Contabilidad general - Impuestos

Contabilidad general - Impuestos

Configuración de la Contabilidad General
Períodos y ejercicios fiscales Los ejercicios fiscales pueden ser configurados con cualquier longitud y divididos en la cantidad de períodos deseada, en las siguientes unidades de tiempo: Años – Meses - Días Cada período puede ser bloqueado o cerrado definitivamente para prevenir el registro de nuevas transacciones. El acceso a los diferentes períodos puede ser limitado a un determinado grupo de usuarios. No puede registrarse ninguna transacción a menos que haya un período creado para la fecha de la transacción.

Intervalos de fechas Son períodos pre-definidos utilizados para correr informes y reportes financieros. Pueden crearse de forma dinámica. Se crean como períodos de acumulación dentro del mismo ejercicio fiscal, para efectos de reportes y comparación. CAMBIAR a AX2012

Configuración del Plan General de Cuentas
Es una lista estructurada de todas las cuentas contables, en donde se captura toda la información financiera de la empresa. A cada cuenta se le asigna un número que funciona como identificador único.

Plan General de Cuentas
Categorías de Cuentas Las categorías se utilizan para agrupar cuentas contables similares. Se utilizan en consultas y reportes para facilitar el análisis de la información. Contabilidad General > Común > Cuentas Principales

Plan General de Cuentas (PGC) Es la base de la Contabilidad General, donde se reciben y distribuyen todas las transacciones financieras de la empresa. Utilice el PGC para: Crear cuentas contables Establecer parámetros Revisar transacciones Analizar el estado financiero de la empresa Hacer presupuestos contables Definir condiciones de asignación

Plan General de Cuentas (PGC) Las cuentas deben ser agrupadas según su naturaleza, siguiendo las recomendaciones del departamento contable de la empresa. Deben considerarse los siguientes aspectos: Grado de complejidad o detalle requerido Estructura del PGC (niveles y sub niveles) El PGC puede crearse: Creando las cuentas una por una en el sistema Importando masivamente mediante plantillas de Excel. Campos obligatorios son: el número de cuenta y el tipo de cuenta.

Tipos de cuentas contables Pérdidas y Ganancias Ingresos Costos Las anteriores son cuentas de registro, la suma de las transacciones registradas en estas cuentas determinan los resultados del ejercicio. Balance Se utilizan para registrar Activos y Pasivos. Especificar si la cuenta es de Activo o Pasivo, permite sugerir el saldo normal de la cuenta al momento de registrar transacciones y amplia las opciones al momento de hacer consultas o generar reportes.

Dimensiones financieras Las dimensiones proveen una descripción más detallada de una transacción. Simplifican el proceso contable al permitir un análisis detallado sin tener que crear un plan de cuentas complejo. Equivale a tener cuentas separadas para Departamento [Industria] Centro de costo [Business Unit / Portafolio] Propósito [Partner / Tecnología] Permiten analizar la información contable desde diferentes perspectivas (no solo a través de asientos y números de cuenta).

Enfoques de Dimensión Se utilizan en la creación de informes financieros basados en la combinación de las distintas dimensiones financieras con las cuentas contables.

Condiciones de asignación A través de esta funcionalidad, es posible distribuir cantidades monetarias a una o varias cuentas y/o combinación de dimensiones. Estas asignaciones pueden ser pre definidas a través de condiciones. Las transacciones registradas generan nuevas entradas de diario a partir de estas condiciones. Entre los métodos de cálculo están: Base Porcentaje fijo Peso fijo Distribución uniforme

Condiciones de asignación Sirven para re distribuir el saldo de una cuenta contable a otras cuentas o combinaciones de cuenta-dimensión. Es una funcionalidad particularmente útil, por ejemplo, en el caso en que una empresa que centraliza los gastos, quiera distribuirlos a distintos departamentos o centros de costo. Contabilidad General > Común > Cuentas Principales > seleccionar una cuenta > pestaña General (Condiciones de Asignación)

Cuentas del sistema Muchos de los registros en Dynamics AX se hacen de forma automática. Para una correcta contabilización de estos registros es necesario parametrizar ciertas cuentas del sistema. El sistema creará las cuentas más comunes al momento de la configuración inicial del sistema. Ej.: Redondeo de decimales en la divisa secundaria Cuenta para errores Redondeo de decimales en la divisa principal Resultados de fin de año Descuentos de clientes Descuentos de proveedores

