ESTRUCTURA GENERAL DE UN EVENTO (ORGANIGRAMA)

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1 ESTRUCTURA GENERAL DE UN EVENTO (ORGANIGRAMA)
900402

2 INTEGRANTES INGRID ELIANA CHÀVEZ AMÈZQUITA DEISY NATALIA CÒRDOBA
WENDY YULIETH DAZA PÈREZ JULLETTE ESTEPANY GARCÍA AVENDAÑO DEXY PAOLA ORTIZ MOJICA NUBIA YANETH VEGA HUERTAS

3 ORGANIGRAMA

4 Organigrama El organigrama de un evento en donde se define el orden jerárquico que se establecen en la organización del evento, teniendo en cuenta quien será el líder y que comités colaboraran en la realización del evento.

5 Organigrama del evento
COORDINADOR GENERAL Organigrama del evento COMITÉ FINANCIERO COMITÉ LOGISTICO COMITÉ DE RELACIONES ACADEMICO INTEGRANTES

6 COORDINADOR,COMITE ORGANIZADOR

7 Organigrama COORDINADOR GENERAL COMITÉ ORGANIZADOR
COORDINADOR ADMINISTRATIVO COORDINADOR DE SERVICIOS GENERALES COORDINADOR DE PRENSA Y SECRETARIAL COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN SUBCOMITÉ DE PRESUPUESTO Y FINANZAS SUBCOMITÉ DE SUMINISTROS SUBCOMITÉ DE ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS SUBCOMITÉ DE DIVULGACIÓN SUBCOMITÉ DE INSCRIPCIONES COMITÉ LOGÍSTICO COMITÉ ACADÉMICO

8 Coordinador General La organización del evento es dirigida por el coordinador general, quien es el ejecutivo responsable de liderar el equipo de trabajo que comparte el compromiso de planificar, organizar..

9 Funciones Intervenir directamente en la conformación de los comités y asesorarlos en la definición de las actividades propias. Orientar a los coordinadores de los diferentes comités en la parte de administración y ejecución. Liderar la labor de coordinación en forma permanente con el comité organizador.

10 Comité organizador Está integrado por los coordinadores de cada comité. Tiene la responsabilidad de definir y presentar al coordinador del evento todas las acciones en detalle que conllevan a su organización y desarrollo, tanto en la etapa previa como en la ejecución, seguimiento y evaluación del evento para su visto bueno y toma de decisiones. Así mismo tiene a su cargo la elaboración y coordinación del programa general de trabajo, debe tener a su disposición todos los recursos humanos, técnicos y financieros

11 COMITÉ FINANCIERO

12 COMITÉ FINANCIERO Le corresponde elaborar el presupuesto general de gastos. Es responsable de la consecución de fondos y aportes para financiar el evento.

13 COMITÉ FINANCIERO Tiene a su cargo el movimiento de cuentas, facturaciones, entre otros. También debe llevar el balance financiero y asignar personas para el manejo del dinero

14 COMITÉ ADMINISTRATIVO

15 COMITÉ ADMINISTRATIVO
Se encarga de administrar y manejar todos los recursos humanos, financieros y físicos necesarios.

16 COMITÉ ADMINISTRATIVO
Facilita los medios económicos, materiales y controla su adecuada utilización. Se ocupa del apoyo logístico en general para el éxito del evento dependiendo directamente del Director General.

17 COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS

18 COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS
Es el de mayor incidencia porque proyecta la imagen positiva del evento. Tiene a su cargo las actividades de promoción, divulgación y atención directa de los participantes; por consiguiente debe constituir internamente subcomités

19 SUBCOMITE DE DIVULGACIÓN, PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD
Le corresponde divulgar el evento mediante una muy bien planeada campaña publicitaria, que incluya: afiches, circulares, plegables, vallas, fotografías, volantes, avisos de prensa, radio y televisión.

20 SUBCOMITE DE DIVULGACIÓN, PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD
La promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida con cinco meses de anterioridad, con el fin de crear expectativa en el publico.

21 SUBCOMITE DE DIVULGACIÓN, PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD
Tiene la responsabilidad de presentar las escarapelas, la ficha de inscripción, diseño de instintivo para plegables, carpetas, material informativo, tarjetas, pancartas, certificados y papelería en general.

22 La inscripción es la vinculación formal de los participantes al evento
SUBCOMITE DE INSCRIPCIONES La inscripción es la vinculación formal de los participantes al evento

23 COMITÉ DE LOGÍSTICA

24 GRACIAS COMITÉ DE LOGÍSTICA
El comité de logística se encarga específicamente en: Elegir el sitio apropiado para el evento Montaje de tarimas Montaje de luces y sonidos Decoración y ambientación del sitio del evento Revisar que el protocolo se cumpla Distribución de los diferentes objetos como sillas y mesas. GRACIAS

25 GRACIAS COMITÉ ACADEMICO
Se encargará de hacer los contactos con los conferencistas, exponentes, participantes y relatores. Por otra parte deberá coordinar la recepción de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones, las cuales serán parte de las memorias del evento. Por último, Deberá acordar con el subcomité de Recepción y alojamiento, los detalles del desplazamiento y permanencia de los conferencistas. GRACIAS

26 COMITÉ DE LOGÍSTICA