REALIZADO POR: ISABEL MELENDEZ./ V- 16.898.880 YOSELING LEON./ V-11.785.779 MARILYN PEREZ./ ROBINSON MONTILLA./ V-16.599.124 SECCION: N-111 INTRODUCCION.

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1 REALIZADO POR: ISABEL MELENDEZ./ V- 16.898.880 YOSELING LEON./ V-11.785.779 MARILYN PEREZ./ ROBINSON MONTILLA./ V-16.599.124 SECCION: N-111 INTRODUCCION A LA INFORMATICA

2 PRINCIPALES ASPECTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO EXCEL El entorno de trabajo con la hoja de cálculo excel. Al abrir el programa nos aparece una pantalla en la que aparece una zona cuadriculada con numerosas casillas: Esa área cuadriculada se denomina hoja de trabajo y está formada por 256 columnas (notadas con A, B, C,…) y por miles de filas (notadas con 1, 2, 3,…) Cada una de esas casillas se denomina celda y se nota por la letra de su columna y el número de su fila, es decir, A1, B12, etc…

3 Entre los elementos a destacar en esa pantalla podemos señalar la barra de fórmulas En ella aparece en primer término señalada la celda en donde tenemos puesto el cursor, en este caso A1 y, a continuación, la zona para escribir texto o fórmulas. En la parte de debajo de la pantalla aparece una barra con la que podemos movernos por varias hojas como si fueran las hojas de un cuaderno o un libro Reconocimiento de la hoja Electrónica -Consta de 65536 Filas, y Las columnas están en forma de letras de A hasta IV. -Contiene Celdas cada una de ellas son separadas. -Puedes trabajar y grabar varias hojas de trabajo en un mismo archivo. Una vez ingresado deberá reconocer las herramientas con las cuales podrá realizar sus hojas y debemos recordar : -Click en Ver. -Seleccionar Barra de Herramientas. -Tiene que estar activas las Barras Estándar, Barra de Formato, y la Barra de Dibujo. -Una vez configurado Ver los diferentes modos normal, Vista previa de salto de pagina.

4 EL ENTORNO DE MICROSOFT EXCEL

5 APRENDIENDO EL USO DE LA BARRA ESTÁNDAR. Una Vez Conocido la Barra Estándar Conoceremos la Barra de Formato con ella podremos utilizar rápidamente los modos para arreglar nuestros textos APRENDIENDO EL USO DE LA BARRA DE FORMATO.

6 APRENDIENDO EL USO DE LA BARRA DE DIBUJO. Una vez aprendido el uso de las barras de herramientas. Comenzaremos a ingresar datos en nuestra hoja aprenderemos a sumar, restar,multiplicar y dividir. Operaciones Matemáticas esta escrito en la celda B2, Suma esta escrito en la celda B4, Resta esta en la celda C4 y así sucesivamente cada dato deberá estar en una celda Única.

7 INTRODUCIR DATOS EN LA HOJA En las celdas de la hoja podemos introducir texto, números y funciones. Para ello nos situamos con el ratón sobre la celda en la que queremos introducir datos y, a continuación, escribimos. Si nos fijamos el texto aparece en la celda y en la barra de fórmulas. Además, en esta barra, en ese momento aparecen los símbolos  y . El primero de ellos nos sirve para eliminar lo que acabamos de escribir, lo que también podemos hacer situándonos en la barra de fórmulas y utilizar ahí la tecla de retroceso o la tecla ”Supr”. El segundo es para confirmar lo que hemos escrito, lo que también podemos hacer con la tecla “Enter”. NOMBRAR RANGOS DE CELDAS Es muy útil dar nombres a los rangos para movernos por las celdas y localizar zonas que nos interesen. Por ejemplo,