Configuración de Diarios
Diarios contables Todos las transacciones contables manuales se ingresan en el sistema a través de diarios. El registro de estas transacciones no se hace automáticamente. Previo a su registro, una línea de diario puede ser: Modificada Revisada Aprobada Eliminada En Dynamics AX, el trabajo con diarios se divide en 3 etapas: Crear nombres de diarios Crear nuevos diarios Crear líneas de diario para su registro

Procedimientos diarios de la Contabilidad General
A través de diarios contables, el usuario puede registrar transacciones para las siguientes cuentas: Contabilidad Bancos Clientes Proveedores Proyectos Activos Fijos Dentro de la información relevante que el usuario puede definir en una línea de diario está: fecha de registro, cantidad, cuentas a donde registrar.

Creación de un diario contable Contabilidad General > Diarios > Diario general > Ctrl + N > Tipo de diario

Registro de transacciones desde un diario contable Las transacciones contables en Dynamics AX se registran como cualquier otra transacción contable, una cuenta se debita o acredita, asignando otra cuenta contable como contrapartida. La única información absolutamente necesaria es la siguiente: Fecha de la transacción Cuenta contable Cantidad a debitar o acreditar Cuenta de contrapartida El número de asiento es asignado siguiendo una secuencia predeterminada al momento de crear el nombre de diario.

Registro de transacciones desde un diario contable Contabilidad General > Diarios > Diario general > Seleccionar una cuenta (Líneas)

Registro de múltiples diarios El registro de los diarios creados puede realizarse a través de un procesamiento masivo por lotes, mediante la funcionalidad Registrar diarios, desde los siguientes módulos: Contabilidad General Clientes (Cuentas por Cobrar) Proveedores (Cuentas por Pagar) Proyectos

Diarios de Aprobación Los diarios pueden configurarse para seguir obligatoriamente un proceso de aprobación, antes de registrar las transacciones. Es importante definir los grupos específicos de usuarios que pueden validar y aprobar cada diario. El objetivo de seguir un proceso de aprobación de diarios es: Evitar campos de información en blanco Información insuficiente o incompleta

Diarios de Aprobación Contabilidad General > Configurar > Diarios > Nombres de Diarios

Asiento de diario tipo Plantilla Esta funcionalidad permite guardar las líneas de un diario que serán utilizadas en forma repetida, con el objetivo de reducir el tiempo utilizado en registrar la transacción. Al momento de completar las líneas del diario, la funcionalidad Guardar plantilla de asientos permite guardar las cuentas contables y las cantidades originales en la forma de una plantilla re utilizable, ya sea basada en el importe o en un porcentaje.

Asiento de diario tipo Plantilla Contabilidad General > Diario General > Seleccionar un Diario (Líneas) >

Diarios Periódicos Como su nombre lo indica, son diarios que se utilizan en forma periódica (entradas repetidas que se ejecutan una vez al mes, durante el cierre del mes, por ejemplo) Esta funcionalidad permite recuperar estos diarios para ser registrados con la fecha contable apropiada. Los diarios periódicos pueden definirse con una fecha inicial y aprovechar la funcionalidad de incremento automático por período.

Reversión de transacciones en la Contabilidad General Dynamics AX permite a los usuarios reversar fácilmente transacciones registradas de forma incorrecta. Con una correcta parametrización del módulo de Contabilidad General, las siguientes transacciones pueden ser revertidas: Transacciones en la Contabilidad General Transacciones de clientes, exceptuando aquellas relacionadas con órdenes de venta o proyectos. Transacciones de proveedores, exceptuando aquellas relacionadas con órdenes de compra. Transacciones de Activos Fijos

Reversión de transacciones en la Contabilidad General Las transacciones pueden ser revertidas una a la vez, y debe hacerse en el último nivel de la transacción. Por ejemplo, una factura puede revertirse solamente si no ha sido pagada. Para revertir una factura pagada, antes debe revertirse el pago. La funcionalidad no aplica para: Transacciones incluidas en la conciliación bancaria Facturas de proyectos y notas de crédito. Facturas de proveedores registradas a partir de una orden de compra. Facturas de clientes registradas a partir de una orden de venta. Transacciones de inventario.

