ORGANO DE DIRECCIÓN Director Propietario (MINED) Director Propietario (Adm. Act.) Director Propietario (Doc. Jub.) Director Propietario (Doc. Activos Director.

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1 ORGANO DE DIRECCIÓN Director Propietario (MINED) Director Propietario (Adm. Act.) Director Propietario (Doc. Jub.) Director Propietario (Doc. Activos Director propietario (Ministro. Hda Director Propietario (MINIPLAN) Director Propietario (MINED) Director Presidente (Presidente de la República) CONSEJO DIRECTIVO Director Propietario (Adm. Jub..) Es la autoridad máxima de la Caja. Le corresponde la orientación y determinación de las políticas del funcionamiento

2 ESTRUCTURA FUNCIONAL DIRECCIÓN SUPERIOR PRESIDENCIA Gerencia Ejerce la representación legal. Representar judicial y extrajudicialmente a la Caja. (Art.10 y 11) Órgano ejecutivo, tiene a su cargo las funciones Adm. (Art. 18) Máxima autoridad administrativa dentro de la Caja.(Art. 20) Participar en la consolidación de información para la elaboración del Plan Estratégico y Plan Institucional. Redacción de correspondencia, oficios y documentos varios requeridos. Recibir, registrar y despachar correspondencia. Atender llamadas telefónicas. Convocar telefónicamente y asistir a reuniones del Consejo Directivo y elaborar sus actas. Transcribir actas de reuniones del Consejo Directivo, en su respectivo libro. Elaborar las transcripciones de los Acuerdos de Consejo Directivo y trasladarlos al personal correspondiente. Asistente ejecutivo de Presidencia y Consejo

3 ASESORÍA TÉCNICA JEFE UNIDAD DE PLANIFICACIÓN ASESOR JURÍDCO AUDITOR INTERNO JEFE PUB LICIDAD Y COMUNICACIONES Preparar propuestas de carácter técnico que sirvan de base para la toma de decisiones. Coordinar la elaboración e integrar el Plan Estratégico y Plan Operativo Institucional someterlo a revisión y aprobación, a través de la Presidencia al Consejo Directivo. Brindar asesoría jurídica a las diferentes unidades de la institución, así como los usuarios que lo soliciten, a fin de que todas las actividades se ejecuten de acuerdo a las Leyes. Verifica el cumplimiento de las Normas Técnicas de Control interno de la Corte de Cuentas de la República, así como Leyes reglamentos, disposiciones administrativas y financieras que regulan la Caja Mutual. Coordinar todas las acciones pertinentes a la publicidad institucional y las comunicaciones Para fortalecer la proyección de la Caja Mutual.

4 ADMINISTRACIÓN GENERAL PUESTOFUNCION Subgerente de Informática Planificar, administrar y controlar los recursos informáticos de La Caja Mutual; así mismo, proporcionar un oportuno y eficiente apoyo de soporte a las diferentes Unidades. Subgerente Administrativo Dirigir, coordinar, supervisar y controlar el desarrollo y ejecución de las funciones de de Recursos Humanos, UACI, Logística y Administración de Activos Institucionales y Archivo Institucional. Supervisar la ejecución y operación oportuna en las diferentes áreas de su responsabilidad. Supervisar el eficiente manejo y custodia de los bienes institucionales y el buen mantenimiento en las instalaciones. Supervisar todas las actividades relacionadas con el servicio de transporte. Supervisar y ejercer controles sobre el uso y manejo de los vehículos de la institución.. Subgerente de operaciones Dirigir, coordinar y controlar el desarrollo y ejecución de las funciones de Comercialización y Prestaciones, Beneficios y Protecciones. Velar por la buena ejecución y operación de las prestaciones y beneficios que proporciona la institución a sus asegurados.

