PRINCIPIOS BASICOS DE LA GESTION DOCUMENTAL EN LA EMPRESA Presentación Elaborada Por: Gestión Administrativa – SURTIMIA Sistema de Gestión de Calidad Bogotá,

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1 PRINCIPIOS BASICOS DE LA GESTION DOCUMENTAL EN LA EMPRESA Presentación Elaborada Por: Gestión Administrativa – SURTIMIA Sistema de Gestión de Calidad Bogotá, Mayo de 2014

2 1.Introducción a la Gestión Documental 2.Conceptos Básicos Archivísticos Archivo Tablas de Retención Documental Programa de Gestión Documental 3.Beneficios de la Gestión Documental 4.Gestión de las Comunicaciones en Empresa (IN-08-01) 2 CONTENIDO

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4 GESTIÓN DOCUMENTAL Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Articulo 3 Ley 594 de 2000 4

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6 Uso y Conservación Valoración y Disposición Final Archivo Gestión Archivo Central Archivo Histórico VOLUMEN DOCUMENTALVOLUMEN DOCUMENTAL FASES DE ARCHIVO Creación y Trámite Digitalización Eliminación Conservación Total VALOR PRIMARIO: Archivos Administrativos VALOR SECUNDARIO Archivos Históricos 20 A*V i 2 A*A x y 6

7 ARCHIVO Documento Ciclo Vital Fases de Archivo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) Producción Recepción Distribución Trámite Organización Consulta Conservación Disposición final TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Serie Documental Tiempos de retención CONCEPTOS BÁSICOS ARCHIVÍSTICOS 7

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9 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas 9

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11 RACIONALIZAR LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL FACILITA EL ACCESO Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS GARANTIZA LA SELECCIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS REGULAN LAS TRANSFERENCIAS DE ARCHIVO EN SUS DIFERENTES FASES PERMITE RACIONALIZAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS REFLEJAN LA FUNCIÓN INSTITUCIONAL FACILITAN EL MANEJO DE IMPORTANCIA DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)

12 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental, al interior de la Entidad. Estos son producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. 12

13 PGD Resaltar la importancia documentos Apoyo decisivos para la transparencia y control de la gestión Pública Garantía de los derechos individuales y colectivos 1. OBJETIVOS DEL PGD 2. Procurar la racionalización y control de la producción documental: Respondiendo a procedimientos, trámites Normalización de modelos y formatos para la producción documental 3. Normalizar del procedimiento de correspondencia: recibo, radicación y distribución, mediante sistemas eficientes de correo y mensajería. Normalizar el uso de soportes y materiales que preserven el cuidado del medio ambiente. 4. Aplicar Tablas de Retención Documental, organización, transferencias primarias, conservación de documentos y disposición final. 5. Facilitar la recuperación de información de manera rápido y oportuna. 13

14 Hacen referencia a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad. La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección. Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, REQUISITOS ADMINISTRATIVOS PARA EL PGD 1. 2. 3. 14

15 ETAPAS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 15

16 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ORIGEN CREACIÓN DISEÑO 16 COMPRENDE ASPECTOS DE:

17 RECEPCIÓN DOCUMENTAL 17

18 DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL 18

19 TRÁMITE DOCUMENTAL 19

20 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL SERIE DOCUMENTAL Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. 20

21 CONSULTA DOCUMENTAL CONSULTA DOCUMENTAL Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen 21

22 CONSERVACIÓN DOCUMENTAL CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido 22

23 DISPOSICIÓN FINAL Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental 23

24 Mejoramiento de los Procesos de la Compañía Mediante implementación de estándares ISO- 15489 Disminución de Costos de almacenamiento Articulación de procesos con Calidad, Auditoria, Tecnologías de Información y Gestión Documental Manejo Inteligente del Espacio Físico para la custodia de Documentos Administración de Información con Profesionales en Archivística Seguridad y Control de la Información Oportunidad en la Consulta de Información (física– electrónica) Garantía documental como soporte a procesos legales Implementación de estándares ISO-9001 E ISO-15489 Mejores Practicas en procesos Documentales VENTAJAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 24

25 BENEFICIOS: Ahorro de Costos Eficiencia Generación de Valor Reducción de Costos Mayor orden y calidad en el ámbito de trabajo Reducción de espacio Reducción en tiempos de búsqueda Normalización y racionalización en la producción documental

26 ¿COMÓ ESTAMOS?

27 ¿A DÓNDE DEBEMOS LLEGAR?

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29 Presentación Elaborada Por: Gestión Administrativa – SURTIMIA Sistema de Gestión de Calidad Bogotá, Mayo de 2014