por parte del Archivo a principios del siglo XIX. En la de TITULOS DE CASTILLA (Sección XIII), se han reunido los que hacen referencia a distintos títulos nobiliarios. En la de MAPAS Y PLANOS (Sección XVI) se conservan aquellos documentos (no sólo mapas y planos) que por sus características físicas requieren una conservación especial: mapas, planos, tejidos, diseños, bulas... En la de DIVERSOS (Sección XV), pueden consultarse los documentos de dos Archivos particulares (Fernando Abascal, virrey del Perú, y Camilo García Polavieja, capitán general primero en Cuba y luego en Filipinas, ambos en e siglo XIX), y las donaciones y compras de documentos.

36 Al hilo de las secciones facticias … Polémica Polémica: Archivo General de la Guerra Civil Española (Salamanca) En Web oficialWeb oficial En wikipediawikipedia INTERESANTE: dossier de prensa “Declaraciones sobre el Archivo General de la Guerra Civil Española desde 1995 hasta 2005”.Declaraciones sobre el Archivo General de la Guerra Civil Española desde 1995 hasta 2005

37 VALORES DE LOS DOCUMENTOS Los documentos se elaboran para la gestión administrativa, por exigencias de una tramitación; pero no con finalidad histórica. No obstante con el paso del tiempo, algunos van a adquirir esa categoría. VALOR PRIMARIO valor administrativo El documento desde su nacimiento posee un valor primario, tiene como objetivo principal plasmar la gestión de una actividad determinada: valor administrativo. valor legal, jurídico o probatorio Al mismo tiempo, cada documento tiene un valor legal, jurídico o probatorio, es prueba de los actos que contiene. En cuanto el procedimiento se finaliza el documento pierde el valor administrativo, pero sigue manteniendo el probatorio. Ejemplo: LISTAS DE EMBARQUE (compañías aéreas).

38 VALOR SECUNDARIO: histórico o permanente Se deriva de la utilidad que el documento pueda tener con posterioridad como fuente para la investigación histórica y para la acción cultural. valor histórico ¿Qué documentos llegan a tener un valor histórico? Los documentos que tras cumplir su función administrativa y previo proceso de valoración, selección y eliminación documental, son considerados de valor permanente y conservados por tiempo indefinido (archivo histórico) Constituyen la memoria viva de su creador (persona física o jurídica) Sirven como fuente para el estudio de la historia y para la difusión cultural Según Ramón Alberch y Cruz Mundet, en los países más avanzados alcanzan el valor histórico entre el 1 y el 5 % de los documentos producidos.

39 Imagen sacada de “La vida de un documento administrativo (el expediente electrónico)”La vida de un documento administrativo (el expediente electrónico) VALOR ADMINISTRATIVO VALOR LEGAL, JURÍDICO o PROBATORIO VALOR HISTÓRICO

40 ciclo de vidaetapas del archivo Los valores del documentos esta íntimamente relacionados con el ciclo de vida documental y al mismo tiempo con las etapas del archivo. Edad administrativa (primera edad – documentos corrientes) Circulación y tramitación de los asuntos iniciados. La documentación es de uso frecuente. Edad histórica (tercera edad – documentos no corrientes) El documento adquiere valor permanente, estará al servicio de la cultura y de la investigación. Su conservación será definitiva. Edad intermedia (segunda edad – documentos semicorrientes) El documento o el expediente referente a un asunto debe conservarse, siendo objeto de consulta o de uso como antecedente de manera poco frecuente. ARCHIVO DE OFICINA / GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO INTERMEDIO - HISTÓRICO

41 Según Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales

42 Según “Manual de organización de archivos de oficinas” Universidad de AlicanteManual de organización de archivos de oficinas

43 Presentación realizada por David Gómez Domínguez compartida bajo una Licencia Creative CommonsDavid Gómez Domínguez Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 3.0Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 3.0 España