5 · Jefe UACI Velar por el cumplimiento de los procedimientos de las adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios, de conformidad a la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública, normas y procedimientos internos. Realizar los procesos de compras de bienes y servicios, según los montos que se establecen en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública. Entregar y registrar los de cupones de combustible de los requerimientos aprobados. Cumplir con las políticas, lineamientos y disposiciones técnicas establecidas por la Unidad Normativa de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública (UNAC). · Jefe de Recursos Humanos Realizar labores de reclutamiento y selección de personal Implementar evaluaciones del personal dos veces al año. Procesar en el tiempo adecuado las planillas de sueldos, ISSS, AFP e INPEP, así como aquellas otras que fueran necesarias. Mantener actualizados los registros y expedientes del personal y sus movimientos. Elaborar el plan anual de capacitación, conjuntamente con las demás Unidades de La Caja Mutual y gestionar ante la Sub Gerencia Administrativa y la Gerencia, la aprobación y realización del mismo. Coordinar con la Unidad de Tesorería, todas las acciones legales relacionadas con el manejo del pago de remuneraciones del personal de la institución. · Jefe de Archivo Organizar, conservar, catalogar y administrar los documentos de la institución. Elaborar y poner a disposición del público una guía de la organización del archivo y de los sistemas de clasificación y catalogación. Generar, coordinar y velar por el cumplimiento de las políticas y normativas de La Caja Mutual en materia archivística.

6 Elaborar el plan de trabajo de la Unidad. Encargado de Elaborar el Proyecto de Presupuesto de cada ejercicio financiero, en coordinación con la comisión que se nombra para tal efecto. Desarrollar y dar cumplimiento a la función y atribuciones básicas descritas en el Manual de Organización para las Unidades Financieras Institucionales. Mantener actualizado el sistema informático SAFI, de acuerdo a los requerimientos internos y al marco normativo vigente del Sistema de Administración Financiero Integrado del Estado. Jefe de Presupuesto

7 Oficial de información y respuesta (OIR) Recabar y difundir la información oficiosa y propiciar que las unidades responsables las actualicen periódicamente. Recibir y dar trámite a las solicitudes referentes a datos personales y de acceso a la información. Auxiliar a los particulares en la elaboración de solicitudes y, en su caso, orientarlos sobre las dependencias o entidades que pudieran tener la información que solicitan. Realizar los trámites internos necesarios para la localización y entrega de la información solicitada y notificar a los particulares. Instruir a los servidores de la dependencia o entidad que sean necesarios, para recibir y dar trámite a las solicitudes de acceso a la información. Llevar un registro de las solicitudes de acceso a la información, sus resultados y costos. Garantizar y agilizar el flujo de información entre la dependencia o entidad y los particulares. Realizar las notificaciones correspondientes. Resolver sobre las solicitudes de información que se les sometan. Coordinar y supervisar las acciones de las dependencias o entidades correspondientes con el objeto de proporcionar la información. Establecer los procedimientos internos para asegurar la mayor eficiencia en la gestión de las solicitudes de acceso a la información. Elaborar un programa para facilitar la obtención de información de la dependencia o entidad, que deberá ser actualizado periódicamente. Elaborar el índice de la información clasificada como reservada. Elaborar y enviar al Instituto, de conformidad con los lineamientos que éste expida, los datos necesarios para la elaboración del informe anual a que se refiere el Art. 60 de la LAIP.

8 TÉCNICO DE INFORMÁTICA Instalar, configurar y administrar los sistemas operativos, tales como Windows para estaciones de trabajo, Linux para estaciones de trabajo; tanto en equipos físicos como en ambientes virtualizados. Instalar servicios de Correo Electrónico. Instalar clientes de base de Datos DB2. Instalar y configurar las aplicaciones desarrolladas en Magic y la base de Datos DB2. Instalar y configurar Servidores Controladores de Dominio, Servidores de Impresión, Servidores Web (Windows y Linux), Terminal Server y Servidores de Archivos. Tanto en equipos físicos como en ambientes virtualizados. Instalar y/o configurar estaciones de trabajo, impresores y periféricos. Programar, coordinar y ejecutar planes de mantenimiento en las estaciones de trabajo, impresores y periféricos de la institución. Administrar redes LAN y WAN Supervisar y dar seguimiento a los contratos de mantenimiento preventivo y correctivos. Dar soporte de Software aplicativos propios de la institución para corregir errores de configuración y/o instalación. Detectar y corregir fallas en equipos informáticos. Planear, organizar y ejecutar resguardos de información de servidores y estaciones de trabajo, tanto físicos como virtuales a través de medios magnéticos tales como: Tape, DVD y/o discos duros externos. Detectar y controlar los virus en equipos informáticos.