8 En esta tabla podemos asignar un nombre a las filas que indican los meses (por ejemplo “Meses”) y otro a la columna donde parecen los Bancos (por ejemplo “Bancos”). Para ello, seleccionamos la primera de ellas y en la primera casilla de la barra de fórmulas escribimos el nombre. De esa manera cuando estemos en otro punto de la hoja de trabajo, sólo tenemos que ir a esa casilla y seleccionar el nombre que le hayamos dado y la hoja nos muestra esa zona:

9 DESBORDAMIENTO DE DATOS Es frecuente que al introducir texto o números en una celda éstos nos ocupen más del ancho de celda. Según que ese desbordamiento sea debido a texto o a numérico, Excel actúa de distintas formas: Si el desbordamiento es porque hemos escrito más texto y la casilla de la derecha está vacía, el texto sigue por la derecha libremente Si la casilla de la derecha ya está ocupada entonces sólo es visible el texto que quepa en la zona visible: Si el desbordamiento es debito a números, Excel nos lo muestra con el símbolo # o con notación científica.

10 SELECCIONAR FILAS, COLUMNAS Y CELDAS Para seleccionar una fila pulsamos sobre el número que designa dicha fila. Si queremos seleccionar varias, mantenemos el botón del ratón pulsado y nos desplazamos hasta la fila que deseemos. Para seleccionar una columna pulsamos con el botón izquierdo del ratón sobre la letra que la designa. Si queremos seleccionar varias columnas, manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón, arrastramos hasta donde deseemos. En Excel se puede definir un rectángulo de celdas, que recibe el nombre de Rango de celdas y se nota con el nombre de su celda superior izquierda y su celda inferior derecha separadas por dos puntos, es decir, A3:D7 Para seleccionar un rectángulo o rango de celdas pulsamos sobre la celda situada en una esquina y arrastramos el ratón hasta la esquina opuesta. Si lo que queremos es seleccionar varias celdas salteadas, seleccionamos la primera de ellas, soltamos el botón del ratón y, con la tecla “Ctrl” pulsada seleccionamos la siguiente y así sucesivamente. Si queremos seleccionar toda la hoja de trabajo, pulsamos sobre la casilla de la esquina superior izquierda de la tabla. Si lo que queremos hacer es repetir el contenido de una celda en toda su fila o toda su columna, la marcamos y nos situamos en la esquina inferior derecha de la celda, veremos una crucecita negra, pues bien, manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón arrastramos hasta donde deseemos que se copie. Una opción habitual es copiar fórmulas, lo cual se hace de la misma forma que hemos descrito anteriormente, aunque el programa nos ofrece más posibilidades. Veamos un ejemplo: \Supongamos que en C1 queremos poner la suma de A1 + B1 En la barra de fórmulas escribimos =SUMA(A1:B1), y nos parece:

11 Si lo que queremos es que en la columna C nos parezca la suma de A y B, marcamos C1 y le damos a copiar, a continuación le damos a pegar en C2 y arrastramos el ratón hasta el final. O bien, arrastramos la crucecita que aparece en la celda C1 hasta el final. Lo que ocurre es que se copia la fórmula y no el resultado de C1. El resultado es el siguiente: Hay que tener en cuenta que de este modo se hace una copia relativa, es decir, lo que aparece en C2 es la suma de A2 y B2. Si lo que queremos es que se copie de forma absoluta el resultado de la celda C1 tenemos que escribir el signo $ delante de los números y las letras que designan las celdas. Siguiendo con el ejemplo, quedaría: =SUMA($A$1:$B$1). Esto también puede hacerse señalando Valores en la función Pegado Especial del menú Edición. De última forma se puede copiar igualmente el formato.