Configuración de impuestos

Configuración de Impuestos Aspectos generales El módulo de impuestos en Dynamics AX ofrece diferentes opciones para: Cálculo de impuestos Registro contable de impuestos Reportes de impuestos El sistema de impuestos en Dynamics AX funciona de la siguiente manera: El usuario especifica dónde registrar los impuestos, configurando una cuenta en los Grupos de registro de impuestos. El usuario especifica las autoridades fiscales correspondientes mediante la forma Autoridades fiscales. El usuario especifica cuándo y con qué frecuencia liquidar los impuestos en los Períodos de liquidación.

Configuración de Impuestos El usuario define cuánto impuesto recolectar, ya sea como una cantidad fija o un porcentaje, a través de los Códigos de impuesto. El sistema determina si debe calcularse algún impuesto en determinada transacción a través de la combinación del Grupo de impuestos con el Grupo de impuestos de artículos.

Configuración de Impuestos Códigos de impuestos Son la parte central de la configuración. Especifican: Cómo son calculados los impuestos. El valor a utilizar para el cálculo Sin ellos, no se calcula ningún valor de impuestos. Pueden ser definidos para varios intervalos y períodos (Valores) Pueden ser definidos para distintos montos (Límites)

Configuración de impuestos Transacciones del módulo de impuestos Reporte de pago de impuestos Revisión de monto de impuestos antes de registrar una transacción Registro de impuestos en pagos por adelantado Asignación de un proveedor a una autoridad fiscal El objetivo es hacer el proceso de pago de impuestos más eficiente. El pago de impuestos podrá formar parte de la rutina de pagos.

Pago de impuestos La funcionalidad de DAX 2009 permite: Ejecutar un reporte para pago de impuestos Revisar las transacciones de impuestos antes de registrar el pago Registrar los impuestos de venta de anticipos Contabilidad General > Periódico > Pago de impuestos

Cuentas por Cobrar

Procedimientos diarios de la Cuenta por Cobrar
Factura de Servicios Utilice las facturas de servicios para crear facturas de ventas cuyas líneas contienen: Cuentas contables Descripciones de texto libre La entrada de un monto de ventas En estas facturas, no es posible ingresar códigos de artículos, si embargo, si es posible ingresar la información de impuestos necesaria. Después de registrar una factura de servicios, el sistema automáticamente guarda una copia. Sin embargo, ya no es posible hacerle cambios.

Diferencias entre una factura de servicios y una factura ordinaria Factura ordinaria El colaborador especifica un número de artículo y el sistema registra todas las transacciones contables relacionadas con el mismo. Una orden de venta crea transacciones de inventario, mientras que la factura de servicios nunca usa un artículo de inventario. Los usuarios utilizan las facturas de servicios para vender activos fijos, porque estas facturas calculan los costos y el ingreso de la depreciación y venta del activo.

Factura de Servicios No se especifican códigos de artículo. El usuario selecciona la cuenta contable para la venta, misma que se muestra en cada línea de la factura. El sistema registra el saldo del cliente en la cuenta resumen pre definida en el perfil de contabilización del cliente, a menos que dicho perfil sea cambiado directamente en la factura. Laboratorio – Crear una factura de servicios

Diarios de Pagos Después de registrar, aprobar y contabilizar una factura, el cliente debe proceder a pagarla. Al momento de recibir el pago de un cliente, utilice un diario de pagos para registrarlo. En el diario de pagos, es posible definir la factura contra la cual será aplicado el pago, al crear las líneas del diario. Utilice la propuesta de pago, para seleccionar de facturas que cumplen con ciertos criterios. Utilice la opción de liquidación, para seleccionar facturas específicas de un cliente. Cree una línea de diario manual, para registrar el pago manualmente.