9 Tesorero Elaborar el plan de trabajo de la Unidad. Desarrollar y dar cumplimiento a la función y atribuciones básicas descritas en el Manual de Organización para las Unidades Financieras Institucionales. Verificar la actualización de las bases de datos que permitan controlar los ingresos y egresos. Supervisar y autorizar los cheques y reportes emitidos para el pago de proveedores, reclamo de seguros y remuneraciones y efectuar los respectivos pagos. Colaborar en la elaboración del Plan Operativo Institucional, Proyecto de presupuesto y demás documentos requeridos por las Autoridades Superiores y remitirlo oportunamente para su integración. Coordinar con la Unidad de Recursos Humanos todas las acciones legales, relacionadas con el manejo de planillas de sueldos y todas aquellas emitidas en relación a pagos y retenciones del personal de la institución.

10 Elaborar el plan de trabajo de la Unidad. Desarrollar y dar cumplimiento a la función y atribuciones básicas descritas en el Manual de Organización para las Unidades Financieras Institucionales. Mantener actualizado el sistema de contabilidad Gubernamental, de acuerdo a los requerimientos internos y al marco normativo vigente del Sistema de Administración Financiero Integrado del Estado y Subsistema de Contabilidad Gubernamental. Proponer y validar los planes de cuentas y sus modificaciones de acuerdo a la naturaleza de la Institución, que permita mejorar el control contable y financiero. Preparar los estados financieros e informes periódicos, relacionados con la gestión financiera y presupuestaria. Participar en la formulación del presupuesto institucional vigilando que el presupuesto esté integrado al sistema contable a nivel de específico y la inclusión del presupuesto de la unidad en lo que es el presupuesto institucional. Jefe de contabilidad

11 Elaborar el Plan de Trabajo de la Unidad. Administrar y coordinar todas las actividades relacionadas con el funcionamiento y mantenimiento adecuado de las instalaciones del Edificio. Coordinar las labores recepción, motoristas, mensajero, reproducción de documentos, personal de limpieza, vigilancia y parqueo. Llevar expedientes de control de los vehículos, que comprende contratos de mantenimientos, kilometrajes recorridos, mantenimientos y reparaciones realizadas, informe de motoristas. Autorizar y coordinar permisos de salidas de los vehículos. Velar porque se repare y solucione los problemas que no ameriten contratación en las instalaciones del edificio. Elaborar los requerimientos técnicos de las contrataciones necesarias a realizar, para el buen funcionamiento del edificio y todos los servicios requeridos, remitiéndolos a la Unidad de Adquisiciones Institucional oportunamente, para su contratación. Supervisar la ejecución del plan de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones y servicios requeridos para el buen funcionamiento del edificio. Administrar las llaves de las diferentes instalaciones de todo el edificio. Jefe de logística y administración de activos

12 Jefe de comercialización Elaborar del Plan de Trabajo de la Unidad Elaboración del Plan de Mercadeo. Ejecutar, controlar y evaluar el plan de mercadeo a nivel nacional, a través de los Jefes de Agencias, Auxiliares de Agencia y Agentes Independientes. Coordinar, distribuir y supervisar el trabajo de los Jefes de Agencia y Agentes Independientes. Revisar las solicitudes de afiliación de los seguros que ofrece La Caja Mutual, procedentes de los Jefes de Agencia, Auxiliares de Agencia y Agentes Independientes. Supervisar la distribución de las pólizas en las Agencias. Realizar reuniones periódicas con Jefes de Agencia, Auxiliares de Agencia y Agentes Independientes, para información y seguimiento de las metas. Presentar informes gerenciales y estadísticos a la administración superior, sobre las nuevas afiliaciones e incrementos de montos del Seguro de Vida Opcional. Coordinar el envío de correspondencia para los asegurados. Controlar los reportes de los ingresos diarios de afiliaciones de los Jefes de Agencia y Auxiliares de Agencia y validar los recibos de ingreso anulados. Generar reportes semanales para la elaboración de informes financieros y mensuales que soportan las transacciones contables de ingresos provenientes de primas de seguros.

