1. Ideas y conceptos Archivo = Documentos + Organización + Servicios.

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3 1. Ideas y conceptos

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5 Archivo = Documentos + Organización + Servicios

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7 El vocablo “archivo” Al archivo en el mundo greco-latino se le designaba como: Scrinium Tabularium Sacrarium Armarium Archivum Archivio (italiano) Archivo (castellano) Arxiu (valenciano) Archivio (portugués) Archive (francés)

8 El vocablo “archivo” Lugar (físico, ubicación, edificio o instalaciones) Institución (entidad generadora de documentos) Material (conjunto de documentos) Depósito (recinto o estancia concreta dentro de una institución) Colección de documentos ARCHIVO acepciones ARCHIVO acepciones

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10 Concepto de Archivo 1. ¿Qué compone un archivo? 2. ¿Quién lo crea? 1. Conjunto de documentos 2. Reunidos, producidos y recibidos por una persona o institución pública o privada

11 Concepto de Archivo 1. ¿Cómo se forma? 2. ¿Para qué se conserva? 1. En razón de sus funciones y actividades, de cualquier fecha y soporte, 2. Se conservan como testimonio e información y están al servicio de la investigación, cultura y gestión administrativa

12 Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservando y respetando el orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Para fuentes de historia, de gestión, información, la investigación y la cultura. ¿Qué es un archivo?

13 Definición de Archivo >

14 Definición de Archivo <<Son archivos los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa (...)

15 Definición de Archivo (…) Asimismo, se entienden por archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos>>.

16 ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

17 ARCHIVO DE GESTIÓN "Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados". ARCHIVO CENTRAL "En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general".

18 ARCHIVO HISTÓRICO "Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente". PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

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20 Según el soporte de material PapelMaterial químico Material magnético Material plástico micro formas

21 Según su vigencia Administrativo: Tiene valor mientras el documento le fue útil a la Institución Histórico: Valor permanente y será consultado por su valor cultural

22 Según la frecuencia de uso Activos o dinámicos Inactivos o no dinámicos

23 Entre los activos están: Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos: de circulación, de tramitación por los canales o cauces normales, en busca de respuesta o solución para el asunto que se ha iniciado. Archivos centrales o intermedios: una vez recibida la respuesta o solución al asunto iniciado, se debe conservar, ya que puede ser objeto de consulta o antecedente, pero no con la frecuencia de la primera etapa. Archivos permanentes o históricos: incluye los documentos que asumen un valor permanente por decisión del respectivo comité de archivo.

24 Los documentos según su clase Por su naturaleza TEXTUALES: escritura sobre papel u otro soporte. Ej. carta, informe. CARTOGRÁFICOS Y GRÁFICOS: la técnica utilizada en el dibujo. Ej. planos, mapas. DE IMAGEN: reproducción de imagen fija o móvil. Ej. película, fotografía. Los documentos de imagen, especialmente las fotografías, pueden hacer parte de documentos textuales, en las hojas de vida y los contratos. FONOGRÁFICOS: cuando se transmite el mensaje por medio de la fijación de sonidos. Ej. cassettes, discos. LEGIBLES POR MÁQUINA: el mensaje se fija utilizando medios magnéticos. Ej. disquete.

25 Los documentos según su clase Por el origen, fuente o autor LA FUENTE: puede ser privada o pública, anónima o conocida, el autor puede ser una persona, un grupo de personas o una institución. De acuerdo con la institución, los documentos pueden ser: PÚBLICOS: otorgados por entidades oficiales o del gobierno. Ej. Escrituras de compraventa, oficio para realizar un proceso. PRIVADOS: se originan en la empresa privada. Ej. Cartas comerciales, facturas etc.