12 INSERTAR CELDAS, FILAS, COLUMNAS Y HOJAS Para insertar celdas, filas o columnas, en la Barra Estándar seleccionamos Insertar y a continuación Celdas o bien Filas o bien Columnas. Para insertar una nueva hoja de cálculo, en el menú mencionado seleccionamos Hoja de Cálculo. Una vez insertada podemos cambiar la posición de dicha hoja, el nombre, insertar, eliminar, etc., sin más que situarnos sobre ella, pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar lo que se desee. OPERACIONES MATEMÁTICAS Excel nos permite trabajar con gran cantidad de datos y realizar con ellos distintas operaciones matemáticas. Se pueden realizar las operaciones matemáticas básicas con los signos + (sumar), - (restar), * (multiplicar), / (dividir) y ^ (potenciación), así como utilizar un gran número defunciones predefinidas. Una de las operaciones más inmediatas es sumar columnas o filas, para ello se selecciona la fila o columna cuyos datos queremos sumar y pulsamos el símbolo  en la Barra Estándar: Aunque también podría hacerse poniendo en la barra de fórmulas =SUMA(D6;D7;D8) o bien = D6+D7+D8

13 Como ejemplo hagamos una hoja con los gastos en electricidad que hemos tenido en nuestra casa durante el primer semestre del año; a continuación calculemos el total que hemos gastado en electricidad en ese semestre; seguidamente calculamos el mínimo y el máximo valor y, por último, calculemos el gasto medio de todos esos meses. Nos quedaría algo así: Uno de los aspectos más interesantes de Excel es que si cambiamos algún dato porque nos hayamos equivocado, las funciones se recalculan teniendo en cuenta los nuevos datos. Practicarlo en el ejemplo anterior. COPIAR Para copiar los elementos de una celda se pueden seguir distintos caminos: primero se selecciona la celda y luego se pulsa el botón derecho del ratón y a continuación copiar (o bien en el menú Edición o bien con los botones de la Barra Estándar), podemos observar que el contorno de la celda aparece intermitente. Por último ponemos el ratón en donde queramos que se copie y le damos a pegar (lo que podemos hacer con el botón derecho del ratón o en el menú Edición o en la Barra Estándar). Para que la celda deje de estar intermitente le damos a Escape.

14 Para Cambiar de Nombre HOJA1 por Práctica 1 1.- Click con el botón derecho en Hoja1derecho 2.- Click en Cambiar Nombre 3.- Digite practica1 4.- Click fuera del cuadro o presione la tecla Enter Datos Datos Numéricos.- Son lo Números 1,2,3,4 etc. Datos Alfanuméricos.- Son las letras y números a,e,i,o,u, 1,2,3, Técnicas Básicas De Bloques Para dar ancho de columnas y Alto de filas Si queremos que sea para todas las Columnas debemos seleccionar primero si es para una Columna nos ponemos en la Columna que deseamos anchar ejemplo 1.- Posiciónese en la celda A1 2.- Click en Formato 3.- Click Columna 4.- Click en ancho por defecto el alto es 10,71 para todas las Columnas 5.- Aumentamos a 25 el ancho de Columna Luego Click en Aceptar Note la diferencia Si queremos que sea para todas las filas debemos seleccionar primero si es para una fila nos ponemos en la fila que deseamos anchar ejemplo 1.-posiciónese en la celda A1 2.- Click en Formato 3.- Click Fila 4.- Click en alto por defecto el alto es 12,75 para todas las filas 5.- Aumentamos a 25 el alto de la fila Luego Click en Aceptar Note la diferencia Nota.- Puede ensanchar las filas y columnas poniendo el puntero del Mouse en uno de sus bordes Click sin soltar arrastre el Mouse y automáticamente se podrá elegir el ancho o alto.Mouse