13 Elaborar el plan de trabajo de la Agencia. Ejecutar el Plan de mercadeo. Desarrollar las actividades de promoción y afiliación de seguros a través de visitas. Revisar y firmar las solicitudes de afiliación. Remitir a las oficinas Centrales de La Caja Mutual, las solicitudes de afiliación recibidas. Recibir y revisar solicitudes de reclamo presentadas en la Agencia y posteriormente presentarlas al Jefe de Comercialización. Recibir y revisar las solicitudes de todos los tramites del SVD. Entregar pólizas de seguros a los asegurados. Recolectar, depositar e informar a las Unidades respectivas en La Caja Mutual, de los ingresos percibidos en la Agencia. Elaborar recibos de ingreso y realizar remesas diariamente de los ingresos recibidos. Administrar la adquisición y consumo de materiales y suministros de la Agencia. Llevar estadísticas sobre afiliaciones, entrega de pólizas y reclamos tramitados en la Agencia. Presentar informes gerenciales y estadísticos al Jefe de Comercialización, sobre las actividades asignadas. Jefe de agencia

14 Ejecutar actividades de promoción, afiliación y venta de los servicios de La Caja. Brindar atención personalizada a los clientes demandantes de los servicios de afiliación, programando visitas a los lugares de trabajo. Remitir a las oficinas Centrales de La Caja Mutual, las solicitudes de afiliación recibidas, previa autorización del Jefe de Agencia. Entregar pólizas de seguros y carnet a los asegurados. Recibir pagos de los asegurados y elaborar los respectivos recibos de ingreso. Impartir charlas informativas sobre los seguros y servicios de La Caja Mutual. Salvaguardar los bienes asignados al área de su responsabilidad. Realizar otras actividades relacionadas con la naturaleza del puesto. Auxiliar de agencia

15 Promotor de Proyectos Sociales y Convenios Planifica y propone las actividades de apoyo a realizar en los comités de proyección social de los asegurados. Colabora en la identificación de las actividades de proyección social que pudieran ser implementadas por los comités organizados de los asegurados. Apoya y asesora a los comités de proyección social de los asegurados en la formulación de sus proyectos sociales. Orienta a los asegurados, para la formación de los comités de proyección social en su estructura, en los municipios que lo requieran. Planifica cursos, talleres y/o seminarios en relación con áreas educativas y mejoramiento social, que requieran los comités de proyección social de los asegurados. Gestiona ante instituciones públicas y/o privadas especializadas en servicios de capacitación para dictar los cursos, talleres y/o seminarios en los comités de proyección social, que se proponen realizar. Coordina y supervisa actividades deportivas, culturales, educativas y sociales que realizan los comités de proyección social.

16 ENCARGADO DE REGISTRO DE PAGADURÍAS DEPARTAMENTALES Colaborar en la elaboración del plan de trabajo de la Unidad Suscripción de Prestaciones. Verificar y registrar oportunamente los pagos efectuado por los asegurados al Seguro de Vida Opcional, Seguro de Vida Dotal y Seguro por Sepelio. Gestionar la entrega de las planillas provenientes de las Pagadurías Auxiliares del Ministerio de Educación, Secretaría de Comunicaciones, Secretaría de la Cultura e INPEP, de forma digital o magnética y documentación física (planillas y remesas) de las retenciones mensuales a los empleados, en concepto de los Seguros de Vida Opcional, Seguro de Vida Dotal y por Sepelio. Recibir la información en planillas y medio digital o magnético, revisar información, actualizar las bases de batos y archivar los mismos. Detectar y emitir reporte de descuentos mal aplicados. Dar seguimiento a los seguros que no fueron aplicados, desde la primera cuota. Elaborar y presentar el cuadro de ingreso mensual de las Pagadurías Auxiliares del Ministerio de Educación, Secretaría de Comunicaciones, Secretaría de la Cultura e INPEP Mantener actualizada la base de datos los estados de cuentas de los asegurados en de vida opcional, personas que salen del sistema o se mantienen y bajan de monto y fallecidos. Cambio de fechas en la base de datos y estados de cuentas, en el caso de los nuevos asegurados e incrementos de montos.

