MANEJO DE HERRAMIENTAS FUNDAMENTALES EN LA ORGANIZACION DE EVENTOS

Presentación del tema: "MANEJO DE HERRAMIENTAS FUNDAMENTALES EN LA ORGANIZACION DE EVENTOS"— Transcripción de la presentación:

1 MANEJO DE HERRAMIENTAS FUNDAMENTALES EN LA ORGANIZACION DE EVENTOS
Pablo M. Weil

2 HERRAMIENTAS COMO HOJA DE RUTA DEL ORGANIZADOR
AYUDAN A DETERMINAR OBJETIVOS CLAROS Y DEFINIDOS ESTABLECEN METAS ALCANZABLES OPTIMIZACION DE LOS RECURSOS DISPONIBLES COORDINAN Y UNIFICAN LOS ESFUERZOS DEL ORGANIZADOR

3 ORGANIGRAMA OPTIMIZACION DE LOS RRHH DESTINADOS AL EVENTO
CUENTAS CLARAS CONSERVAN LA AMISTAD: ESTABLECE RESPONSABLES DE AREA FOCALIZA FUNCIONES Y TAREAS CANALIZA ENERGIAS LABORALES PROPICIA RELACIONES INTERPERSONALES OFRECE UNA ESTRUCTURA CONFIABLE PARA NUESTROS CLIENTES

4 Comité Organizador del Evento
Coordinación General Coordinador A Coordinador B Relaciones Públicas Finanzas Secretaria General Turismo Presupuesto Marketing Contrataciones IN / OUT Prensa Cronograma de Hoteles Finanzas Actividades Tours Inscripciones

5 CRONOGRAMA HOJA DE RUTA POR EXCELENCIA MANEJO EFICAZ DE TIEMPOS
ORDENAMIENTO DE ETAPAS CHEQUEO DE LA EVOLUCION DE LAS TAREAS

6 FECHA LIMITE TAREA RESPONSABLE OBSERVACIONES A xx del inicio
NOMBRAR COMITES Entidad Convocante Fecha exacta INICIA SECRETARIA ACADEMICA Organizador DIAGRAMACION PROGRAMA FINAL Entidad + Organizador

7 PRESUPUESTO DE UN EVENTO
TENTATIVO INICIAL FINAL ESTIMATIVO REAL

8 EGRESOS ESTUDIO DE COSTOS TENTATIVOS A CONSIDERAR
PARA ELABORAR UN POSIBLE PRESUPUESTO LUGAR: SEDE: FECHA: CANT. DE ASISTENTES: CANT. DE SALAS: CANT. DE IDIOMAS: SEDE Salas de Conferencias Exhibición de Posters Alojamiento Comité Organizador Vigilancia Teléfono Ornamentación Propinas

9 MATERIALES PARA PARTICIPANTES
Lapiceras Portafolios Blocks Credenciales Certificados FOLLETERIA Y PAPELERIA Folletos Fichas de Inscripción Sobres Afiches Papel carta y sobres GASTOS DE ORADORES Pasajes Alojamientos Comidas Honorarios Regalos GASTRONOMIA Cocktail Almuerzos Cenas Coffee Break

10 CORREO Envío de Folletos y Comunicaciones Fletes Correo electrónico SERVICIOS TECNICOS Interpretación Simultanea Proyección de Datos Proyección de Video Sonido PRENSA Publicación de Gacetillas CARTELERIA Y SEÑALIZACION Carteles exteriores Señalización Gral. y Especifica PERSONAL Auxiliares de Sala Auxiliares de Secretaria Interpretes Locutor Acto Inaugural

11 HONORARIOS DE ORGANIZACIÓN
GASTOS DE REPRESENTACION DEL COMITÉ ORGANIZADOR IMPREVISTOS

12 INGRESO POR PARTICIPANTES
INGRESOS INGRESO POR PARTICIPANTES Inscripciones Pre Evento Full Estudiantes Inscripciones In Situ

13 APORTES, DONACIONES, ETC.
INGRESOS INGRESO POR VENTAS Muestra Comercial Publicidad Servicios Promocionales Patrocinios APORTES, DONACIONES, ETC.

14 PARTITURA DEL DIRECTOR DE ORQUESTA
GRILLA OPERATIVA PARTITURA DEL DIRECTOR DE ORQUESTA SECUENCIA ESCRITA DEL EVENTO EN SU CONJUNTO UNIFICA CODIGOS Y CRITERIOS CHECK LIST FINAL

15 GRILLA OPERATIVA VIERNES 26 DE OCTUBRE HORARIO SALON ACTIVIDAD ARMADO
EQUIPAMIENTO AABB 13 A 14 HS. AUDITORIO SEMINARIO ESCUELA X 120 – ESTRADO X 4 – PODIO, CARTEL ESTRADO SONIDO X 120 – PROYECCION DE DATOS, PANTALLA, ILUMINACION ESTRADO CAFÉ, TE, AGUA, JUGOS Y MASAS

16 MANEJO DE HERRAMIENTAS FUNDAMENTALES EN LA ORGANIZACION DE EVENTOS
MUCHAS GRACIAS Pablo M. Weil