Procedimientos diarios de la Cuenta por Pagar
Procedimiento – Factura conocida / un solo pago VALIDAR Y REVISAR EN EL SISTEMA

Procedimiento – Un solo pago / varias facturas VALIDAR Y REVISAR EN EL SISTEMA

Cuentas por Pagar

Configuración de Cuentas por Pagar
Multivencimientos Se utilizan para pagar facturas en plazos pactados. Deben definirse: Número de pagos Monto de los pagos Cantidad fija El monto que se debe es dividido en un número especificado de pagos iguales Fecha de vencimiento de cada pago La factura no se considerará en mora mientras los pagos pactados se realicen a tiempo. Proveedores > Configurar > Pago > Multivencimientos

Condiciones de Pago Las condiciones de pago se utilizan para calcular la fecha de vencimiento basado en la fecha de la factura. Las condiciones de pago se especifican en: Proveedores Clientes Ordenes de compra Ordenes de venta

Proveedores > Configurar > Pago > Condiciones de pago

Días de Pago El día de pago puede ser especificado para: Un día de la semana Una fecha del mes Se usa para calcular la fecha de vencimiento (redondeada a la fecha mas cercana). Descuentos por pronto pago Se otorgan cuando el cliente cumple con sus pagos en un período de tiempo especificado.

Días de Pago Proveedores > Configurar > Pago > Días de pago

Descuentos por pronto pago Proveedores > Configurar > Pago > Descuentos por pronto pago

Grupos de Proveedores Utilice Grupos de Proveedores para: Configurar cierta información que se utiliza por defecto al crear un nuevo Proveedor Por ejemplo, utilice los grupos de Proveedores para definir la contabilización generada por transacciones del proveedor. Proveedores > Configurar > Proveedores > Grupos de Proveedores

Defina para cada grupo de proveedores: Términos de pago: Período de tiempo por defecto, entre la compra de un bien y la fecha de vencimiento de la factura. Período de liquidación Período de tiempo entre la fecha de vencimiento de la factura y la efectiva realización del pago. Este período será utilizado en los cálculos de flujo de efectivo. Grupo de Impuestos Seleccione el grupo de impuestos que se utilizará por defecto, si aplica, para cada grupo de Proveedores

Configuración del registro de inventario Proveedores > Configurar > Proveedores > Grupos de Proveedores > Pestaña Registro de artículos

Configuración del registro de inventario Basado en la naturaleza de las operaciones de la compañía, determine la necesidad de creación de cuentas contables. El área de Finanzas se enfoca hacia las cuentas de consumo e ingresos (compra y venta de artículos) El área de Logística se enfoca en las cuentas para registrar la emisión, recibo y envío de artículos.

Perfiles de Contabilización Los Perfiles de Contabilización son comunes en todos los módulos de DAX En los perfiles de contabilización de Cuantas por Pagar, se especifican las cuentas de resumen para los Proveedores. Las cuentas de resumen son cuentas temporales en donde son registradas las transacciones de proveedores, y donde son liquidadas al ser pagadas. Los perfiles de contabilización pueden ser asignados a: Todos los proveedores Grupos de proveedores Proveedores específicos

Perfiles de Contabilización Cuando es registrada una transacción de proveedor, el sistema buscará la cuenta contable en el orden anteriormente descrito. Pueden ser configurados cuantos perfiles sean necesarios. Si todos las transacciones de proveedores son procesadas juntas, configure solo un perfil de contabilización para todos los proveedores.

Perfiles de Contabilización Proveedores > Configurar > Perfiles de Contabilización de Proveedores

Procedimientos diarios de las Cuentas por Pagar

Diarios de Facturas Los procedimientos para procesar facturas de proveedores varían para cada compañía. Típicamente una factura es: Registrada Aprobada Pagada Diferentes diarios para registrar facturas están disponibles en DAX : Registro de facturas Diario de aprobación de facturas Detalles de facturas excluidas del registro Diario de facturas

Registro de Facturas El propósito del Registro de facturas es pre registrarlas en el momento en que llegan a la compañía, para ser transferidas a un “pool” de facturas pendientes de aprobación. En un diario de registro de facturas, el colaborador especifica: La cuenta del Proveedor El número de la factura El monto de la factura El nombre de la persona que debe aprobar la factura El mismo colaborador valida y registra el diario, a las cuentas especificadas en el perfil de contabilización (usualmente cuentas temporales pendientes de una reclasificación).

Registro de Facturas Proveedores > Diarios > Registro de facturas

Líneas de Registro de Facturas Especifique en la lista de Aprobado por cual colaborador aprobará la transacción. Restrinja la función de aprobar a un grupo específico de usuarios en la forma Nombres de diarios. Ingrese las condiciones de pago para cada factura. La fecha de vencimiento se calcula basada en la condición de pago definida, siempre y cuando se haya definido un número de factura en la línea del diario. Especifique la forma de pago de la factura, así como también el número de orden de compra asociado a dicha factura (con fines informativos).