17 TRAMITADOR DEL PAGO DE PRESTACIONES Entrevistar y orientar a los asegurados, beneficiarios y representantes legales sobre la documentación a presentar para reclamar el pago de las prestaciones. Revisar y confrontar documentos presentados por los asegurados, beneficiarios o representantes legales. Recibir documentación de asegurados fallecidos, de retiro de valores de rescate y vencimientos de plazo, presentados en las agencias departamentales. Coordinar con la Unidad del Archivo Institucional, la solicitud y resguardo expedientes de asegurados fallecidos y de los asegurados que harán uso de los beneficios del Seguro de Vida Dotal. Solicitar expedientes de los asegurados a la Unidad del Archivo Institucional, para dar inicio al trámite correspondiente. Completar expediente, rotulándolo, ordenándolo y asignándole número correlativo del año en que se presenta el reclamo de pago de las prestaciones.

18 Técnico en informática Analizar, diseñar y desarrollar los programas de mediana y alta complejidad, requeridos por las unidades organizativas. Implementar los programas de mediana y alta complejidad desarrollados. Realizar las modificaciones a los programas de mediana y alta complejidad desarrollados. Documentar los programas desarrollados de acuerdo con las normas establecidas. Documentar el diseño de la base de datos y programas para el programador; así como el manual del usuario. Recolectar información de las necesidades del usuario del programa. Dar soporte a los usuarios finales en el uso de los programas desarrollados. Soporte y asesoría técnica en el manejo informático del SAFI. Diseñar y ejecutar pruebas de validación para los programas desarrollados. Realizar los respaldos necesarios sobre la información bajo su responsabilidad. Realizar y participar en reuniones técnicas sobre el diseño de los programas. Dar mantenimiento al equipo informático asignado, reportando cualquier anomalía. Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas. Instalar y configurar las aplicaciones desarrolladas en Magic y la base de Datos DB2. Instalar clientes de base de Datos DB2.

19 Velar por el cumplimiento del Reglamento para el Uso del Centro Recreativo Administrar y elaborar el plan de trabajo anual Planificar y coordinar la ejecución de actividades culturales, deportivas, artísticas u otras afines dentro del Centro Recreativo Desarrollar las acciones de atracción y retención de clientes Ejecutar y controlar el presupuesto de ingresos y gastos Fomentar el mejoramiento constante de los servicios recreativos Realizar y mantener una base de datos actualizada de los visitantes, asegurados Gestionar convenios de intercambio con otras instituciones Administrar y coordinar todas las actividades relacionadas con el funcionamiento y mantenimiento adecuado de las instalaciones Coordinar las labores de recepción, mantenimiento y limpieza Elaborar los requerimientos técnicos de las contrataciones necesarias a realizar Supervisar la ejecución del plan de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones y servicios Colaborar en la elaboración del Plan Operativo Institucional, Proyecto de Presupuesto y demás documentos requeridos por la administración superior y remitirlos oportunamente para su integración Administrador de centro recreativo

20 MES PAGADO EN SEGURO DE VIDA BASICO PAGADO EN SEGURO DE VIDA OPCIONAL PAGADO EN SEGURO DE VIDA DOTAL PAGADO EN SEGURO POR SEPELIO TOTAL GENERAL PAGADO EN SEGUROS ENERO $23,142.86$43,523.83 $ 6,857.16 $80,381.01 FEBRERO $17,999.99$75,028.58 $ 5,714.29$5,714.30$104,457.16 MARZO $14,399.99$60,228.38 $ 1,142.86$3,428.58$79,199.81 ABRIL $14,914.30$68,685.52 $ -$6,857.16$90,456.98 MAYO $14,228.57$30,057.42 $ -$2,285.72$46,571.71 JUNIO $27,428.58$64,311.27 $ -$9,142.88$100,882.73 JULIO $25,028.53$42,328.56 $ -$6,857.16$74,214.25 AGOSTO $30,857.09$69,600.24 $ 1,142.85$2,285.72$103,885.90 SEPTIEMBRE $16,114.29$62,857.13 $ -$8,000.02$86,971.44 OCTUBR $19,714.29$75,909.69 $ 2,285.71$2,285.72$100,195.41 NOVIEMBRE $11,142.85$27,520.03 $ 571.44$2,285.72$41,520.04 DICIEMBE $13,371.43$49,771.51 $ 2,171.46$4,571.44$69,885.84 $228,342.77$669,822.16 $ 19,885.77$60,571.58$978,622.28 PAGOS DE SEGUROS

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