26 documentos públicos REGISTRO CIVIL Partida de nacimiento Acta de nacimiento Acta de defunción Acta de divorcio Fe de vida

27 IDENTIFICACIÓN PERSONAL Cédula de identidad Carnet pasaporte Licencia de conducir documentos públicos

28 Vivienda Terreno Vehículo

29 documentos públicos Diploma Título académico Reconocimiento

30 documentos públicos ImpuestoServicio

31 documentos privados autorización Constancia de trabajo certificaciones Constancia médica

32 Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: ELABORACIÓN O RECEPCIÓN UTILIZACIÓN Y CONSERVACIÓN ELIMINACIÓN

33 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÓRICO VALORES PRIMARIOS Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico VALORES SECUNDARIO S Cultural Histórico Científico

34 DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor: Valor Administrativo Histórico o Cultural Debe ser objeto de conservación Fiscal o legal Valor Científico Económico

35 DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización. DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada que preste servicios públicos en razón de sus actividades o funciones haciendo uso de medios electrónicos.

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37 ARCHIVISTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Archivística  objeto  archivos Archivos  objeto  documentos Documento  objeto  información

38 Organización de archivos  Periodo pre-archivístico  indefinición  Periodo de desarrollo archivístico  autonomía

39 Principio fundamental de la Archivística: <<Principio de respeto de los fondos o Principio de procedencia>>

40 Principio de procedencia  Teoría argumentada por Natalis de Wailly  >

41 ¿Qué es fondo de archivo? <<Es el conjunto de documentos procedente de la actividad de una persona física o moral, o de un organismo, cuya reunión es fruto de un proceso natural en el que el productor (...) (…) genera y conserva esos fondos, al igual que se forman los sedimentos de las capas geológicas, progresiva y constantemente>>.

42 ¿en qué consiste el Principio de procedencia o Principio de respeto a los fondos?. Consiste en reunir los documentos por fondos; es decir, juntar los documentos procedentes de la misma familia, la misma entidad, el mismo individuo, etc. Y no mezclar unos con otros.

43 La historia de la Archivística se agrupar en dos períodos :

44 1. Período prearchivístico  Tratamiento de los fondos documentales caracterizado por la indefinición de sus presupuestos, e incluso por la sumisión a los principios de otras disciplinas.

45 2. Período de desarrollo archivístico  Tanto en la teoría como en el tratamiento de los fondos documentales, se logran niveles suficientes de autonomía como para poder hablar propiamente de Archivística.

46 Según el Consejo Internacional de Archivos (CIA), se define como… > 

47 Teoría archivística Comprende: Su propia historia Su objeto o ámbito de actuación Su metodología Práctica archivística Comprende: Las técnicas y procedimientos empleados para la conservación de los docs. Y la difusión de la información

48 La Archivística en el ámbito de las Ciencias de la Documentación Ciencias de la Documentaci ó n Archiv í sticaBiblioteconom í aDocumentaci ó n

49 Caracterización de cada una de ellas con relación a la ARCHIVÍSTICA

50 BASE DE TRABAJO Archivística Biblioteconomía Documentación Documento Información

51 FUNCIONES Archiveros, Bibliotecarios y Documentalistas 1.RECOGER 3.TRANSMITIR, DIFUNDIR SERVIR 2.ALMACENAR/ CONSERVAR

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53 Sistemas de Archivos Concepto simple Implementa abstracción para accesar lmacenamiento secundario Abstracción : archivos Proporciona organización lógica para accesar archivos en directorios Normalmente directorio implementado como árboles Proporciona a usuarios mecanismos de protección y compartición de archivos Debe proporcionar semántica de consistencia para permitir acceso compartido

54 Archivos Archivo es una colección de datos con algunas propiedades Contenido, tamaño, dueño, última fecha de modificación, protección, etc Archivos pueden tener tipos entendibles Sistema de archivos: archivo simple, directorio, enlace Otras partes del SO, aplicaciones o bibliotecas Ejecutable, biblioteca, código fuente, etc Típicamente, tipos pueden incluidos en nombre En Windows, tipo incluido en nombre En unix, tipo especificado en los dos primeros bytes del archivo (magic numbers) o caracteres iniciales

55 Operaciones sobre archivos create(name) open(name, mode) read(fd, buf, len) write(fd, buf, len) sync(fd) seek(fd,pos) close(fd) unlink(name) rename(old, new)