Procedimiento: Registro de la factura Después de ingresar todas las facturas, regístrelas con el botón Registrar. Las líneas registradas se transfieren a un “pool” de facturas, mientras que las facturas físicas son entregadas a la persona que las debe aprobar. Esta persona las aprueba con una firma o un sello, y devuelve las facturas a la Contabilidad. Cuando las facturas vuelven aprobadas, el colaborador registra las aprobaciones en el diario de aprobación de facturas y registra el diario. Después de esto, las facturas están listas para ser pagadas, mientras que los costos se registran en las cuentas finales de costos.

Si el registro de facturas no se utiliza o si la gran mayoría de facturas no requieren aprobación, utilice directamente el Diario de Facturas. Cuando las facturas son registradas, se crean las transacciones de impuestos correspondientes, es decir, que éstas están asociadas a la factura y no al pago de las mismas.

Diario de Aprobación de Facturas Después de registrar las facturas en el Registro de Facturas, dichos registros aparecen el pool de facturas.

Diario de Facturas Por defecto, la persona registrada (“loggeada”) en el sistema, es la que aprueba y registra las facturas. Este diario se diseñó para usuarios que registran facturas sin pasar por el diario de aprobación. Tan pronto como las facturas son ingresadas, estas pueden ser registradas. Proveedores > Diarios > Diario de facturas > Ctrl + N > Líneas Validar (2 métodos) Registrar

Asiento plantilla Se utilizan como base para futuros asientos. Ejemplo: asiento para registrar los intereses originados por un documento por pagar a largo plazo Este asiento debe ser repetido mensualmente, por lo que se define como asiento plantilla. Débito Crédito Intereses – Gasto 350.00 Intereses por Pagar - Pasivo

Diarios de Pagos Después de registrar, aprobar y contabilizar las facturas, estas están listas para ser pagadas. Los diarios de pagos tienen las siguientes características: A través de ellos se crean los pagos Utilícelos para crear y registrar pagos En un diario de pagos, las líneas de pagos pueden ser creadas de varias formas: Propuesta de pago Funciones > Liquidación Creación e ingreso de detalles del pago de forma manual

Diarios de Pagos Hay 2 métodos para seleccionar las facturas que serán pagadas: Seleccionándolas en una Propuesta de pago, de una lista que cumple con criterios específicos. Usar la opción Liquidaciones para seleccionar las facturas específicas a pagar. Después de crear las líneas de pago, utilice Funciones > Generar pagos

Edición de Transacciones Abiertas Utilice esta funcionalidad para hacer cambios en transacciones para proveedores o clientes. Solo las transacciones no aplicadas están disponibles para ser editadas. Utilice esta forma para liquidar facturas con pagos que no han sido aplicados desde el diario de pagos. Cuando se liquidan facturas y pagos utilizando esta funcionalidad:

Edición de Transacciones Abiertas Si Entonces La cantidad pagada es mayor que el monto de la factura Se crea una nueva transacción de pago con la diferencia en exceso La cantidad pagado es menor que el monto de la factura El pago se resta de la cantidad adeudada y la factura continúa en estado Abierto La cantidad pagada es igual al monto de la factura La transacción se cierra. Proveedores > Detalles del proveedor > Funciones > Edición de transacciones abiertas > Seleccionar los registros relevantes para liquidar > Actualizar

Reversión de transacciones cerradas Utilice la forma Edición de transacciones cerradas para editar transacciones que han sido aplicadas o liquidadas completamente. Ejemplos: El banco se ve imposibilitado de pagar el cheque emitido El pago se registró en una fecha incorrecta o por un monto equivocado. Notar que una liquidación no es una transacción, sino la relación que existe entre una factura y un pago. El sistema considerará cualquier factura no liquidada en su totalidad como no pagada.