15 Para Insertar Celdas, Filas y columnas 1.- Seleccione la celda,fila o columna donde se desee Insertar 2.- Click en Insertar 3.- Elija la opción deseada. 6.- Ordenar Datos Para esto necesitamos ingresar datos Practica N°2 Para Ordenar Datos 1.- Seleccionar los Datos a Ordenar 2.- Click en Datos 3.- Click en Ordenar 4.- Seleccione el Orden 5.-Click en Aceptar Nota.-Puede Ordenar por nombres de campos en Forma Ascendente o Descendente puede activar la lista de encabezamiento Para insertar Diagramas (Organigramas) 1.- Click en Insertar 2.- Click en Objeto 3.- Seleccionar MS Organization Chart 2.0 4.- Click en Aceptar 5.- Una vez Creado el Organigrama 6.- Click en Archivo 7.- Click en Salir y regresar al documento Nota.- Los mas usados son el Subordinado y el asistente.- Recuerde que Para trabajar mejor 1.-Click en Ver 2.-Click en 50% Utilice las Herramientas de texto, Cuadros Líneas para mejorar la presentación de su Organigrama

16 APRENDIENDO A INGRESAR FÓRMULAS BÁSICAS Una vez ingresado los datos comenzaremos a utilizar las formulas Primero vamos a sumar para ello debes ponerte debajo o al lado de los números a sumar celda C7 Luego para que la maquina entienda que lo que vas ingresar es una formula se pone el símbolo = =B5+B6 Presionar Enter y observen que sucedió Notaras que sale el resultado 30 y en la barra de formula aparecerá la formula utilizando un poco de sentido común realizar las demás operaciones recordando que el símbolo de multiplicación es el asterisco * y el de división es el Slahs /. Una vez sacado el resultado utilizaremos herramientas de formato para mejorar nuestra hoja Iluminar desde la celda B2 Hasta la celda E2 luego Click en el botón de combinar y centrar Luego Click en el botón para crear Bordes elija cuadrado Luego le daremos color de relleno y color de letra y así a toda la hoja GRÁFICOS Es muy fácil hacer gráficos con el Asistente para gráficos. Por ejemplo vamos a realizar la representación gráfica de los datos aportados por la función de capitalización compuesta Para ello seleccionamos las dos columnas de pulsamos en el icono del Asistente para Gráficos, y seguimos los siguientes pasos: Paso 1: Marcamos el tipo de gráfico que deseamos, en este caso Líneas, y dentro de ese tipo marcamos el segundo de ellos Paso 2: Comprobamos que el Rango de Datos es el correcto. Seleccionamos la pestaña Series y eliminamos la serie 1 (porque no nos interesa que se represente los datos de la columna A) y le ponemos nombre a la serie 2 (que es la correspondiente a la columna B), concretamente le llamamos “Capitalización” Paso 3: Aquí podemos poner nombres a los ejes, al gráfico, etc. Paso 4: Nos pide si lo inserta en la hoja en la que estamos trabajando.

17 CON TODO ESTO, EL GRÁFICO NOS QUEDA COMO SIGUE Una vez hecho el gráfico se pueden cambiar las opciones de fuente, de relleno, colores, etc., para ello simplemente nos situamos sobre el gráfico y pulsamos con el botón derecho del ratón y vamos seleccionando el formato que nos interesa. 10.- Representar datos en un gráfico 1.- Seleccionamos los datos Para crear un Grafico 2.- Click en botón para asistente de gráficos 3.- Aparecerá. Paso 1 de 4 Elija el tipo de 4.- Aparecerá. Paso 2 de 4 Elija Datos de Origen Grafico a usar Luego Siguiente - Luego Siguiente. 3.- Aparecerá. Paso 3 de 4 Elija Opción de 4.- Aparecerá. Paso 4 de 4 Ubicación del grafico Grafico Luego Siguiente Luego Click en Finalizar.

18 COMO INSERTAR UNA HOJA DE EXCEL EN WORD 1.- Cuando cree una nueva hoja de cálculo en un documento, la hoja se inserta en el documento como objeto incrustado. 2.- Coloque el punto de inserción en el lugar en que desee crear la hoja de cálculo. 3.- En el grupo Tablas de la ficha Insertar, haga clic en Tabla y, a continuación, en Hoja de cálculo Excel. 4.- Rellene la hoja de cálculo con la información que desee.