Reversión de transacciones cerradas Proveedores > Consultas > Diarios de Facturas > “seleccionar un diario” > Pestaña de Transacciones

Activos Fijos

Configuración de Activos Fijos
El módulo de Activos Fijos de Dynamics 2012 se integra de manera precisa con los módulos de Contabilidad General, Proveedores, Clientes, Proyectos y Gestión de Inventario. Entre otras funciones del Modulo de Activos Fijos se incluyen las siguientes: Documentación detallada de los Activos de la Empresa Simplifica el seguimiento de Depreciación. Calcula las Revalorizaciones y Las Devaluaciones Permite adquisición y cancelación de Activos Permite Contabilizar los activos para la Preparación de impuestos.

Estructuras de Menús El Modulo de Activos Fijos posee las mismas opciones disponibles en otros módulos de Microsoft Dynamics AX 2012: Común Diarios Consultas Informes Periodicidad Configurar

Para comenzar a utilizar los diarios de Activos Fijos se deben Realizar los Siguiente: Nombres de Diarios Cuentas Principales Secuencias Numéricas Y en el modulo de Activos Fijos se deben realizar los siguientes pasos de configuración: Métodos de Depreciación Calendario Fiscal Libros de Amortización Modelos de Valor Grupos de Activos Fijos Perfiles de Contabilización Parámetros

Métodos de Depreciación Para calcular las depreciaciones, la mayoría de las empresas usan uno o varios métodos de depreciación lineal, uno o varios métodos de depreciación degresiva o el método manual. Las opciones disponibles de depreciación son: Anual Semestral Trimestral Mensual

Libros de Amortizacion
Por medio de los libros de Amortización se puede realizar un seguimiento a la depreciación de impuestos o con otros propósitos no financieros sin que esto afecte la contabilidad General

Modelos de Valor Los modelos de Valor contiene las siguientes características: Contiene y conectan toda la información financiera sobre Activos Fijos Llevan a cabo la configuración de depreciación para un activo Cada Activo puede tener conectado un numero ilimitado de modelos de Valor.

Grupos de Activos Fijos
Existen muchos motivos para configurar grupos de Activos Fijos, entre los que se incluyen los siguientes: Simplifica la configuración de Activos Suministra ayuda para la creación de consultas e informes y la configuración de perfiles de contabilización Crear una plantilla predeterminada que se copie en un activo Nuevo cuando la empresa adquiera uno activo similar.

Gestión de Bancos

Configuración de Bancos
El módulo de Bancos en Dynamics 2012 se utiliza para crear y administrar cuentas bancarias. Esta tabla contiene un registro por cada cuenta bancaria de la empresa, y provee la siguiente información Número de cuenta y registro Dirección Información de contacto Divisa Configuración de cheques Cuenta contable asociada para el registro de las transacciones. La aplicación utiliza esta información para procesar todas las transacciones bancarias.

Tipos de transacciones bancarias Ejemplos de transacciones bancarias: Depósitos Cuotas Cargos por intereses Ingresos por intereses Cheques Transferencias SFS (sin fondos suficientes) El tipo de transacción bancarias se utiliza para generar reportes y resúmenes por tipo de transacción en la conciliación bancaria.

Tipos de transacciones bancarias Gestión de Efectivo y Bancos > Configurar > Tipos de transacción bancaria

Grupos de transacciones bancarias En la conciliación bancaria, pueden calcularse totales para cada tipo de transacción bancaria, o para cada grupo de transacciones bancarias. Por ejemplo, un grupo de transacciones bancarias denominado “Depósitos”, puede incluir: Depósitos, depósitos electrónicos y depósitos de tarjetas de crédito.

Grupos de transacciones bancarias Gestión de Efectivo y Bancos > Configurar > Grupos de transacciones bancarias

Parámetros Esta forma se utiliza para definir reglas en los cheques y para definir las secuencias numéricas asociadas a los distintos tipos de transacción. Gestión de efectivo y bancos > Configuración > Parámetros de Gestión de Efectivo y Bancos

Grupos de Bancos Utilice esta opción cuando varios grupos compartan datos como dirección, contacto o número de ruta. Puede crearse un grupo de bancos, para una institución en la que se abran varias cuentas. Cuentas de bancos (forma) Ingrese y administre toda la información de las cuentas bancarias de la empresa. Detalles como: transacciones, saldo y cheques creados pueden ser revisados con los botones de esta forma.

Gestión de Efectivo y Bancos > Cuentas Bancarias

Contabilidad general - Impuestos

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